滕建梅

摘 要：住房檔案是實際中公共租賃房屋的一種實況記錄，這是租賃房屋的另一種書面證據(jù)，也可以看成是實際租賃證據(jù)的備份。住房檔案主要以圖文并茂或音視頻等形式存在，這些歷史記錄分為紙質(zhì)載體和電子載體兩種。其包含的內(nèi)容有很多，涉及到租房的方方面面，在歸納整理時，會將其與房屋原來的項目資料放置在一起。如果這種住房在實際應用中途發(fā)生收購等，在住房檔案中還要囊括相關的收購協(xié)議。所以租賃住房檔案管理事項有很多，為了使其得到更好的應用，相關人員務必要做好檔案管理工作。

關鍵詞：公共租賃住房；檔案；管理措施；應用

公共租賃住房檔案內(nèi)容復雜，管理中難免會出現(xiàn)紕漏，這些紕漏有可能是管理人員造成管理不到位造成的，也有可能是檔案管理制度不健全或管理手段落后等造成的，相關部門要追根究底，加強檔案管理。本文主要針對公共租賃住房檔案管理與應用進行淺析。

一、公共租賃住房檔案管理的必要性

公共租賃住房是城市外來務工群眾住房的主要形式之一，在房屋租賃中，群眾住房必須有保障，群眾住房需求壓力減小，城市相關部門才會石頭落地，城市才會有后續(xù)發(fā)展。所以公共租賃住房不僅是城市相關部門必須面對和解決的民生工程，還是社會形勢所趨[1]。當?shù)卣獙沧赓U住房出臺相關政策，以促進公共租賃住房工程全面落實，而檔案管理部門也要響應號召，及時做好檔案管理工作。檔案本質(zhì)是一種依據(jù)，在公共租賃住房方面，該依據(jù)可以為住房困難戶提供住房保障，使民生責任得以落實，該檔案也是租賃住房管理中的參考依據(jù)。在實際的檔案管理中，公共租賃住房是時刻處于動態(tài)狀態(tài)中的，住戶工作的變動，經(jīng)濟條件的變動以及其他方面因素都會給租房帶來影響，使其租金和住戶一直發(fā)生變化。這意味著租賃檔案人員要隨時洞察這些變化，并做好更改記錄工作，使檔案信息永遠處于最新狀態(tài)，如此這些檔案才能在租房管理中發(fā)揮參考價值，為公共租賃住房建設提供建議。城市利用這些檔案中真實的住房信息，可作出租賃房規(guī)劃決策，進而對城市土地資源以及住房資源等進行合理劃分和利用。

二、公共租賃住房檔案管理措施

（一）強化公共租賃住房檔案管理

公共租賃住房檔案管理的重要性和優(yōu)勢顯而易見，檔案管理部門的所有人員都要深刻意識到這兩點，并將檔案管理意識印在腦海中，貫穿到檔案管理整個流程中[2]。檔案管理人員要明白租賃住房檔案管理是為民眾服務，是為群眾住房提供保障。住房保障部門更是要領悟這一點，能對不同的公共租賃房制定不同的管理策略，并統(tǒng)一落實管理制度和責任分配制度，使相關的檔案都得到有效管理。當?shù)卣且哟髮n案管理的重視，并提供政策和資金方面的支持，使住房檔案的管理設施都準備齊全。政府還要對檔案管理過程進行監(jiān)督，確定住房檔案信息與實際公共租賃住房相關事項一致。此外各級住房保障部門還要針對整座城市的公共租賃住房建立相關的信息系統(tǒng)，專門存儲所有的租房檔案信息，相關人員要對信息系統(tǒng)的頁面和搜索引擎等進行簡化和優(yōu)化，使民眾能順利從中找到符合自己需求的租房信息。要強化租房檔案管理，還要對檔案管理的每個流程進行精細化管理，無論在信息采集、整理工作中，還是在信息掃描或檢查分析中，相關人員都要保證每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量。

（二）健全公共租賃住房檔案管理制度

公共租賃住房檔案管理制度是檔案管理參考指導依據(jù)，也是檔案管理工作推進實施的保障，所以還要在原制度的基礎上，對其進行改進和完善。首先該制度要對檔案管理的主體進行確定，對參與檔案管理和住房保障的部門實施責任制度，使其都有相關的管理事項。其次管理制度要靈活，能隨時進行調(diào)整，以滿足檔案管理需求，另外還要保證檔案資料采集質(zhì)量，檔案信息要完整，不能出現(xiàn)失真現(xiàn)象，針對這一點，在檔案管理中，相關的人員還要對檔案進行定期檢查，使檔案管理工作更加規(guī)范，使其步入正軌。

