肖秋會(huì)　許曉彤　石曉雨

摘 要：對(duì)武漢市34家綜合檔案館、高校檔案館、大型企事業(yè)單位檔案館（室）的電子文件安全保障情況進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研與評(píng)估，從實(shí)體安全、信息安全和管理安全三個(gè)方面分析了武漢市電子文件安全保障的現(xiàn)狀、成績(jī)與問(wèn)題。指出武漢市電子文件保障工作需要提升電子文件風(fēng)險(xiǎn)防御的意識(shí)與能力、提高電子文件備份的質(zhì)量與等級(jí)、強(qiáng)化對(duì)電子文件安全保障工作重要性的認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：電子文件；安全保障；調(diào)查；評(píng)估；武漢市

Abstract：To examine the status， achievements and problems of electronic records security assurance in Wuhan， members of our project group interviewed 34 institutions including several general archives， university archives and some archives of enterprise and public institutions. Solutions were focused on following aspects： 1） to enhance the awareness and ability of risk defense； 2） to improve the quality and level of backup； 3） and to strengthen the understanding of the importance of electronic records security assurance.

Keywords： Electronic records； Security assurance； Investigation； Evaluation；Wuhan

隨著各類(lèi)電子業(yè)務(wù)的發(fā)展和應(yīng)用，各級(jí)各類(lèi)組織機(jī)構(gòu)的電子文件數(shù)量和規(guī)模激增，電子文件的安全保障問(wèn)題成為我國(guó)檔案安全保障體系中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。截至2016年底，全國(guó)各級(jí)檔案館數(shù)字化檔案資源達(dá)2243萬(wàn)GB[1]，“存量數(shù)字化，增量電子化”成為檔案工作的主要著力點(diǎn)，保障電子文件的安全，使其真實(shí)、完整、可靠、可用尤為必要。本項(xiàng)目組以武漢市為例，對(duì)該市綜合檔案館、高校檔案館和大型企事業(yè)單位檔案館（室）的電子文件安全保障情況進(jìn)行了調(diào)查和評(píng)估，可為我國(guó)電子文件安全保障評(píng)估及電子文件安全保障政策的制定提供參考。

1.調(diào)查對(duì)象與調(diào)查方法

本項(xiàng)目組自2017年10月起，先后調(diào)查了武漢市14個(gè)綜合檔案館、12個(gè)高校檔案館和8個(gè)大型企事業(yè)單位檔案館（室），實(shí)地發(fā)放并回收有效問(wèn)卷34份。我們以實(shí)體安全、信息安全和管理安全三個(gè)一級(jí)指標(biāo)為基礎(chǔ)，對(duì)庫(kù)房環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、制度建設(shè)、組織管理等多個(gè)二級(jí)指標(biāo)領(lǐng)域進(jìn)行調(diào)查。為保證調(diào)查結(jié)果的準(zhǔn)確可信，我們對(duì)32家單位進(jìn)行了實(shí)地調(diào)查，對(duì)距離較遠(yuǎn)或不便接待的2家單位進(jìn)行電子郵件調(diào)查與電話(huà)訪談。并在初步梳理調(diào)查數(shù)據(jù)后對(duì)數(shù)據(jù)存疑的部分單位進(jìn)行了電話(huà)回訪。

2.武漢市電子文件安全保障現(xiàn)狀總體評(píng)估

項(xiàng)目組成員運(yùn)用層次分析法（AHP），參考電子文件安全保障相關(guān)的法律法規(guī)、政策標(biāo)準(zhǔn)及多名專(zhuān)家學(xué)者的專(zhuān)著與論述，制定了包含3個(gè)一級(jí)指標(biāo)、7個(gè)二級(jí)指標(biāo)、35個(gè)三級(jí)指標(biāo)的電子文件安全保障評(píng)估指標(biāo)體系[2]。采用德?tīng)柗品▽?duì)9位專(zhuān)家進(jìn)行調(diào)查與咨詢(xún)，確定各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重。另外，根據(jù)指標(biāo)體系設(shè)計(jì)調(diào)查問(wèn)卷，對(duì)武漢市34家檔案館（室）的電子文件安全保障現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，按比例為各項(xiàng)調(diào)查結(jié)果賦分并依照權(quán)重計(jì)算與評(píng)估（滿(mǎn)分為100）。結(jié)果分布如圖1。

