王賀超　馬威

摘要：時代的發(fā)展和進步，對各行各業(yè)都提出了新的要求。在檔案管理中，我們也不能因循守舊，要做到與時俱進，促進檔案管理的現(xiàn)代化，以提高檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；計算機

隨著信息時代和網(wǎng)絡(luò)時代的到來，現(xiàn)代化的先進技術(shù)和計算機已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域當(dāng)中。在檔案管理中也不能落后于時代的發(fā)展，怎樣實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是值得探究的重要問題。

一、計算機技術(shù)在檔案工作中的運用

檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的核心和關(guān)鍵是檔案管理中計算機技術(shù)的普遍運用。這是因為計算機能應(yīng)用于檔案管理工作的各個方面，能帶動其他新技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，并能控制各種現(xiàn)代設(shè)備的使用，促進檔案管理工作的全面發(fā)展。從1946年出現(xiàn)第一臺電子數(shù)字計算機至今，計算機技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)跨越了四代。第一代是電子管計算機，機器體積大、成本高、可靠性能比較低；第二代是晶體管計算機；第三代是中、小規(guī)模集成電路計算機；第四代是大規(guī)模集成電路計算機，從1970年開始投入使用。目前，電子計算機技術(shù)已進入第五代超大規(guī)模集成電路階段。計算機軟件技術(shù)、機器系統(tǒng)正在不斷完善，微型計算機日益普遍，計算機的應(yīng)用普及到人類社會生活的每一個領(lǐng)域。電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)，能夠進行邏輯推理和判斷，因而在檔案管理中有著廣泛的用途和明顯的效果。它可以大大提高檔案管理工作存儲、處理、控制檔案信息的能力，并由此推動檔案工作的全面改革和發(fā)展。計算機應(yīng)用于管理系統(tǒng)，無論管理系統(tǒng)的類型、規(guī)模和水平怎樣，一般都應(yīng)經(jīng)過下列程序，計算機檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計也應(yīng)按照這些程序逐項進行。

（一）計算機檔案管理系統(tǒng)具體課題的選擇計算機可以廣泛地運用于檔案管理系統(tǒng)的各個方面，而實際檔案部門一般應(yīng)根據(jù)本身的具體情況（包括經(jīng)費、檔案數(shù)量、檔案利用者、檔案工作人員素質(zhì)等情況）決定建立怎樣的檔案計算機系統(tǒng)。

（二）對確定的計算機檔案管理系統(tǒng)進行分析在項目確定之后，應(yīng)圍繞項目進行深入調(diào)查研究，主要了解與計算機檔案管理系統(tǒng)有關(guān)的一些情況，并進行認(rèn)真分析。

（三）計算機檔案管理系統(tǒng)設(shè)計計算機系統(tǒng)設(shè)計一般包括兩個環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)用戶對系統(tǒng)功能的要求和準(zhǔn)備使用的計算機狀況，如機型、特點、功能等情況，確定本系統(tǒng)的設(shè)計原則。

（四）程序編寫在系統(tǒng)框圖、功能模塊和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)確定以后，就進入了程序編寫階段。首先應(yīng)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的要求，選擇采用計算機文件管理方式，或者選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理方式。

（五）數(shù)據(jù)準(zhǔn)備在檔案計算機管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的量是非常大的，需根據(jù)數(shù)據(jù)類型的要求收集有關(guān)數(shù)據(jù)，并按一定的格式整理出來，即按規(guī)定好的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行數(shù)據(jù)的讀寫。由于計算機只能識別規(guī)范的符號，所以應(yīng)按檔案著錄標(biāo)引規(guī)則開展這項工作。

（六）程序調(diào)試程序編完后應(yīng)進行認(rèn)真的調(diào)試，要對各個模塊直至整個系統(tǒng)準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)在編好的程序上進行調(diào)試，經(jīng)過不斷修改、不斷完善，最后投入正式運行。在調(diào)試過程中，原來的手工管理系統(tǒng)仍應(yīng)同時工作，以便對程序作進一步修改和校正。

二、計算機檔案管理系統(tǒng)的幾種具體形式

（一）計算機檔案檢索系統(tǒng)檔案計算機檢索有很大的優(yōu)越性，在檔案管理中最先運用計算機技術(shù)就是從檢索開始的。從20世紀(jì)80年代初，一些檔案部門就開始了檔案計算機檢索系統(tǒng)的試驗研制并取得豐碩成果。

