李雪瑩

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代提高了檔案管理效率，同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。為此，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理的現(xiàn)代性，保證其實效性。文章針對互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案服務(wù)外包問題進行分析，分析了其具體的解決方案。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；服務(wù)外包；問題；策略

互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，目前企業(yè)將檔案管理外包給其它公司管理，這一過程中存在一定的風(fēng)險。需要企業(yè)根據(jù)實際進行區(qū)分，減少風(fēng)險，確保檔案管理的高效性和安全性。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包存在的問題

（一）檔案服務(wù)外包面臨安全風(fēng)險

檔案服務(wù)外包風(fēng)險主要為檔案的丟失和損壞。將檔案托付給外包公司，要對公司進行考察。一些公司的水平差，基本設(shè)施不全，人員配置不到位，導(dǎo)致檔案丟失嚴(yán)重。在檔案服務(wù)外包過程重視涉及大量的檔案丟失問題，主要來自于搬運、拆裝等過程的損壞，甚至是檔案丟失，影響工作質(zhì)量。企業(yè)缺乏對員工的培訓(xùn)，使其檔案保護意識不強，使檔案服務(wù)存在損壞。企業(yè)對員工的管理不嚴(yán)，也是其缺乏安全意識，導(dǎo)致信息的泄露，甚至轉(zhuǎn)賣給別人，給企業(yè)帶來極大的損失。

（二）外包行業(yè)整體水平低，缺乏統(tǒng)一管理

檔案服務(wù)外包在興起和發(fā)展過程中，企業(yè)之間存在一定的差距。一些實力不足的企業(yè)在發(fā)展中存在問題，整體水平低，服務(wù)不佳。檔案外包起源于上世紀(jì)90年代，經(jīng)歷幾十年的發(fā)展，水平有所提高，但是檔案管理工作任務(wù)重，且薪資不高，因此導(dǎo)致了外包行業(yè)的整體水平不高。主要外包服務(wù)集中于一線城市，但是檔案管理需要整體發(fā)展，在其它地區(qū)的檔案管理水平依然不高，這就造成了服務(wù)類型小，不能形成獨特的優(yōu)勢，小規(guī)模的檔案外包服務(wù)公司乙二胺大量存在。且缺乏統(tǒng)一的管理，使得其發(fā)展缺少規(guī)范性，行業(yè)不成熟性依然存在。

時間不長，發(fā)展時間較短，缺乏培訓(xùn)體系，因此使檔案公司的發(fā)展受到了制約。

（三）檔案外包公司的工作質(zhì)量有待提升

檔案管理外包公司由于對檔案管理的重視程度不足，人員的綜合素質(zhì)不高，因此導(dǎo)致其工作質(zhì)量不高。對于當(dāng)下而言，服務(wù)是企業(yè)發(fā)展的根本，檔案管理外包的主要問題就是保證質(zhì)量和工作效率，但是目前的檔案外包服務(wù)質(zhì)量也的確堪憂。究其主要原因，檔案管理低下一方面是托付公司對檔案管理缺乏概念，將檔案管理全權(quán)托付給外包公司，缺少溝通，外包公司工作人員無法掌握其外包的基本要求，也就無法提高管理質(zhì)量。另外，外包管理企業(yè)缺乏制度性，驗收標(biāo)準(zhǔn)缺陷欠缺。檔案管理部門很少在服務(wù)外包中進行分階段的驗收，而只是在檔案服務(wù)中減少外包工作，統(tǒng)一驗收不僅工作量大，且復(fù)雜容易出錯，影響檔案管理的質(zhì)量。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代應(yīng)檔案服務(wù)外包問題與策略

（一）采取有效的檔案安全風(fēng)險防范措施

檔案安全風(fēng)險防范措施主要包括（1）外包場所的安全管理：根據(jù)檔案管理方針，對檔案管理場所應(yīng)進行全面的檢查，尤其是數(shù)字化管理時代，電子信息安全檢查十分重要。檔案外包加工場所需要安裝監(jiān)控系統(tǒng)，并且做到對全部部位進行監(jiān)控。在檔案加工場所，不能使用聯(lián)網(wǎng)功能，以免造成信息的丟失。也應(yīng)對檔案場所進行監(jiān)管，禁止所有與工作無關(guān)的人和物進入現(xiàn)場。（2）保證信息安全。從法律手段出發(fā)，對檔案服務(wù)相關(guān)知識進行強調(diào)，保證其檔案管理部門與檔案外包公司之一簽訂保密合同，并且任何外包公司不得以任何理由泄露公司檔案內(nèi)容。加大對信息泄露的懲罰，上升到法律和制度層面。

（二）完善檔案服務(wù)外包的行業(yè)管理

發(fā)揮國家行政管理部門對檔案服務(wù)的管理，同時加強對企業(yè)資質(zhì)的管理。要求國家相關(guān)部門履行其職能，對當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展強化國家檔案行政管理部門的職能。國家檔案行政管理部門需要定時定期地對檔案外包公司進行專項檢查，檢查內(nèi)容可以量化、制度化。如檢查不合格的機構(gòu)，國家檔案部門應(yīng)將其記錄在案，為檔案外包發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境。外包公司的資質(zhì)管理目前尚缺少統(tǒng)一管理資源，但是目前僅有部分省份出臺了本省的檔案管理條例，并不足以解決根本問題。而現(xiàn)階段由于檔案服務(wù)外包行業(yè)比較混亂，需要十分明確的管理制度，但當(dāng)?shù)氐慕鹑谕獍什桓撸瑱n案服務(wù)工作尚未跟上。

（三）優(yōu)化檔案服務(wù)外包的過程管理

檔案服務(wù)外包優(yōu)化過程有多種方式，筆者現(xiàn)介紹主要的兩種方式。其一是實行質(zhì)量控制績效管理。也就是將檔案質(zhì)量能夠有效地提高檔案外包公司的水平，在選擇了檔案外包公司后，與其進行溝通，交代檔案存儲、保護要求，要求檔案部門應(yīng)對金融服務(wù)外包企業(yè)進行把控，隨時了解企業(yè)發(fā)展進程，實施檔案外包工作的連續(xù)性和發(fā)展性。負(fù)責(zé)檔案外包工作。隨時了解檔案外包公司的工作進展。檔案外包的績效評估指標(biāo)也應(yīng)根據(jù)實際情況隨時調(diào)整，如果遇到問題，雙方應(yīng)該共同協(xié)商解決。檔案部門采取質(zhì)量控制績效管理是企業(yè)通用的一種管理方法，對于互聯(lián)網(wǎng)時代而言，外包需要更專注質(zhì)量和是否丟失。采用合理的獎懲制度，保證檔案部門和服務(wù)外包部門都能夠認(rèn)識到自身的重要性，一旦出現(xiàn)問題，第一時間解決。

三、總結(jié)：

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案管理外包服務(wù)面臨著新的挑戰(zhàn)，如何提高這一時期檔案管理的質(zhì)量、效率和安全性就是當(dāng)今最應(yīng)考慮的問題。此外，檔案管理還應(yīng)降低其管理成本。隨著時間的推移，檔案服務(wù)外包問題成為互聯(lián)網(wǎng)時代的主要問題。只有針對問題進行調(diào)整才能最大作用的發(fā)揮其潛能。檔案部門采取服務(wù)外包，在一定程度上幫助了檔案推動互聯(lián)網(wǎng)使其的檔案服務(wù)外包發(fā)展。

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