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【摘 要】 此片文章針對文秘工作如何能夠與檔案管理有效結(jié)合進(jìn)行分析研究。

【關(guān)鍵詞】 文秘 檔案管理 存在問題 解決對策

在現(xiàn)在的辦公環(huán)境當(dāng)中，文秘和辦公檔案的管理的關(guān)系是緊密的。文秘工作與檔案管理有著相輔相成的關(guān)系，高品質(zhì)的文秘工作可以為檔案工作打好基礎(chǔ)，而高品質(zhì)的檔案管理又可以帶動文秘工作快速規(guī)范的進(jìn)行。目前最需要解決的問題就是怎么樣可以使文秘工作與檔案管理更合理規(guī)范的銜接與管理。

1 加強(qiáng)文秘工作與檔案管理兩者的關(guān)聯(lián)

想要將文秘工作與檔案管理二者的關(guān)系更加的緊密，需要稍微調(diào)整下目前的文件管理制度。辦公文件作為辦公的紐帶，不僅在文秘工作中有著非常重要的作用，更是檔案管理工作的核心資料。所有的檔案都是辦公文件組成的，可以說沒有辦公文件就沒有檔案，高品質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)包含的辦公文件也是應(yīng)該有高品質(zhì)的水準(zhǔn)，它們的關(guān)系一定是成正比的。當(dāng)前的辦公環(huán)境中文秘工作與檔案管理二者主要體現(xiàn)出了相互聯(lián)系、相互支援、相互滲透的關(guān)系，無形中二者形成了一個不可分割的體現(xiàn)。

1.1公文用紙選取及裝訂不規(guī)范。我們國家相關(guān)的法律部門對國家辦公機(jī)關(guān)的公文用紙有著明確的規(guī)定，通常選取的標(biāo)準(zhǔn)紙型為A4紙。在對其裝訂時需要訂書釘在左側(cè)一排整齊釘三枚。裝訂前檢查訂書釘?shù)馁|(zhì)量完好，不能用破損及生銹的訂書釘。如果文件的頁數(shù)比較多，需要注意文件是否漏頁缺頁，文件的后背同樣要保證平整，方便檔案管理人員的存放取用?？墒窃谥暗霓k公環(huán)境中發(fā)現(xiàn)，辦公人員沒有對辦公文件用紙起到重視，經(jīng)常用到質(zhì)量不合格的紙張，這些不合格的紙張文件使用一段時間會出現(xiàn)不同程度的變色、生蟲子、破損的情況，保存時間達(dá)不到需求，不能夠達(dá)到工作的強(qiáng)度要求，更難以保存較長時間。所以一定要對辦公文件用紙起到足夠的重視。

1.2沒有做好版記工作。版記工作是文件工作中一個重要的組成部分，它的品質(zhì)決定了文件的品質(zhì)，可是往往它有事實際工作中經(jīng)常被忽略的一個，目前的辦公文件的版記經(jīng)常缺失，不沒有完整將信息抄送就是沒有準(zhǔn)備標(biāo)記發(fā)送的部門，導(dǎo)致文件管理工作人員很難對文件進(jìn)行明確的歸類，變相的增加了文檔管理部門的工作強(qiáng)度和難度。

1.3對文種及辦理程序要建立合理完善的制度。我們國家相關(guān)的管理部門正式出臺的辦公規(guī)范中明確指出了，目前一共有13種最主流的辦公種類。可是很多的國家公務(wù)機(jī)關(guān)的管理人員沒有完全按照這13個類別進(jìn)行歸納分類。例如經(jīng)常將通知和通告混淆，弄不清意見與決定的區(qū)別，把報告和請示歸成一類等等，這樣混亂的檔案分類，給文件管理的工作帶來了很大的難度，工作開展受到了很大影響。

1.4原稿的編號混亂與管理不當(dāng)。公文處理中最重要的一個環(huán)節(jié)就是文件原稿的收集及歸納整理。通常來說，辦公的過程中有著很多的復(fù)雜的不同的規(guī)定，可是在現(xiàn)實歸類時經(jīng)常發(fā)生原稿和修改稿丟失了。不少的辦公人員在文件存檔時直接將原件傳真，不在做復(fù)印等程序直接就歸檔保存，之后有需要復(fù)制留檔的時候很難快速找出將需要的資料進(jìn)行復(fù)印。另外，我們國家相關(guān)的法律管理部門對公務(wù)機(jī)關(guān)抄寫公務(wù)材料用筆也做了要求，一定要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水筆進(jìn)行簽寫，公文的編寫和領(lǐng)導(dǎo)簽字絕對不能用圓珠筆和鉛筆，時刻做到保證公務(wù)處理的規(guī)范性。

