鄭曉稚　寧檸

[摘要] 醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化管理的實(shí)行，不僅能完善當(dāng)前醫(yī)院人事管理工作中的不足，還能合理有效整合醫(yī)院人力資源，從而提高醫(yī)院人事檔案管理效率；同時(shí)還能獲得社會(huì)對(duì)醫(yī)院及醫(yī)護(hù)人員的認(rèn)可和滿意，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院良好的發(fā)展，提升醫(yī)院的整體管理水平。該文通過探討醫(yī)院人事檔案管理中傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理中的弊端與不足、數(shù)字信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用等方面，通過對(duì)醫(yī)院人事檔案管理與數(shù)字信息化技術(shù)的整合，使人事檔案工作得到根本性改變，不僅為人事檔案管理提供更好的服務(wù)，還有效地提高醫(yī)院人事檔案管理水平，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 管理；醫(yī)院人事檔案；數(shù)字化信息化；應(yīng)用

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）07（a）-0153-02

數(shù)字信息化管理，實(shí)際上就是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在管理的過程中實(shí)行數(shù)據(jù)信息化，從而形成一種多元化、整合化的檔案管理新模式；也是一種先進(jìn)、科學(xué)、有效的管理方法[1]。數(shù)據(jù)信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理工作中能夠及時(shí)提供準(zhǔn)確有效的信息幫助，最大限度發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。同時(shí)還能有效提升人事檔案管理效率與質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源的整合。傳統(tǒng)醫(yī)院的人事檔案管理存在諸多管理上的問題，針對(duì)這些問題，可將數(shù)字化信息技術(shù)融入人事檔案管理工作中，利用數(shù)字化信息人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行解決，使人事檔案管理工作更節(jié)省人力及財(cái)力的支出。同時(shí)，由于人事檔案管理直接關(guān)系到醫(yī)護(hù)人員的切身利益，更是涉及醫(yī)院的健康發(fā)展，因此應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理數(shù)字信息化在實(shí)踐中的重視，也為醫(yī)院的發(fā)展做鋪墊。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理的弊端和不足

1.1 傳統(tǒng)人事檔案管理方式的不足

傳統(tǒng)人事檔案管理方式，由于歸檔方案存在一定局限性，普遍采用一次性方法進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致管理方式較單一。一方面：由于人事檔案管理工作正處于改革中，一些相關(guān)制度無法及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充與完善。一般的管理檔案方法既未對(duì)檔案進(jìn)行排序和分類，也未把全部檔案集中安置，致使醫(yī)院的檔案保存、查詢、使用等方面均出現(xiàn)問題，造成檔案凌亂，檔案缺失及檔案錯(cuò)拿等現(xiàn)象，無法快速找出所需檔案資料。另一方面，因檔案管理工作的管理意識(shí)不全面，使檔案管理問題發(fā)生不能及時(shí)采取相應(yīng)的措施，從而導(dǎo)致資源配置不合理及管理效率低。這就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，通過利用數(shù)字電子化相關(guān)系統(tǒng)軟件進(jìn)行管理，避免檔案缺失或丟失的現(xiàn)象，從而加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的保護(hù)。

1.2 檔案信息更新過慢及保存時(shí)間不長(zhǎng)

傳統(tǒng)人事檔案管理方式，普遍由手工記錄，不僅造成工作效率低，而且信息的使用價(jià)值也難以完成。而通過現(xiàn)代科技數(shù)字信息化的應(yīng)用后，將電子檔案的形式融合一起，使檔案數(shù)據(jù)可以直接輸入或輸出電腦，從而縮短檔案的查詢和提取時(shí)間，也進(jìn)一步提高醫(yī)院相關(guān)工作的效率。同時(shí)由于傳統(tǒng)的檔案大多以紙質(zhì)的形式作為檔案記錄，除了不利于檔案長(zhǎng)久保存以外，在更新方面還造成諸多麻煩，致使查找時(shí)出現(xiàn)很大的困難。不僅更新率較低，也不利于對(duì)檔案的保護(hù)。

1.3 檔案信息的保存不夠嚴(yán)密

由于大多醫(yī)主要資金都用在醫(yī)療設(shè)備和藥品采購方面，沒有對(duì)人事檔案投入一定的資金，使檔案信息管理方式得不到根本的改變，導(dǎo)致檔案信息無法受到保密性以及專業(yè)性的保護(hù)，因此，在醫(yī)院的日常管理中，人事檔案管理工作通常不被重視[2]。相對(duì)于其他檔案，醫(yī)院人事檔案的保密工作更嚴(yán)格要求，因此管理人員更需要在檔案管理上進(jìn)行重點(diǎn)管理。此外，紙質(zhì)檔案更容易損壞，還時(shí)常發(fā)生信息泄漏等問題，管理中也有一定的難度，這些問題直接影響到人事檔案管理的質(zhì)量，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作得不到很好的改善。同時(shí)落后的人事檔案管理工作方式，既降低工作效率，也增加工作失誤。基于此，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化信息是必然的。

2 數(shù)字信息化在人事檔案中的應(yīng)用

2.1 構(gòu)建人事檔案電子信息平臺(tái)

