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        分析當(dāng)前檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

        2018-06-26 16:25:28張曉彬
        科技傳播 2018年10期
        關(guān)鍵詞:作用檔案管理

        張曉彬

        摘 要 在現(xiàn)代檔案管理工作中,信息化雖然豐富了檔案管理的工作內(nèi)容,但是也在一定程度上增加了檔案管理工作的難度。而進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)能夠很好的將工作中復(fù)雜的內(nèi)容變得簡單,讓領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員能夠更直觀的了解信息,為提高檔案管理工作的整體質(zhì)量提供了強(qiáng)有力的保障。文章立足于檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義,然后對檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理工作中的作用進(jìn)行具體分析,進(jìn)而為發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用提出具體措施。

        關(guān)鍵詞 檔案統(tǒng)計(jì);檔案管理;作用

        中圖分類號 G2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708(2018)211-0179-02

        各事業(yè)單位是當(dāng)前檔案館進(jìn)行檔案管理工作的主要服務(wù)對象,檔案管理的管理對象雖然不是人,但其管理性質(zhì)仍然較強(qiáng)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步,信息的豐富程度也逐漸提高,所以,與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比,當(dāng)前,檔案管理工作所涉及的內(nèi)容更加廣泛,增加了檔案管理的難度。開展檔案統(tǒng)計(jì)工作,能夠很好的將檔案進(jìn)行歸類、統(tǒng)計(jì),為檔案保存和整理提供方便,有利于在合理有序的工作環(huán)境下,提高整個(gè)檔案管理工作的工作效率[ 1 ]。因此,在實(shí)際檔案管理工作中,檔案統(tǒng)計(jì)工作十分重要。

        1 檔案統(tǒng)計(jì)工作概述

        檔案統(tǒng)計(jì)主要是指在對整個(gè)檔案工作和檔案的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上,對工作進(jìn)行總結(jié)以及對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理分析,然后通過歸類和整理的手段,對整個(gè)檔案進(jìn)行分析[ 2 ]。當(dāng)前的檔案統(tǒng)計(jì)工作的主要內(nèi)容和流程就是:在了解數(shù)據(jù)檔案的基礎(chǔ)上,根據(jù)檔案類型和特點(diǎn)對檔案進(jìn)行歸類整理,最終以圖形或者表格的形式表現(xiàn)出來。其中,最常用的表現(xiàn)方式就是表格,因?yàn)橥ㄟ^表格可以清晰直觀地發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作的變化規(guī)律,通過這些規(guī)律發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作的變化過程,從而能夠更好地開展檔案管理工作。

        2 檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

        盡管檔案管理的具體內(nèi)容涉及收集、歸類、保管等各個(gè)方面,但是檔案統(tǒng)計(jì)工作才是檔案管理工作能夠有效開展的重要保障。因?yàn)?,檔案統(tǒng)計(jì)能夠通過表格、圖表等更加直觀的表示方式,將整個(gè)檔案工作中的各種現(xiàn)象和流程表示出來,能夠幫助檔案管理人員全面的掌握檔案信息,實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的高效性。

        2.1 為管理層更好地分析數(shù)據(jù)提供保障

        檔案統(tǒng)計(jì)工作的開展對整個(gè)檔案管理工作的順利進(jìn)行提供保障,檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)階層的工作提供重要參考,從而能夠從整體上提高檔案管理工作的效率。

        在檔案統(tǒng)計(jì)工作中,不但需要對檔案的本身內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì),還要在對各部門工作計(jì)劃了解的基礎(chǔ)上,對各部門的人員編制、企業(yè)規(guī)章、法定條文等進(jìn)行統(tǒng)計(jì),為更有效的開展檔案統(tǒng)計(jì)工作做準(zhǔn)備[3]。

        另外,對相關(guān)設(shè)備的數(shù)量統(tǒng)計(jì)也是至關(guān)重要的,因?yàn)闄C(jī)器設(shè)備的數(shù)量和質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到整個(gè)工作是否能順利進(jìn)行。檔案統(tǒng)計(jì)人員只有在對以上這些方面內(nèi)容進(jìn)行充分了解的基礎(chǔ)上,才能更好的發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)工作的價(jià)值。