如圖1，在參與評(píng)估的34家單位中，評(píng)級(jí)為“優(yōu)秀”、得分在[90，100]區(qū)間的單位共3家，占比8.8%，含綜合檔案館2家，高校檔案館1家；評(píng)級(jí)為“良好”、得分在[80，90]區(qū)間的單位共11家，占比32.35%，含綜合檔案館6家，高校檔案館2家，企事業(yè)單位檔案館（室）3家；評(píng)級(jí)為“一般”、得分在[60，80]區(qū)間的單位共11家，占比32.35%，含綜合檔案館4家，高校檔案館4家，企事業(yè)單位檔案館（室）3家；評(píng)級(jí)為“較落后”、得分在[40，60]區(qū)間的單位共7家，占比20.6%，含綜合檔案館2家，高校檔案館4家，企事業(yè)單位檔案館（室）1家；評(píng)級(jí)為“亟待整改”、得分在[0，40]區(qū)間的單位共2家，占比5.9%，含高校檔案館1家，企事業(yè)單位檔案館（室）1家。

總體而言，參與此次評(píng)估各單位的電子文件安全保障水平差異顯著，最高分達(dá)94.602，最低分為32.746，其中，評(píng)級(jí)為“良好”和“一般”的單位居多。從達(dá)標(biāo)率來(lái)看，以60分為基準(zhǔn)，本次評(píng)估的整體達(dá)標(biāo)率為73.5%，大部分組織機(jī)構(gòu)在電子文件安全保障工作方面取得一定成效。從檔案館類(lèi)型看，綜合檔案館整體情況普遍優(yōu)于其他兩類(lèi)檔案館，平均得分為76，這受其工作職責(zé)及在檔案工作中的主導(dǎo)地位所影響；大型企事業(yè)單位和高校檔案館平均得分為68.2和65.2，但個(gè)體間得分差異尤為顯著，這與各單位對(duì)電子文件管理重視程度和管理規(guī)模不同有關(guān)。

3.武漢市電子文件安全保障現(xiàn)狀調(diào)查結(jié)果分析

3.1電子文件實(shí)體安全保障現(xiàn)狀。

3.1.1電子文件庫(kù)房的獨(dú)立性和專(zhuān)業(yè)化有待提升。電子文件與傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的載體與形式不同，對(duì)保存環(huán)境的要求各異，為電子文件提供專(zhuān)業(yè)可靠的外部保管環(huán)境至關(guān)重要。調(diào)查顯示，34家檔案館（室）中僅17家（50%）設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的電子文件庫(kù)房，不同類(lèi)型的檔案館（室）設(shè)立專(zhuān)門(mén)電子文件庫(kù)房的比例均為50%左右，可見(jiàn)，目前組織機(jī)構(gòu)尚未普遍樹(shù)立電子文件單獨(dú)保管的意識(shí)。在具體保管設(shè)施方面，上述電子文件庫(kù)房全部配備溫濕度控制設(shè)施，88.24%的庫(kù)房配備了防水、防火、防塵及防止人員入侵設(shè)施，七成左右?guī)旆颗鋫淞朔雷贤饩€和防電磁輻射設(shè)施，五成庫(kù)房配備了防有害氣體及防震設(shè)施。

3.1.2電子文件保存載體種類(lèi)多樣、合規(guī)性良好。電子文件由信息及其附著的載體組成，多樣化的合規(guī)存儲(chǔ)介質(zhì)有助于提升電子文件管理的安全系數(shù)。此次接受調(diào)查的34家單位中有29家（85.3%）均選取了兩種及以上載體來(lái)儲(chǔ)存電子文件，其中5家（14.7%）使用了硬盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)和磁帶4種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行文件保存，其余5家（14.7%）只選取了硬盤(pán)作為唯一存儲(chǔ)方式。在所有存儲(chǔ)介質(zhì)中，硬盤(pán)以快捷便利的特點(diǎn)使用最為廣泛，采用率達(dá)97.06%；目前最為經(jīng)濟(jì)、安全的電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)光盤(pán)也被82.35%的機(jī)構(gòu)選用，綜合檔案館多選用壽命大于20年的檔案級(jí)光盤(pán)；還有26.47%和11.76%的單位選擇磁帶和軟盤(pán)作為存儲(chǔ)介質(zhì)。在管理與保存上述存儲(chǔ)載體時(shí)，88.24%的機(jī)構(gòu)使用磁帶盒、光盤(pán)盒等專(zhuān)業(yè)裝具。

