謝湘萍

摘 要：新時期社會在不斷發(fā)展，同時也促進了我國衛(wèi)生院的發(fā)展，衛(wèi)生院檔案作為衛(wèi)生院管理工作的重要組成部分，與衛(wèi)生院的決策工作、未來發(fā)展息息相關。本文從衛(wèi)生院檔案管理的作用、存在的問題進行分析，并提出加強衛(wèi)生院檔案管理的對策，旨在促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：衛(wèi)生院；檔案管理；作用；問題；對策

衛(wèi)生院檔案記錄著衛(wèi)生院發(fā)展歷程的同時，也為衛(wèi)生院的決策工作提供了可靠數(shù)字依據(jù)的憑證。然而新時期中衛(wèi)生院檔案管理工作中存在許多問題，嚴重阻礙了衛(wèi)生院檔案管理的工作效率。因此新時期下，需要對檔案管理工作加以重視，尋找加強衛(wèi)生院檔案管理的措施，保證檔案管理工作的有序進行。

1 衛(wèi)生院檔案管理的作用

1.1 保存作用

檔案作為一種原始真實的歷史記錄，為人類保留了從文字產生之初的遠古時代一直到今天計算機網絡時代的漫長記憶，而且還將繼續(xù)延伸。衛(wèi)生院檔案體現(xiàn)了衛(wèi)生院的發(fā)展史，揭示了一定歷史背景下醫(yī)療活動的相關因素的發(fā)展狀況。衛(wèi)生院檔案把這些歷史概貌真實地記錄下來，妥善保存，讓瞬間成為永恒，成為人們研究事物本質、尋找內在規(guī)律的可靠依據(jù)，為總結前人經驗準備了信息資料，為后人推動事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造了條件，是衛(wèi)生院發(fā)展史的一面鏡子，也是人類歷史文明綿延不斷的重要財富，因而需要長期乃至永久保存。

1.2 利用作用

檔案的價值就是檔案的利用價值。檔案工作是一項服務性工作，沒有利用者，檔案工作就失去了存在的意義。衛(wèi)生院檔案管理工作是整個衛(wèi)生院管理工作的重要組成部分，是衛(wèi)生院管理與決策的重要載體和信息保證，衛(wèi)生院檔案信息的積累、保管、開發(fā)利用都是衡量衛(wèi)生院管理水平、服務質量、工作效率和經濟運作成效最直接有效的依據(jù)。衛(wèi)生院可通過對檔案信息的收集、匯總和分析來加強對醫(yī)院各項工作的計劃、評估、檢查與監(jiān)督，有利于衛(wèi)生院管理決策的科學化、系統(tǒng)化及管理過程的反饋控制、動態(tài)調整與利用。

1.3 歷史研究作用

檔案學是一門科學，是一項科學性、專業(yè)性、知識性很強的工作。衛(wèi)生院在臨床教學中形成的大量教學科研檔案，是衛(wèi)生院廣大師生和教學管理人員在教學實踐和教學研究中所形成和積累的具有保存價值的研究文件材料，它真實地記錄了臨床教學活動的經驗與教訓，反映了衛(wèi)生院臨床教學的主要職能和歷史面貌，對衛(wèi)生院的教學與研究，包括教研手段和方法的改進、教研計劃的制定和實施等，都是不可缺少的珍貴資料。檔案具有的歷史研究價值將越來越突出，尤其是對醫(yī)療、預防、保健等具有行政、法律和依據(jù)效力。

1.4 證據(jù)作用

檔案是人類社會實踐活動的真實記錄，是歷史的連載，歷史的記憶。檔案具有歷史的真憑實據(jù)。近年來，隨著社會文明程度的提高和法律建設的深入，廣大患者法律意識的加強，衛(wèi)生醫(yī)院檔案特別是病歷檔案就不再是單純的醫(yī)療活動記錄載體。在出現(xiàn)醫(yī)患矛盾，引起醫(yī)療糾紛時，病歷檔案就具備了憑證價值，成為涉案理賠和醫(yī)療費用報銷的基本憑據(jù)，成為司法鑒定、判決和處理糾紛的重要憑證依據(jù)。歷史證據(jù)的保管既不應當看作是一種奢侈，也不應當看作是滿足學術的需要，而應看作是國家的需要。

1.5 傳承作用

檔案是第一手資料，具有廣泛參考作用。醫(yī)學與健康服務是一項造福人民大眾的公益性福利事業(yè)。衛(wèi)生院檔案信息屬于衛(wèi)生院所有，具有社會共享性（其中涉及國家保密范圍及公民健康隱私的內容除外，衛(wèi)生院在保管檔案的同時，還為疾病流行監(jiān)測控制、衛(wèi)生發(fā)展規(guī)劃、預防保健、醫(yī)療保險等提供有關數(shù)據(jù)資料，在社會重大搶險急救活動、地方病職業(yè)病防治中發(fā)揮了應有的信息支持、儲備與利用功能，為保障環(huán)境健康、安全提供參考依據(jù)。憑借檔案的傳播，歷史得以重現(xiàn)，傳統(tǒng)得以延續(xù)，知識得以繼承，我們才能踏著前人的足跡，不斷發(fā)展、進步，值得我們永遠傳承。

2 新時期衛(wèi)生院檔案管理存在的問題

2.1 認識上形成一種偏見

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作中，普遍存在著文件材料歸檔不系統(tǒng)、連續(xù)性差、歸檔材料不完整等現(xiàn)象，嚴重阻礙了衛(wèi)生院檔案管理工作的開展。至今仍有不少同志尤其是領導干部對檔案管理不重視，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在衛(wèi)生院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作不了解，在認識上形成一種偏見。

