余宗耀

[摘要] 醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理中的重要部門，管理著醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)學(xué)資料，其記載了各類型疾病的臨床治療經(jīng)驗(yàn)，為臨床研究、疫情防治、病源追蹤、醫(yī)療衛(wèi)生水平的提升帶來參考和借鑒，做好醫(yī)院檔案管理工作，建立健全檔案管理規(guī)范，提升檔案管理工作人員的整體專業(yè)素養(yǎng)，將檔案管理朝信息化、科學(xué)化方向發(fā)展，這也是醫(yī)院進(jìn)步、醫(yī)療水平提升的重要體現(xiàn)。該文主要分析了目前醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式存在的問題并制訂了相應(yīng)對(duì)策以適應(yīng)檔案管理模式改革發(fā)展需要。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案；管理模式；改革；應(yīng)用進(jìn)展

[中圖分類號(hào)] R7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）07（a）-0151-02

檔案在醫(yī)院管理工作中占有重要地位，是醫(yī)院管理部門的重要組成部分，是作為員工工作的重要憑證，記載了員工的職能工作經(jīng)歷，技術(shù)發(fā)展的整個(gè)過程，增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要目標(biāo)，在傳統(tǒng)的檔案管理中存在問題，隨著信息化在醫(yī)院管理中的不斷深入，使得醫(yī)院在管理上有了更高要求，以滿足日益變化的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)[1]。傳統(tǒng)的檔案管理模式已逐漸落后于當(dāng)代社會(huì)發(fā)展進(jìn)程。在加上醫(yī)院中醫(yī)護(hù)人員規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人員存在極大的流動(dòng)性，所以醫(yī)院檔案管理模式亟待改革。比如，在檔案管理中存在的檔案資料缺損，使得其效用無(wú)法得到施展、檔案管理制度不完善、醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高等問題，使得檔案管理信息化程度不高，檔案管理模式未跟上現(xiàn)代化發(fā)展軌跡。在現(xiàn)代化社會(huì)背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的變革，需要對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，這考驗(yàn)了醫(yī)院的管理能力，為使醫(yī)院更好的正視檔案管理中存在的問題，需要根據(jù)實(shí)際情況開展具體分析，為提高檔案管理效率，提出具體解決辦法，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理模式的改革。

1 醫(yī)院檔案管理模式中存在的問題

1.1 落后的檔案管理體系

醫(yī)院檔案管理工作存在一定的復(fù)雜性，因其載體的繁雜程度，管理難度大，在加上醫(yī)院檔案管理工作在完成信息化管理的過程中存在的諸多難題，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的多樣性，管理模式的兼容性不統(tǒng)一，所以導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理進(jìn)程不一[2]。醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)作為一個(gè)獨(dú)立于其他管理系統(tǒng)的個(gè)體，在資源上無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享。后續(xù)檔案管理系統(tǒng)更新維護(hù)資金跟不上也是阻礙醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程的重要原因。老舊的系統(tǒng)得不到及時(shí)更新，檔案存儲(chǔ)環(huán)境的影響以及計(jì)算機(jī)技術(shù)未充分等原因?qū)е铝四壳搬t(yī)院檔案管理仍舊存在著一定的落后性。

1.2 檔案信息化管理意識(shí)不強(qiáng)

為細(xì)化職能部門，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，多將各部門的檔案進(jìn)行分別管理，檔案過于分散；再加上醫(yī)院相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員多集中于臨床業(yè)務(wù)，在后勤上重視力度不足，在醫(yī)院管理中人事檔案管理工作未被完全劃入，所以導(dǎo)致了檔案管理信息管理意識(shí)不強(qiáng)，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在著滯后性。并且，檔案管理人員的管理藝術(shù)不強(qiáng)，這些也阻礙了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)步。