對(duì)存儲(chǔ)載體定期檢查是保證電子文件完整、可用的重要環(huán)節(jié)。調(diào)查顯示，70.59%的單位會(huì)定期對(duì)載體進(jìn)行可讀性檢查，47.06%的單位會(huì)對(duì)載體外觀進(jìn)行檢查，50%和35.29%的單位會(huì)檢查數(shù)據(jù)的完整性和防毒情況，另外，有20.59%的單位未進(jìn)行定期檢查。

3.2電子文件信息安全保障現(xiàn)狀。

3.2.1網(wǎng)絡(luò)環(huán)境設(shè)施基本完備。網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施及網(wǎng)絡(luò)配置構(gòu)成了電子文件生成、流轉(zhuǎn)與保存的直接環(huán)境。調(diào)查顯示，在基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施方面，79.41%的單位計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)部件配備齊全、劃分了內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)段并實(shí)行訪問(wèn)控制，58.82%單位的重要通訊線路和通訊控制裝置均有備份。在防攻擊方面，所有單位都安裝了防病毒軟件，58.82%的單位使用360殺毒，其他單位使用了騰訊電腦管家、金山毒霸、瑞星、趨勢(shì)科技、卡巴斯基、諾頓等品牌的殺毒軟件；94.12%的單位建立了防火墻系統(tǒng)維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，64.71%的單位采用入侵檢測(cè)技術(shù)動(dòng)態(tài)識(shí)別惡意使用行為；同時(shí)，55.88%的單位采用自動(dòng)化漏洞掃描程序查找網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，32.35%的單位定期進(jìn)行人工漏洞查找與修復(fù)?？梢?jiàn)，大部分單位搭建了較完善的網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境，配備了防火墻系統(tǒng)和殺毒軟件，但持續(xù)動(dòng)態(tài)的防入侵技術(shù)方面還有待提升。

3.2.2電子文件管理系統(tǒng)初步普及，但關(guān)鍵技術(shù)的采用度偏低。88.24%的被調(diào)查對(duì)象配備了電子文件管理系統(tǒng)，其中，100%的綜合檔案館均配備了上述系統(tǒng)。73.3%的系統(tǒng)經(jīng)過(guò)了具有資質(zhì)的安全保密測(cè)試單位的檢測(cè)，20%的系統(tǒng)通過(guò)了自行系統(tǒng)安全檢測(cè)。86.67%的系統(tǒng)能進(jìn)行較為及時(shí)、方便的升級(jí)和維護(hù)。采用電子文件管理系統(tǒng)的單位中，63.33%的系統(tǒng)為單位直接采購(gòu)，主要品牌有：世紀(jì)科怡、東方飛揚(yáng)、南大之星、紫光啟明、量子偉業(yè)PDE等；33.34%的單位委托研制或合作開(kāi)發(fā)電子文件管理系統(tǒng)；僅有一家單位的電子文件管理系統(tǒng)為自主研發(fā)。在電子文件管理系統(tǒng)的功能方面，本次調(diào)查涉及的系統(tǒng)均提供檢索利用功能，76.67%的系統(tǒng)可進(jìn)行電子文件分類(lèi)、70%具有捕獲或歸檔功能、63.33%具有長(zhǎng)久保存功能、33.33%有鑒定功能、20%具有審計(jì)與分析功能，但如捕獲歸檔、在線移交等功能的使用率很低。其中，僅有53.33%的單位表示現(xiàn)有的電子文件管理系統(tǒng)可以滿(mǎn)足工作需要。部分檔案工作者反映電子文件管理系統(tǒng)功能是否齊全只是初級(jí)要求，關(guān)鍵在于功能是否符合工作實(shí)際、便于操作。通過(guò)調(diào)查可知，多數(shù)單位在電子文件管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中地位較被動(dòng)，開(kāi)發(fā)商根據(jù)實(shí)際的工作需求進(jìn)行功能更新的周期較長(zhǎng)，這為電子文件日常管理工作造成了一定困難。

