楊書磊

摘 要：企業(yè)的辦公室管理是成就企業(yè)發(fā)展的重大環(huán)節(jié)，一旦發(fā)生問題將會引發(fā)一系列的后續(xù)負面影響，對企業(yè)的正常經(jīng)營和經(jīng)濟行為形成極大的阻礙。精細化管理是一種企業(yè)理念文化的體現(xiàn)，為社會分工精細化、服務質量精細化及現(xiàn)代化管理提出合理要求?；诖耍疚闹饕獙衅髽I(yè)辦公室的精細化管理進行分析探討。

關鍵詞：國有企業(yè)；辦公室；精細化管理

精細化管理是一種最大限度降低管理所占用資源，以及縮減管理成本為主要目標的管理方案?，F(xiàn)代化的精細化管理就是將管理責任落實到人，并將其具體化、明確化，執(zhí)行者需要把工作做到位，并且日清日結，發(fā)現(xiàn)問題時要及時糾正和處理等等。

一、國企辦公室精細化管理的重要性

（一）理順工作流程。國企在規(guī)模上都會比其他的所有制企業(yè)更加龐大，工作人員的數(shù)量也會很多，因此辦公室需要在人力、薪資、宣傳、培訓中發(fā)揮更大的功效，因此要處理龐大的工作量就需要辦公室精細化制度的理順功能。精細化管理制度在日常事務的分配和時限都可以明確地規(guī)定，此外還能將整體的工作根據(jù)人數(shù)和崗位進行分塊，讓每個工作人員在完成自己工作的同時能為集體的任務作出貢獻。

（二）以責任為依據(jù)，合理制定決策。國企辦公室的精細化管理將復雜的整體工作化整為零，讓執(zhí)行人員明確自己崗位職責的情況下進行工作，也就是讓管理者和執(zhí)行人員之間的交流更無縫銜接，更好地促進了命令的下達和執(zhí)行。辦公室需要處理的事情很多，各項信息的了解是管理層進行決策的基礎，也是企業(yè)正常經(jīng)營行為的根本信息保障。辦公室的精細化管理能為問題的提出和解決尋求合理的突破口，通過分析事件得出管理經(jīng)驗，并針對面對的任務得出針對性的結論，并從客觀的角度為事件的解決和決策提供科學理論依據(jù)，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到了關鍵的作用。

二、國有企業(yè)辦公室的精細化管理

（一）優(yōu)化管理制度。辦公室精細化管理最重要的一點就是需要對制度進行合理的優(yōu)化，將各個工作崗位的職責和職能進行明確的分配，這既是提供工作效率的手段，也是為發(fā)揮職能最大化給予的基本權限。每一位工作人員對于工作內(nèi)容的部署都需要有針對性的明確，并要求個人對工作的性質和作用進行一定程度的分析，同時為促進工作的開展提出合理意見和建議。工作永遠都是有待完善的，因此只有科學地將工作性質和工作內(nèi)容進行分配，才能保障每一個員工能發(fā)揮出自己最大的工效。

（二）著力做好綜合協(xié)調工作。一是對公司全年任務目標進行了細化分解，同時注重重點工作推進落實過程中的協(xié)調，確保公司各項決策部署落實到基層。二是以公司黨政聯(lián)席會議紀要督辦為抓手，推行督辦流程，明確專人負責、嚴格落實時限。三是及時收集整理各方面信息，第一時間向領導反饋有關工作情況，為公司決策提供相應參考。四是做好外部溝通協(xié)調工。

（三）明晰崗位職責。第一，落實崗位權責劃分；即將辦公室工作人員的權利與責任聯(lián)系起來，首選是明確不同崗位工作人員的權利，以此保障每個工作人員都具有足夠的執(zhí)行能力、管理能力；其次是明確不同崗位權利背后的責任，以此促使各個崗位的工作人員，嚴格遵守有關規(guī)章制度，合理、合法、合規(guī)使用權利，在保證合理使用權利完成任務的同時，也避免違規(guī)、越權事件的發(fā)生。

第二，崗位職責的明確。國有企業(yè)辦公室工作精細化管理在實現(xiàn)權責明確劃分后，我們還應該根據(jù)不同崗位的職能明確責任，即實現(xiàn)任務、目標細化，并將責任落實到人頭，并由辦公室整體作為監(jiān)督主體，監(jiān)督各個部門和科室執(zhí)行職責的情況，對于個別崗位執(zhí)行能力偏差問題要及時提醒、積極幫助、及時矯治，對不同科室工作銜接不當問題要及時溝通斡旋，以此避免尸居其位而不積極作為以及各個科室不積極協(xié)調的現(xiàn)象。

（四）著力抓好檔案保密管理工作。扎實做好檔案資料收集、整理、歸檔和保管等工作，收集整文書檔案，并上傳公司檔案信息系統(tǒng)。認真做好檔案查、借閱服務工作，積極配合人力資源部干部人事檔案審核查閱，實抓好企業(yè)保密工作，認真落實保密管理制度，開展保密管理工作自查，加強涉密人員和密級文件管理，沒有發(fā)生泄密事件。

（五）著力抓好機關辦公運行管理。一是嚴格公務用車管理，制定出臺加強公司機關車隊管理規(guī)定，完成了公司機關和二級單位公務用車定位系統(tǒng)安裝及各類車輛摸底工作。加強車輛運行和維修費用控制，運行成本有所下降。同時重視對車班司機的思想政治、保密規(guī)定、專業(yè)知識和安全文明駕駛教育，提高司機的基本技能和綜合素質。二是大力推進公司機關手機移動辦公，依靠現(xiàn)代信息技術提高管理效率，實現(xiàn)了提效和節(jié)支雙贏。嚴格機關固定電話管理，重新核定了每部電話費用標準，每月進行公示通報，節(jié)約固定電話費用近萬元。三是加強印章和證照管理，對機關部門印章進行了梳理，出臺規(guī)范印章管理制度，有效防范印章使用風險。四是加強機關和后勤單位節(jié)約用水用電管理，制定節(jié)約用水用電管理規(guī)定，定期開展檢查，進一步降低了用水用電成本。五是加強業(yè)務招待管理，嚴格執(zhí)行審批程序，從嚴控制招待標準，努力降低招待成本。

國有企業(yè)辦公室工作精細化管理是我國國有企業(yè)制度發(fā)展完善的一個必然趨勢，對于多種經(jīng)營方式并存的集團公司來說，工作精細化管理更是一個可行性工作模式，因此，我們應該正確認識到國有企業(yè)辦公室工作精細化管理的重要意義，不斷在實踐中進行摸索，為集團的改革發(fā)展提供源源不斷的動力。

參考文獻：

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