（二）計算機文檔一體化管理系統(tǒng)文檔一體化是機關(guān)檔案工作發(fā)展的一個趨勢。計算機文檔一體化管理系統(tǒng)能夠集文書處理與檔案管理為一體，具有文件處理階段的登記、檢索、注辦、催辦、機要文件清退、不歸檔文件清理、檔案材料歸檔功能，檔案管理階段的收集、分類、劃定保管期限、組卷、編目、檢索、統(tǒng)計、編制銷毀清冊等功能。通過正規(guī)的文件著錄，利用計算機輔助著錄系統(tǒng)，可以較快地完成檔案文件信息的輸入，加強文書處理部門與檔案部門的聯(lián)系，提高工作效率，減少人工操作和重復(fù)勞動。

（三）計算機接待利用統(tǒng)計系統(tǒng)這個系統(tǒng)應(yīng)具有查檔接待利用工作中各種登記管理功能，如借閱、催詢、預(yù)約、查找、利用統(tǒng)計等計算機自動管理；自動形成利用過程中產(chǎn)生的各種工作報表和統(tǒng)計表，可直接顯示或打印出來。同時，利用系統(tǒng)一般都具有利用者身份檢驗功能、多用戶系統(tǒng)，可供多個用戶同時使用，互不干擾。

三、檔案工作組織管理

現(xiàn)代化檔案工作從本質(zhì)上看是一項管理工作。不僅要管理檔案，也要管理檔案機構(gòu)。管理檔案人員只有運用科學(xué)的思想、方法對檔案工作進行組織管理，才能達到檔案工作的目標(biāo)?，F(xiàn)在我國常見的管理包括：經(jīng)驗管理，以個人或別人成功的經(jīng)驗和教訓(xùn)為依據(jù)進行管理；行政管理，以法律、法令、計劃、條例、會議為依據(jù)進行管理；科學(xué)管理，以管理科學(xué)理論為指導(dǎo)，采用現(xiàn)代科學(xué)方法和手段進行管理。上述三種管理有著內(nèi)在聯(lián)系，經(jīng)驗管理、行政管理過程中應(yīng)加強科學(xué)管理方法的運用。

第一，加強管理思想的現(xiàn)代化。檔案工作人員、尤其是組織領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)根據(jù)社會發(fā)展和檔案工作的實踐，從指導(dǎo)思想上認(rèn)識檔案管理現(xiàn)代化的重大意義，拋棄傳統(tǒng)管理中不科學(xué)、不合理的因素，代之以科學(xué)的組織管理思想。

第二，注意管理方法的科學(xué)化。積極采用現(xiàn)代管理方法的優(yōu)秀成果，改變單純的以行政手段進行管理的做法。在管理方法中把經(jīng)濟方法、行政方法、法律方法、社會心理方法、政治教育方法等有機結(jié)合起來。

第三，強化組織機制，提高組織管理效率。應(yīng)根據(jù)檔案工作實際，按照科學(xué)的組織理論對檔案組織的體制、設(shè)置原則、內(nèi)部機構(gòu)、人員編制、運轉(zhuǎn)程序、決策過程進行有效管理，通過必要的措施和手段保證組織機構(gòu)的效率，充分發(fā)揮檔案的社會、經(jīng)濟效益。

第四，進一步加強檔案組織工作的標(biāo)準(zhǔn)化。通過制定檔案工作的組織標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，更好地、科學(xué)地開展檔案工作，指導(dǎo)檔案工作順利開展。在檔案工作現(xiàn)代化進程中，現(xiàn)代化的設(shè)備、現(xiàn)代化的技術(shù)方法都需要具備現(xiàn)代化思想的人去掌握運用。就中國目前的狀況，很快在檔案工作技術(shù)裝備上全面現(xiàn)代化仍是比較困難的，而且即使裝備現(xiàn)代化了，以目前檔案干部隊伍的知識素質(zhì)也不能充分發(fā)揮其作用。國內(nèi)一些檔案部門的現(xiàn)代化裝備沒有充分發(fā)揮作用，甚至處于閑置狀況，其關(guān)鍵是人員素質(zhì)的問題。所以，建設(shè)一支具有較高知識素質(zhì)的檔案干部隊伍是檔案工作現(xiàn)代化的基本保證；沒有這樣一支隊伍，現(xiàn)代化就無從談起。

實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化有利于推動我國檔案管理工作的進程，推動我國檔案管理工作的規(guī)范化、精細化的進程。