楊偉娜

摘 要：學校檔案是學校資源的重要組成部分，以往高校對于檔案資源的管理中存在很多漏洞，導致檔案資源管理不善、利用效率也不高，沒有發(fā)揮檔案資源的價值。對此新時期要求高校重視檔案管理工作，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，積極探索檔案的網(wǎng)絡信息化發(fā)展和建設路徑。本文闡述了高校檔案網(wǎng)絡信息化建設工作的重要性，分析學校檔案信息化建設中存在的主要問題，并重點探究高校檔案網(wǎng)絡信息化管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：高校 檔案 網(wǎng)絡信息化建設 管理

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）09-00-01

當前高校的檔案資源逐漸多樣化、復雜化，要求高校不斷提升檔案管理的效率，轉(zhuǎn)變工作方式，積極探索檔案管理的信息化路徑，研究學校檔案的網(wǎng)絡信息化發(fā)展和建設對于高校而言具有現(xiàn)實性意義。

一、高校檔案網(wǎng)絡信息化建設工作的重要性

1.促進高校檔案資源優(yōu)化管理，提升資源利用率

以往高校的紙質(zhì)檔案管理中，很多檔案存在缺失、遺漏的情況，且常年累積的檔案導致檔案查閱比較困難，且需要占據(jù)較大空間。而借助信息化的管理模式實施高校檔案管理，能夠有效整合高?，F(xiàn)有的各類檔案資源，實現(xiàn)各類檔案資源的優(yōu)化管理目標，促進資源的利用率不斷提高。

2.提升高校管理工作的信息化水平

高校開展檔案的網(wǎng)絡信息化建設工作，有利于高校信息化管理的不斷優(yōu)化，有利于高校不斷提升信息化管理水平，奠定學校信息化管理的設施建設基礎，提升各項管理工作向著信息化方向邁進。

二、當前高校檔案網(wǎng)絡信息化發(fā)展和建設工作現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，已經(jīng)有很多高校開始嘗試在檔案管理工作中使用網(wǎng)絡信息化管理的理念，積極開展信息化建設工作。但就高校檔案的網(wǎng)絡信息化管理現(xiàn)狀來看，目前高校中對于網(wǎng)絡信息化建設工作還存在一些缺陷。首先，在檔案信息化管理的制度建設上，高校相關(guān)的檔案管理制度、信息化管理規(guī)范等建設不足，導致檔案管理工作缺乏有效規(guī)范和指導，目前，很多高校的檔案管理工作整體水平比較低下，很多高校對于檔案的價值認識存在誤區(qū)，因此對于檔案管理的重視也存在一定的欠缺，這就導致高校的檔案信息化管理工作很難推進；其次，在信息化管理中，也缺乏統(tǒng)一的編輯和臺賬管理，導致信息化檔案管理不能做到有條不紊。在當前高校的檔案管理工作中，很多高校的各類檔案管理因為缺乏規(guī)范和管理標準，導致檔案依然比較混亂，檔案利用率低下，且存在檔案丟失的現(xiàn)象。第三，各高校之間沒有形成比較統(tǒng)一的檔案信息化管理軟件應用，高校間檔案無法實現(xiàn)資源共享，導致檔案的利用率和開發(fā)價值不高。當前高校針對檔案信息化管理的相關(guān)軟件和管理系統(tǒng)存在較大的差異，這些軟件和系統(tǒng)存在不兼容新，無法實現(xiàn)有效溝通交流，因而各高校的檔案都相對獨立，無法實現(xiàn)信息交互和資源共享；第四，缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人員，高校對于信息化檔案管理沒有配備專業(yè)的管理人員，導致檔案管理缺乏有效保障。

三、高校檔案網(wǎng)絡信息化管理的有效途徑

1.完善檔案管理制度，促進規(guī)范的信息化管理

現(xiàn)階段，高校要高度重視檔案的網(wǎng)絡信息化建設工作，積極推進檔案網(wǎng)絡信息化管理工作，認真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，將檔案工作納入學校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和中層管理干部的目標考核，著力抓好檔案管理的各項基礎設施建設，就案卷整理、數(shù)字化加工、智能檔案庫房、檔案信息化軟硬平臺等情況進行不斷完善，使學校檔案工作步入科學化、規(guī)范化、制度化的管理軌道。

檔案不僅包含記載學校教育事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡與動態(tài)，也是承載所有行知人奉獻的歷史載體，有學校畢業(yè)生的重要檔案信息，教職工的個人檔案等。高校要認識到檔案網(wǎng)路哦信息化建設工作的重要意義，堅持在黨的十九大精神指引下，不斷完善檔案管理制度，強化檔案服務意識，加強檔案業(yè)務建設，開展檔案編研工作，進一步推進檔案信息化、數(shù)字化建設，推動學校檔案工作邁上新的臺階。

