張明霞

摘 要：會計檔案管理是行政事業(yè)單位在進(jìn)行財務(wù)管理的最后一個步驟，對會計檔案進(jìn)行科學(xué)的管理十分重要，可以促進(jìn)信息化時代的發(fā)展，但在現(xiàn)階段的檔案管理過程中常常會出現(xiàn)許多問題，對行政事業(yè)單位工作的進(jìn)一步發(fā)展有著阻礙作用，本文將探討行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題，以及解決措施。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；會計檔案管理；問題思考；解決措施

會計檔案對經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重大作用，可以通過會計檔案了解到經(jīng)濟(jì)活動以及經(jīng)濟(jì)趨勢，是國家檔案的一個重要組成部分，它記錄的內(nèi)容有會計賬薄、財務(wù)報告、憑證等，正因為它記錄了經(jīng)濟(jì)活動的重要信息，所以對之后的財政管理、績效評估、決策信息等都有著重要的作用，因此行政事業(yè)單位會計檔案管理尤為重要，應(yīng)引起重視。

一、行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的一些問題

（一）沒有認(rèn)識到會計檔案管理的重要性。無論是會計檔案的責(zé)任者、管理者，還是使用者，他們在對會計管理的重要性上都存在一定問題，首先從責(zé)任者開始進(jìn)行問題分析，大家都知道在財務(wù)管理中會計檔案管理是其中一個重要的環(huán)節(jié)，但是在工作的過程中基本都是各管各的，覺得會計檔案管理是管理人員的事情，忽視了會計檔案管理產(chǎn)生過程與檔案管理也是息息相關(guān)的；而會計檔案管理人員也覺得在管理的期間有經(jīng)辦人、責(zé)任人等具體的分工，在進(jìn)行檔案管理的時候主要工作就是保管或者按時限銷毀；從管理者角度出發(fā)，單位領(lǐng)導(dǎo)一般對資金的核算管理比較重視，但是對于財務(wù)檔案立卷、保管、查閱等工作一般都不夠重視，這個問題在一些財務(wù) 集中核算單位尤為突出，代理記賬單位普遍存在財務(wù)檔案管理與他們無關(guān)的思想，對財務(wù)檔案重視程度不夠，出現(xiàn)檔案管理與使用脫節(jié)現(xiàn)象，造成工作被動。最后，從使用者的角度出發(fā)，他們在使用會計檔案的過程中感受到了檔案管理的重要性，但是卻對相關(guān)的辦理手續(xù)都不清楚，覺得很復(fù)雜繁瑣，甚至認(rèn)為在借閱財務(wù)檔案時履行的一些手續(xù)完全沒有必要。

（二）會計檔案管理制度不健全執(zhí)行力度不夠。一些行政事業(yè)單位在工作的過程中沒有按照國家的規(guī)定制定符合自身發(fā)展的檔案管理制度，僅僅將其視作為財務(wù)管理中的一個小部分。還有的行政事業(yè)單位即使設(shè)置相關(guān)的檔案管理制度，但是在實施的過程中卻存在一些問題，實施的力度不夠。在這樣的環(huán)境之下，長此以往就會造成工作程序不明確、手續(xù)不齊全、職責(zé)分不清等，使得單位的會計檔案管理不夠規(guī)范，不斷出現(xiàn)新的問題。

（三）會計檔案管理資金投入不足，硬件措施跟不上。許多行政事業(yè)單位的會計檔案管理因為不重視，常常會出現(xiàn)資金投入不足的問題，主要表現(xiàn)在存放的環(huán)境過于簡陋、防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施不齊全，存放架不符合相關(guān)的規(guī)定，并且許多行政事業(yè)單位沒有專門進(jìn)行電子檔案的存儲；其次，沒有配備相關(guān)的軟件設(shè)施，也沒有制定相關(guān)的規(guī)章制度，或者制度的執(zhí)行力度不嚴(yán)；最后，由于財務(wù)人員配備不足，多數(shù)單位都沒有專職的檔案管理人員，由于兼職多項業(yè)務(wù)，所以檔案管理人員專業(yè)性不夠，導(dǎo)致工作質(zhì)量受到影響。

（四）會計檔案管理的工作流程不規(guī)范。首先從立卷和歸檔上來說，有的單位沒有重視建立與涉案卷制度，使得立卷、分類等較為混亂，在保管工作上也沒有進(jìn)行定期的歸檔，驗收等，使得一些會計檔案不能及時進(jìn)行歸檔，或者使得一些不規(guī)范的檔案進(jìn)入檔案庫。

二、會計檔案管理的建議措施

（一）不斷加強(qiáng)相關(guān)人員對檔案管理的認(rèn)識.首先要對相關(guān)的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得會計檔案管理人員或其他相關(guān)人員能夠加強(qiáng)對會計檔案管理基本知識的了解，會進(jìn)行基本的業(yè)務(wù)操作，從根本上做好檔案管理工作；其次要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)管理水平，提高檔案管理工作質(zhì)量；最后，單位內(nèi)部要形成良好工作氛圍，相互幫助學(xué)習(xí)，將好的工作經(jīng)驗繼續(xù)傳承下去。

（二）不斷完善檔案管理制度。按照《會計檔案管理辦法》對檔案管理的流程理清，并根據(jù)單位實際情況制定可行的規(guī)章制度，落實責(zé)任制，提升檔案管理的質(zhì)量。

（三）加大經(jīng)費(fèi)的投入。經(jīng)費(fèi)一方面是在硬件設(shè)施上的投入，確保檔案管理能有一個良好的保存場所和符合相關(guān)規(guī)定的設(shè)施要求；另一方面是要對管理體制進(jìn)行完善，有明確的責(zé)任機(jī)構(gòu)，確保檔案管理的資金充足。

（四）規(guī)范會計檔案管理流程。首先是要結(jié)合實際情況對檔案管理的立卷、歸檔進(jìn)行科學(xué)管理，其次是要定期做好管理工作，明確檔案的時間、分類等，不斷將檔案管理規(guī)范化，其次還要規(guī)范檔案的借閱、銷毀等，明確手續(xù)流程，做好相關(guān)的記錄。

三、結(jié)束語

綜上所述，就是筆者對檔案管理的一些思考理解，不足之處還望指出，共同探索科學(xué)的管理方式，促進(jìn)會計檔案管理的發(fā)展。

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