宋丹紅

【摘 要】ERP系統(tǒng)的思想是以供應(yīng)鏈為核心，整合內(nèi)部資源，將企業(yè)的組織模式、業(yè)務(wù)流程、規(guī)范制度、信息共享、實(shí)施方法結(jié)合為一體的內(nèi)部管理系統(tǒng)。經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、信息傳遞方法的日新月異，使內(nèi)部控制呈現(xiàn)多元化，而ERP不僅是內(nèi)部管理的載體，也是信息化的工具及手段。將ERP管理信息系統(tǒng)運(yùn)用到企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐當(dāng)中，對(duì)內(nèi)有助于加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，對(duì)外有利于降低成本、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。本文從ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的相關(guān)概念入手，分析在ERP系統(tǒng)環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制的利弊，最后提出在ERP 環(huán)境下完善內(nèi)部控制的方法及對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】 ERP系統(tǒng)；信息化；內(nèi)部控制

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，中國(guó)與國(guó)際社會(huì)日益接軌。企業(yè)內(nèi)部制度的不健全，已經(jīng)成為制約其發(fā)展的關(guān)鍵因素。不改變現(xiàn)有狀態(tài)，企業(yè)無(wú)法在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中生存。因此，必須在內(nèi)部控制、降低成本、生產(chǎn)工藝等方面進(jìn)行革新。這促使大批傳統(tǒng)制造企業(yè)爭(zhēng)相開(kāi)發(fā)ERP系統(tǒng)。隨著ERP系統(tǒng)在企業(yè)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、銷(xiāo)售計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、資金計(jì)劃、物流信息的統(tǒng)一管理等優(yōu)勢(shì)，在信息化方面，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度的構(gòu)建與實(shí)施也提出了更高的要求。

一、 ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的基本概念

1.ERP的概念

ERP（Enterprise Resources Planning，公司資源計(jì)劃）是20世紀(jì)90年代初繼起的公司管理信息系統(tǒng)，它代表以計(jì)算機(jī)軟件為核心的現(xiàn)代公司管理軟件。它是主要為生產(chǎn)型制造企業(yè)服務(wù)，根據(jù)企業(yè)需求，以先進(jìn)管理模式為主導(dǎo)思想，為企業(yè)量身定做一套適合企業(yè)發(fā)展的綜合性管理軟件。最終目的就是整合資源，使效能得到充分的發(fā)揮，能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化。ERP 的精髓在于管理技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源共享，各業(yè)務(wù)流程之間實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫鏈接，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效率，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展。

2.內(nèi)部控制的概念

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理過(guò)程中的一個(gè)重要過(guò)程，由治理層、管理層和其他人員制定的程序和策略。企業(yè)制定它是為了保證經(jīng)營(yíng)的效率效果、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性和對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的遵守。在我國(guó)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中指出：內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過(guò)程1。

二、ERP系統(tǒng)環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制的利弊

1.ERP實(shí)施后內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)因素

（1）運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)施ERP，首先要對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。不能僅對(duì)原有的業(yè)務(wù)流程實(shí)行信息化管理，那只是對(duì)原有模式的高級(jí)復(fù)制，沒(méi)有真正對(duì)企業(yè)管理進(jìn)行革新，違背了ERP的宗旨。ERP首先是一種內(nèi)控管理模式，其次才是技術(shù)手段。但在ERP實(shí)施過(guò)程中，由于業(yè)務(wù)流程的改變，運(yùn)行中的不確定性因素不能快速反應(yīng)或不能預(yù)見(jiàn)，將產(chǎn)生運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。而ERP實(shí)施后，企業(yè)的規(guī)模和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷變化，現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程已不能滿(mǎn)足企業(yè)需求，重新更改程序又增加企業(yè)負(fù)擔(dān)。

（2）ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。任何一種軟件都不可避免的將面臨網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)也不例外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全包括：機(jī)房的安全管理規(guī)章、各模塊的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、病毒入侵的監(jiān)控警示系統(tǒng)、操作權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)管理員及網(wǎng)絡(luò)管理員的監(jiān)督、數(shù)據(jù)備份等。在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)，操作員普遍存在對(duì)系統(tǒng)安全不重視現(xiàn)象。比如：以他人的權(quán)限查找不屬于自己職權(quán)范圍的數(shù)據(jù)，密碼過(guò)于簡(jiǎn)單、同部門(mén)人員對(duì)密碼保密不當(dāng)?shù)?。?nèi)控系統(tǒng)一旦遭到破壞，將給企業(yè)造成巨大的損失。