所謂的建立電子信息平臺(tái)，就是將各種不同形式的信息內(nèi)容，包括圖片、語言以及數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)等，利用數(shù)據(jù)化信息的形式，通過按步驟、按部門分類進(jìn)行構(gòu)建，使醫(yī)院各部門的資源得到合理的配置，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息的共享平臺(tái)[3]。與傳統(tǒng)的人事檔案相比，應(yīng)用數(shù)字化的管理方式，具有以下優(yōu)點(diǎn)：①使檔案的使用時(shí)間更長(zhǎng)久。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式，因更容易損壞，造成檔案信息的完整及準(zhǔn)確性具有一定的影響[4]。而應(yīng)用數(shù)字化進(jìn)行管理后，不僅人事檔案可以延長(zhǎng)保存期限，同時(shí)還可避免因外界不可改變的因素造成信息流失的現(xiàn)象，既確保人事檔案信息的完整，也使檔案信息更準(zhǔn)確。②使檔案信息的管理工作得到有效提高，極大地提升了人事檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式主要是紙質(zhì)檔案管理，既浪費(fèi)人力、物力資源，也消耗了一定的管理時(shí)間，使工作效率無法提高。隨著醫(yī)院工作人員經(jīng)驗(yàn)的增加，醫(yī)護(hù)人員的工作也需跟隨變動(dòng)。通過實(shí)施數(shù)字化信息的技術(shù)后，將人事檔案信息輸入電腦中進(jìn)行儲(chǔ)存，在計(jì)算機(jī)軟件中輸入關(guān)鍵詞，就可快速找出所需要的檔案，從而節(jié)約了大量的時(shí)間，也提高了工作效率。同時(shí)計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存量較大，并且計(jì)算的精確度更高、速度也更快，從而取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案[5]。因此，只有對(duì)檔案進(jìn)行管理技術(shù)更新，才能夠更完整、準(zhǔn)確地提供人事檔案資料，醫(yī)院工作人員才能夠更順利地開展工作。③有利于加強(qiáng)對(duì)人事檔案的保密。利用數(shù)據(jù)化信息科技在電腦中進(jìn)行加密處理的方式，能最大限度對(duì)文件進(jìn)行保密。

2.2 在人事檔案中強(qiáng)化信息、智能管理

隨著現(xiàn)代電子信息科技化的不斷發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念，通過引進(jìn)科學(xué)、先進(jìn)的管理模式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部人力資源的整合，達(dá)到資源共享，最終發(fā)揮資源的作用[6]。因此，首先從管理者出發(fā)，積極引導(dǎo)管理人員加大重視人事檔案管理工作，醫(yī)院可對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期或不定期的相關(guān)技能培訓(xùn)或管理知識(shí)，從而增強(qiáng)管理人員的管理水平和操作技能。其次，管理人員應(yīng)不斷意識(shí)到人事檔案資源的重要作用，可對(duì)人事檔案進(jìn)行備份，以防信息丟失或者檔案庫被竊取這樣的現(xiàn)象。進(jìn)一步推行并加強(qiáng)數(shù)字信息化、智能化的安全管理方式，運(yùn)用到管理檔案工作中，不斷更新醫(yī)院的相關(guān)軟件和硬件配置，形成一種高效、實(shí)用的人事檔案管理體系[7]。這種管理模式既減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，還節(jié)約了大量時(shí)間，有利于把更多精力轉(zhuǎn)移到完善管理制度和模式上，從而有效提高人事檔案管理工作的效率，推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化的進(jìn)程。

2.3 加強(qiáng)人事檔案的安全防護(hù)工作

人事檔案資料，作為醫(yī)院的重要信息資源，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行加強(qiáng)安全意識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，使管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全隱患有基本的了解，并確保管理人員懂得利用網(wǎng)絡(luò)各種殺毒軟件，使計(jì)算機(jī)不被病毒侵害，從而有效保護(hù)檔案的安全。安全性和隱私性是人事檔案的特性，電子化的人事檔案，能在儲(chǔ)存中進(jìn)行相應(yīng)的加密處理，使人事檔案數(shù)據(jù)在傳輸或使用過程中得到安全性的保障[8]。另外，由于管理人員的法律意識(shí)薄弱，而人事檔案資料又記錄著大量的醫(yī)務(wù)人員信息，一旦出現(xiàn)檔案信息泄露、丟失或破損等問題，修復(fù)的可能性是極低的。通過強(qiáng)化管理人員的安全防范意識(shí)，將紙質(zhì)檔案換成電子檔案，進(jìn)行加密處理，可有效避免發(fā)生以上這些現(xiàn)象。既提高檔案信息的真實(shí)及完整性，也進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

3 結(jié)語

隨著現(xiàn)代化科技不斷發(fā)展與改革，醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來越激烈。競(jìng)爭(zhēng)的實(shí)質(zhì)，實(shí)質(zhì)上就是人才的比拼。由于醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理中的重要部分，積極推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化的進(jìn)程，一方面使醫(yī)院人事檔案的管理適應(yīng)時(shí)代的需要，另一方面還可以提升人事檔案資源的潛在應(yīng)用價(jià)值。因此，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，走出一條真正的信息化道路，不斷對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。在提高醫(yī)務(wù)人員管理水平的同時(shí)，也為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供有力的支持，并提高社會(huì)對(duì)醫(yī)院的認(rèn)可度。

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（收稿日期：2018-04-10）