陳鐵軍

[摘要]在信息化發(fā)展不斷深入高職院校的過程中，學(xué)籍管理工作由傳統(tǒng)的手工作業(yè)轉(zhuǎn)換為信息化管理模式。但是由于發(fā)展過快，人員素質(zhì)、系統(tǒng)功能、管理制度等一系列管理方向并未快速對接，導(dǎo)致學(xué)籍管理系統(tǒng)的真實效率不能充分發(fā)揮，也嚴(yán)重影響了智慧校園體系的全面構(gòu)建。為此，本研究分析了當(dāng)前高職院校當(dāng)前的學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀，同時提出基于智慧校園信息化體系構(gòu)建高職院校的學(xué)籍管理模式的發(fā)展策略。旨在支持高職院校學(xué)籍管理模式的更新與完善，達(dá)到預(yù)期的學(xué)籍管理時效性。

[關(guān)鍵詞]智慧校園；高職院校；學(xué)籍管理

[中圖分類號]C640

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1671- 5918（2018）05-0012-02

引言

智慧校園體系是利用軟件技術(shù)與硬件支持，打造信息化教研管理工作的發(fā)展方向，而學(xué)籍管理工作更是其中最為關(guān)鍵的管理內(nèi)容。在實際應(yīng)用效果上是否能夠達(dá)到學(xué)籍管理工作的時效性，也是構(gòu)建智慧校園體系的必要基礎(chǔ)與條件。針對高職院校學(xué)籍管理模式的進(jìn)一步研究，也是基于智慧校園體系不斷完善與發(fā)展的重要方向。但當(dāng)前的學(xué)籍管理模式并未對接高職院校的快速發(fā)展，其信息化程度有待提升，從而本文就學(xué)籍管理模式進(jìn)行深度分析，闡釋如下。

一、高職院校當(dāng)前的學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀分析

（一）未能構(gòu)建完善的學(xué)籍管理系統(tǒng)

學(xué)籍管理系統(tǒng)是針對高職院校開發(fā)的檔案類管理程序，可以通過資料上傳、后臺管理、信息下載等模式完成學(xué)籍檔案管理工作。從多年來的應(yīng)用效果分析，學(xué)籍管理系統(tǒng)提高了傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理工作的效率，同時降低了人為操作的失誤率。但是目前普遍應(yīng)用的高職院校學(xué)籍管理系統(tǒng)仍然存在應(yīng)用效率較低的情況。多數(shù)類似系統(tǒng)在開發(fā)階段與高職院校的聯(lián)系較少，從而導(dǎo)致系統(tǒng)時效性較低，并未精準(zhǔn)對接本校的學(xué)籍管理內(nèi)容。而且由于存在格式絮亂的問題，也產(chǎn)生了信息孤島的現(xiàn)象?？傮w而言并未發(fā)揮出學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)代化優(yōu)勢。由此可見雖然學(xué)籍管理系統(tǒng)初見成效，但并未以較高的工作效率應(yīng)對學(xué)籍管理工作，同時也并未完善該系統(tǒng)的多項實用性功能。

（二）缺乏完善的學(xué)籍管理制度體系

目前雖然多數(shù)高職院校制定了自身的學(xué)籍管理制度，但長期應(yīng)用該管理模式而并未及時更新，導(dǎo)致學(xué)籍管理工作重點弱化。同時多數(shù)學(xué)生并未完全了解學(xué)籍管理工作的內(nèi)容，在本次調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，在校2017級與2016級的學(xué)生中僅有12.5%的學(xué)生了解學(xué)籍檔案的相關(guān)作用，而35.6%的學(xué)生僅知道學(xué)籍檔案存在但并不知曉其具體的管理內(nèi)容與方向，其余51.9%的學(xué)生則完全不了解關(guān)于學(xué)籍檔案的相關(guān)事宜。由此可見，當(dāng)前的學(xué)籍管理制度仍然嚴(yán)重缺乏完善的管理體系。雖然2015級75.5%的學(xué)生在離校實習(xí)階段了解了學(xué)籍檔案的相關(guān)作用，但是也嚴(yán)重缺乏關(guān)于學(xué)籍檔案內(nèi)容的相關(guān)性問題，以至于學(xué)籍檔案管理工作于并未健全的制度體系形成影響因素，并不利于學(xué)籍管理工作的順利開展與完善。

