溫冠佳

摘要：面對信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的社會(huì)形勢，事業(yè)單位的檔案管理面臨著巨大的改革壓力。本文首先對事業(yè)單位檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后從思想、制度、人員素質(zhì)以及設(shè)備支持等方面入手提出一些具體的改進(jìn)措施，希望為我國檔案事業(yè)發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；改進(jìn)

引言

事業(yè)單位的檔案管理是確保其穩(wěn)定運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，是一項(xiàng)繁瑣而又復(fù)雜的工作。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案事業(yè)也取得了一定的發(fā)展。但就目前來看，我國事業(yè)單位的檔案管理工作中還存在著諸多不足，對事業(yè)單位的運(yùn)行與發(fā)展造成了阻礙，因此，各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要對此予以重視。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

檔案管理作為純粹的后勤保障工作，通常不能給事業(yè)單位帶來直接的利益，這就導(dǎo)致部分事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，認(rèn)為檔案只要不丟失、不出現(xiàn)損壞就可以了，對檔案管理部門多是一種可有可無的態(tài)度，致使部分事業(yè)單位嚴(yán)重存在著經(jīng)費(fèi)不足、人員不足的情況，并且檔案管理人員的自身利益也得不到有效保障。而正是這種不正確的認(rèn)識(shí)，阻礙了檔案事業(yè)的順利發(fā)展。

（二） 檔案管理體制不完善

檔案管理機(jī)制是事業(yè)單位檔案管理部門開展檔案管理工作的靈魂。但就目前來看，我國檔案管理方面的相關(guān)法律、規(guī)范還存在著各種漏洞，即使加強(qiáng)了對檔案管理機(jī)制的改革，也無法從根本上解決檔案管理中存在的問題，這就導(dǎo)致相當(dāng)一部分的事業(yè)單位雖然成立了檔案管理的部門，卻沒有完善的檔案管理制度，部分具有關(guān)鍵作用的檔案管理工作還存在空白，對事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展造成了嚴(yán)重的影響。

（三）檔案管理技術(shù)落后

檔案的管理是一項(xiàng)繁瑣、細(xì)致而又復(fù)雜的工作，需要先進(jìn)的檔案管理手段來保證管理工作的順利進(jìn)行。但是，許多事業(yè)單位雖然給檔案管理部門配置了計(jì)算機(jī)，卻只是簡單地應(yīng)用于檔案信息的記錄，甚至有部分事業(yè)單位還在應(yīng)用落后的手工記賬管理模式。傳統(tǒng)的管理手段、落后的管理設(shè)備是導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理效率低下和質(zhì)量不高的重要原因。

（四）檔案管理人員素質(zhì)不高

事業(yè)單位的檔案管理工作有著專業(yè)性、復(fù)雜性以及機(jī)密性的特點(diǎn)，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平有著極高的要求，只有專業(yè)技能達(dá)到了一定的標(biāo)準(zhǔn)，才能成為檔案管理人員，并且保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。然而，當(dāng)前大部分的事業(yè)單位的檔案管理人員并沒有達(dá)到其應(yīng)有的專業(yè)水平，缺乏相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備，無法充分發(fā)揮出檔案的作用。

二、事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)采取的改進(jìn)措施

（一） 從思想上重視檔案管理

首先，只有從思想上重視檔案管理工作的重要性，才能確保檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，因此，事業(yè)單位首先要通過宣傳和培訓(xùn)強(qiáng)化工作人員對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，樹立先進(jìn)的檔案管理理念；其次，加大資金投入，配置計(jì)算機(jī)設(shè)備，為事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、系統(tǒng)化提供支持，同時(shí)改善檔案管理部門的工作環(huán)境；再次，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理要嚴(yán)格對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和考察，以便及時(shí)解決檔案管理中存在的問題。只有上層領(lǐng)導(dǎo)及基層工作人員都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能有效保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（二）建立檔案管理的制度化、科學(xué)化管理模式

