陳姿紅

摘 要：在學(xué)校的檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用不僅可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中存在的不足，還可以有效減少人力和時(shí)間的投入，在保證檔案的完整性和安全性方面也有著十分重要的作用。文章以學(xué)校檔案管理為研究對象，首先分析了學(xué)校檔案管理中應(yīng)用的必然性，然后針對當(dāng)前學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀，具體討論了加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用的有效策略，希望對相關(guān)管理人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；信息技術(shù)；運(yùn)用

在學(xué)校的檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用，帶來的不僅僅是工作形式的變化，還有管理理念的轉(zhuǎn)變。具體來說，學(xué)校每年都有大量的學(xué)生檔案和其他檔案需要錄入，以往在紙質(zhì)文件上的登記不僅大幅度增加了檔案管理人員的強(qiáng)度，還無法有效保障檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性；而信息技術(shù)的應(yīng)用，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，在提高工作效率的同時(shí)，也能有效擴(kuò)展檔案的形式，如聲音、視頻等，因此，在學(xué)校檔案管理工作中，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用有著十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1學(xué)校檔案管理信息化的必然性

1）信息整合要求。隨著各中小學(xué)校的不斷擴(kuò)招，學(xué)校檔案信息也越來越多，加之學(xué)校運(yùn)營過程中產(chǎn)生的諸多檔案信息，如果還沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式，很難有效進(jìn)行檔案的應(yīng)用，并且還會(huì)影響到學(xué)校的日常管理。同時(shí)，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整合時(shí)，還要花費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力以及時(shí)間和精力，而方案管理信息化可以快速對檔案信息進(jìn)行整合，提高工作效率。

2）信息調(diào)取靈活性要求。以往需要進(jìn)行檔案信息調(diào)閱時(shí)，通常是由管理人員親自到檔案室進(jìn)行查找，因此要求檔案管理對檔案室內(nèi)部了如執(zhí)掌，了解哪些文件放在什么位置，并且在歸檔時(shí)也要放回原位，避免造成資源混亂。而檔案信息化管理工作，可以使管理人員在任何教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的計(jì)算機(jī)都能打開文檔管理終端，精確的查找到需要的檔案，大大提高工作效率，同時(shí)也不用擔(dān)心會(huì)打亂檔案的順序，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，在靈活性上具有十分顯著的優(yōu)勢。

3）信息管理安全性要求。在日常的信息管理工作中，紙質(zhì)檔案普遍具有較高的損毀率，無論是運(yùn)輸、轉(zhuǎn)移還是保存、整理，都由可能造成檔案信息的損壞或丟失，從而影響檔案信息的完整性。同時(shí)，若學(xué)校沒有對其進(jìn)行備份，一旦發(fā)生火災(zāi)等不可抗力因素，極易導(dǎo)致大量檔案被燒毀，從而影響到學(xué)校的經(jīng)營管理。而檔案信息化管理，使檔案以電子文件的形式存在于一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在轉(zhuǎn)移過程中只需要借助一定的硬盤設(shè)備就可以完成，便于攜帶。另外，這種信息化檔案便于備份，不會(huì)因?yàn)橐恍┢茐男詡Χ鴮?dǎo)致信息丟失。

2學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

在當(dāng)前階段，大部分學(xué)校都已經(jīng)在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，并且有意識(shí)地開始了檔案管理的信息化建設(shè)。但是，各學(xué)校的檔案信息化建設(shè)都普遍處于剛剛起步階段，在實(shí)際建設(shè)中面臨著各種問題，主要包括以下三個(gè)方面：

第一，當(dāng)前階段，我國在學(xué)校檔案管理方面的條文相對較少，尚沒有明晰的規(guī)章制度可以對信息化檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范，影響了信息化檔案管理工作的進(jìn)一步實(shí)施；

第二，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，學(xué)校的檔案管理模式也逐漸開始轉(zhuǎn)變，原有的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，而電子文件的修改率與復(fù)制率較高，難以有效促進(jìn)檔案完整性及準(zhǔn)確性的提升；

第三，信息化的檔案管理工作通常需要以計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備為載體，而當(dāng)前的計(jì)算機(jī)設(shè)備極易受到網(wǎng)上不法分子的入侵和破壞，很容易就會(huì)出現(xiàn)諸如檔案信息被更改或破壞的問題，電子檔案的安全性得不到有效保障。