數(shù)據(jù)安全關(guān)鍵技術(shù)的實(shí)施能有效保障電子文件在生成、流轉(zhuǎn)、歸檔與利用等各環(huán)節(jié)的安全。調(diào)查顯示，35.29%的單位在電子文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中采用了非對(duì)稱(chēng)加密技術(shù)，8.82%的單位實(shí)施了對(duì)稱(chēng)加密，另外，55.88%的單位未進(jìn)行加密處理。在信息認(rèn)證方面，58.8%的單位采用了數(shù)字簽名、身份識(shí)別或信息完整性校驗(yàn)技術(shù)，29.4%的單位采用了上述兩種及以上的信息認(rèn)證技術(shù)。在數(shù)字水印技術(shù)方面，54%的單位未使用數(shù)字水印，23.53%的單位使用圖像水印，其他單位使用文本水印、視頻水印、明文水印等。項(xiàng)目組在走訪中得知，武漢市各級(jí)綜合檔案館并未完全實(shí)現(xiàn)在線移交歸檔，這也是導(dǎo)致各單位對(duì)數(shù)據(jù)安全關(guān)鍵技術(shù)的采用度不高的原因之一。

3.2.3 電子文件保存格式具有多樣性。本項(xiàng)目組統(tǒng)計(jì)了34家單位電子文件的保存格式及其被采用的比例（見(jiàn)表1），發(fā)現(xiàn)大多數(shù)單位采用兩種及以上的保存格式。其中：39.3%采用兩種以上格式保存文本類(lèi)電子文件，該比例在圖像類(lèi)、錄音類(lèi)和錄像類(lèi)電子文件中分別為55.2%、50%及45.5%。值得注意的是，仍有部分單位將doc作為唯一的文本類(lèi)電子文件保存格式，這為電子文件安全長(zhǎng)久保存帶來(lái)了隱患。

3.2.4 電子文件備份基本普及但等級(jí)有待提升。與紙質(zhì)文件相比，電子文件更加易流失，備份工作為電子文件安全管理提供了雙重保障。調(diào)查顯示，除1家電子文件工作較落后的單位未進(jìn)行備份外，其余33家單位中，有26家的備份級(jí)別為“數(shù)據(jù)級(jí)（僅備份數(shù)據(jù)）”，3家的備份級(jí)別為“應(yīng)用級(jí)（備份應(yīng)用系統(tǒng)）”，1家實(shí)行了備份全部應(yīng)用環(huán)境與基礎(chǔ)設(shè)施的“業(yè)務(wù)級(jí)備份”。各單位的備份存儲(chǔ)方式及采用比例詳見(jiàn)圖2，其中，87.9%的單位采用兩種及以上的備份存儲(chǔ)方式，72.8%的單位采用4種以上的備份存儲(chǔ)方式?？梢?jiàn)各單位均按照要求開(kāi)展了電子文件備份工作，但備份級(jí)別有待提升。

3.3電子文件管理安全保障現(xiàn)狀。

3.3.1標(biāo)準(zhǔn)遵從與制度建設(shè)狀況基本良好。各項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度規(guī)范是組織機(jī)構(gòu)電子文件安全管理工作的依據(jù)。調(diào)查顯示，在標(biāo)準(zhǔn)遵從方面，76.47%的單位表示采用了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》的規(guī)定，綜合檔案館采用最為積極。在制度建設(shè)方面，88.24%的單位制定了電子文件歸檔制度與電子文件安全保密制度，其中，47.06%和38.24%的單位認(rèn)為上述制度實(shí)施情況良好及一般，14.71%的單位認(rèn)為其實(shí)施效果并不理想。面對(duì)形勢(shì)日益嚴(yán)峻的電子文件管理工作，82.3%的單位制定了短期、中期或長(zhǎng)期工作計(jì)劃，其中2家單位同時(shí)制定了中期與長(zhǎng)期工作計(jì)劃，6家單位表示尚未制定工作計(jì)劃。

