張明霞
摘 要:會計檔案管理是行政事業(yè)單位在進(jìn)行財務(wù)管理的最后一個步驟,對會計檔案進(jìn)行科學(xué)的管理十分重要,可以促進(jìn)信息化時代的發(fā)展,但在現(xiàn)階段的檔案管理過程中常常會出現(xiàn)許多問題,對行政事業(yè)單位工作的進(jìn)一步發(fā)展有著阻礙作用,本文將探討行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題,以及解決措施。
關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位;會計檔案管理;問題思考;解決措施
會計檔案對經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重大作用,可以通過會計檔案了解到經(jīng)濟(jì)活動以及經(jīng)濟(jì)趨勢,是國家檔案的一個重要組成部分,它記錄的內(nèi)容有會計賬薄、財務(wù)報告、憑證等,正因為它記錄了經(jīng)濟(jì)活動的重要信息,所以對之后的財政管理、績效評估、決策信息等都有著重要的作用,因此行政事業(yè)單位會計檔案管理尤為重要,應(yīng)引起重視。
一、行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的一些問題
(一)沒有認(rèn)識到會計檔案管理的重要性。無論是會計檔案的責(zé)任者、管理者,還是使用者,他們在對會計管理的重要性上都存在一定問題,首先從責(zé)任者開始進(jìn)行問題分析,大家都知道在財務(wù)管理中會計檔案管理是其中一個重要的環(huán)節(jié),但是在工作的過程中基本都是各管各的,覺得會計檔案管理是管理人員的事情,忽視了會計檔案管理產(chǎn)生過程與檔案管理也是息息相關(guān)的;而會計檔案管理人員也覺得在管理的期間有經(jīng)辦人、責(zé)任人等具體的分工,在進(jìn)行檔案管理的時候主要工作就是保管或者按時限銷毀;從管理者角度出發(fā),單位領(lǐng)導(dǎo)一般對資金的核算管理比較重視,但是對于財務(wù)檔案立卷、保管、查閱等工作一般都不夠重視,這個問題在一些財務(wù) 集中核算單位尤為突出,代理記賬單位普遍存在財務(wù)檔案管理與他們無關(guān)的思想,對財務(wù)檔案重視程度不夠,出現(xiàn)檔案管理與使用脫節(jié)現(xiàn)象,造成工作被動。最后,從使用者的角度出發(fā),他們在使用會計檔案的過程中感受到了檔案管理的重要性,但是卻對相關(guān)的辦理手續(xù)都不清楚,覺得很復(fù)雜繁瑣,甚至認(rèn)為在借閱財務(wù)檔案時履行的一些手續(xù)完全沒有必要。
(二)會計檔案管理制度不健全執(zhí)行力度不夠。一些行政事業(yè)單位在工作的過程中沒有按照國家的規(guī)定制定符合自身發(fā)展的檔案管理制度,僅僅將其視作為財務(wù)管理中的一個小部分。還有的行政事業(yè)單位即使設(shè)置相關(guān)的檔案管理制度,但是在實施的過程中卻存在一些問題,實施的力度不夠。在這樣的環(huán)境之下,長此以往就會造成工作程序不明確、手續(xù)不齊全、職責(zé)分不清等,使得單位的會計檔案管理不夠規(guī)范,不斷出現(xiàn)新的問題。
(三)會計檔案管理資金投入不足,硬件措施跟不上。許多行政事業(yè)單位的會計檔案管理因為不重視,常常會出現(xiàn)資金投入不足的問題,主要表現(xiàn)在存放的環(huán)境過于簡陋、防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施不齊全,存放架不符合相關(guān)的規(guī)定,并且許多行政事業(yè)單位沒有專門進(jìn)行電子檔案的存儲;其次,沒有配備相關(guān)的軟件設(shè)施,也沒有制定相關(guān)的規(guī)章制度,或者制度的執(zhí)行力度不嚴(yán);最后,由于財務(wù)人員配備不足,多數(shù)單位都沒有專職的檔案管理人員,由于兼職多項業(yè)務(wù),所以檔案管理人員專業(yè)性不夠,導(dǎo)致工作質(zhì)量受到影響。
(四)會計檔案管理的工作流程不規(guī)范。首先從立卷和歸檔上來說,有的單位沒有重視建立與涉案卷制度,使得立卷、分類等較為混亂,在保管工作上也沒有進(jìn)行定期的歸檔,驗收等,使得一些會計檔案不能及時進(jìn)行歸檔,或者使得一些不規(guī)范的檔案進(jìn)入檔案庫。
二、會計檔案管理的建議措施
(一)不斷加強(qiáng)相關(guān)人員對檔案管理的認(rèn)識.首先要對相關(guān)的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),使得會計檔案管理人員或其他相關(guān)人員能夠加強(qiáng)對會計檔案管理基本知識的了解,會進(jìn)行基本的業(yè)務(wù)操作,從根本上做好檔案管理工作;其次要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn),不斷提升業(yè)務(wù)管理水平,提高檔案管理工作質(zhì)量;最后,單位內(nèi)部要形成良好工作氛圍,相互幫助學(xué)習(xí),將好的工作經(jīng)驗繼續(xù)傳承下去。
(二)不斷完善檔案管理制度。按照《會計檔案管理辦法》對檔案管理的流程理清,并根據(jù)單位實際情況制定可行的規(guī)章制度,落實責(zé)任制,提升檔案管理的質(zhì)量。
(三)加大經(jīng)費的投入。經(jīng)費一方面是在硬件設(shè)施上的投入,確保檔案管理能有一個良好的保存場所和符合相關(guān)規(guī)定的設(shè)施要求;另一方面是要對管理體制進(jìn)行完善,有明確的責(zé)任機(jī)構(gòu),確保檔案管理的資金充足。
(四)規(guī)范會計檔案管理流程。首先是要結(jié)合實際情況對檔案管理的立卷、歸檔進(jìn)行科學(xué)管理,其次是要定期做好管理工作,明確檔案的時間、分類等,不斷將檔案管理規(guī)范化,其次還要規(guī)范檔案的借閱、銷毀等,明確手續(xù)流程,做好相關(guān)的記錄。
三、結(jié)束語
綜上所述,就是筆者對檔案管理的一些思考理解,不足之處還望指出,共同探索科學(xué)的管理方式,促進(jìn)會計檔案管理的發(fā)展。
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