2.2 檔案意識淡薄

檔案工作歷來都被稱作是默默無聞的工作，它與從事決策部門相比，確實是不太起眼的崗位。由于歷史原因，絕大多數(shù)從事鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作的人員，所學專業(yè)與所從事的工作不一致，許多人對檔案的知識了解不夠，對檔案信息的認識程度不夠。有些人認為檔案就是用過的資料，與工作關系不大，沒有必要過分地抓，甚至有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院領導從不過問檔案管理情況。各種原因導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作者對檔案管理的責任心不強，致使日常許多重要的檔案材料欠缺。大多數(shù)檔案工作者認為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，不了解檔案工件的內容、性質與任務，更不了解檔案事業(yè)的發(fā)展其有社會化、系統(tǒng)化和專業(yè)化的特點，認為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)完成后，基本上就萬事大吉了[1]。在工作中，習慣于等待收的服務方式，對遇到新情況、新問題心中無數(shù)，不善于捕捉社會新信息，難以開創(chuàng)檔案工作的新局面。

3 加強衛(wèi)生院檔案管理的對策

3.1 設立專門檔案機構

檔案管理是衛(wèi)生院管理工作中一個重要組成部分，衛(wèi)生院檔案管理要改變各自為政的固有觀念，設立專門檔案機構，變成檔案管理的職能部門，配備由專職、兼職檔案工作人員組成的檔案隊伍，克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的完整與齊全，使衛(wèi)生院的歷史能在檔案中得到全面涵蓋。針對醫(yī)療、護理、醫(yī)技和科研四類檔案成立檔案質量專家督導小組，每月提出整改意見，并對檔案工作的優(yōu)劣進行獎懲，對存在的問題及時提出整改意見。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入衛(wèi)生院發(fā)展和管理的統(tǒng)籌規(guī)劃，與衛(wèi)生院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳衛(wèi)生院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與衛(wèi)生院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作[2]。

3.2 提高開發(fā)檔案信息資源的意識

檔案管理者要提高開發(fā)檔案信息資源的意識，并積極付緒行動，要在平時加強各類檔案的編研工作，對檔案進行系統(tǒng)加工整理，從點滴做起，從基石做起，主動為領導服務，主動為醫(yī)教研服務。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院開展檔案管理工作的重要保證，直接關系到衛(wèi)生院檔案工作的成效，同時也在一定程度上反映了鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的管理水平。為了便于檔案管理、有利于檔案綜合利用，從促進資源共享的角度出發(fā)，基層衛(wèi)生院應設立全院綜合檔案室，配備專職檔案員，并成立基層衛(wèi)生院檔案綜合管理領導小組和監(jiān)督小組，監(jiān)督指導全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開展利用等工作。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院備科室配備兼職檔案員，負責本科室檔案資料的收集整理，并定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院綜合檔案室移交。檔案工作人員的職責就是維護檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指對檔案保管的完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。不丟指要保證檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使其遺失或被竊。不散是指檔案保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便。不亂，就是要求檔案保管整齊規(guī)范，有據(jù)可循、有目可查。檔案工作人員在工作之余必須加強理論學習，提高檔案方面的理論修養(yǎng)，充分認識檔案的價值，增強檔案管理工作的責任心和法制觀念[3]。

3.3 提供規(guī)范化管理服務

檔案是一種重要的信息資源，是衛(wèi)生院歷史發(fā)展的真實記錄。開發(fā)檔案信息資源是檔案工作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院服務的重要途徑，是檔案工作自我完善的必要內容。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案部門及檔案工作人員必須轉變觀念，適應醫(yī)療衛(wèi)生工作的發(fā)展要求，與時俱進，不斷改進工作方式方法，開闊視野，拓展工作內涵，大力開發(fā)檔案信息資源，為衛(wèi)生院規(guī)范化管理提供服務，用有效的檔案資源為決策者提供更全面、多方位的客觀信息資料，真正發(fā)揮檔案工作的效能。科學有序管理好衛(wèi)生院檔案，掌握檔案管理的科學方法，將會對醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展有著十分重要的作用。

3.4 樹立衛(wèi)生院檔案管理工作的典型

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院數(shù)量多、發(fā)展歷史長，要提高檔案管理水平不是一日之功。衛(wèi)生主管部門、檔案行政部門聯(lián)合起來，樹立衛(wèi)生院檔案管理工作的典型，開展宣傳表彰、交流經驗，以點帶面地做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案工作。

4 結語

新時期，我們要認真分析衛(wèi)生院檔案管理中存在的問題，才能更好地做好衛(wèi)生院檔案管理工作。衛(wèi)生院檔案管理中普遍存在認識上形成一種偏見、檔案意識淡薄等問題，因此，必須設立專門檔案機構，提高開發(fā)檔案信息資源的意識，提供規(guī)范化管理服務，才能適應新時期時代的發(fā)展，不斷提高醫(yī)院管理水平，為居民提供高效優(yōu)質的衛(wèi)生保健服務，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]陳成. 加強衛(wèi)生院檔案管理努力實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化[J]. 黑龍江史志， 2014（13）.

[2]孫明娟. 基層衛(wèi)生院檔案管理存在的問題與對策措施[J]. 卷宗， 2017（36）.

[3]賈莉莉. 衛(wèi)生院檔案管理工作的重要性及完善措施[J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化， 2017（8）：111-111.