3.3.2 預(yù)算及經(jīng)費(fèi)情況比較樂(lè)觀。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子文件管理對(duì)技術(shù)與設(shè)備更新?lián)Q代的依賴(lài)性更強(qiáng)，經(jīng)費(fèi)投入直接決定著機(jī)構(gòu)電子文件管理的層次與規(guī)模。調(diào)查顯示，85.29%的單位均有針對(duì)電子文件安全保護(hù)的專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算，52.94%和32.35%的單位表示經(jīng)費(fèi)充足或較充足，另有14.71%的單位表示經(jīng)費(fèi)不充足。在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，八成以上的被調(diào)查對(duì)象對(duì)經(jīng)費(fèi)情況比較樂(lè)觀，但根據(jù)我們的評(píng)估體系和評(píng)估結(jié)果，電子文件安全保障的總體優(yōu)秀率偏低，這與各單位對(duì)電子文件安全保障工作的認(rèn)識(shí)不足有關(guān)。

3.3.3人員崗位安排與成長(zhǎng)激勵(lì)機(jī)制有待進(jìn)一步完善。設(shè)立專(zhuān)職的電子文件安全保管負(fù)責(zé)人員能夠保證機(jī)構(gòu)電子文件管理工作開(kāi)展效果與運(yùn)行效率。在崗位人員安排方面，調(diào)查顯示，35.29%的單位設(shè)立了獨(dú)立的電子文件安全保護(hù)工作崗位，58.82%的單位設(shè)立了兼職崗位，5.88%的單位沒(méi)有人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。在電子文件安全保障工作的職責(zé)分工方面，58.82%的機(jī)構(gòu)做到了明文規(guī)定其權(quán)責(zé)。在人員成長(zhǎng)與激勵(lì)方面，64.71%的單位表示已開(kāi)展了電子文件安全保護(hù)的相關(guān)培訓(xùn)課程，50%的單位表示針對(duì)該項(xiàng)工作制定了相關(guān)獎(jiǎng)懲制度?？梢?jiàn)，電子文件安全保管未能作為一項(xiàng)獨(dú)立工作得到普遍認(rèn)可，被調(diào)查機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件安全保護(hù)重要性的認(rèn)識(shí)仍不夠充分，并缺乏對(duì)此項(xiàng)工作的足夠重視。

3.3.4 風(fēng)險(xiǎn)與災(zāi)備意識(shí)嚴(yán)重不足。此次調(diào)查顯示，為維護(hù)電子文件的長(zhǎng)期可存取，67.7%的單位定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移或載體轉(zhuǎn)換，但23.5%和8.8%的單位只對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行了復(fù)制或未采取任何措施。僅50%的單位進(jìn)行過(guò)電子文件安全保護(hù)工作評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行了整改。這說(shuō)明接受調(diào)查的各機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件安全風(fēng)險(xiǎn)的防范準(zhǔn)備不足，應(yīng)有組織有計(jì)劃地開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估與應(yīng)對(duì)工作。同時(shí)，各單位災(zāi)備工作實(shí)施情況也不容樂(lè)觀，僅7%的單位建立了電子文件災(zāi)備中心，不到半數(shù)單位成立了電子文件安全應(yīng)急處理和搶險(xiǎn)救災(zāi)工作隊(duì)。 67.65%的單位制定了電子文件安全應(yīng)急處理與災(zāi)難恢復(fù)的預(yù)案，只有20.59%的單位據(jù)此開(kāi)展了定期演練。

4.結(jié)論與建議

綜上，武漢市的電子文件安全保障工作在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、存儲(chǔ)載體與格式管理、基礎(chǔ)備份、電子文件管理系統(tǒng)普及、標(biāo)準(zhǔn)遵從與制度建設(shè)、預(yù)算與經(jīng)費(fèi)方面取得了一定進(jìn)展，但仍存在幾個(gè)亟待重視的問(wèn)題：