（3）人為操作失誤會(huì)增加控制風(fēng)險(xiǎn)。再高級(jí)的電腦機(jī)器人也是由人編程制造的，先進(jìn)的管理模式終要由人來(lái)設(shè)計(jì)、操作和控制。在ERP的實(shí)施過(guò)程中，每個(gè)員工都會(huì)對(duì)其職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)的系統(tǒng)做輸出、輸入的工作。數(shù)據(jù)信息的即時(shí)傳送、多平臺(tái)共享，使其他相關(guān)部門(mén)會(huì)即時(shí)查詢(xún)到信息，以便進(jìn)行下一步操作，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否直接影響到內(nèi)部控制管理，甚至影響到?jīng)Q策者的判斷。ERP是集成系統(tǒng)，整個(gè)系統(tǒng)通過(guò)服務(wù)器建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，初始化過(guò)程中將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理分類(lèi)按照操作手冊(cè)要求錄入系統(tǒng)。崗位分配的人員自身素質(zhì)非常關(guān)鍵。例如：錄入產(chǎn)品報(bào)目表時(shí)，按照產(chǎn)品編碼不小心錄入錯(cuò)誤一個(gè)號(hào)碼，就會(huì)導(dǎo)致輸錯(cuò)零件，所有生產(chǎn)配料全部傳到生產(chǎn)車(chē)間，一種零件的錯(cuò)誤導(dǎo)致領(lǐng)用后的配件無(wú)法組裝，嚴(yán)重干擾生產(chǎn)進(jìn)度。

2.ERP對(duì)內(nèi)部控制的作用

（1）ERP 系統(tǒng)為內(nèi)部控制起到支撐作用。ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)類(lèi)型非常廣泛，可以提供多維信息。企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)傳遞。為決策者提供準(zhǔn)確的、快捷的、透明的信息，以便做出科學(xué)的判斷。ERP的實(shí)施是企業(yè)實(shí)現(xiàn)全面控制的過(guò)程，能為企業(yè)內(nèi)部控制起到的支撐作用。

（2）ERP 的實(shí)施有助于企業(yè)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。ERP 系統(tǒng)是信息化控制系統(tǒng)，嚴(yán)格按照設(shè)定程序執(zhí)行。中間缺少了人為因素，能有效的避免或杜絕徇私舞弊等違規(guī)行為，例如：ERP運(yùn)行后，采購(gòu)單價(jià)的變更由其是漲價(jià)單，必需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可執(zhí)行，入庫(kù)后的材料也形成新單價(jià)的應(yīng)付賬款，而漲價(jià)后的單價(jià)進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行成本匹配，形成新的單位成本。不可能在漲價(jià)過(guò)程中混水摸魚(yú)，混為一談了?？刹樵?xún)、可追溯，整個(gè)過(guò)程清晰明了。

（3）ERP 的實(shí)施影響企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督職能。ERP系統(tǒng)在運(yùn)行環(huán)境下實(shí)現(xiàn)了人機(jī)交互，內(nèi)部管理模式也發(fā)生了質(zhì)的改變。通過(guò)系統(tǒng)程序?qū)π畔⒌谋O(jiān)督與控制，增加系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可靠性與安全性。ERP系統(tǒng)程序的設(shè)計(jì)理念與執(zhí)行情況決定了內(nèi)部控制在企業(yè)的執(zhí)行效果。如果在最初設(shè)計(jì)時(shí)管理者理念出現(xiàn)偏差或者實(shí)施中執(zhí)行未按規(guī)定操作，都會(huì)使內(nèi)部控制失效。所以需要前期大量的準(zhǔn)備工作對(duì)企業(yè)將實(shí)施的系統(tǒng)進(jìn)行合理化、標(biāo)準(zhǔn)化調(diào)研，研究出既適合本企業(yè)發(fā)展的業(yè)務(wù)流程又利于執(zhí)行的信息系統(tǒng)，以降低企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)。

三、ERP 環(huán)境下完善內(nèi)部控制的方法及對(duì)策

1.利用ERP 系統(tǒng)提高企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識(shí)

