陳健

摘 要：本文闡述了企業(yè)辦公室的基本職能，通過(guò)對(duì)目前企業(yè)辦公室管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，對(duì)如何改進(jìn)企業(yè)辦公室的管理進(jìn)行了深入細(xì)致的探究，力求從根本上解決其所存在的問(wèn)題與不足，提升辦公室的工作質(zhì)量，改進(jìn)辦公室的工作效率。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；企業(yè)； 辦公室工作； 探索； 實(shí)踐

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，作為現(xiàn)代企業(yè)辦公中的一個(gè)綜合性部門，辦公室成為企業(yè)管理工作的樞紐，具有綜合協(xié)調(diào)，助手參謀和服務(wù)保障等功能。一個(gè)企業(yè)辦公室工作的水平和質(zhì)量直接反映出一個(gè)企業(yè)的整體實(shí)力和素質(zhì)。所以，要提高企業(yè)的水平和形象，就要從加強(qiáng)對(duì)辦公室的管理做起，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，創(chuàng)新工作模式，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，樹立企業(yè)辦公室新形象，助力企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)辦公室的基本特點(diǎn)

企業(yè)辦公室作為一個(gè)綜合性很強(qiáng)的部門，其負(fù)責(zé)的工作比較繁雜，涉及的范圍也比較廣，一般來(lái)說(shuō)，有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）辦公室是樞紐部門

辦公室工作是承上啟下的工作，要搞好上下級(jí)之間、各部門之間的平衡和溝通。在一個(gè)單位里，領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的交流渠道是否通暢，工作關(guān)系和人際關(guān)系是否和諧，很大程度上在于辦公室這個(gè)“樞紐”是否通達(dá)通暢。辦公室主要的溝通工作有：與領(lǐng)導(dǎo)溝通，以準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，把工作做到位；與上級(jí)部門溝通，以確保政策的上傳下達(dá)；與各部門溝通，以保證及時(shí)有序地完成工作任務(wù)；與具體服務(wù)部門溝通，以保障工作部門順暢地落實(shí)工作任務(wù)；與有關(guān)單位溝通，以借助外力強(qiáng)化自身工作。辦公室工作人員只有把這些關(guān)系處理好、溝通好，真正使辦公部門成為中心樞紐部門，才能在全局工作中起到重要作用。

（二）辦公室是參謀助手

如果把辦公室單純地理解為后勤服務(wù)部門，而忽視參謀助手作用，辦公室就會(huì)變成一個(gè)“勤雜部門”，工作人員則會(huì)陷進(jìn)紛繁零碎的瑣事當(dāng)中，做一些無(wú)效工作，降低工作效率。辦公室工作人員要有意識(shí)地握工作動(dòng)態(tài)，盡最大的努力，把工作想到領(lǐng)導(dǎo)之前，做到及時(shí)提示領(lǐng)導(dǎo)，圍繞工作進(jìn)程做好準(zhǔn)備工作，起到領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的作用。凡是工作中能夠涉及到的問(wèn)題，都要做到心中有數(shù)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，這樣才能減少管理環(huán)節(jié)中的疏漏。

（三）辦公室是服務(wù)平臺(tái)

服務(wù)是辦公室重要工作之一，辦公室的整體工作水平如何，體現(xiàn)在其服務(wù)水平上。第一要有服務(wù)意識(shí)。要徹底扭轉(zhuǎn)身居中樞部門唯我獨(dú)尊的不正確意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)到只有靠自己的服務(wù)到位，才能提高本部門的工作質(zhì)量。第二要有服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。服務(wù)要到位，但不能過(guò)度。服務(wù)不到位會(huì)達(dá)不到效果，服務(wù)過(guò)度會(huì)事與愿違。第三要有實(shí)際行動(dòng)。有了服務(wù)意識(shí)和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，沒有實(shí)際行動(dòng)，等于不作為。

（四）辦公室是督辦單位

督辦檢查是保證工作落實(shí)的前提。按照一年工作的整體目標(biāo)和任務(wù)分解，辦公室要負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作進(jìn)展情況的檢查，適時(shí)把工作進(jìn)程向上級(jí)匯報(bào)，對(duì)每個(gè)階段的工作要做到心中有數(shù)。把各個(gè)工作環(huán)節(jié)發(fā)生的問(wèn)題或?qū)⒁l(fā)生的問(wèn)題及時(shí)提出，做到防患于未然。

（五）辦公室是協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

綜合協(xié)調(diào)和后勤保障，都是辦公室正常的工作內(nèi)容。綜合協(xié)調(diào)是保證決策執(zhí)行的主要方法和手段，要搞好協(xié)調(diào)，成為一個(gè)單位有力的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，工作人員就要有創(chuàng)造性的工作，既要當(dāng)好參謀助手；又要當(dāng)好勤務(wù)員。掌握原則，正確處理好上級(jí)與下級(jí)、各部門之間的關(guān)系是關(guān)鍵。

二、企業(yè)辦公室管理存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)辦公室的管理方式落后

在一些企業(yè)里，辦公室的管理沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化，基本還是使用經(jīng)驗(yàn)管理的辦法，工作人員各自按照自己管理方法來(lái)進(jìn)行管理，完全沒有制度的約束和統(tǒng)一規(guī)范的工作方法，經(jīng)常出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，影響到企業(yè)的整體工作。工作人員本身的規(guī)范化管理意識(shí)薄弱，專業(yè)素質(zhì)不高，多是被動(dòng)地接受工作，對(duì)人員和資源的配置不合理主觀上阻礙了辦公室的規(guī)范化發(fā)展。