（三）學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)能力良莠不齊

目前本校學(xué)籍管理工作人員中12%屬于?？埔韵聦W(xué)歷，而本科和?？茖W(xué)歷的工作人員占到總比例的78%，另外10%的學(xué)籍檔案管理人員為碩士研究生學(xué)歷。從整體學(xué)歷水平分析，其學(xué)歷水平較低，并不具備較為完善的綜合素質(zhì)能力。此外，在所有學(xué)籍檔案管理工作中，25%屬于計算機(jī)類專業(yè)，而52%的管理人員屬于其他非計算機(jī)專業(yè)學(xué)科，僅有23%的學(xué)籍檔案管理工作人員屬于計算機(jī)類專業(yè)同時輔修了檔案管理工作的相關(guān)專業(yè)內(nèi)容。而現(xiàn)代化的高職院校檔案管理工作，是以計算機(jī)軟件應(yīng)用為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，假設(shè)計算機(jī)專業(yè)能力較為薄弱，辦公自動化效率較低，也并不利于廣泛應(yīng)用該系統(tǒng)完善其學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)工作。在管理人員綜合素質(zhì)能力較低的情況下，部分管理人員薪酬較低且工作壓力凸顯，從而造成了檔案管理工作的人員流動性，也同時增加了多項學(xué)籍管理工作的重復(fù)性，嚴(yán)重制約了高職院校學(xué)籍檔案管理工作的穩(wěn)步運行。

二、高職院校學(xué)籍管理模式的利弊分析

（一）發(fā)展過快，管理工作加重

近些年來在高職院校的招生率逐年遞增，為了體系教育公平性，為更多學(xué)生創(chuàng)造學(xué)習(xí)與深造機(jī)會，高職院校的生源擴(kuò)招比例增長過快。雖然對于學(xué)生而言相當(dāng)于利好消息，但是也嚴(yán)重增加了高職院校學(xué)籍檔案管理工作的任務(wù)由與工作量。自2015年本校學(xué)籍檔案管理基數(shù)為5237，到2016年上升為6529，至2017年已經(jīng)達(dá)到了7512分。平均年增長15%左右的工作量，為高職院校學(xué)籍管理工作帶來了較大的工作負(fù)擔(dān)，其任務(wù)量可見一斑。如果在短時期內(nèi)無法從工作效率上有所突破，則會給學(xué)籍檔案管理工作造成極為嚴(yán)重的遺留問題。因此，造成目前高職院校學(xué)籍檔案管理工作效率并未穩(wěn)步提升的主要因素在于，招生過快，發(fā)展速度過快，學(xué)籍檔案管理工作并未實時更新與對接，造成了工作量積壓與累積過量等問題。

（二）革新疊加，管理難度增加

目前多數(shù)高職院校拓展了智慧校園體系的學(xué)籍管理方案，但是在實際操作中，由于多數(shù)高職院校并未配備充足的計算機(jī)專業(yè)管理人員，但是其系統(tǒng)信息化程度并未充分體現(xiàn)。而智慧校園體系下的學(xué)籍管理系統(tǒng)，是基于計算機(jī)技術(shù)為主，學(xué)籍管理業(yè)務(wù)為導(dǎo)向的綜合性工作。如果在實際運行過程中，缺乏計算機(jī)專業(yè)知識，其管理效果與管理效率也會受到嚴(yán)重影響，因此無法有效提升學(xué)籍管理工作的時效性。在此階段，部分高職院校發(fā)現(xiàn)了信息管理工作中存在的漏洞。采取了系統(tǒng)更新升級等工作，但是更新頻率過快，多數(shù)功能并未經(jīng)過有效驗證，以至于仍然存在功能輸出的偏差性問題。在2015年至2016年之間，82%的高校常規(guī)使用的智慧校園學(xué)籍管理系統(tǒng)前后更新7次以上，而操作方式更新疊加之后，嚴(yán)重影響了多數(shù)學(xué)籍管理工作人員的掌握程度，也造成了對于學(xué)籍管理工作的嚴(yán)重影響。

（三）業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)化，多元化發(fā)展突出

在多元文化的融合發(fā)展過程中，部分高職院校已經(jīng)意識到對應(yīng)的業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)化情況。以往時期，學(xué)生的專業(yè)發(fā)展需求與學(xué)生個人學(xué)習(xí)基礎(chǔ)存在較大的關(guān)聯(lián)性，但是目前對于日后工作要求的比例，以及對于專業(yè)方向的工作內(nèi)容等，多數(shù)學(xué)生的認(rèn)可度并未完全一致。因此，多數(shù)高職院校的轉(zhuǎn)專業(yè)需求逐年遞增。但是由于受到多種相關(guān)因素制約，能夠順利完成專業(yè)學(xué)科方向調(diào)整的學(xué)生比例依然較少。以本校為例，2015年共收到轉(zhuǎn)專業(yè)申請67份，順利完成專業(yè)轉(zhuǎn)換的學(xué)生人次為25人，其完成率僅為37.31%。而2016年共收到轉(zhuǎn)專業(yè)申請85份，上升了12%以上的遞升比例，但順利完成專業(yè)轉(zhuǎn)換的學(xué)生人次僅為17人，其完成率降低至20%。由此可見，由于受到管理制度條件限制，多數(shù)學(xué)生無法直接完成專業(yè)凋整，從而嚴(yán)重影響了學(xué)生自由發(fā)展的可能性，也限制了個性化教學(xué)的發(fā)展。因此，多元化發(fā)展的現(xiàn)狀對于學(xué)籍管理工作的業(yè)務(wù)需求發(fā)生提出較大要求，但并未對接實際的業(yè)務(wù)總量，嚴(yán)重制約了智慧校園的積極發(fā)展。

