李來君

摘 要：辦公室人員是企業(yè)開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，企業(yè)如果想要使得相關(guān)決策、決定能夠及時(shí)的傳達(dá)、落實(shí)，與辦公室人員工作是分不開的。對(duì)于辦公室人員而言，他們是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；辦公室；人員；綜合能力；思考

一、企業(yè)對(duì)辦公室人員的基本要求

（一）企業(yè)對(duì)辦公室人員的基本要求，如果只是淺層的對(duì)辦公室崗位進(jìn)行分析，辦公室崗位雖然不能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，但是如果企業(yè)沒有辦公室，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作就會(huì)如同一團(tuán)亂麻，如果將企業(yè)比作是人的身體，那么辦公室部門就是人的骨骼，將企業(yè)的所有部位有效的連接在一起。更深層次的講述，辦公室能夠使得企業(yè)可以按照一定的規(guī)律和章程運(yùn)轉(zhuǎn)，使得企業(yè)可以從容的而對(duì)一切困難，同時(shí)還能夠保證企業(yè)整體的發(fā)展。

（二）企業(yè)辦公室人員，需要對(duì)于企業(yè)的檔案資料進(jìn)行管理，同時(shí)還承擔(dān)著大量的行政內(nèi)務(wù)，負(fù)責(zé)企業(yè)精神和文化建設(shè)等工作。辦公室人員要對(duì)企業(yè)整體的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)運(yùn)行心中有數(shù)，對(duì)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系進(jìn)行有效的維護(hù)。他們需要擔(dān)任大量的工作，如果不能夠具有良好的綜合素質(zhì)，就不能將辦公室工作的意義和職能有效的發(fā)揮出來，對(duì)于辦公室人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，是每一個(gè)國有企業(yè)都必須要高度重視的

（三）辦公室人員要重點(diǎn)做好以下幾項(xiàng)工作。首先是強(qiáng)化信息工作。決策過程實(shí)際上是一個(gè)信息收集、加工、轉(zhuǎn)換、傳遞的過程。企業(yè)管理工作的性質(zhì)決定了企業(yè)決策必須擁有及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的信息，決定了辦公室必須把信息工作置于十分重要的位置。收集信息時(shí)，要以全面、準(zhǔn)確為要，使一些質(zhì)量較高的信息進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)決策層；要以科學(xué)、實(shí)效為主，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)整理和編輯有價(jià)值的參考信息；要以系統(tǒng)、周詳為重，注重對(duì)信息的綜合利用。

其次是強(qiáng)化調(diào)研工作。調(diào)研工作是發(fā)揮參謀職能作用的主要手段，只有把調(diào)研工作搞好了，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的水平才能提高。新時(shí)期、新形勢(shì)下，辦公室應(yīng)把開展工作調(diào)研作為發(fā)揮參謀職能、創(chuàng)新工作的一大舉措，圍繞企業(yè)重點(diǎn)工作，抓住發(fā)展中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，撲下身子、沉下心去搞調(diào)研，把情況摸透，把問題搞準(zhǔn)，把思路理清，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的第一手材料和有價(jià)值的意見建議，努力爭(zhēng)取得更多高質(zhì)量的調(diào)研成果，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。

其三是強(qiáng)化文秘服務(wù)。堅(jiān)持規(guī)范、精簡(jiǎn)、高效的原則，嚴(yán)格按照公文處理規(guī)則辦文，層層落實(shí)文件起草審查、打印校對(duì)、用印分發(fā)等各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任，規(guī)范辦理程序。各類文件、領(lǐng)導(dǎo)講話等文稿是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施決策和指導(dǎo)工作的重要載體，是體現(xiàn)“參謀助手”能力的主要“產(chǎn)品”。辦公室要集思廣益，博采眾長(zhǎng)，多出精品，對(duì)一些重要文稿的主要觀點(diǎn)、關(guān)鍵意見，要反復(fù)研究、論證、提煉，把文稿質(zhì)量作為凝結(jié)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室思想智慧的重要方式，把文稿服務(wù)的過程作為當(dāng)高參、設(shè)大謀的主要渠道。

二、企業(yè)辦公室人員應(yīng)當(dāng)具有的素質(zhì)