1.3 檔案信息化管理人才短缺

檔案管理部門在人員構(gòu)成上年齡偏大，所以醫(yī)院檔案管理工作上存在著老齡化問題，導(dǎo)致檔案管理上管理人員知識(shí)層面上較為陳舊。并且檔案管理中的缺少計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，在信息化檔案管理建設(shè)時(shí)，不了解各軟件系統(tǒng)的操作，檔案管理中缺乏復(fù)合型管理人才，這是導(dǎo)致檔案管理信息化低的重要因素，多數(shù)醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)上重視程度不高，多專注于與醫(yī)療人才的引進(jìn)，所以缺少檔案管理人員的引進(jìn)計(jì)劃。再加上，多數(shù)具有較高學(xué)歷的檔案管理專業(yè)的人才多不愿進(jìn)行醫(yī)院檔案管理部門工作，進(jìn)而導(dǎo)致了目前醫(yī)院管理工作中存在人才以及創(chuàng)新理念短缺現(xiàn)象，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展需求。計(jì)算機(jī)技術(shù)使用的影響使得檔案信息化整合工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)還需要一定的時(shí)間，這在一定程度上制約了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

1.4 檔案電子存檔模式亟待改革

醫(yī)院各個(gè)部門間在電子檔案管理上缺少健全的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并且還未形成電子檔案管理規(guī)范，檔案管理上缺乏分類和細(xì)化，使得醫(yī)院在重要電子檔案的管理上出現(xiàn)損壞情況，這對(duì)給醫(yī)院正常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)帶來了資源浪費(fèi)以及困擾，對(duì)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化的發(fā)展產(chǎn)生了諸多不良影響，電子存檔管理模式亟待解決。

2 醫(yī)院檔案管理模式的改革對(duì)策

2.1 檔案數(shù)字信息化的應(yīng)用

數(shù)據(jù)信息化已經(jīng)成為目前當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革大背景下，醫(yī)院已逐步實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理模式。檔案信息化管理模式改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，提高了檔案管理的安全性，再加上醫(yī)院檔案管理模式以及相關(guān)系統(tǒng)軟件數(shù)據(jù)更新速度的落后，使得醫(yī)院的檔案管理工作存在一定的管理危機(jī)。因此，為增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理力度，做好檔案管理工作，全面實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，需要加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)工程建設(shè)，利用數(shù)字檔案信息資源，提高檔案管理質(zhì)量，形成獨(dú)立健全的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。但是該網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)應(yīng)獨(dú)立于院內(nèi)的公辦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在建立數(shù)字檔案系統(tǒng)時(shí)，可依據(jù)人員的流動(dòng)性，職位的變化進(jìn)行保存、查詢和更改。并且要定期對(duì)系統(tǒng)展開維護(hù)工作，對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行更新，以不斷完善各改進(jìn)檔案管理操作系統(tǒng)，保障系統(tǒng)的安全性，以適應(yīng)檔案管理的需要，更利于院內(nèi)人員對(duì)資料的調(diào)閱，協(xié)助醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展[3]。

2.2 檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)

作為直接與檔案接觸的檔案管理人員，在檔案管理工作中發(fā)揮了重要作用，所以檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)會(huì)影響檔案管理工作的開展。所以為提高檔案管理的管理效率，需要對(duì)目前處于檔案管理工作的人員進(jìn)行更為系統(tǒng)化的培訓(xùn)，以及吸引更加專業(yè)化的專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理工作。為進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)技能，增強(qiáng)管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，提升檔案管理水平。由檔案管理專業(yè)人員其帶頭作用，對(duì)有關(guān)人員展開定期培訓(xùn)工作，使其掌握相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)專業(yè)技能。比如在院內(nèi)進(jìn)行多樣化的培訓(xùn)方式，把培訓(xùn)內(nèi)容和實(shí)踐相互融合，對(duì)管理人員以授課、經(jīng)驗(yàn)對(duì)講、問題展示等方式進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)講解，并且不定期對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行檢查，以觀察管理人員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度，以及對(duì)醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)程度。幫助檔案管理人員糾正其工作態(tài)度，以更加積極樂觀的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足之處，以提升自身專業(yè)技能以及管理效率，更好地完成醫(yī)院檔案管理工作。