三、基于智慧校園信息化體系構(gòu)建高職院校的學(xué)籍管理模式

（一）補充完善學(xué)籍管理系統(tǒng)功能

學(xué)籍管理系統(tǒng)是完善智慧校園信息體系的功能載體，為了增強其信息化管理的時效性，必須首先補充完善學(xué)籍管理系統(tǒng)功能。一方面，高職院校需要與系統(tǒng)程序開發(fā)部門加強聯(lián)系，總結(jié)學(xué)籍管理工作重點方向，并提出實用性功能更新要求，以便系統(tǒng)開發(fā)部門能夠真實掌握高職院校的學(xué)籍管理工作針對性，提高系統(tǒng)相關(guān)功能的優(yōu)化設(shè)方案。另一方面，雖然多次更新能夠不斷補充系統(tǒng)功能的細(xì)致化與精準(zhǔn)化要求，但是反復(fù)更新過程中也容易造成多項操作內(nèi)容的調(diào)整，并不利于所有學(xué)籍管理工作人員快速掌握。因此，在革新相關(guān)系統(tǒng)功能時，需要充分考量后期維護(hù)工作的時效性，以原有操作模式為基礎(chǔ)，盡量保留操作程序的使用次序，通過其他輔助功能補充系統(tǒng)配置方案，則更有利于完善學(xué)籍管理系統(tǒng)。

（二）健全制定完善學(xué)籍管理制度

學(xué)籍管理工作本身需要不斷完善與創(chuàng)新，在智慧校園體系下，是否能夠達(dá)到預(yù)期的信息化程度，是完善與發(fā)展的根本。那么在其不斷完善的過程中，勢必要對應(yīng)教學(xué)模式的管理內(nèi)容，對接當(dāng)前學(xué)生學(xué)習(xí)與專業(yè)發(fā)展的需求。在學(xué)籍管理制度上與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)智慧校園的發(fā)展理念。因此，健全制定完善學(xué)籍管理制度并非一蹴而就，而是在不斷發(fā)展的過程中逐步補充管理細(xì)則，完善管理職能與時效性的過程。在此基礎(chǔ)之上，需要以每一學(xué)年度的工作量與業(yè)務(wù)執(zhí)行效果評估當(dāng)前的制度體系是否完善，同時以學(xué)生滿意度作為衡量學(xué)籍管理工作是否達(dá)標(biāo)的重要前提，最終通過不斷更新管理細(xì)則，達(dá)到適應(yīng)教學(xué)體制更新與信息化發(fā)展的實際需求，健全當(dāng)前的學(xué)籍管理制度，支持智慧校園信息化的進(jìn)一步落實。

（三）加強學(xué)籍管理人員普遍素質(zhì)

從當(dāng)前學(xué)籍管理模式的時效性分析，學(xué)籍管理工作人員的工作效率偏低，與多數(shù)人員綜合素質(zhì)良莠不齊存在較大的關(guān)聯(lián)性。而智慧校園體系是否能夠達(dá)到較高的信息化水平不僅需要硬件和軟件支持，同時也需要以學(xué)籍管理工作人員的技術(shù)水平為支撐。那么定期培訓(xùn)學(xué)籍管理人員的辦公自動化能力，同時將學(xué)籍管理系統(tǒng)的更新功能作為培養(yǎng)重點，才能讓更多學(xué)籍管理人員掌握系統(tǒng)的更新或者拓展性功能，以最快效率完成學(xué)籍管理工作。此外，提高學(xué)籍管理人員的普遍素質(zhì)也是加強學(xué)籍管理工作時效性的重點方向，其培養(yǎng)方向主要為針對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用學(xué)科?？梢栽诤侠硪?guī)劃工作時間與學(xué)習(xí)時間后，為學(xué)籍管理人員設(shè)置校園內(nèi)培訓(xùn)課程與校園外培訓(xùn)課程。校園內(nèi)的培訓(xùn)課程可以在工作時間允許下交替完成培訓(xùn)任務(wù)，而校園外的培訓(xùn)課程則需要合理對接較長的學(xué)習(xí)時間，以便保障培訓(xùn)效果能夠達(dá)到預(yù)期的發(fā)展需求。

結(jié)語

綜上所述，智慧校園體系下高職院校的學(xué)籍管理工作受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是否能夠達(dá)到信息化發(fā)展的具體要求，提高學(xué)籍管理效率成為當(dāng)前亟待解決的重點問題。為此，本研究分析了高職院校學(xué)籍管理模式的利弊，并提出優(yōu)化學(xué)籍管理模式的構(gòu)建策略。一方面，需要補充完善學(xué)籍管理系統(tǒng)功能，支持針對性較強的業(yè)務(wù)管理范疇。另一方面，需要健全制定完善學(xué)籍管理制度，以便達(dá)到對接管理內(nèi)容的時效性。除此之外，需要加強學(xué)籍管理人員普遍素質(zhì)，進(jìn)而配合硬件設(shè)施與軟件應(yīng)用的真實效果，達(dá)到預(yù)期的信息化管理效率。

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