于文華

摘 要 新課改下，進(jìn)行高校建設(shè)工作落實(shí)到方方面面。本文就以新形勢下高校檔案管理工作來說，談?wù)劯咝n案管理工作的現(xiàn)狀，并對其現(xiàn)在管理工作中存在的一些問題提出改進(jìn)措施。高校檔案是記錄重要檔案信息的工具，所以高校檔案管理工作必須嚴(yán)格落實(shí)，這也是高校管理工作還有教育質(zhì)量的一種體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞 高校 檔案管理 問題 措施

中圖分類號：G472 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題

1.1高校檔案管理人員隊(duì)伍專業(yè)性不強(qiáng)，人員素質(zhì)不平均

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高校在檔案管理這方面的人員引進(jìn)效率不高，這方面的人才比較缺乏，而且他們很多專業(yè)性不強(qiáng)，不少都是其他專業(yè)來應(yīng)聘的檔案管理人員。另外檔案人員多是業(yè)余人員，穩(wěn)崗率不高。新時代下，高校對檔案資料的需求越多越廣，從前多是行政檔案資料的學(xué)校檔案庫已經(jīng)不能滿足高校的需求。因此，越來越多專業(yè)檔案管理人員、素質(zhì)高的檔案管理人員被需求。

1.2檔案管理人員對這份工作沒有全面的了解

長時間以來，在各種因素影響下，檔案工作涉及面主要是政治，高校檔案管理工作同樣是如此。因?yàn)闄n案管理多是行政方面的內(nèi)容，檔案管理人員多是認(rèn)為檔案管理工作就是對一些歷史性的東西進(jìn)行收集，整理并且進(jìn)行保管的工作，是很沒有技術(shù)含量的工作，學(xué)不到什么東西。其實(shí)不然，隨著高校發(fā)展，越來越多技術(shù)含量方面的檔案會被引進(jìn)，需要的是專業(yè)的檔案管理人員以及對這份工作有正確認(rèn)識并會為之努力的人才。

2學(xué)校檔案管理自身存在一些需要改進(jìn)的地方

2.1檔案分散，沒有及時進(jìn)行歸檔

由于目前高校檔案管理工作沒有一個合理檔案收集管理的途徑，很多檔案沒有進(jìn)行總的歸檔，而是分散在學(xué)校的各個部門。隨著學(xué)校部門的更換以及部門員工的流失引進(jìn)，有的檔案還會丟失。最后形成檔案收藏總部門丟失很多有意義的檔案，例如關(guān)于法治的、科學(xué)的、財務(wù)方面的，不能滿足不同檔案利用者的需求。

2.2檔案能為人所用的范圍小

就目前了解來看。檔案多是在各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行做決策時發(fā)揮作用，而在平時的教學(xué)研究中使用的機(jī)會少之又少。就算有時候教研需要用到檔案，也是需要經(jīng)過一系列繁雜的手續(xù)才能進(jìn)行借閱，因此極大限制了檔案的使用率。

3檔案管理方式存在問題

3.1檔案多是紙質(zhì)形式進(jìn)行記錄，增大了管理工作人員的工作量

就目前高校管理工作來看，高校檔案多是以紙質(zhì)形式進(jìn)行記錄。其他形式的檔案記錄形式，例如音頻、視頻，光盤的記錄形式很少，沒辦法進(jìn)行檔案的自動化管理。檔案管理工作由人工操作，管理工作人員不斷進(jìn)行某一種重復(fù)工作，大量浪費(fèi)了時間和精力。

3.2檔案利用率不高

隨著科技進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到各個領(lǐng)域。但就目前了解來看，檔案管理工作還沒能與信息技術(shù)有機(jī)地結(jié)合。檔案管理工作者，沒能利用信息技術(shù)將檔案信息化以及網(wǎng)絡(luò)化。另外，高校檔案管理人員對于計算機(jī)操作也不是很熟練，對檔案在電腦上的編輯研究工作不能完成，使得檔案為人們所利用的幾率很小。

4改進(jìn)高校檔案管理工作的措施

4.1對檔案管理工作人員進(jìn)行篩選培養(yǎng)

上文提到現(xiàn)在高校管理工作中，工作人員建設(shè)不夠完善，形成隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊。要做好檔案管理工作，高校應(yīng)該嚴(yán)格篩選符合工作內(nèi)容，能勝任工作的人員。由于檔案工作比較繁瑣，需要的是能夠耐心服務(wù)他人的工作人員，因此高校在進(jìn)行人才選擇時，一定要懂得觀察應(yīng)聘人員是否具有職業(yè)道德。

4.2完善檔案管理制度，進(jìn)行檔案模式創(chuàng)新

高校根據(jù)國家頒布的關(guān)于檔案管理的某些制度，聯(lián)系高校自身情況，制定合適的檔案管理實(shí)施手段。針對檔案管理的工作人員，制定一套管理制度，定期對他們的職業(yè)道德素養(yǎng)以及他們對這份工作的專業(yè)知識的考核。另外，就當(dāng)前的傳統(tǒng)檔案管理模式來看，已經(jīng)不能滿足時代對這份檔案管理工作的需求，高校急需對這種傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。例如，在檔案管理工作的某些步驟或者管理手段上進(jìn)行創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案號可以改變一下，可以換成類似食品包裝的條形碼，既安全又簡單。

4.3確保檔案資料的完整性，提升檔案資源的利用率

為了檔案能夠全面的為人們利用，高校必須確保檔案的完整性。只有齊全的檔案資料才能滿足高校各個部門各個方面的需求。經(jīng)過整理，找出檔案資料，如法律、科研、政治各方面的檔案資料，發(fā)現(xiàn)其中的問題，尋求解決方法。對檔案的丟失毀壞問題，可以制定一定的追究責(zé)任制，以保證檔案資源的完整性。

在檔案完整的基礎(chǔ)上，提高檔案資源的利用性。檔案是用來記錄社會歷史的，承載了很強(qiáng)的社會精神，是人們學(xué)習(xí)和汲取歷史知識的重要來源。因此，檔案管理工作人員應(yīng)對檔案工作有個正確認(rèn)識，把握好專業(yè)知識，利用信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案資源的利用。檔案管理工作人員時刻注意檔案資源的變化動向，及時將開發(fā)改變的檔案資源反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，以便能夠在其做決策時得到幫助。另外為了保證檔案資料的可持續(xù)利用，管理工作人員需要對檔案資源進(jìn)行編寫和改進(jìn)。

5總結(jié)

檔案資料是反應(yīng)社會精神的資料，能夠?qū)Ω咝８鱾€方面的工作起到一定的作用。做好為學(xué)校提供檔案資料，對檔案資料進(jìn)行整理修改是必須的，這不單純是檔案管理工作人員的責(zé)任，更是學(xué)校及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的共同建設(shè)任務(wù)，檔案管理工作的順利實(shí)施是衡量高校管理水平的一個重要因素。新形勢下的高校檔案管理工作還存在很多缺陷，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員共同作出努力，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理檔案工作。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊凱.新時期高校檔案管理研究[J].科技信息，2008（23）.

[2] 張建莉.新時期高校檔案管理問題研究[J].蘭臺世界，2007（12）.

[3] 栗旭.淺談高校檔案管理[J].云南檔案，2008（05）.