鄭榮珠

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，人們愈發(fā)重視對檔案信息的安全和管理工作，尤其是在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的大背景下，檔案信息化已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。我們都知道檔案信息內(nèi)容十分豐富且種類繁多，因此落實(shí)檔案管理信息管理就勢在必行，對檔案管理基礎(chǔ)工作也有了更高的要求?？梢哉f高效的檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理和調(diào)閱的前提和保障，可以促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定快速運(yùn)行，極大的提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。筆者結(jié)合自身在大朗鎮(zhèn)檔案館的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，就檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用進(jìn)行分析和探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代檔案管理；具體作用

網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來，使得信息傳播和獲取的速度空前加快，數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理基礎(chǔ)工作中的應(yīng)用極大地提高了檔案管理的工作效率，同時(shí)檔案信息的安全也受到了嚴(yán)重的威脅，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理趨勢和檔案管理的基礎(chǔ)性工作產(chǎn)生了沖突，使得檔案管理基礎(chǔ)工作的問題也日益凸顯?？梢哉f檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案查詢和調(diào)用的前提和源頭，基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問題會直接影響到之后的檔案調(diào)閱和查詢，并造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失和檔案館的信譽(yù)下滑的問題。對此，我們要高度重視檔案管理基礎(chǔ)工作，保證檔案管理的準(zhǔn)確性并加快檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的進(jìn)程。

1 當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題和面臨的挑戰(zhàn)

高效的檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理工作運(yùn)行的前提和保障，是企業(yè)改革和科學(xué)化管理的必然發(fā)展要求，對此我們要高度重視檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，完善檔案管理工作體制，促進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程。但在實(shí)際的檔案管理工作中還存在著以下的問題，限制了檔案管理基礎(chǔ)工作的運(yùn)行：首先，檔案管理基礎(chǔ)工作被忽視，不具備健全的日常工作制度，影響檔案管理工作的有序性。其次，受檔案管理機(jī)構(gòu)管理質(zhì)量不高的影響，檔案分類不合理，具體表現(xiàn)在僅依據(jù)時(shí)間分類而忽略檔案資料具體內(nèi)容，增加了檔案資料查找工作的難度。最后，檔案編號準(zhǔn)確性不強(qiáng)。因每份檔案都是唯一的，所以，其編號也是檔案的一種標(biāo)志。但在實(shí)踐過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)同一編號代表多份檔案的情況，對檔案資料查找以及歸檔都十分不利。

2 檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的具體作用

一般情況下，檔案管理基礎(chǔ)工作的內(nèi)容就是整理并分類檔案資料，同時(shí)對其進(jìn)行鑒定與保管，所以，具體的工作內(nèi)容單一，實(shí)際工作量巨大。需要注意的是，檔案管理基礎(chǔ)工作需要人工來完成，尤其是在整理并分類檔案資料方面很容易受諸多因素影響而難以保證檔案信息資料的記錄完整性。為此，有必要給予檔案管理基礎(chǔ)工作應(yīng)有的重視，并且正確認(rèn)知其重要作用。

2.1 嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作

貫徹落實(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作，能夠保證檔案管理的規(guī)范性發(fā)展。一般來講，檔案管理基礎(chǔ)工作的內(nèi)容包括檔案資料的整理、分類與保管等。檔案基礎(chǔ)工作的認(rèn)真開展能夠保證后續(xù)工作得以簡化，在有效信息提取方面能夠加快速度并提高質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，確定檔案資料類別與編號，為查找檔案資料提供便利，增強(qiáng)檔案資料管理工作的規(guī)范性。

2.2 提高檔案資料準(zhǔn)確性

開展檔案管理基礎(chǔ)工作對檔案管理后期工作的開展提供了有力的保障，而基礎(chǔ)工作準(zhǔn)確性的提升也能夠更好地幫助后續(xù)工作的進(jìn)行尤其是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍應(yīng)用的背景下，檔案管理信息化建設(shè)的重要性逐漸突顯出來，為此，保證檔案資料信息匯總、分類與編輯等準(zhǔn)確具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

2.3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程

目前階段，檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)揮著不可替代的作用，基礎(chǔ)工作和檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是相輔相成的?；谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與其強(qiáng)大運(yùn)算能力，檔案資料檢索與調(diào)取的速度明顯提升，在實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范與準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，可以確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作量得以減少，保證錄入資料更加準(zhǔn)確。

3 增強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的有效策略

筆者結(jié)合自身在大朗鎮(zhèn)檔案館的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，就如何增強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的效率淺談幾點(diǎn)個(gè)人看法，希望對檔案管理基礎(chǔ)工作的效率提升有所幫助。