此外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員要落實(shí)好檔案管理人員的分工，明確各管理者的責(zé)任，將其工作劃分具體每個(gè)人，準(zhǔn)確把握管理工作的發(fā)展方向，在具體的實(shí)踐中尋找出與該院實(shí)際最相符的檔案管理模式。并且為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，應(yīng)重視檔案管理人才的引進(jìn)計(jì)劃，管理者要嚴(yán)格把控檔案管理人員的準(zhǔn)入資格，挑選擁有一定檔案管理經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)人才進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作。還要加強(qiáng)對(duì)在崗人員的培訓(xùn)力度，以促使其專業(yè)水平以及專業(yè)素養(yǎng)的提高。并且在培訓(xùn)時(shí)，可以長(zhǎng)期培訓(xùn)或者短期培訓(xùn)，利用交替培訓(xùn)的方式展開培訓(xùn)工作，定時(shí)鞏固其專業(yè)能力，培訓(xùn)相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作技能，以不斷提升醫(yī)院檔案管理水平。

2.3 檔案保存工作水平的提升

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)在各行業(yè)中的不斷深入應(yīng)用，使得各行業(yè)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)備的投入也在不斷擴(kuò)大?？茖W(xué)合理地使用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，建立完善的檔案管理信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，是目前醫(yī)院檔案管理工作中的主要改革目標(biāo)。充分利用信息化數(shù)據(jù)帶來的便利性，將醫(yī)院檔案資料傳送至云端系統(tǒng)，這不僅節(jié)省了大量查找、保管、整理等工作所需時(shí)間，還提高了檔案管理工作效率，也為檔案保管工作增加了安全系數(shù)。

2.4 完善檔案管理制度

在醫(yī)院管理工作的發(fā)展過程中，一直以來忽視了檔案管理在醫(yī)院工作的重要性，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作多數(shù)還是以傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理，這在一定程度上限制了檔案管理的進(jìn)步，不利于信息化管理模式的推行，因此為更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的革新，需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，這對(duì)提升檔案管理質(zhì)量具有積極影響。有關(guān)人員要樹立檔案管理完整性和安全性意識(shí)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要規(guī)范化操作，做好檔案的收集、歸檔工作，避免出現(xiàn)檔案損壞情況的出現(xiàn)，保證檔案的完整。為更高地落實(shí)各項(xiàng)檔案管理規(guī)范，檔案管理部門應(yīng)制定相關(guān)的管理制度進(jìn)行系統(tǒng)化管理。根據(jù)制度要求，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的檢查力度，積極引導(dǎo)有關(guān)人員依據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作。

為更好地完成檔案管理人員的管理工作，還需建立健全相應(yīng)的管理制度，便于對(duì)管理人員進(jìn)行集中統(tǒng)一化管理。這主要體現(xiàn)在專人負(fù)責(zé)檔案管理上，以更加規(guī)范化檔案管理流程進(jìn)行檔案管理工作。為明確醫(yī)院檔案管理人員的職能，還需為其制定完善的考核機(jī)制，以保證各檔案管理工作的順利完成，這能在一定程度上降低檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)，并且在檔案遺失時(shí)可根據(jù)其完善管理流程進(jìn)行追蹤。在標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度管理下，能夠有助于規(guī)范管理人員的行為，使得檔案管理更加規(guī)范化[4]。此外，還要對(duì)醫(yī)院相關(guān)工作人員需要進(jìn)行檔案法律、法規(guī)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，以提升工作人員對(duì)法律的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而能夠提升其對(duì)檔案管理工作的配合度，保障檔案管理有效性。完善的檔案管理制度、規(guī)范化的檔案操作流程、信息化的檔案保管工作，保證了檔案管理的整體性和效率，所以在醫(yī)院檔案管理中建立健全檔案管理制度具有重要意義。

3 小結(jié)

醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院管理中占有重要地位，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展發(fā)揮著重要作用。在信息化高速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也在檔案管理中被推行，解決了傳統(tǒng)檔案管理方式中存在的問題，提高了檔案管理水平，醫(yī)院檔案管理模式改革目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)、檔案保存工作水平的提升、完善檔案管理規(guī)范等方面進(jìn)行革新，以提升檔案管理質(zhì)量，更好地協(xié)助醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的開展。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 黃鴻輝.試論檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2017，14（5）：140，142.

[2] 劉曉華.淺析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題及改革策略[J].黑龍江史志，2015（11）：106.

[3] 陶弘，李善，劉轉(zhuǎn)平.數(shù)字網(wǎng)絡(luò)模式在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2015，12（36）：22-24.

[4] 農(nóng)永英.雙軌制管理模式在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用分析[J].人才資源開發(fā)，2016（12）：176-177.

（收稿日期：2018-04-09）