3加強(qiáng)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中運(yùn)用的有效策略

3.1轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在學(xué)校的檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用不僅改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，還大幅度提高了檔案管理的效率，其應(yīng)用優(yōu)勢十分顯著。因此，要想更好地發(fā)揮出檔案的作用，學(xué)校及相關(guān)管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理管理，適應(yīng)信息化的檔案管理工作，從而能夠有效發(fā)揮出檔案的作用。同時(shí)，在享受信息化管理帶來的便利時(shí)，也要注意檔案的安全管理工作，樹立安全管理意識(shí)，確保學(xué)校檔案的安全性和完整性。

3.2加強(qiáng)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫和辦公自動(dòng)化建設(shè)

當(dāng)前階段學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容是由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸過渡到電子檔案，因此，學(xué)校需要建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，合理開發(fā)和使用檔案，從而使信息化管理的科學(xué)性和高效性得到有效發(fā)揮。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)，以計(jì)算機(jī)為依據(jù)進(jìn)行立卷管理的方法，從而對無保存價(jià)值的文件加以提出，便于檔案的鑒定、接收和立卷，有效修改管理的期限，強(qiáng)化檔案管理的高效準(zhǔn)確。學(xué)校利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案掛歷，能夠便于補(bǔ)充遺漏的文件，增強(qiáng)檢索的快捷方便，提高檔案管理的保密性和工作效率。此外，資金是學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的重要保障。學(xué)校應(yīng)切實(shí)加大對資金的投入，為學(xué)校檔案權(quán)利工作配置先進(jìn)的設(shè)備儀器、改善工作環(huán)境，確保信息化檔案管理工作的有效開展。

3.3加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理

目前學(xué)生檔案管理系統(tǒng)具有多樣化的管理軟件，缺乏較高的檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的順利實(shí)施，降低了管理工作的效率與質(zhì)量。因此，學(xué)校要想有效保障檔案管理工作的有序開展，一方面要加強(qiáng)對信息技術(shù)的科學(xué)利用，另一方面要從日常管理工作中存在的問題出發(fā)，構(gòu)建科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而能夠有效促進(jìn)檔案管理各工作環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。只有建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化建設(shè)，才能將信息技術(shù)的作用與優(yōu)勢加以充分發(fā)揮，從根本上促進(jìn)信息化檔案管理效率的提高，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

3.4做好檔案安全管理工作

在學(xué)校檔案的管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用，有效地彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理工作中的不足，但是，在現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)的依托下，檔案信息安全問題也成為日常管理工作中不容忽視的問題之一。學(xué)校要想切實(shí)保障檔案的安全性和完整性，就要對其加以重視，并采取一定的措施來加強(qiáng)保障，具體樂意從以下三方面進(jìn)行：第一，安排專人負(fù)責(zé)學(xué)校檔案管理工作，閑雜人等不能輕易解除學(xué)校檔案；第二，在利用信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)校檔案管理時(shí)，要加大網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，提高學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的安全性，保證學(xué)校檔案信息不被竊??；第三，檔案管理工作人員要定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行垃圾清除，確保檔案管理系統(tǒng)的安全，無殘余垃圾存在。

3.5提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

在學(xué)校檔案管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用也對檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平提出了更高的要求。具體來說，以往的檔案管理工作通常只要求管理人員能夠清晰地記錄檔案存儲(chǔ)與調(diào)閱信息；而信息技術(shù)的應(yīng)用，不僅要求檔案管理人員具有良好的書寫能力和較高的檔案管理專業(yè)知識(shí)水平，同時(shí)還必須具備熟練操作計(jì)算機(jī)能力。因此，為了提高學(xué)校檔案管理水平，在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，學(xué)校應(yīng)當(dāng)主動(dòng)加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力的訓(xùn)練，強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)教育，提高他們的專業(yè)水平，從而更好地服務(wù)學(xué)校檔案信息化管理工作，提高檔案管理效率。

4 結(jié)束語

總而言之，雖然在當(dāng)前階段的學(xué)校檔案信息化管理工作中還存在諸多不足之處，影響了檔案管理工作的順利實(shí)施，但是，信息技術(shù)的優(yōu)越性是毋庸置疑的，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)帶來變革的同時(shí)，也要采取一定的措施來不斷加強(qiáng)學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)庫和辦公自動(dòng)化建設(shè)，做好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和安全管理，從而能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源信息的有效利用。

參考文獻(xiàn)

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