（三）推進公共租賃住房檔案管理信息化建設

檔案管理信息化建設早已是各單位、各企業(yè)司空見慣的工作，面對管理事項更多，管理內(nèi)容更加復雜的公共租賃住房檔案管理，相關部門也要加大租房檔案管理信息化建設力度，如此才能使租房事項與時俱進，符合社會發(fā)展形勢，同時使檔案管理更加現(xiàn)代化[3]。信息化建設一方面提高了檔案管理效率，減輕了人為錯誤，另一方面也將其通過網(wǎng)絡與廣大租房群眾聯(lián)系在一起，使相關的檔案信息利用率變大。在信息化建設中，無論是大城市，還是小城市，都要針對租房建立相關的檔案管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)與當?shù)貙嶋H情況相符合。利用信息系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，對各種住房檔案進行分類，然后分別儲存起來。信息化建設不僅是簡單的使用信息設備，還要綜合利用多種信息技術，將其與信息采集、掃描以及分析等流程結合起來，以保證租房信息質(zhì)量和精確度。這些信息技術還要對租房信息進行數(shù)字化轉化，以安全儲存信息，提高信息開發(fā)利用效率。在檔案信息化管理中，還要建立相關的信息平臺，保證檔案信息能及時更新。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)屬于公共租賃住房檔案管理質(zhì)量的影響因素，如果管理人員無法做到有效管理，檔案信息的利用效率永遠也得不到提高，住房檔案管理的目標也實現(xiàn)不了。作為檔案管理的主體，這些人員負責檔案管理的所有流程，為了實現(xiàn)每一環(huán)節(jié)的精細化管理，管理人員必須要提升自我，使自己符合租房檔案管理要求。租房檔案管理和其他檔案管理還有區(qū)別，該種管理的民生性特別強，不容許出一絲差錯，所以檔案管理工作對管理人員業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)能力提出更高要求。這些管理人員要有正確的政治傾向和價值觀，要擁有檔案管理技能，掌握所涉及到的信息技術，還要具備創(chuàng)新能力。相關部門要提供培訓機會，使檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)得到提高，使其能為公共租賃住房檔案管理貢獻力量[4]。

三、公共租賃住房檔案應用

公共租賃住房檔案最終要被應用在群眾住房服務中，檔案管理最終也是為檔案應用服務，所以在管理中，還要提供這樣的利用活動，使其真正價值落實在實際租房服務中。在城市外來住戶租房過程中，這些住戶可以登入相關的檔案管理網(wǎng)站或信息平臺，輸入自己的租房需求，然后從檔案信息中篩選出符合自己條件和需求的租房信息。另外城市土地規(guī)劃部門也可以應用公共租賃住房檔案信息，以對房屋土地資源信息進行了解，對可拆遷的土地范圍進行合理規(guī)劃。住房保障部門更是要加大檔案應用力度，將其應用在城市外來人口統(tǒng)計和租房統(tǒng)計中，如此便可了解困難住戶的基本需求，進而在租房方面作出整改策略，使城市住房滿足用戶需求[5]。

四、結語

公共租賃住房檔案管理是民生安居工程的保障，于社會、民眾以及城市建設發(fā)展都大有裨益，所以相關部門務必要做好檔案管理工作，加強檔案的規(guī)范化管理和信息化管理，使檔案能在實際住房服務中得到更好應用。

參考文獻：

[1]徐超臣.淺談保障性安居工程檔案的管理[J].蘭臺內(nèi)外，2015（05）：69.

[2]劉燁.淺議做好城鎮(zhèn)公共租賃住房檔案管理工作[J].考試周刊，2015（46）：193-194.

[3]李敏.芻議住房保障體系管理中信息化建設[J].時代金融，2016（21）.

[4]施偉華，龔靖.住房檔案的規(guī)范化管理[J].上海房地，2017（06）.

[5]張嬌.加強保障性住房檔案指導驗收管理工作[J].城建檔案，2016（10）.