王繼華

【摘 要】現(xiàn)代數(shù)字化和信息化環(huán)境下，數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生了巨大的影響。在信息管理領(lǐng)域，更是改變了信息管理的基本模式和發(fā)展方向。檔案管理作為信息管理體系中的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)單位決策以及單位其他工作的意義重大。近幾年來(lái)，許多單位從提升檔案管理效能的角度出發(fā)，開(kāi)始利用一些新型信息處理設(shè)備對(duì)檔案資源進(jìn)行處理。檔案管理朝著多元化、智慧化和高速化的方向發(fā)展。本文立足于檔案管理智慧化這一背景，探討信息技術(shù)以及其他信息處理設(shè)備與檔案管理的融合路徑，希望能夠豐富檔案管理智慧化領(lǐng)域的研究。

【關(guān)鍵詞】智慧化；數(shù)據(jù)；檔案管理；智能移動(dòng)

1 理論概括

檔案管理智慧化是近些年來(lái)檔案管理領(lǐng)域較為火熱的詞匯，它是創(chuàng)新2.0 時(shí)代的發(fā)展產(chǎn)物。檔案管理智慧化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，具體表現(xiàn)在兩個(gè)層面[1]。一方面，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各個(gè)單位的信息數(shù)據(jù)量都呈現(xiàn)出“井噴式”的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。在這種背景下，單位檔案管理工作量增加，檔案管理難度提升，檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)也隨之提升。為了提升單位檔案服務(wù)成效，改善單位檔案服務(wù)工作，必須加強(qiáng)對(duì)檔案資源的處理速度。信息技術(shù)在處理檔案資源方面優(yōu)勢(shì)明顯，能夠快速的對(duì)檔案資源進(jìn)行剖析、檢索和調(diào)動(dòng)，優(yōu)化單位檔案服務(wù)工作。因此，從優(yōu)化檔案服務(wù)效能角度來(lái)看，檔案管理智慧化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。另一方面，傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制當(dāng)中，單位檔案經(jīng)費(fèi)開(kāi)支增加的同時(shí)，檔案管理卻始終難以走向可持續(xù)化發(fā)展的道路，難以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。在人工智能技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)以及云計(jì)算深度發(fā)展的今天，單位只有加強(qiáng)信息化建設(shè)，才不至于被時(shí)代所淘汰，才能保證自身在相關(guān)領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)力。單位推動(dòng)檔案智慧化管理工作，可以夯實(shí)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，為單位未來(lái)發(fā)展提供助益，使單位檔案管理工作走向可持續(xù)化發(fā)展道路。因此，從時(shí)代背景以及單位未來(lái)發(fā)展角度來(lái)看，檔案管理智慧化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 智慧化管理路徑

2.1 檔案智能移動(dòng)終端服務(wù)

顧名思義，檔案智能移動(dòng)終端服務(wù)以智能移動(dòng)終端和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為載體。一方面，單位創(chuàng)建相關(guān)的服務(wù)平臺(tái)，是提供智能移動(dòng)終端服務(wù)的基礎(chǔ)條件。具體而言，單位既可以開(kāi)發(fā)相關(guān)的APP，也可以在微信公眾號(hào)上提供智能移動(dòng)終端服務(wù)。APP模式和微信公眾號(hào)模式各有利弊，APP模式的優(yōu)點(diǎn)在于穩(wěn)定性，也能夠?yàn)閱挝淮蛟鞕n案管理品牌；APP模式的缺點(diǎn)則在于單位需要花費(fèi)較多的資金進(jìn)行技術(shù)改造和技術(shù)維護(hù)。微信公眾號(hào)模式的優(yōu)點(diǎn)在于成本低廉，直接依托于現(xiàn)有的微信技術(shù)開(kāi)展檔案服務(wù)；微信公眾號(hào)模式的缺點(diǎn)則在于穩(wěn)定性較差，難以為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在使用過(guò)程中容易面臨系統(tǒng)崩盤(pán)的問(wèn)題。另一方面，單位必須利用信息處理技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)搭建平臺(tái)與單位檔案管理系統(tǒng)之間的渠道，確保各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)資源能夠及時(shí)被更新和同步。只有確保檔案數(shù)據(jù)資源更新渠道的暢通，才能提升用戶對(duì)單位檔案服務(wù)工作的體驗(yàn)感和滿意感。

