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        企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的探究

        2018-06-30 06:18:10姜璐
        卷宗 2018年15期
        關(guān)鍵詞:信息平臺服務(wù)意識管理理念

        姜璐

        摘 要:現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理技術(shù)在各領(lǐng)域的深入應(yīng)用,使得企業(yè)單位的檔案管理工作逐步成為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制,實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要基礎(chǔ)。然而,現(xiàn)階段,受傳統(tǒng)觀念與管理體制的限制,檔案管理創(chuàng)新模式的轉(zhuǎn)變還面臨著諸多難題。

        關(guān)鍵詞:信息平臺;服務(wù)意識;管理理念

        現(xiàn)代化、信息化社會的快速發(fā)展,使得企業(yè)單位的內(nèi)部管理與資源開發(fā)效率成為影響企業(yè)核心競爭力的重要因素。在此基礎(chǔ)之上,優(yōu)化檔案管理、服務(wù)體系,提升信息資源的開發(fā)力度,成為企業(yè)單位實現(xiàn)階段性發(fā)展目標(biāo)的關(guān)鍵所在。

        1當(dāng)前階段檔案管理的常見模式與面臨的主要問題

        1.1檔案管理常見的三種模式

        現(xiàn)代的企業(yè)單位檔案信息管理模式按照執(zhí)行方式的不同,主要可以劃分為以下幾種:分散管理、集中管理以及信息一體化模式的檔案資料管理。其中,分散式的檔案信息管理主要是指將企業(yè)的檔案信息按照分類不同,下發(fā)到各部門,由部門自行管理的模式。該種檔案管理方式由于沒有固定執(zhí)行的管理制度與標(biāo)準(zhǔn)化的管理手段,企業(yè)信息資源的使用與開發(fā)都是基于部門的實際需求,因此管理較為靈活。通過分散式的信息管理機(jī)制,可以使檔案開發(fā)、利用工作兼具實踐性與高效性,對信息的記錄、處理更貼合部門的檔案開發(fā)需要。但與此相對應(yīng)的,由于檔案分散在不同部門之間,因此在總體信息資源管理體系上存在管理不連貫,經(jīng)常會發(fā)生檔案管理協(xié)同調(diào)動效率不高,程序管理繁雜等問題,降低了信息資源開發(fā)利用的企業(yè)效益。第二種管理模式屬于集中模式下的檔案開發(fā)工作,是指企業(yè)將檔案管理的工作集中在一個或多個管理部門,按照單位制定的檔案開發(fā)流程,對信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管控的模式。這種管理模式盡管實現(xiàn)了系統(tǒng)的信息資源開發(fā),但由于管理的檔案涉及企業(yè)多個部門,內(nèi)容較多,信息資源的種類也較為復(fù)雜,實際的檔案信息管理工作難度較大。第三種現(xiàn)代檔案信息管理模式以信息一體化系統(tǒng)為主。該種模式是將傳統(tǒng)檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)信息處理技術(shù)結(jié)合起來,建立起一體化的信息管理模式,對各部門的人力檔案資源進(jìn)行開發(fā)與利用,充分發(fā)揮出檔案信息的潛在價值。

        1.2檔案管理服務(wù)模式在轉(zhuǎn)型階段面臨的主要問題

        1.2.1管理階層對檔案信息管理理念的認(rèn)識不全面

        現(xiàn)階段,部分企業(yè)管理人員對檔案服務(wù)工作的認(rèn)識不全面,在信息資源的開發(fā)利用方面存在問題,一些員工認(rèn)為檔案管理部門無法創(chuàng)造出相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)價值,沒有實際意義;還有部分員工認(rèn)為檔案服務(wù)只是對信息資料的收集,可以應(yīng)付借閱服務(wù)就可以。由于受檔案利用的固有思維影響,使得信息資源的潛在價值得不到合理的開發(fā),這種思維的局限性,為現(xiàn)代化檔案開發(fā)、管理技術(shù)的有效應(yīng)用提升了難度。當(dāng)前階段,檔案管理服務(wù)普遍存在將檔案數(shù)據(jù)收集、制度管理放在首要位置,但忽視創(chuàng)新管理、信息技術(shù)引進(jìn)的問題。

        1.2.2管理制度的相對滯后,硬件管理設(shè)施的不完善

        目前,部分單位在檔案管理服務(wù)體系的建設(shè)方面還存在著諸多不足,尤其是檔案信息管理機(jī)制的建立與執(zhí)行方面,不僅缺乏行之有效的檔案信息數(shù)據(jù)服務(wù)平臺,對基礎(chǔ)硬件設(shè)施的建設(shè)也相對落后,使得企業(yè)內(nèi)部信息資源的開發(fā)工作效率較低。無法滿足以信息資源為核心要素的市場需求。與此同時,管理階層對檔案開發(fā)與服務(wù)工作的不重視,也在一定程度上降低了檔案監(jiān)督管理工作的實際效率,造成重要信息數(shù)據(jù)遺失、損毀等問題。對影響企業(yè)單位戰(zhàn)略規(guī)劃的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)了解不全面,還可能會導(dǎo)致企業(yè)決策失誤,從而為企業(yè)運營發(fā)展埋下安全隱患。