2 增強(qiáng)當(dāng)代文秘工作及檔案管理工作科學(xué)銜接的手段

2.1“文檔一體化”。通常來說文檔一體化，就是將文檔作為基礎(chǔ)在有機(jī)的結(jié)合上當(dāng)代辦公中的檔案管理和文秘工作，這樣不單可以保證檔案管理部門順利進(jìn)行檔案管理工作，還可以監(jiān)督他們更深入的對檔案進(jìn)行分類管理，同樣也有效的保障了公務(wù)機(jī)關(guān)檔案。在開展了文檔一體化辦公的形勢下，公務(wù)機(jī)關(guān)文檔管理的壓力得到了減輕，相關(guān)管理人員的工作積極性更高，工作效率提升，促進(jìn)了文檔管理力度的提升。科學(xué)合理的文檔管理模式是提高文秘工作品質(zhì)的關(guān)鍵點。文檔一體化的工作模式對文秘工作人員也提出來新的高要求，除了要有良好的綜合素質(zhì)水平，還有需要有強(qiáng)烈的檔案管理認(rèn)識，能夠自覺的在平時的工作中執(zhí)行辦公室的檔案管理規(guī)定，對任何文件中的任意一個小失誤都不能放過，保證高質(zhì)量的工作效率。

2.2整個流程管理體系要完善。任何一個單位想要全過程管理體現(xiàn)建立起質(zhì)量管理意識都需在所有的工作人員中進(jìn)行，不論工作人員擔(dān)任的是哪個職位，在哪個類型工作，都需要對秘書工作中質(zhì)量的重要性起到足夠的重視。這樣的認(rèn)識是實現(xiàn)全過程管理最基礎(chǔ)的根本。國家法律機(jī)關(guān)還需要給基層人員工作制定嚴(yán)格的質(zhì)量管理規(guī)范。相關(guān)部門特意為公文處理出臺了相關(guān)的法律條文，在國家公務(wù)部門對基本公務(wù)進(jìn)行處理時要嚴(yán)格參考這些法律法規(guī)，在全過程管理中時刻對比規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)操作。所有的工作人員需要對這些法律法規(guī)熟悉后才能開展工作，一旦有問題出現(xiàn)可以及時發(fā)現(xiàn)自行處理。另外，還需要配備一個業(yè)務(wù)能力和執(zhí)行都能都比較強(qiáng)的員工隊伍。一個單位的員工需要有相應(yīng)的組織能力和協(xié)調(diào)能力，在遇到不同情況的問題時可以根據(jù)自己的掌握的技能、知識、經(jīng)驗來靈活的處理問題，能夠保證文秘工作的有效開展。

2.3立卷工作要及時規(guī)范。我們國家2017年新出版的《檔案法》對公文的辦理做了明確，辦理完成的公文要交給相關(guān)的管理部門在進(jìn)行整理和分類的工作，整個步驟將是保障文件管理工作合理規(guī)范的重要過程。在文秘工作和文件分類歸檔完成后就是開始檔案管理工作的時候。這個點就是文秘工作與文檔管理的環(huán)節(jié)，是影響文檔管理品質(zhì)的重要因素。所有單位會有有一定數(shù)量的文件產(chǎn)生，工作完成后文秘工作應(yīng)該對這些材料進(jìn)行統(tǒng)一手機(jī)，對不同的文件進(jìn)行整理分類保存，將所有的材料對號入座的放置到對應(yīng)的位置。這些工作是公務(wù)機(jī)關(guān)每天需要做的一部分，處理要及時不堆積，保證高效嚴(yán)格的執(zhí)行。

結(jié)束語

秘書要不斷的提高自己的能力，提高處理事情的效率，積累大量的經(jīng)驗，有效的與檔案管理的實際工作結(jié)合。隨著自動化辦公的趨勢越來越明顯，文檔一體化的要求越來越高，給目前文秘工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

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