韓曉龍

【摘要】匯報(bào)材料是秘書日常工作中的一項(xiàng)，寫好匯報(bào)材料對(duì)于文字工作者來說相當(dāng)重要。本文就筆者近幾年對(duì)匯報(bào)材料的認(rèn)識(shí)及準(zhǔn)備、起草等方面的體會(huì)進(jìn)行分享，與剛接觸寫匯報(bào)材料的工作者共同探討、交流。

【關(guān)鍵詞】特點(diǎn)；準(zhǔn)備；寫作

匯報(bào)材料，是指下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)以書面的形式陳述企業(yè)工作情況。通過匯報(bào)材料，展示企業(yè)工作開展情況或某方面的經(jīng)驗(yàn)做法及取得的成效，提出相關(guān)存在的問題或建議，獲得上級(jí)部門的支持和解答，使上級(jí)機(jī)關(guān)更加了解企業(yè)發(fā)展情況。為此，如何通過文字將企業(yè)工作情況直接明了、條理清楚、實(shí)事求是地陳述出來，顯得尤為重要。

一、匯報(bào)材料寫作特點(diǎn)

（一）材料的嚴(yán)肅性、服務(wù)性。匯報(bào)材料的嚴(yán)肅性、服務(wù)性決定了匯報(bào)材料不同于平常的通訊報(bào)道、心得體會(huì)等文章的寫作，它要充分體現(xiàn)符合企業(yè)發(fā)展意見和觀點(diǎn)，適應(yīng)工作需要，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，承載著領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)和意見。匯報(bào)材料的形成過程（準(zhǔn)備、起草、審核、修改、終稿）決定了材料工作者要有合作意識(shí)，充分發(fā)揮眾人的智慧寫出高質(zhì)量的材料。

（二）材料的客觀性、邏輯性。匯報(bào)材料要實(shí)事求是，主觀理解或認(rèn)為的因素較少，要從客觀的角度展現(xiàn)企業(yè)工作情況和取得的相應(yīng)效果，在此基礎(chǔ)上，要合理組織，前后銜接、內(nèi)容條例清楚，一目了然。

（三）材料的時(shí)效性、針對(duì)性。匯報(bào)材料的內(nèi)容都有特定的對(duì)象，例如安全管理、財(cái)務(wù)管理、內(nèi)控管理或企業(yè)總體工作情況等等單項(xiàng)或整體方面，對(duì)象不同匯報(bào)內(nèi)容也不同，同時(shí)要將材料的匯報(bào)時(shí)間和材料內(nèi)容中相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)互相對(duì)應(yīng)，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)前后不一致的現(xiàn)象。

二、匯報(bào)材料的準(zhǔn)備

（一）注重材料的收集、學(xué)習(xí)。首先要對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報(bào)材料予以收集并認(rèn)真閱讀學(xué)習(xí)，了解政策環(huán)境，學(xué)習(xí)匯報(bào)材料的思路方法。其次要收集公司領(lǐng)導(dǎo)的講話和業(yè)務(wù)科室的匯報(bào)材料，了解領(lǐng)導(dǎo)講話風(fēng)格、意圖，掌握企業(yè)重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)展或相關(guān)數(shù)據(jù)。

（二）注重日常的溝通交流。溝通交流，能有效幫助文字工作者了解企業(yè)目前重點(diǎn)工作，掌握基層工作動(dòng)態(tài)，而企業(yè)各類會(huì)議、騰訊通（內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)交流工具，類似QQ）等網(wǎng)絡(luò)工具是很好的載體，例如目前我公司辦公室人員每天參加日生產(chǎn)碰頭會(huì)，建立騰訊通溝通交流群，做到及時(shí)掌握最新工作動(dòng)態(tài)。

三、匯報(bào)材料的寫作

（一）理解意圖，抓住主題。匯報(bào)材料的寫作一般是根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出的調(diào)研、檢查要求或下發(fā)的文件，所以這就要求文字工作者要認(rèn)真閱讀下發(fā)文件，正確理解“領(lǐng)導(dǎo)要求”的意圖，把握下發(fā)文件中檢查內(nèi)容的主題，為收集材料和通篇謀劃奠定基礎(chǔ)。

