高金元

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們已經(jīng)逐漸步入“大數(shù)據(jù)時(shí)代”，高校檔案管理工作在這種時(shí)代背景下也迎來了新的發(fā)展契機(jī)。如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來加強(qiáng)對數(shù)量巨大且種類繁多的學(xué)校檔案進(jìn)行收集、整理、以及維護(hù)，繼而提高我國高校檔案信息安全等級，有效加強(qiáng)對其利用率以促進(jìn)高校教育事業(yè)的健康長遠(yuǎn)發(fā)展成了高校檔案管理工作者們所重點(diǎn)關(guān)注的問題，下面編者就自身多年工作經(jīng)驗(yàn)展開了一些分析與探討，以期為相關(guān)工作者提供必要的借鑒與幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案管理；措施

大數(shù)據(jù)時(shí)代是社會不斷進(jìn)步與科技不斷發(fā)展的結(jié)果，這是信息高速傳播與流通的表現(xiàn)，高校檔案管理工作只有緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，以不斷創(chuàng)新的精神指引檔案管理工作的改革方向，才能保證其健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。但是，受傳統(tǒng)檔案管理方式影響嚴(yán)重，我國高校檔案管理中還存在一些問題，且在一定程度上阻礙了高校教育事業(yè)的發(fā)展。本文簡單闡釋了我國高校檔案管理工作中存在的問題，并根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的基本特征對今后檔案管理模式的創(chuàng)新提出了一些建議與策略。

1 現(xiàn)階段我國高校檔案管理工作中存在問題：

1.1 檔案管理模式相對落后

現(xiàn)階段，我國高校檔案管理工作中大多還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，不僅耗費(fèi)人力、物力，同時(shí)在檔案的查詢、整理方面也非常的不便。即使有些高校也建立了電子檔案，但是也僅僅局限于對檔案的查詢、調(diào)取方面，對于數(shù)據(jù)的整理以及分析方面還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

1.2 缺乏必要的軟硬件設(shè)施支持

俗話說“巧婦難為無米炊”，信息時(shí)代下，檔案管理工作只有具備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，才能做到信息的有效整理和分析，才能與時(shí)俱進(jìn)，在信息時(shí)代促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。如今，我國高校檔案管理工作相較于國外而言，軟硬件設(shè)施支持明顯不足，設(shè)施技術(shù)含量較低，使得檔案管理工作方式還較為傳統(tǒng)。

1.3 缺乏對檔案的系統(tǒng)管理

檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平，如若檔案過少，則無法體現(xiàn)檔案管理工作的真正作用，如若檔案過多但是缺乏系統(tǒng)的管理，則檔案管理工作的不足和弊端將嚴(yán)重阻礙檔案管理工作水平的提升。如今，我國高校的檔案數(shù)量繁多，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無章，無法滿足高校在信息時(shí)代對檔案信息的精細(xì)化要求。

2 當(dāng)今我國高校檔案的基本特征：

總體而言，我國高校檔案呈現(xiàn)出數(shù)量大、種類多、利用率低、處理率高的特點(diǎn)。首先，隨著我國社會主義教育事業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，高校管理活動的召開頻次也不斷提升，進(jìn)而每天都會產(chǎn)生一些有價(jià)值的檔案信息，這些海量的信息為檔案的保存、管理提出了新的挑戰(zhàn)。其次，從高校的檔案種類來看，其包含黨群、行政、基建、財(cái)會等各個(gè)方面，從其結(jié)構(gòu)形式來看又包含文字、圖片、視屏等多種形式。第三，高校檔案還有一個(gè)非常顯著的特點(diǎn)就是長期處于“睡眠狀態(tài)”，利用率之低導(dǎo)致其根本發(fā)揮不到什么作用與價(jià)值。即使是與學(xué)生息息相關(guān)的個(gè)人檔案，也只是在學(xué)生考研、工作或者出國的時(shí)候才能用的上。最后，高校的檔案信息每天都會不斷的增加，故對于高校檔案信息的處理速度也提出了新的要求，這樣可以在最短的時(shí)間內(nèi)挖掘出檔案中存在的價(jià)值，以不斷提升工作質(zhì)量與效率。

上述中我國高校檔案所具備的特點(diǎn)對其管理模式的變革以及優(yōu)化提出了要求，其迫切需要利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)對檔案的收集、整理、分析、利用，以此來不斷提升檔案管理工作質(zhì)量，進(jìn)而為學(xué)校的日常工作提供必要的信息支持與幫助。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理模式的變革與新思路：

3.1 不斷提升檔案管理工作者的個(gè)人素養(yǎng)

檔案管理工作者的個(gè)人素養(yǎng)對于積極創(chuàng)新工作理念與方法以及提升工作質(zhì)量有著顯著的促進(jìn)作用。作為高校檔案管理工作者，在平時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，不斷提升自己的技術(shù)能力，進(jìn)而為檔案管理工作在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展提供更多的支撐，這也是大數(shù)據(jù)時(shí)代對高校檔案管理者提出的基本要求。

3.2 不斷擴(kuò)大檔案收集工作

高校檔案數(shù)量巨大且種類繁多，誰也無法預(yù)料到哪一份檔案會被利用到，故應(yīng)該充分利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)，盡可能的收集所有的檔案信息，并建立起完善的檔案體系。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理工作提供了龐大的儲存空間，故要不斷擴(kuò)大檔案的收集范圍，盡可能將高校各部門的檔案信息都能夠收納在內(nèi)，并對其進(jìn)行分類排序、合理歸檔。

3.3 構(gòu)建起完善的檔案資源體系

高校檔案管理部門應(yīng)該充分引入大資源觀念，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)提高對檔案信息的集成、加工以及利用。檔案管理者應(yīng)該對高校中不同來源、不同部門以及不同類型的檔案進(jìn)行分類歸檔，過濾掉重復(fù)的檔案信息、修復(fù)并補(bǔ)全殘缺的檔案信息，最終通過分布式的儲存模式將其儲存到不同的系統(tǒng)之中，進(jìn)而構(gòu)建起完善的檔案資源體系。

3.4 建立起完備的檔案服務(wù)體系

身為高校檔案管理部門，只有不斷更新工作服務(wù)理念，提升檔案利用率，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的真實(shí)作用與價(jià)值。首先，檔案管理部門應(yīng)該充分開放數(shù)據(jù)、擴(kuò)大服務(wù)對象，高校檔案包含了其在教學(xué)、科研以及管理等各方面的重要信息資源，同時(shí)也記錄了高校的歷史變遷，這些檔案信息應(yīng)該充分對外開放，以發(fā)揮出更大的社會價(jià)值與作用。其次，現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展為檔案服務(wù)方式也提出了新的發(fā)展契機(jī)，檔案管理部門應(yīng)該將傳統(tǒng)的檔案管理工作向著數(shù)據(jù)分析與挖掘方面轉(zhuǎn)變，同時(shí)還要借助云計(jì)算等技術(shù)加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)中的價(jià)值挖掘，進(jìn)而為用戶提供更多有效的信息。檔案管理部門也可以通過推出微信公眾平臺以及移動端在線查閱等服務(wù)為用戶帶來更多新的體驗(yàn)。

4 結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為高校檔案管理工作提供了新的發(fā)展契機(jī)，檔案管理部門應(yīng)該充分抓住機(jī)會，不斷進(jìn)行工作創(chuàng)新，以發(fā)揮出自身工作的實(shí)際價(jià)值與意義。文中很多觀點(diǎn)都是編者的個(gè)人淺見，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革方面還有更多的方法需要相關(guān)工作者在實(shí)踐中不斷去發(fā)現(xiàn)。

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