（一）良好的職業(yè)道德。辦公室人員良好的職業(yè)道德非常重要，因?yàn)樗麜?huì)引導(dǎo)辦公室人員的工作和行為。但是對(duì)于辦公室人員來說光是擁有良好的職業(yè)道德還是不夠的，還需要具備一定企業(yè)責(zé)任感、企業(yè)榮譽(yù)感，為自己能夠身處于這個(gè)企業(yè)，身處于這份崗位感到驕傲。因?yàn)橐幻k公室人員即使擁有高超的專業(yè)水平，但是并沒有具備良好的職業(yè)道德，所以他在工作中必定會(huì)存在消極的工作態(tài)度，而且他的專業(yè)水平越高，越容易通過自己的知識(shí)為自己謀取利益，對(duì)企業(yè)造成損害。因?yàn)槠髽I(yè)辦公室人員會(huì)掌握大量的企業(yè)信息，包括企業(yè)的客戶信息、企業(yè)的資金鏈等，他們的職業(yè)道德與企業(yè)的切實(shí)發(fā)展有著直接的關(guān)聯(lián)。

（二）良好的心理素質(zhì)。如果企業(yè)辦公室人員不能具有良好的心理素質(zhì)，那么，他們?cè)诿鎸?duì)企業(yè)危機(jī)時(shí)就會(huì)產(chǎn)生慌亂的情緒、自亂陣腳，又怎么能夠在第一時(shí)間解決危機(jī)？臨危不亂、從容而對(duì)、快速解決是企業(yè)辦公室人員應(yīng)當(dāng)具有的素質(zhì)。擁有良好的心理素質(zhì)能夠使得辦公室人員以一個(gè)積極樂觀的態(tài)度處理危機(jī)，保證企業(yè)可以攻克更多的難關(guān)。

（三）良好的專業(yè)技能。有的人認(rèn)為辦公室工作并沒有太高的技術(shù)含量，這是一種思想上存在的誤區(qū)。辦公室人員要具備良好的社交能力，可以協(xié)調(diào)企業(yè)各個(gè)部門之間的關(guān)系，同時(shí)，還要具備專業(yè)知識(shí)，站著能講，坐下能寫，專業(yè)能懂。這樣才能夠?qū)⑥k公室工作做好，怎樣提升辦公室工作效率。一是對(duì)于任何事情能夠進(jìn)行預(yù)測(cè)；二是具有一定的大局觀；三是能夠進(jìn)行全而的統(tǒng)籌。

三、提升企業(yè)辦公室人員綜合能力策略

企業(yè)通過加強(qiáng)辦公室人員的文化素養(yǎng)教育來為辦公室人員提高綜合素質(zhì)設(shè)置一個(gè)平臺(tái)，同時(shí)通過一系列的辦法來促使辦公室人員“不得不”通過提升自我來應(yīng)對(duì)工作，但是企業(yè)也要實(shí)行“懷柔政策”來進(jìn)一步通過人性化的管理來加強(qiáng)辦公室人員對(duì)于企業(yè)感情。

（一）加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的文化素質(zhì)教育通過文化素質(zhì)教育可以幫助辦公室人員樹立較強(qiáng)的工作意識(shí)，使得具有良好的道德品質(zhì)。通過文化教育使辦公室人員可以明自自身發(fā)展與企業(yè)發(fā)展之間的密切聯(lián)系，積極主動(dòng)的將全部經(jīng)歷投入到自身的崗位上去，以實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。同時(shí)，通過文化素質(zhì)教育還能夠在企業(yè)運(yùn)行中形成良好的學(xué)習(xí)氛圍，會(huì)使得辦公室人員潛意識(shí)地對(duì)自身的行為進(jìn)行反思和約束，從而使自身的能力不斷的提到提高。

（二）企業(yè)辦公室行政管理的溝通與協(xié)作

在企業(yè)運(yùn)行過程中，辦公室人員加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)之間的溝通非常重要。溝通包括縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、下屬、部門溝通。與上級(jí)溝通，要充分領(lǐng)悟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的表述或潛在的含義，明確問題的實(shí)質(zhì)，同時(shí)要將自己和下級(jí)部門的觀點(diǎn)清晰地傳達(dá)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。要有較好的觀察分析能力和表達(dá)能力，方能與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)步調(diào)一致，行之有效地開展工作。與下級(jí)溝通，主要是執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決議以及收集下級(jí)部門各項(xiàng)信息，需要有較強(qiáng)的組織能力和靈活的變通能力，緩解可能出現(xiàn)的矛盾和分歧。橫向溝通包括與企業(yè)內(nèi)部相關(guān)職能部門、與關(guān)系企業(yè)的窗口部門和外界媒體及政府機(jī)關(guān)的溝通等，務(wù)必真誠、謙虛、謹(jǐn)慎，為企業(yè)爭(zhēng)取良好的外部環(huán)境。在管理實(shí)踐中堅(jiān)持以溝通協(xié)調(diào)為紐帶堅(jiān)持以人為本，營(yíng)造融洽的人際關(guān)系，協(xié)調(diào)各方面的利益，加強(qiáng)協(xié)作，提高經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：中國石油化工股份有限公司洛陽分公司）