        所以,檔案統(tǒng)計(jì)人員要在不斷實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn),既要保證工作的速度,也要保證工作的質(zhì)量,通過進(jìn)行合理的統(tǒng)計(jì)分析,為管理層以及各個(gè)部門提供數(shù)據(jù)參考。因此,檔案統(tǒng)計(jì)工作關(guān)系到檔案管理工作的全局,為領(lǐng)導(dǎo)者更好地了解各個(gè)單位和各個(gè)企業(yè)提供數(shù)據(jù)支持。

        2.2 為更好地對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃提供支持

        由于當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展,社會(huì)上各種信息也不斷豐富起來,檔案管理工作的內(nèi)容也變得更廣泛,但是只有在檔案管理人員對檔案信息進(jìn)行編輯的基礎(chǔ)上才能對檔案進(jìn)行保管,這無疑是加大了檔案管理人員的工作壓力。

        所以,如何對這些復(fù)雜的工作進(jìn)行簡單化處理,以降低檔案管理者的工作強(qiáng)度,成為廣大檔案管理者普遍關(guān)注的問題。因此,對檔案管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃是十分有必要的。

        而通過檔案統(tǒng)計(jì)工作,能夠?qū)⒎比叩臋n案信息進(jìn)行歸類處理,并且通過更加直觀的圖表和文字表現(xiàn)出來,在一定程度上降低了檔案管理工作的難度。

        可見,在整個(gè)檔案管理工作中,檔案統(tǒng)計(jì)工作十分重要,檔案管理者能夠根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果對檔案管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃,確保檔案管理工作能夠在更加合理有序的氛圍下開展。

        2.3 有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效性

        在檔案管理過程中引入檔案統(tǒng)計(jì)制度,不但能夠?yàn)樾畔⒑Y選提供方便,還能進(jìn)一步完善檔案的整理和編排工作,在統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,能夠降低數(shù)據(jù)分析的難度,從而提高整個(gè)檔案管理工作的效率。通過開展檔案統(tǒng)計(jì)工作,檔案管理人員能夠根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更好的了解相關(guān)企業(yè)和事業(yè)單位的具體信息,為更好地開展檔案管理工作準(zhǔn)備條件。

        3 發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中重要作用的具體措施

        3.1 完善檔案統(tǒng)計(jì)制度

        檔案統(tǒng)計(jì)制度是否完善對整個(gè)檔案管理工作能否有序開展產(chǎn)生直接影響。開展檔案統(tǒng)計(jì)工作的主體就是檔案管理人員,所以,要想使檔案統(tǒng)計(jì)制度得以完善,首先就要強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識,使他們在工作中能夠認(rèn)清檔案統(tǒng)計(jì)的重要性,提高對統(tǒng)計(jì)工作的重視程度,使得檔案統(tǒng)計(jì)工作能夠在整個(gè)檔案管理進(jìn)程中實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最大化。

        其次,還要對檔案統(tǒng)計(jì)人員的人員組成和管理章程進(jìn)行合理設(shè)計(jì),切實(shí)保證整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)工作能夠在有序的環(huán)境下開展。在對檔案統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行制度管理方面,要著重強(qiáng)調(diào)對檔案統(tǒng)計(jì)人員的獎(jiǎng)罰和懲戒制度。對于不好的工作行為要加以懲戒,對于工作表現(xiàn)良好的檔案統(tǒng)計(jì)人員一定要進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的獎(jiǎng)勵(lì),使整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)人員隊(duì)伍能夠在這種制度的激勵(lì)下,提高工作的積極性,更好的發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)工作在檔案管理中的重要作用。

        最后,也是最重要的,就是對整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行制度化管理,通過制定合理的管理制度,保證檔案統(tǒng)計(jì)工作的有序性。因?yàn)?,?dāng)前檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容不斷豐富,整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的難度也隨之增加,這就使得在實(shí)際工作中,檔案統(tǒng)計(jì)人員很容易出現(xiàn)工作疏漏,造成統(tǒng)計(jì)誤差。所以,通過制定科學(xué)的管理制度,能夠讓檔案統(tǒng)計(jì)人員的一切工作都能有章可循,有利于提高工作的準(zhǔn)確度,為更加有效的開展檔案管理工作提供保障。