4.1風(fēng)險(xiǎn)防御意識(shí)與能力不足。此次調(diào)查發(fā)現(xiàn)，各檔案館針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的實(shí)體安全防護(hù)工作普遍優(yōu)于電子文件，誠(chéng)然，這與電子文件工作起步較晚有關(guān)，但電子文件易更改、易流失的特性[3]及信息環(huán)境中瞬息多變的風(fēng)險(xiǎn)使其安全保障工作應(yīng)當(dāng)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受到更密切、更頻繁的關(guān)注。調(diào)研中反映出的主要問(wèn)題有：①缺乏持續(xù)動(dòng)態(tài)的防入侵技術(shù)。雖然各單位普遍安裝了殺毒軟件與防火墻，但對(duì)動(dòng)態(tài)入侵檢測(cè)和自動(dòng)化漏洞查找等技術(shù)的普及度不高，甚至有單位認(rèn)為上述安全措施只需要采用其中1～2種即可，這為不法分子惡意攻擊提供了可乘之機(jī)。②長(zhǎng)期保存措施不完備。由調(diào)查可知，在電子文件長(zhǎng)期保存過(guò)程中超過(guò)三成機(jī)構(gòu)僅進(jìn)行了數(shù)據(jù)復(fù)制或尚未采取任何保障策略，數(shù)據(jù)遷移與載體轉(zhuǎn)換等必要的技術(shù)措施未受到應(yīng)有的重視，嚴(yán)重危害電子文件的長(zhǎng)期可用性。③安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與整改工作不及時(shí)。調(diào)查顯示，僅五成單位能夠?qū)﹄娮游募芾磉^(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別評(píng)估并據(jù)此整改，這使各機(jī)構(gòu)無(wú)法準(zhǔn)確掌握電子文件管理的安全現(xiàn)狀、風(fēng)險(xiǎn)與問(wèn)題，不利于工作戰(zhàn)略的制定。④部分檔案工作人員對(duì)信息安全關(guān)鍵技術(shù)不了解、敏感度不高。本項(xiàng)目組在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，對(duì)于問(wèn)卷中提及的信息認(rèn)證、信息加密相關(guān)技術(shù)，部分檔案工作者表示并不了解。面對(duì)此類(lèi)問(wèn)題，接受采訪的某高校檔案館館長(zhǎng)指出，這與目前檔案工作者隊(duì)伍中缺乏既懂得檔案又精通技術(shù)的人員有關(guān)，這也是檔案工作者產(chǎn)生“技術(shù)恐懼”的客觀原因。除以上因素外，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的欠缺使檔案工作者缺乏了解新技術(shù)、新手段的動(dòng)力，亦是導(dǎo)致電子文件管理技術(shù)應(yīng)用滯后的重要原因。

4.2電子文件備份的質(zhì)量與等級(jí)有待提升。目前，各單位電子文件備份工作初具規(guī)模，但戰(zhàn)略規(guī)劃與實(shí)際操作的層級(jí)偏低，不足以應(yīng)對(duì)多變的環(huán)境條件與技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)。首先，在戰(zhàn)略層面，依照《國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于加強(qiáng)信息安全保障工作的意見(jiàn)》[4]成立電子文件安全應(yīng)急處理和搶險(xiǎn)救災(zāi)工作隊(duì)的單位不足半數(shù)，制定電子文件安全應(yīng)急處理與災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案的單位中僅三分之一對(duì)該預(yù)案進(jìn)行了演練，缺乏定期執(zhí)行演練的應(yīng)急預(yù)案無(wú)法得到及時(shí)的修正、更新，就成為一紙空文，因此，提升隊(duì)伍建設(shè)、加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案的落實(shí)與反饋機(jī)制迫在眉睫。其次，在實(shí)際操作層面，多數(shù)單位對(duì)備份的認(rèn)識(shí)還停留在數(shù)據(jù)層面，對(duì)電子文件生成、流轉(zhuǎn)與存儲(chǔ)的應(yīng)用環(huán)境備份缺乏重視，這不利于特殊格式或載體電子文件的長(zhǎng)期存取利用，于是，實(shí)施應(yīng)用級(jí)及以上的備份并盡量采取多種備份手段十分必要。如湖北省檔案館電子文件實(shí)施應(yīng)用級(jí)備份，并采取了增量備份、完全備份、脫機(jī)備份、服務(wù)器在線備份、異地備份、重要文件縮微膠片異質(zhì)備份等措施。

