李航

[摘 要]隨著計算機技術突飛猛進的發(fā)展，目前全國高校教務管理信息化技術也有了跨越式的發(fā)展，高校教務管理通過應用信息技術，不僅改變了高校教務管理的工作模式，也提高了教務管理的工作效率。然而，隨著高校教務管理信息化工作的不斷推進，問題也慢慢凸顯出來?；诖?，本文分析了基于工作流的高校教務管理信息化建設的現(xiàn)狀，并提出了相應的解決對策。

[關鍵詞]工作流；教務管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.093

[中圖分類號]TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-02

0 引 言

工作流是工作流程的計算模式，是計算機化或自動化的工作過程，可以實現(xiàn)流線型業(yè)務運作，并且這一流動過程能被跟蹤、監(jiān)控和管理。工作流的發(fā)展是由業(yè)務過程的自動化演變而來的，它的起源也和很多軟件技術一樣，是由許多不同的起源發(fā)展而來的。目前，國際上有一個非常著名的工作流規(guī)范——WFMC規(guī)范，其中規(guī)范定義了工作流產(chǎn)品所必須具備的功能和特性，它的存在極大地促進了工作流技術的發(fā)展和應用。

由工作流技術實現(xiàn)的信息化系統(tǒng)，會帶來各種各樣的好處，主要有以下幾個方面：①充分利用現(xiàn)有的軟硬件資源，輕松實現(xiàn)各種資源的整合和協(xié)作；②實現(xiàn)無紙化工作模式，不斷減少運行成本；③操作簡便，無須花費大量時間進行流程培訓；

④管理更加高效，獲取關鍵信息更加快捷和準確；⑤在事務管理過程中，可以做到及時傳遞。

1 基于工作流的高校教務管理系統(tǒng)信息化建設的現(xiàn)狀

高校教學管理的核心是教務管理，教務管理水平的高低可以體現(xiàn)高校教育教學的管理水平，也可以從側面反映高校的辦學實力。高校的教務管理工作是各項工作的基礎，它關系到各個教學單位和各類管理人員，具有管理難度大、業(yè)務繁雜的特點。提高效率成為教務管理的迫切需要，因此采用優(yōu)秀的教務管理系統(tǒng)就顯得尤為重要了。

教務管理系統(tǒng)主要經(jīng)歷了以下幾個階段。第一階段是傳動手工操作階段。局限于當時的技術水平，早期高校的辦學規(guī)模往往也不是很大，要處理的數(shù)據(jù)也很多，因此高校教務管理人員普遍采用手工處理各類數(shù)據(jù)，這樣的方式基本也可以滿足日常教務管理需求。第二階段是單機版教務管理系統(tǒng)階段。由于計算機技術快速發(fā)展，計算機的軟件和硬件水平有了進一步提升，此時很多高校使用的教務管理系統(tǒng)是面向單一終端的信息化系統(tǒng)，這樣的系統(tǒng)僅能提供簡單的查詢等操作，不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，系統(tǒng)性能也不是很高。因此不能很好地提高教務管理工作效率，也不能夠完全滿足高校教務管理的需求。第三階段是利用網(wǎng)絡技術的教務管理系統(tǒng)階段。軟件技術的高速發(fā)展是教務系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)絡化的基礎，此時的技術開發(fā)水平也有了很大的進步，能夠把高校教務管理系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)統(tǒng)一整合起來，能夠建成一個全方位、高性能的信息化管理系統(tǒng)?；诰W(wǎng)絡和數(shù)據(jù)的高校管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡進行實時的信息處理，實現(xiàn)了資源共享，系統(tǒng)安全性較高，大大提高了高校教務管理工作的效率。

目前，國內的教務管理系統(tǒng)主要有正方教務管理系統(tǒng)、青果教務管理系統(tǒng)、強智教務管理系統(tǒng)和致遠教務管理系統(tǒng)等。除了國內的教務管理系統(tǒng)，還有Centre/SIS、Online Grades等國外教務管理系統(tǒng)。雖然現(xiàn)在市面上使用了各種各樣的教務管理系統(tǒng)，系統(tǒng)功能大大滿足了教務管理需求，系統(tǒng)性能也有了很大的提高，但是在系統(tǒng)使用過程中仍然存在各式各樣的問題，主要有：①由于教務管理所涉及的業(yè)務較多，系統(tǒng)為了滿足大部分的需求，開發(fā)了較多的子系統(tǒng)，造成系統(tǒng)過于臃腫，降低了系統(tǒng)的靈活性；②多個子系統(tǒng)之間的聯(lián)系不夠緊密，往往會形成數(shù)據(jù)孤島；③系統(tǒng)開發(fā)往往局限于滿足單一的業(yè)務流程，而且不能及時適應教務管理需求的變化等。

現(xiàn)今的高校辦學為了培養(yǎng)適應社會的技能型人才，都在改變人才培養(yǎng)模式，提高辦學質量，提高辦學水平，因此處于變革時期的高校教務管理也需要不斷改變與創(chuàng)新教務管理模式。此時工作流技術已經(jīng)成功應用到信息化系統(tǒng)中了，因此完全可以把工作流技術引入到教務管理系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)從實際的教務管理業(yè)務中提取出能夠完全或者部分自動執(zhí)行的業(yè)務流程，并融入教務系統(tǒng)中，利用工作流可以對具體的教務管理任務進行監(jiān)控和管理，提高教務管理工作的效率，降低高校教務管理的成本。基于工作流的高校教務管理系統(tǒng)信息化建設仍存在以下幾個方面的問題。