2.2 檔案智慧化安全管理

信息資源只有具備真實(shí)性和原始性，其才是有價(jià)值的資源。檔案智慧化管理的核心仍然在于檔案安全，只有確保檔案資源安全，才能保障檔案資源的可用性。單位應(yīng)當(dāng)綜合運(yùn)用多種信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理的事前防控和事后防控。一方面，在事前防控機(jī)制上，單位不僅應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)中搭建相應(yīng)的防火墻，還應(yīng)當(dāng)利用信息隔離、信息加密以及區(qū)塊鏈技術(shù)固定檔案內(nèi)容，將最原始的數(shù)字檔案存于相對(duì)封閉的環(huán)境當(dāng)中。單位加強(qiáng)事前防控，能夠避免單位檔案管理系統(tǒng)遭受黑客以及木馬程序的入侵，降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案資源隨時(shí)處于一個(gè)可用的環(huán)境當(dāng)中。另一方面，在事后防控機(jī)制上，單位應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)加強(qiáng)檔案?jìng)浞莨ぷ?，利用云端?chǔ)存技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效備份，節(jié)省檔案?jìng)浞蓍_(kāi)支。具體而言，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)云儲(chǔ)存技術(shù)商的合作，將相關(guān)檔案資源分批次傳入到云終端數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。在檔案資源遺失、損毀后，及時(shí)在云終端下載相關(guān)檔案資源，提升單位檔案管理工作的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

2.3 培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才

檔案智慧化管理需要單位打造一批優(yōu)質(zhì)人才隊(duì)伍，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理智慧化、科學(xué)化和體系化的必經(jīng)路徑[2]。一方面，單位要切實(shí)加強(qiáng)人才培養(yǎng)工作，將信息技術(shù)操作課程融入到培訓(xùn)課程當(dāng)中，提高檔案管理人員對(duì)前沿技術(shù)的運(yùn)用能力。另一方面，單位要加強(qiáng)工作人員對(duì)信息處理設(shè)備和系統(tǒng)的運(yùn)用能力，提高工作人員對(duì)掃描儀、一站式裝訂機(jī)、檔案管理系統(tǒng)和檔案安全管理軟件的運(yùn)用能力。

結(jié)束語(yǔ)：伴隨各種信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展速度和改革速度也在加快。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施改進(jìn)以及檔案管理環(huán)境的優(yōu)化為檔案管理智慧化奠定了基礎(chǔ)。檔案智慧化管理可以調(diào)整單位檔案管理結(jié)構(gòu)、降低工作人員負(fù)擔(dān)和節(jié)約檔案管理開(kāi)支。作為現(xiàn)代電子信息技術(shù)與檔案管理服務(wù)相結(jié)合的產(chǎn)物，檔案智慧化管理已經(jīng)成為單位改革的必然趨勢(shì)。尤其是近幾年來(lái)，云計(jì)算、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)以及移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得當(dāng)時(shí)也進(jìn)入到了新的歷史性技術(shù)變革期。檔案管理工作仍在不斷演進(jìn)與改善過(guò)程中，檔案管理人員必須樹(shù)立創(chuàng)新思維，在長(zhǎng)創(chuàng)新中謀求發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁曉茹.互聯(lián)網(wǎng)+云服務(wù)模式在檔案利用中的探索與實(shí)踐[J].數(shù)字與縮微影像，2018（04）：10-13

[2]李月華.淺談檔案資料科學(xué)化管理[J].機(jī)電兵船檔案，2018（06）：36-38