（二）統(tǒng)籌謀劃，列出提綱。理解把握了主題，該如何付諸書面寫作，這就需要統(tǒng)籌謀劃。而材料提綱是其具體表現(xiàn)形式，好的提綱能起到事半功倍的效果，它理順了寫作人的思路，例如匯報(bào)材料該分為幾章，章與章之間如何銜接等，明確了該匯報(bào)材料的主次或突出的重點(diǎn)內(nèi)容，例如匯報(bào)材料該部分側(cè)重點(diǎn)在哪，而不是將材料堆積起來，這樣即無重點(diǎn)也無邏輯性，所以提綱是整個(gè)匯報(bào)材料的核心。文字工作者可先提出自己的意見，列出提綱，后與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通其是否合適，充分接受相關(guān)意見并加以修訂。

（三）有的放矢，收集材料。初步列出的提綱，為收集材料指明了方向，做到有的放矢，哪些材料要收集，并且要充分利用網(wǎng)絡(luò)媒體，了解相關(guān)法律法規(guī)要求，進(jìn)行更加全面的收集。在收集材料的過程中，反過來對(duì)前期列出的提綱再加以斟酌并完善。收集材料時(shí)，特別要對(duì)各業(yè)務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)確認(rèn)，內(nèi)容方面要“粗中求精”“去偽求真”，注重?cái)?shù)據(jù)、事實(shí)及相應(yīng)的比對(duì)，避免主觀認(rèn)為，例如上半年查出了xx起違章，員工行為進(jìn)一步規(guī)范，應(yīng)該要從上半年xx起違章，與同期相比，經(jīng)過比對(duì)，發(fā)現(xiàn)違章呈大幅度下降，可以從側(cè)面反映出員工的行為進(jìn)一步規(guī)范，而不是主觀判定員工的行為發(fā)生的變化。

（四）靜下心來，正式起草。材料起草是一個(gè)思考、認(rèn)知加深的過程，所以要靜下心來加以思考，切忌心浮氣躁。材料起草時(shí)，首先要突出重點(diǎn)，凡是符合上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)意圖或文件要求的、企業(yè)自有特點(diǎn)的內(nèi)容都是匯報(bào)材料的重點(diǎn)，避免面面俱到，沒有重點(diǎn)。其次要加以思考，提出觀點(diǎn)，材料的重要作用就是支持觀點(diǎn)，而觀點(diǎn)反過來要統(tǒng)領(lǐng)材料，做到內(nèi)容觀點(diǎn)一致。最后要實(shí)事求是，少加主觀判定，少講進(jìn)程性的內(nèi)容，多講實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，對(duì)成績(jī)不添加枝葉，對(duì)問題不回避遮掩，切忌簡(jiǎn)單地將材料進(jìn)行堆砌，形成假大空式的文章。

（五）細(xì)化潤(rùn)色，修訂完善。材料的初稿重點(diǎn)是寫作人對(duì)主題的把握，內(nèi)容整體是否符合公司所要表達(dá)的“意志”，這就需要提交相關(guān)會(huì)議討論審核。在討論時(shí)，首先要討論材料的結(jié)構(gòu)形式，條例是否清楚，內(nèi)容前后銜接是否恰當(dāng)?shù)?。其次在思想和?nèi)容方面，是否體現(xiàn)了公司的“意志”，觀點(diǎn)和內(nèi)容是否統(tǒng)一，所列事實(shí)是否清楚正確，用語和措辭是否恰當(dāng)?shù)?。匯報(bào)材料是講給別人聽的，要求材料要通俗易懂，因此匯報(bào)材料存在一個(gè)反復(fù)的修訂完善過程，寫作人要擺正心態(tài)，虛心接受意見。

匯報(bào)材料的寫作是一個(gè)持之以恒的過程，從事文字工作的人要通過不斷收集、不斷思考、不斷付諸筆尖、不斷積累，有小到大，由簡(jiǎn)到繁，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中不斷成長(zhǎng)。