陳英

【摘要】本文從房產(chǎn)檔案數(shù)字管理的必要性入手，分析了檔案管理方式以及產(chǎn)權(quán)數(shù)字化管理的主要內(nèi)容，并探討了數(shù)字化檔案建設(shè)的主要步驟。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理；數(shù)字化

房產(chǎn)檔案是國家重要的信息資源，是房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)和核心。傳統(tǒng)的以手工處理為主的房產(chǎn)檔案管理方式呈現(xiàn)工作效率低、信息共享困難、差錯(cuò)率較高等問題。龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應(yīng)工作發(fā)展的需要。雖然現(xiàn)在絕大部分城市房產(chǎn)管理部門采用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行登記發(fā)證，并采用局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)對(duì)登記信息系統(tǒng)進(jìn)行管理。但真正實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化的并不多，現(xiàn)代信息化的發(fā)展為房產(chǎn)檔案數(shù)字化提供了發(fā)展機(jī)遇。

一、檔案數(shù)字化的必要性

（一）房產(chǎn)檔案的大量存儲(chǔ)需求。當(dāng)前，全國各城市的房產(chǎn)檔案、房屋證書以紙質(zhì)檔案為主。隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)出強(qiáng)勁勢頭。特別由于諸如城市規(guī)劃、道路的擴(kuò)寬、拆遷重建、房地產(chǎn)開發(fā)事業(yè)的迅猛發(fā)展以及人們消費(fèi)增長趨旺等因素，房產(chǎn)檔案的數(shù)量急劇增加，社會(huì)各界對(duì)檔案的利用率也大幅度提高。

（二）更為方便快捷的查閱需求。由于房產(chǎn)交易投資較大、涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)，所以交易雙方都希望在交易過程中及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握更多的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息。傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理方式信息不完善且有誤差，已很難滿足此種需求。而電子文件存到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之后，可以不受時(shí)間和空間限制隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱和利用。

二、檔案整理方式

檔案按街道和合卷的傳統(tǒng)式整理是在房地產(chǎn)交易不活躍時(shí)期制定的檔案整理模式。近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城鎮(zhèn)住房制度改革等相關(guān)政策的推動(dòng)下，房地產(chǎn)市場得到了迅猛發(fā)展，房屋交易日趨活躍，檔案庫存數(shù)量劇增，傳統(tǒng)的檔案整理模式已經(jīng)不能適應(yīng)目前的需要。因此單卷管理模式成為目前房地產(chǎn)檔案整理的首選方式。

三、產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

（一）檔案整理。1.單卷流水號(hào)管理。房產(chǎn)檔案原來按照街道管理的目的是便于人工查找，檔案數(shù)字化后，對(duì)檔案的查詢利用能力大大加強(qiáng)。在本次數(shù)字化過程中，把原有檔案號(hào)重新編制，按照流水號(hào)管理，既節(jié)約了庫房空間，又減少了管理人員的工作量。2.重新整理檔案。按照新的封皮、目錄、卷序、裱糊、裝訂要求對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范性整理。

（二）檔案掃描。對(duì)所有房產(chǎn)檔案進(jìn)行逐頁掃描（大約500萬頁），掃描后，電子檔案就是紙質(zhì)檔案的完美拷貝，將掃描完成的圖像按相應(yīng)的檔案卷號(hào)建立文件夾，導(dǎo)入并建立相應(yīng)的圖像文件數(shù)據(jù)庫。

（三）數(shù)據(jù)錄入。錄入環(huán)節(jié)將使用加工公司提供的錄入軟件，既保證每一卷內(nèi)的信息完整正確，又要保證同卷內(nèi)多手檔案信息的關(guān)聯(lián)性；同時(shí)，為配合瑞景公司軟件升級(jí)，錄入信息要包括新的產(chǎn)權(quán)登記辦法中對(duì)“房屋登記薄”的字段要求。數(shù)據(jù)錄入完成后，統(tǒng)一導(dǎo)入系統(tǒng)全部檔案都可以實(shí)行登記簿查詢。

（四）建立圖像數(shù)據(jù)庫。所有數(shù)據(jù)完成后，建立我們自己的圖像數(shù)據(jù)庫，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)的索引數(shù)據(jù)鏈接影像查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)對(duì)外的查詢。

（五）配置硬件存儲(chǔ)設(shè)備，建立查詢系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)中最重要、最有價(jià)值的部分是數(shù)據(jù)，即檔案索引信息和圖像文件。要將這些信息準(zhǔn)確高效地利用，就必須建立優(yōu)良的存儲(chǔ)服務(wù)器，把電子影像數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)在服務(wù)器上，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份。

四、選擇檔案數(shù)字化外包服務(wù)

“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”。專業(yè)數(shù)字化外包服務(wù)公司的出現(xiàn)是行業(yè)細(xì)分的產(chǎn)物，是市場競爭必然的趨勢。真正的數(shù)字化加工專業(yè)公司具有咨詢規(guī)劃、設(shè)計(jì)、軟件編程、項(xiàng)目管理、客戶服務(wù)等各方面的綜合素質(zhì)。

自行進(jìn)行檔案數(shù)字化加工從表面上節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，其實(shí)從加工經(jīng)驗(yàn)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的把握、項(xiàng)目的實(shí)施管理、技術(shù)保障等綜合方面與專業(yè)公司有很大差距。

五、實(shí)施步驟

（一）平臺(tái)的硬件建設(shè)部分。此部分是數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)的物理平臺(tái)，是數(shù)字化檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)?？紤]到在不影響數(shù)字化系統(tǒng)功能的同時(shí)，盡量減少投資，因此采用與局域網(wǎng)相融合的方式進(jìn)行設(shè)計(jì)，所以平臺(tái)較小且相對(duì)獨(dú)立，具有防止入侵與攻擊的能力，其檔案管理的各種服務(wù)通過局域網(wǎng)進(jìn)行。

（二）平臺(tái)的軟件系統(tǒng)建設(shè)部分。該系統(tǒng)是為了方便檔案查詢而專門設(shè)計(jì)開發(fā)的一套集個(gè)性化、專業(yè)化和智能化為一體的應(yīng)用系統(tǒng)。充分考慮檔案管理的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，并根據(jù)檔案利用人員的實(shí)際工作情形，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，將檔案利用的模式擴(kuò)展到覆蓋房管局各個(gè)業(yè)務(wù)部門。不但方便了網(wǎng)上電子檔案的查閱，而且對(duì)檔案的保密、保護(hù)工作也起到了積極的作用。

（三）檔案資料的數(shù)字化處理。檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，不可避免地會(huì)遇到一些新情況、新問題。比如，數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的關(guān)鍵技術(shù)問題；數(shù)字化檔案信息安全、保密技術(shù)問題；數(shù)字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數(shù)字化檔案信息知識(shí)產(chǎn)權(quán)問題；數(shù)字化檔案信息的法律地位問題。針對(duì)這些新情況、新問題，應(yīng)在抓檔案原件數(shù)字化工作的同時(shí)，組織力量開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時(shí)解決工作中的一些技術(shù)性問題，同時(shí)澄清和統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。

【參考文獻(xiàn)】

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