（1）重視度程度不夠。首先，高校領導對教務信息化管理的認識程度不夠，對基于工作流的教務管理系統(tǒng)更是淺嘗輒止，沒有意識到基于工作流的教務管理信息化系統(tǒng)所具有的廣闊發(fā)展前景，因此對教務管理系統(tǒng)建設的經(jīng)費投入不足，從而影響到基于工作流的教務管理系統(tǒng)軟件升級和硬件更新，從而制約了高校教務管理邁向信息化。其次，高校教務管理人員接受新技術的能力不足，創(chuàng)新意識不高，對基于工作流的教務管理系統(tǒng)了解不夠，未能對其有一個全方位的理解，依然安于現(xiàn)狀，不愿對教務管理系統(tǒng)進行更新?lián)Q代，最終影響了高校教務管理水平的進一步提升。

（2）系統(tǒng)設計不合理。大部分高校的主要精力都在于教學，系統(tǒng)研發(fā)能力都嚴重不足，所以高校的教務管理系統(tǒng)往往是委托第三方的軟件公司進行設計或研發(fā)的。但是軟件公司畢竟沒有親身經(jīng)歷過日常的事務性工作，沒有直接參與高校的教務管理，無法真正全面了解高校的辦學特點和業(yè)務邏輯關系，就更談不上引進工作流技術來設計高校教務管理系統(tǒng)了。另外，部分高校過于追求多功能的系統(tǒng)設計理念，往往忽略了最為基本的業(yè)務邏輯，進而對發(fā)揮教務系統(tǒng)功能產(chǎn)生了嚴重影響。

（3）信息化素質水平不高。很多高校教務管理隊伍的綜合素質水平相對較低，主要表現(xiàn)為：①高校教務管理人員信息化專業(yè)素質欠缺，非信息化專業(yè)的管理人員大有人在，對基于工作流的教務管理系統(tǒng)一知半解，同時教務管理人員信息化水平相對薄弱，難以滿足高校教務管理信息化建設的需求；②高校師資隊伍信息化專業(yè)素質相對薄弱。高校教師屬于高校教務管理信息化建設的具體使用人員，在現(xiàn)代化水平日益提升的背景下，高校教務管理信息化建設需要教師隊伍具備更高的信息化水平，但是大多數(shù)教師的信息化水平較低，綜合素質不高，在很大程度上制約了教務管理信息化建設工作的順利開展。

2 基于工作流的高校教務管理系統(tǒng)信息化建設的對策

2.1 引進工作流理念

信息化校園建設是一項長期而艱巨的系統(tǒng)化工程，其復雜性及系統(tǒng)性都比較強，其中教務管理信息化建設工作是其重要組成部分。高校教務管理可以引進工作流的理念和技術，結合學校辦學特點進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一指導及相互協(xié)調，并根據(jù)學校人才培養(yǎng)目標，實施全新的管理模式，實現(xiàn)教務管理流程化。因此，高校引進基于工作流的教務管理系統(tǒng)就能大大提高教務管理工作的效率。

高校的各個業(yè)務部門在制定各自工作職責的基礎上，需指定專門的工作人員負責管理教務系統(tǒng)，確保基于工作流的教務管理系統(tǒng)合理運轉，從基于工作流的高校教務管理系統(tǒng)的服務對象上來看，面向的是所有師生。同時，高?？梢圆捎枚喾N宣傳方式，加強對工作流技術的介紹和宣傳，提高高校師生對其的認知水平，使其積極支持與配合，以推進高校教務管理系統(tǒng)的信息化建設。

2.2 制度化保障教務管理信息化發(fā)展

“一切按制度辦事”是高校制度化管理的根本宗旨。規(guī)章制度是讓引進的基于工作流的高校教務管理系統(tǒng)能夠正常運轉的重要保障，因此，高校應完善各項教務管理規(guī)章制度，實現(xiàn)制度的科學性、客觀性、規(guī)范性和穩(wěn)定性，并充分體現(xiàn)教務管理信息化的需求。教務管理規(guī)范化屬于信息化建設工作的前提條件，其工作的規(guī)范化要求各項工作必須根據(jù)一定的標準去開展，所以教務管理人員應具備嚴謹?shù)膽B(tài)度，促進各項規(guī)章制度真正得到執(zhí)行，實現(xiàn)按章辦事。

2.3 加強管理隊伍素質建設

基于工作流的高校教務管理系統(tǒng)是一套科學、合理的管理信息化系統(tǒng)，而該系統(tǒng)的設計又與管理人員的綜合素質息息相關。高校教務管理相關人員可以借助現(xiàn)代化多媒體技術，對教務管理隊伍開展形式多樣的信息化培訓，提高教務管理人員對基于工作流的高校教務管理系統(tǒng)的使用水平。第一，提升相關管理人員的信息化管理水平，掌握工作流的管理手段。第二，制定相應的激勵辦法，為高校教務管理工作人員安于教務管理工作奠定基礎，鼓勵管理人員勤于思考，為其提供更多的技能培訓機會，定期組織教務管理人員開展工作交流或參觀學習，進一步拓展其工作視野，增強其管理工作熱情。第三，教務管理人員在完成所承擔的教務管理工作后，不能僅僅滿足于現(xiàn)狀，還應積極參與教務信息化建設中去，提高自身處理信息化工作的能力，從而能夠及時發(fā)現(xiàn)信息化管理工作中存在的問題，實現(xiàn)信息化管理技術與科學管理方法之間的有機結合。

3 結 語

如何更好地建設基于工作流的高校教務管理信息化系統(tǒng)不是一蹴而就的，是需要堅持長期建設的信息化工程。在建設的過程中要建立健全的信息化制度，引進先進的信息化理念，優(yōu)化信息化軟硬件環(huán)境，以高校自身實際情況和發(fā)展趨勢為出發(fā)點，科學規(guī)劃、合理設計、逐步建設，建立起基于工作流的教務教學信息化管理模式，從而不斷提高教務管理水平。

主要參考文獻

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