杜鵬

摘要：首因效因又稱初始效應（primary effect），屬心理學范疇的概念，是指決定第一印象的形成最先出現(xiàn)的中心性格特點所具有的機能效果。本文針對首因效應理念的概念和影響因子進行闡述和分析，并探討首因效應理念在高校二級學院辦公室管理中的運用。

關鍵詞：首因效應；影響因子；高校二級學院；辦公室管理

首因效應是心理學中的一個術語，即人們對新先得到的信息印象最深刻，雖然第一印象不一定是正確的，但是卻是最為牢固的。在人與人的交往中，第一印象主要依賴年齡、面部表情、性別、體態(tài)、談吐、衣著打扮決定，第一次交往中的表現(xiàn)能夠在交往者頭腦中留下深刻的印象。首因效應理念在多個領域中都有所應用，實踐證實，將首因效應應用在高校二級學院辦公室管理工作中可以樹立良好的形象，提高辦公效率，以下就根據(jù)筆者的工作經(jīng)驗針對首因效應理念在高校二級學院辦公室管理中的運用進行闡述與分析。

一、首因效應的影響因子

首因效應普遍存在于人們的日常行為中，對我們的學習、生活、工作有著不同程度的積極和消極影響，雖然我們很多時候并不會發(fā)現(xiàn)它在發(fā)揮作用。人在首次見面時，最先接受的信息成為第一印象和后續(xù)認識的基礎，就是認識上的先入為主，從影響因子來看，包括以下幾個方面：

（一）口頭語言

口頭語言就是我們表達是的話語，在人際交往活動中，口頭語言是一種直接、簡單的表達方式，口頭語言對人際交往的第一印象也有著重要的價值。在交往時，要注重口頭語言表達的應用，注意用語的文明性與禮貌性，不說粗話、臟話，多用“請”、“謝謝”、“您好”等禮貌用語。

（二）體態(tài)語言

體態(tài)語言是在交往活動中表達情感與態(tài)度的一種身體態(tài)勢，又被稱之為第二語言，在人際交往中有著重要的價值。體態(tài)語言是由動作語言、情態(tài)語言與空間語言組成。體態(tài)語言的形成是一個長期過程，會受到個性修養(yǎng)、生活環(huán)境、語言習慣的影響，可以反映出個體的外在與內(nèi)在修養(yǎng)。對于二級學院辦公室工作人員，要注重自身的體態(tài)語言，體現(xiàn)出優(yōu)雅、文明的原則。

（三）儀容

儀容就是人的外貌與形象，會給交往對象留下深刻的印象，儀容美是由內(nèi)在美、修飾美、自然美組成，作為辦公室工作人員，要加強學習，提高自身的藝術、文化、思想素養(yǎng)，在儀容上，進行合理的修飾，做到揚長避短，時刻保持積極樂觀的精神狀態(tài)。

二、首因效應理念在高校二級學院辦公室管理中的運用措施

對于高校二級學院辦公室的管理工作，必須要充分考慮到管理的特點，積極借助首因效應，揚長避短，克服負面影響，具體來看，可以從如下幾個角度來開展：

（一）保持儀容美

儀容美的內(nèi)容多樣，身高、長相都是先天遺傳的，無法改變，為了保持儀容美，需要從內(nèi)在美、修飾美兩個角度來著手，提高道德素養(yǎng)與文化修養(yǎng)，注意著裝，進行必要的化妝與修飾。在著裝方面，要遵循“傳統(tǒng)”、“莊重”的原則，女性化淡妝，不能穿著過于暴露的衣服，在服裝顏色的搭配上，全身搭配不宜超過三種顏色，款式不宜過于新奇、花哨，在日常工作中，要注重社交禮儀與文化知識的學習，提高道德素養(yǎng)。

（二）維護環(huán)境美

要確保辦公室各項工作的順利開展，要注意維持好辦公室的環(huán)境美，良好的環(huán)境可以給來訪者帶來好印象。因此，辦公室人員要及時清理辦公室的紙屑、煙灰等，保持內(nèi)部環(huán)境的清潔，用完的報紙和文件，要及時放好，對于膠水、U盤、筆等小件，要設置專門的存放區(qū)域，并經(jīng)常通風換氣，確保空氣的清新。

（三）講文明、懂禮貌

講文明、懂禮貌是社會主義核心價值觀的重要內(nèi)容，高校二級學院面對的訪客文化水平較高，要提高管理和服務質(zhì)量，辦公室工作人員要具備良好的服務意識與道德修養(yǎng)，注重舉止文明禮貌與語言文明禮貌，在交談時，要親切誠懇，聲音大小適中，語調(diào)沉穩(wěn)平和，將禮貌用語掛在嘴邊。在舉止上，要端莊穩(wěn)重，身體不能東倒西歪，坐姿端正，不能翹二郎腿。

（四）克服負面影響

首因效應有積極影響，也有負面影響，由于第一印象是根據(jù)被觀察對象的行為、舉止、外觀來判斷和考察，忽視了智力、性格等因素，在判斷時具有片面性的特征，也容易被歪曲。因此，二級學院辦公室工作人員要注意克服首因效應的負面影響，不能僅憑第一印象來判斷評價他人，要通過深入接觸得出客觀的結(jié)論，避免出現(xiàn)以貌取人的問題。同時，二級學院辦公室管理人員還要加強與本校之間的交流和溝通，積極借鑒本校的管理模式和管理理念，實現(xiàn)管理聯(lián)動。

三、結(jié)語

在高等教育的改革下，很多高校都開始推行“校、院、系”的二級學院，二級學院辦公室工作人員的任務大幅增加，為了提高辦公室管理工作的質(zhì)量，辦公室工作人員應該充分意識到首因效應的作用和價值，發(fā)揮出自身的言傳身教作用，為辦公室管理水平的提升奠定堅實的基礎。

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