（二）輔助決策職能履行不到為

辦公室人員對(duì)一線的調(diào)研不夠，時(shí)間多用在處理日常工作上，容易導(dǎo)致寫出報(bào)告的深度和廣度不夠，不能反映真實(shí)情況。同時(shí)辦公室人員存在只簡(jiǎn)單處理領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)的想法，把大量的精力和時(shí)間都用于處理日常事務(wù)，缺少參與輔助決策的熱情，導(dǎo)致辦公室工作效率低，也限制了辦公室職能的發(fā)揮。

（三） 自我提升的意識(shí)不強(qiáng)

由于日常工作繁雜， 辦公室職員通常沒有時(shí)間參加各類培訓(xùn)，使辦公室職員的學(xué)習(xí)主動(dòng)性也漸漸降低，對(duì)于各類政治學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)也變得不熱衷，開始滿于現(xiàn)狀，降低對(duì)自身的要求，這都阻礙了辦公室工作水平的進(jìn)一步提升。

三、新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理的具體措施

（一）轉(zhuǎn)變思想，樹立服務(wù)觀念

辦公室的一個(gè)重要職能就是接待服務(wù)，接待各種等級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和身份不同的人員。接待工作的水平和質(zhì)量會(huì)給被接待人員帶來(lái)最直接的感受，影響到他們對(duì)企業(yè)整體的看法，這將會(huì)決定一個(gè)企業(yè)今后的發(fā)展。所以，負(fù)責(zé)接待工作的辦公室人員一定要轉(zhuǎn)變舊的不好的思想，樹立起服務(wù)的觀念，既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也要為基層服務(wù)。要樹立服務(wù)觀念，就要學(xué)習(xí)關(guān)于服務(wù)的各種知識(shí)和技能，了解人際交往中人的心理狀態(tài)和情感需求，認(rèn)真研究上級(jí)的政策，科學(xué)搜集信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供支持。健全制度，規(guī)范辦公室的工作，提高辦公室的工作效率?？茖W(xué)管理辦公室，接受新的思維方式和管理模式，不斷發(fā)展辦公室事業(yè)。

（二）完善辦公室的各類規(guī)章制度

建立和健全辦公室的規(guī)章制度是企業(yè)辦公室走向規(guī)范化的重要一步，為的是明確辦公室工作的職責(zé)、程序和標(biāo)準(zhǔn)等。首先要理清辦公室人員崗位的具體職責(zé)，將辦公室里每一層和每一個(gè)人的職責(zé)和權(quán)力都進(jìn)行詳細(xì)的確認(rèn)并落實(shí)到個(gè)人。只有明白了個(gè)人的職責(zé)和權(quán)力，才知道怎么去履行和使用，才能更好地完成任務(wù)。其次是對(duì)工作的程序進(jìn)行規(guī)定，一定要按程序辦事，規(guī)范工作的過(guò)程。在繁重雜亂的辦公室工作中找到規(guī)律，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，提高工作效率。辦公室制定的規(guī)章制度一定要保證其科學(xué)性、可行性和嚴(yán)肅性，能在辦公室的實(shí)際工作中真正被執(zhí)行，不能為了一時(shí)方便而違反。辦公室的制度針對(duì)的對(duì)象要明確，但是相互之間也要能夠融合，不能出現(xiàn)不同辦公室之間相互合作時(shí)，因?yàn)楦髯赞k公室規(guī)章制度上的不同而產(chǎn)生沖突，影響工作的完成。

（三）優(yōu)化辦公室的職能和人員配置

在許多的企業(yè)辦公室里，工作人員的工作繁重且涉及的范圍廣，他們經(jīng)常被各種事務(wù)包圍著。辦公室既要聽從領(lǐng)導(dǎo)的指揮，也要協(xié)調(diào)各個(gè)部門的工作，肩負(fù)著各種任務(wù)，行使了其他部門的一些職權(quán)，但自己本身的職能卻未能得到發(fā)揮。因此，一定要對(duì)企業(yè)辦公室的職能進(jìn)行優(yōu)化和明確，不是辦公室該負(fù)責(zé)的任務(wù)和工作就要理清和脫離，把精力和時(shí)間放在處理辦公室的本職工作來(lái)。另外就是要讓辦公室的職能比較均衡的發(fā)展，根據(jù)任務(wù)量的多少增強(qiáng)相應(yīng)的辦公室職能力量，合理安排辦公室的人員構(gòu)成，充分考慮到各個(gè)人員的能力和水平，優(yōu)化辦公室的人員結(jié)構(gòu)，使之能夠更好地完成任務(wù)。

（四）堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)

企業(yè)辦公室歸根結(jié)底是為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)的，所以要站在更高的角度以發(fā)展的眼光來(lái)看待問(wèn)題，堅(jiān)持大方向的絕對(duì)正確。企業(yè)辦公室在處理事情的時(shí)候要堅(jiān)持正確的政治方向和社會(huì)主義的根本原則，保持與企業(yè)的中心工作的一致性。要堅(jiān)持黨的基本方針，擁護(hù)國(guó)家的政策，抵制腐敗行為，在個(gè)人利益與集體、國(guó)家利益發(fā)生沖突時(shí)，堅(jiān)決維護(hù)全局利益。企業(yè)辦公室只有堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)，才能在工作中辨明是非，找對(duì)方向，符合社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律，才能切實(shí)做好本職的工作，才能幫助企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

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（作者單位：凱邁（洛陽(yáng)）機(jī)電有限公司，河南 洛陽(yáng) 471003）