2.統(tǒng)一編號錄入，構(gòu)建檔案管理臺賬

為進一步提升高校畢業(yè)生檔案網(wǎng)絡信息化管理服務水平，不斷加大對高校各類檔案的管理力度，嚴格檔案管理制度，規(guī)范檔案整理程序，有力地推動檔案網(wǎng)絡信息化管理工作的規(guī)范化和便民化水平。積極探索“信息+數(shù)據(jù)”的檔案網(wǎng)絡信息化管理發(fā)展模式，提高檔案效率。利用檔案管理信息系統(tǒng)，對高校歷年來的人力資源檔案、科研檔案、項目開發(fā)檔案、人事檔案、畢業(yè)生檔案等進行統(tǒng)一整理編號，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，全面實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化。構(gòu)建檔案查詢的信息化途徑，方便迅速查找檔案，簡化、優(yōu)化查詢和檔案調(diào)取等工作流程。此外，要不斷規(guī)范檔案管理工作，構(gòu)建檔案管理臺賬，提升檔案信息化管理標準。配備專門的檔案室并由專人負責檔案的整理歸檔工作，制作相應臺帳詳細記錄檔案的查閱、復印、提取等信息，使檔案的接收、整理、調(diào)出更方便、快捷。嚴格遵守檔案歸檔、接收、傳遞等規(guī)章制度，確保檔案材料接收、管理、傳遞的安全性。

3.統(tǒng)一檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享

當前，打造智慧規(guī)劃、響應“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”、大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略要求，高校開展檔案網(wǎng)絡信息化建設工作已經(jīng)是必然趨勢，但是，現(xiàn)階段高校的檔案信息化管理工作中，各高校之間的相關(guān)檔案信息無法實現(xiàn)有效整合，信息阻塞，無法實現(xiàn)共享，這主要是因為檔案管理工作中使用的網(wǎng)絡信息化管理系統(tǒng)和軟件存在很大的差異，各系統(tǒng)各自為政，無法實現(xiàn)兼容并包，檔案資源無法實現(xiàn)有效共享，其價值也得不到有效發(fā)揮。為進一步實現(xiàn)檔案管理和查詢統(tǒng)一平臺化、網(wǎng)絡化，因此，針對高校的檔案建設和管理，教育部門可以統(tǒng)一落實管理，通過與大數(shù)據(jù)中心攜手合作，充分利用大數(shù)據(jù)和認知計算等全新IT技術(shù)，共同探討研究規(guī)劃審批檔案電子數(shù)據(jù)庫建設，打造智慧規(guī)管系統(tǒng)，統(tǒng)一各高校的檔案分類梳理、電子掃描、智慧規(guī)管系統(tǒng)建設工作，通過打造智慧規(guī)管系統(tǒng)，實現(xiàn)精準規(guī)劃編制、精確管理實施、切實提升高校檔案的統(tǒng)一化管理，實現(xiàn)檔案資源價值的最大化目標。

4.加強檔案管理人員培訓，提升信息化管理水平

當前，高校要想進一步推進學校檔案管理工作，規(guī)范檔案網(wǎng)絡信息化管理工作，更好地使用升級版檔案管理軟件進行歸檔工作，高校要要把學習貫徹黨的十九大精神融入到檢察檔案工作中，以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，以檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃為遵循，不斷夯實檔案管理基礎工作，加快檔案信息化建設進程。要求學校的檔案歸檔工作要認真貫徹《檔案法》和《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，堅持依法治檔，以檔案工作信息化建設為重點，努力提高管理水平，優(yōu)化服務質(zhì)量。針對相關(guān)檔案管理工作人員，積極開展培訓工作，讓他們掌握新的檔案軟件的使用方法，從檔案的錄入、著錄、掃描、歸檔、移交、檢索等方面詳細介紹學校綜合檔案管理系統(tǒng)，讓參會的檔案管理人員了解并基本掌握相關(guān)檔案軟件的使用方法，推進學校檔案管理基礎工作的開展，有力地促進學校檔案科學規(guī)范管理和信息化建設。

總結(jié)

當前，高校要進一步加強檔案的網(wǎng)絡信息化建設工程工作，實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理、重視檔案宣傳工作、切實提高立卷質(zhì)量、加快數(shù)字化建設、提高檔案編研水平等方面，相關(guān)檔案法規(guī)，加快檔案信息化建設、強化檔案專業(yè)隊伍建設，以制度化、規(guī)范化、信息化、科學化為檔案工作重點，完善技術(shù)系統(tǒng)，加強檔案開發(fā)利用，持續(xù)推進高校檔案信息化建設工程工作。

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