首先，規(guī)章制度的設(shè)置過程必須言簡意賅，其操作性必須符合事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，更要發(fā)揮出積極作用，提高檔案管理的便利性。

其次，強(qiáng)化檔案管理制度的約束力，明確檔案管理原則，并且要求制度的制定針對所有相關(guān)人員，包括上層領(lǐng)導(dǎo)及基層員工，嚴(yán)格執(zhí)行平等原則，避免因個(gè)人原因影響到檔案管理的質(zhì)量。只有事業(yè)單位從上至下都受到制度的約束，才能保證檔案管理工作的權(quán)威性。

最后，應(yīng)該從獎(jiǎng)罰制度的建立入手，明確事業(yè)單位檔案管理過程中的獎(jiǎng)罰原則，需要以事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容為主，在獎(jiǎng)罰實(shí)施過程中，必須具有嚴(yán)肅性，同時(shí)更要公正公平，這樣有功必賞，遇到失誤造成的影響必究等，通過獎(jiǎng)罰制度的制定也大大提高了工作人員的檔案管理積極性。

（三）加強(qiáng)人員隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)

良好的管理團(tuán)隊(duì)是事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)有效性的必要基礎(chǔ)，因此，加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)有著十分重要的作用。另外，管理團(tuán)隊(duì)的人員素質(zhì)水平也決定了事業(yè)單位檔案管理的效率，因此，檔案管理人員的選撥必須嚴(yán)格按國家要求進(jìn)行，同時(shí)也要放開眼界，引入復(fù)合型人才。而對于檔案管理人員自身來說，檔案管理人員要積極尋求有效的學(xué)習(xí)方式，提高自身的綜合素質(zhì)，同時(shí)利用單位提供的空間不斷充實(shí)與完善自身，實(shí)現(xiàn)自身服務(wù)水平的提升。

在加強(qiáng)人員隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)方面，要考慮檔案管理工作的特殊性，事業(yè)單位檔案管理過程必須保證其精確化，重點(diǎn)進(jìn)行精確化的培養(yǎng)是必要的，事業(yè)單位在此過程中可以建立有效的、合理的跟蹤機(jī)制，如人事一對一的檔案跟蹤管理模式，除了具有傳統(tǒng)人事檔案的基本內(nèi)容之外，還應(yīng)該將記錄對象的其他特長、技能以及思想變化發(fā)展情況作為重點(diǎn)觀察內(nèi)容。

（四）檔案資料管理的信息化

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理事業(yè)也迎來了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在新時(shí)期計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，檔案管理事業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢，利用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，完善檔案管理機(jī)制，提高檔案管理水平。先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)能夠在傳統(tǒng)人工錄入的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)歸檔功能，并且同步檔案的利用狀態(tài)，如存儲(chǔ)、借閱、歸檔等，如圖1是以檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的檔案管理流程。先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)在有效提高檔案管理效率的同時(shí)，大幅度減少了檔案管理人員的工作量。先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)雖然擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的局限性，但是也應(yīng)注意到，只有工作人員改變傳統(tǒng)的思維模式，切實(shí)樹立信息化管理理念，才能真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。因此，事業(yè)單位檔案管理部門需要定期進(jìn)行信息化管理技能的培訓(xùn)，提高工作水平，也為高效管理模式的構(gòu)建打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，相關(guān)的技術(shù)研發(fā)部門需要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的完善，提高系統(tǒng)的安全性，確保單位的機(jī)密文件不被泄漏。

結(jié)束語

總的來說，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理水平已經(jīng)不能滿足國家發(fā)展的需要，面對愈加復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境，事業(yè)單位的檔案管理工作需要突破現(xiàn)有的工作管理桎梏，利用先進(jìn)、科學(xué)、高效的管理模式，從容的面對社會(huì)新時(shí)期帶來的挑戰(zhàn)，并推動(dòng)著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，為社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展做出貢獻(xiàn)。