3.1 增強(qiáng)工作人員檔案管理基礎(chǔ)工作認(rèn)知程度

開展檔案管理工作的過程中，因機(jī)構(gòu)本身的忽視以及檔案資料基礎(chǔ)工作強(qiáng)度較大的影響，導(dǎo)致管理人員并未給予檔案管理基礎(chǔ)工作高度重視，對檔案管理工作的開展十分不利。在這種情況下，檔案管理機(jī)構(gòu)需加大教育與培訓(xùn)的力度，確保所有管理人員可以對檔案管理基礎(chǔ)工作的重要作用予以正確地認(rèn)知，增強(qiáng)檔案資料規(guī)范性以及準(zhǔn)確性。大朗鎮(zhèn)檔案館定期組織工作人員前往其他市、鎮(zhèn)優(yōu)秀檔案館和圖書館進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，并開展相關(guān)檔案知識培訓(xùn)，使全體工作人員時(shí)刻保持對檔案工作的興趣和熱忱，切實(shí)推動大朗鎮(zhèn)檔案事業(yè)向前發(fā)展。

3.2 提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求

在日常工作中，檔案管理就是針對檔案開展分類與管理等工作。但如果檔案資料整理量較大，則會受管理不完善因素的影響而出現(xiàn)差錯，不利于檔案管理后續(xù)工作的開展。與此同時(shí)，因檔案管理機(jī)構(gòu)管理模式與規(guī)章制度尚未統(tǒng)一，所以在傳遞或者是共享檔案資料的時(shí)候同樣會引發(fā)諸多問題。在這種情況下，要高度重視檔案管理工作的系統(tǒng)化與規(guī)范化發(fā)展。作為檔案管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)重視自身的正規(guī)化建設(shè)，建立并健全管理機(jī)制，注重檔案管理工作人員教育工作的開展。大朗鎮(zhèn)檔案館利用每月例會時(shí)間，由老資歷工作人員對“新手”館員進(jìn)行授課，授課內(nèi)容主要為檔案日常工作涉及的規(guī)章制度解讀、具體操作指南。

3.3 檔案管理信息系統(tǒng)的完善，伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理系統(tǒng)中占據(jù)的地位更高

為了進(jìn)一步強(qiáng)化信息化管理模式，一定要保證信息管理系統(tǒng)的完善性。在此過程中，需優(yōu)化分類檔案資料，并且詳細(xì)地填寫檔案信息的分類，保證所設(shè)置的關(guān)鍵詞準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)檢索效率的全面提升。在此基礎(chǔ)上，信息管理系統(tǒng)強(qiáng)化的目標(biāo)就是保證檔案檢索速度以及準(zhǔn)確率的有效提升。將信息處理系統(tǒng)引入到檔案管理工作中，需實(shí)現(xiàn)全面更新，確保和現(xiàn)代技術(shù)保持同步，進(jìn)而推動檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。大朗鎮(zhèn)檔案館建館以來，致力打造全國首個(gè)鎮(zhèn)級數(shù)字檔案館。以信息技術(shù)為手段，積極推進(jìn)檔案資源整合，成立數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，對館藏檔案實(shí)行數(shù)字化處理，各社區(qū)（村）、單位可在線直接查詢檔案。

3.4 保證檔案管理的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理與檔案資料安全性的全面提升為檔案管理基礎(chǔ)工作的順利開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

檔案資料數(shù)量極大，所以管理難度明顯提高。然而，部分檔案管理工作人員對于檔案資料檢查工作的作用嚴(yán)重忽視，難以保證及時(shí)找出檔案資料的損壞問題。在這種情況下，檔案管理工作人員應(yīng)積極開展檔案管理安全性的建設(shè)工作，并且針對檔案資料展開定期地檢查與整理，如每隔一年清點(diǎn)一次檔案實(shí)際館藏與臺賬數(shù)量是否相符。如果檔案資料出現(xiàn)損壞亦或是丟失的情況，需及時(shí)選擇使用補(bǔ)救的措施，若管理機(jī)構(gòu)條件允許，可以將監(jiān)控系統(tǒng)安裝在檔案室當(dāng)中，以保證檔案資料更加安全。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理的基礎(chǔ)工作為后續(xù)檔案管理工作的開展提供了有價(jià)值的參考依據(jù)，所以其作用與地位是不容忽視的。作為檔案管理人員一定要正確認(rèn)知檔案管理基礎(chǔ)工作的作用，為檔案管理工作的進(jìn)一步開展提供保障。

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