4.3對(duì)電子文件安全保障工作的認(rèn)識(shí)脫離時(shí)代形勢(shì)發(fā)展。在走訪調(diào)查的過(guò)程中，項(xiàng)目組成員發(fā)現(xiàn)相當(dāng)數(shù)量的檔案工作人員對(duì)電子文件安全保障工作的認(rèn)識(shí)與時(shí)代環(huán)境和形勢(shì)發(fā)展脫離甚遠(yuǎn)，這一現(xiàn)象在部分高校檔案館和企事業(yè)單位檔案館（室）尤其顯著，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：①對(duì)電子文件概念認(rèn)識(shí)不清。電子文件的檔案化管理未能得到體現(xiàn)。調(diào)研過(guò)程中，部分單位的工作人員將電子文件管理與檔案工作區(qū)別對(duì)待，即認(rèn)為檔案是檔案，電子文件是電子文件；還有個(gè)別單位為應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查，隨意拷貝數(shù)碼設(shè)備中的文件或掃描一些紙質(zhì)文件“充當(dāng)”電子文件館藏。上述現(xiàn)象說(shuō)明，由于部分檔案工作者對(duì)技術(shù)的了解度與信任度偏低、技術(shù)本身的局限性等主客觀原因，電子文件的憑證價(jià)值未受到普遍認(rèn)可，電子文件保存價(jià)值被忽視。同時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)，檔案館安全保障綜合水平較高的單位在電子文件安全保障工作中未必有較好的表現(xiàn)，這表明部分檔案館對(duì)電子文件安全保障工作的重視程度還有待提高。②電子文件安全保障工作的獨(dú)立地位不突出。擁有獨(dú)立電子文件庫(kù)房、專(zhuān)職電子文件管理人員、電子文件歸檔制度、電子文件安全保密制度的單位較少，明文規(guī)定電子文件管理權(quán)責(zé)及實(shí)施獎(jiǎng)懲措施、開(kāi)展電子文件專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的單位也較為缺乏，這說(shuō)明人們?nèi)匀黄蛴谘赜脗鹘y(tǒng)的檔案管理方法或習(xí)慣來(lái)管理電子文件。因此，必須提升對(duì)數(shù)字環(huán)境中電子文件生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保存和利用特性的認(rèn)識(shí)，調(diào)強(qiáng)電子文件安全保障工作的重要性。

*本文系教育部人文社會(huì)科學(xué)重點(diǎn)研究基地重大項(xiàng)目“我國(guó)檔案安全保障體系構(gòu)建的理論與實(shí)踐研究”（項(xiàng)目編號(hào)：15JJD870002）研究成果之一。

參考文獻(xiàn)：

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[2]該指標(biāo)體系的詳細(xì)構(gòu)建過(guò)程與論證參見(jiàn)本項(xiàng)目組另一篇論文《基于層次分析法的電子文件安全保障評(píng)估指標(biāo)體系構(gòu)建》，作者：劉盼盼、容依媚、梁珂珂。

[3]馮惠玲.電子文件管理：信息化社會(huì)的基石[J].電子政務(wù)，2010（06）：3-9.

[4]國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于加強(qiáng)信息安全保障工作的意見(jiàn)[EB/OL]. [2018-01-12]. http：//www.pkulaw.cn/fulltext_form.aspx/pay/fulltext_form.aspx？Db=chl&Gid;=35202072db61e37abdfb.

（作者單位：武漢大學(xué)信息管理學(xué)院，武漢大學(xué)信息資源研究中心，圖書(shū)情報(bào)國(guó)家級(jí)實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心（武漢大學(xué)） 來(lái)稿日期：2018-01-16）