        2當(dāng)前階段增強(qiáng)企業(yè)單位檔案信息資源管理、開發(fā)效率的有效途徑

        2.1通過建立行之有效的激勵制度,提升工作人員的服務(wù)意識

        提升工作人員對檔案管理工作的積極性,是深入開發(fā)信息資源的有效舉措之一,在具體實行過程中,一方面,管理階層應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念,合理安排檔案的信息錄入、分類、處理等工作。檔案信息的重要性在于檔案數(shù)據(jù)蘊含的信息知識、現(xiàn)實價值、情報性內(nèi)容等,通過現(xiàn)代化的信息處理技術(shù),不僅可以縮減原有的數(shù)據(jù)收集、管理的工作量,簡化繁瑣的工作流程,還能夠通過信息平臺的搭建,為用戶提供更好的信息服務(wù);另一方面,應(yīng)該建立起行之有效的激勵制度。通過薪酬管理、崗位福利的調(diào)整,保證工作人員的主觀積極性,提升檔案服務(wù)工作的實際質(zhì)量。

        2.2對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理,引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)

        檔案信息處理的滯后性問題在很大程度上是由于管理內(nèi)容過于繁雜、工作效率達(dá)不到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)引發(fā)的。為此,提升檔案信息處理效率,引進(jìn)現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)處理技術(shù),成為減輕工作人員數(shù)據(jù)處理工作量、提升檔案信息資源配置效率的關(guān)鍵。在技術(shù)引進(jìn)的過程中,首先要明確不同檔案類型服務(wù)的范圍與對象,通過檔案信息平臺的建設(shè)與授權(quán)管理,區(qū)分不同對象的服務(wù)范圍,進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)處理的實際效率;其次應(yīng)該創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)模式,為企業(yè)單位提供更加具有針對性的服務(wù)。如,用戶可以利用檔案信息共享平臺上的檢索服務(wù),及時獲取需要的檔案資料。

        2.3創(chuàng)建行之有效的管理制度,提升管理工作的高效性與規(guī)范性

        高效、科學(xué)的管理制度,不僅可以保證檔案信息數(shù)據(jù)記錄、存儲、使用等工作的規(guī)范性,還能提升檔案信息資料的安全防護(hù)水平。首先,應(yīng)該成立專門的檔案信息收集小組,各部門、基層單位安排檔案收集人員,劃分檔案管理的責(zé)任范圍。由收集人員對本部門的檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、歸類、處理,然后將檔案上傳到管理中心,保證各部門檔案數(shù)據(jù)處理的高效性;其次,制定行之有效的檔案數(shù)據(jù)管理模式。要保證檔案管理人員對信息數(shù)據(jù)的處理符合管理制度,規(guī)范工作流程,確保各管理環(huán)節(jié)的銜接順暢;第三,創(chuàng)建合理的激勵制度,通過薪酬、績效等方面的調(diào)整,激發(fā)職工的主觀積極性,提升工作人員的檔案服務(wù)理念,完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理、服務(wù)體系的建設(shè)。

        2.4完善檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè),增強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全防護(hù)力度

        實行檔案管理服務(wù)模式的前提在于硬件設(shè)施的合理建設(shè),在此基礎(chǔ)上,管理部門需要從以下幾方面入手,為檔案的開發(fā)、管理提供客觀條件:首先,強(qiáng)化對檔案室的監(jiān)管力度,保證檔案室的溫度、濕度等環(huán)境條件符合管理標(biāo)準(zhǔn),降低紙質(zhì)檔案蟲蛀、腐蝕、發(fā)霉等問題發(fā)生的可能性;其次,大力推行現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用,使用計算機(jī)、硬盤等設(shè)備對視頻、音頻、圖片等檔案信息進(jìn)行存儲。與此同時,為了保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全,一方面要加強(qiáng)防護(hù)信息技術(shù)的應(yīng)用,建立動態(tài)監(jiān)管機(jī)制,避免病毒植入、網(wǎng)絡(luò)入侵等問題;另一方面,單位應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的安全防護(hù)建設(shè),實行模塊化的檔案管理模式,通過權(quán)限控制,降低信息數(shù)據(jù)遺失的可能性。

        3結(jié)語

        當(dāng)前階段,社會的整體經(jīng)濟(jì)水平在處于飛速提升的過程中,信息化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的大范圍普及,對企業(yè)內(nèi)部的信息管理工作提出了更加專業(yè)化的要求。檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部信息管理工作的根本,具體內(nèi)容涉及到人力資源調(diào)培、財務(wù)信息、管理銷售、崗位待遇等諸多要素,并對企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供重要的參考數(shù)據(jù)。為此,針對目前檔案管理過程中面臨的制度不健全、認(rèn)識程度不深、硬件設(shè)施落后等問題,應(yīng)該創(chuàng)新管理模式、規(guī)范檔案工作的管理流程,為企業(yè)建立以信息化技術(shù)為主體的內(nèi)部控制體系夯實基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]彭森.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新實踐[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(24);

        [2]王麗曼.加強(qiáng)衛(wèi)生機(jī)關(guān)單位檔案管理的必要性探究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2016,15(9);

        [3]劉芳.新常態(tài)下的檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展與特色化服務(wù)[J].商情,2016(22).

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