        3.2 提高檔案統(tǒng)計(jì)人員的整體素質(zhì)

        檔案統(tǒng)計(jì)人員是檔案統(tǒng)計(jì)工作得以開展的基礎(chǔ)條件,只有檔案統(tǒng)計(jì)人員的素質(zhì)提升,檔案統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量才會(huì)得到保障,從而才能提高整個(gè)檔案管理工作的效率。檔案管理工作屬于管理性的工作,表現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性,尤其是檔案統(tǒng)計(jì)人員,在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)時(shí),難免會(huì)用到一些統(tǒng)計(jì)學(xué)知識,而且還要經(jīng)常使用計(jì)算機(jī),對一些編碼知識和數(shù)學(xué)知識都要有一定程度的了解[4]。所以,檔案統(tǒng)計(jì)工作對工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)要求較高,統(tǒng)計(jì)人員的素質(zhì)會(huì)對檔案管理工作的整體水平產(chǎn)生直接影響。

        所以,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案統(tǒng)計(jì)人員的培訓(xùn),尤其是提高檔案統(tǒng)計(jì)人員的專業(yè)化技能,在進(jìn)行人員分配時(shí),也要始終遵循人性化和效益化的特點(diǎn),根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)人員的實(shí)際工作素質(zhì),將他們安排到適合的崗位。另外,員工的素質(zhì)是檔案管理部門首先要考慮的因素,如果檔案統(tǒng)計(jì)人員的專業(yè)技能與道德素養(yǎng)相違背,也必然會(huì)對檔案管理工作水平產(chǎn)生影響。

        3.3 對檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行有序安排

        從前文我們已經(jīng)知道,檔案統(tǒng)計(jì)工作對檔案管理工作的順利開展發(fā)揮重要的作用。當(dāng)前檔案統(tǒng)計(jì)工作的整體工作強(qiáng)度較大,統(tǒng)計(jì)人員的工作內(nèi)容較為復(fù)雜,所以,合理的對檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行安排,讓整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)工作能夠在舒適的氛圍中有序的展開十分重要。

        因此,檔案管理部門要對檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行合理的規(guī)劃和設(shè)計(jì),根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)工作的特點(diǎn)和輕重緩急程度,設(shè)計(jì)條理清晰、制度嚴(yán)明的管理計(jì)劃,讓整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)工作都能有章可循,從而提高整個(gè)檔案管理工作的效率[5]。如果不能對檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行合理安排,檔案統(tǒng)計(jì)人員在工作上遇到問題時(shí),很容易出現(xiàn)不知所措的現(xiàn)象,既不利于檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)部工作的順利開展,也會(huì)對整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量造成影響。

        4 結(jié)論

        綜上所述,在當(dāng)前信息化的大背景下,檔案統(tǒng)計(jì)工作在檔案管理工作中的作用越來越明顯,檔案統(tǒng)計(jì)的質(zhì)量將直接影響檔案管理工作的水平。所以,檔案管理部門一定要提高對檔案統(tǒng)計(jì)工作的重視程度,不管是在硬件上還是軟件上,都要不斷提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量,尤其是軟件方面,要加強(qiáng)對檔案統(tǒng)計(jì)人員的素質(zhì)和專業(yè)化培訓(xùn),提高整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)隊(duì)伍的綜合業(yè)務(wù)能力,保證檔案統(tǒng)計(jì)工作的有效性,讓檔案統(tǒng)計(jì)工作在有序開展的基礎(chǔ)上提高檔案管理工作的整體水平。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王雪梅.試析如何發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(13):104-105.

        [2]高媛媛.統(tǒng)計(jì)檔案管理探析[J].中國統(tǒng)計(jì),2016(10):73-74.

        [3]呂杰.加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展[J].蘭臺世界,2015(8):117-118.

        [4]馬玉美.淺談如何做好檔案統(tǒng)計(jì)工作[J].蘭臺世界,2013(S2):42.

        [5]廖苡伊.探討如何發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用[J].論述,2014(6):307.

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