要求系統(tǒng)操作人員具有較高的內(nèi)部控制先進(jìn)觀(guān)念。沒(méi)有完善的企業(yè)內(nèi)部控制體系，就不能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立足。ERP系統(tǒng)的實(shí)施不但可以使企業(yè)全面獲取信息，還可以幫助企業(yè)系統(tǒng)地分析生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程。ERP的實(shí)施是公司原有經(jīng)營(yíng)模式的革命，必須有高層管理者的極大支持、ERP管理員的認(rèn)真推行、各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人及全員上下的極積配合，都能夠?qū)\(yùn)用ERP 系統(tǒng)健全自身內(nèi)部控制的必要性和重要性有了充分的認(rèn)識(shí)，才能有效利用ERP系統(tǒng)對(duì)公司實(shí)行全面管控。最終促進(jìn)內(nèi)部控制的不斷完善，達(dá)到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展目的。

2.建設(shè)和優(yōu)化ERP 下企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境

（1）建設(shè)有利于ERP 環(huán)境下實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的組織機(jī)構(gòu)。ERP 環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的有效實(shí)施，依賴(lài)于一套合理的組織機(jī)構(gòu)。必須設(shè)置合理的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)。使得所設(shè)立的企業(yè)各職能部門(mén)真正地發(fā)揮監(jiān)管作用。

（2）明確相應(yīng)的ERP 崗位設(shè)置。ERP 系統(tǒng)分為計(jì)劃、采購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存、銷(xiāo)售、物流等模塊，根據(jù)各模塊、各部門(mén)崗位、操作員、維護(hù)ERP 系統(tǒng)管理員及網(wǎng)管等分配ERP崗位職責(zé)。建立崗位管理制度，明確職責(zé)，加強(qiáng)控制體系。根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)需要和滿(mǎn)足內(nèi)部牽制制度的要求，實(shí)行交叉崗位設(shè)置，明確職責(zé)分工有利于提高效率，避免舞弊，崗位之間起到相互制約又相對(duì)獨(dú)立的作用。

（3）積極提高人員素質(zhì)。ERP的實(shí)施對(duì)上崗操作人員要有必要的培訓(xùn)，每個(gè)權(quán)限的工作職責(zé)必須清楚。經(jīng)過(guò)培訓(xùn)達(dá)標(biāo)后，系統(tǒng)管理員方可授權(quán)。在日常操作過(guò)程中，系統(tǒng)管理員對(duì)各操作員實(shí)行監(jiān)管，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)改正。初始化階段對(duì)ERP相關(guān)人員整體集中培訓(xùn)，后續(xù)日常操作、維護(hù)、升級(jí)過(guò)程的變化由系統(tǒng)管理員對(duì)改動(dòng)部分進(jìn)行單獨(dú)培訓(xùn)。加強(qiáng)操作員職業(yè)道德及責(zé)任心的培養(yǎng)教育，全面提高操作員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的培訓(xùn)，提高員工對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全防范意識(shí)。

3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全防范工作

提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)；建立數(shù)據(jù)加密、設(shè)定定期定時(shí)備份、用戶(hù)授權(quán)機(jī)制；設(shè)立防火墻，防衛(wèi)網(wǎng)絡(luò)安全保障系統(tǒng)。加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全檢測(cè)， 有效提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身安全漏洞和內(nèi)外部攻擊行為的檢測(cè)、管理、監(jiān)控和適時(shí)處理能力。

4.實(shí)施內(nèi)部審計(jì)工作

ERP系統(tǒng)的審核功能，簡(jiǎn)化了企業(yè)的審計(jì)流程，提高工作效率。可以有選擇的、有重點(diǎn)的進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，降低內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部審計(jì)對(duì)內(nèi)部控制制度進(jìn)行監(jiān)督、評(píng)價(jià)，針對(duì)問(wèn)題提出意見(jiàn)和建議。通過(guò)系統(tǒng)、規(guī)范的方法審查和評(píng)價(jià)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及內(nèi)部控制的適當(dāng)性、合法性和有效性來(lái)促進(jìn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，ERP的實(shí)施改進(jìn)離不開(kāi)企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)，內(nèi)部控制通過(guò)ERP系統(tǒng)的平臺(tái)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行內(nèi)部控制整合。成熟的ERP可促進(jìn)內(nèi)部控制更加完善，健全的內(nèi)控體系也可拓寬ERP 發(fā)展的方向。兩者相互依存、相互促進(jìn)，只有相互結(jié)合才能為企業(yè)降低風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)營(yíng)效率、節(jié)約成本。使企業(yè)走向健康、持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)的軌道上。實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

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注 釋?zhuān)?/p>

1.中國(guó)人民共和國(guó)財(cái)政部等.財(cái)會(huì)[2008]7號(hào).企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范[S].北京：中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2008-05-22.