吳杰

摘 要：當前我國人才服務機構隸屬關系主要以兩大類為主，即人力資源社會保障部門所屬的人才服務機構，另一部分則為非人力資源社會保障部門的人才服務機構。在本質(zhì)上，前一種人才服務機構具有行政職能，后一種不具備行政權力，需要通過相關審批后才能對人才供求信息進行搜索、整理和咨詢。但無論是哪種人才服務機構，在當前人才服務機構檔案管理工作中都加快與國際接軌的步伐。因此需要加快推動人才服務機構檔案管理信息化建設，使其為社會和企事業(yè)單位提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務。

關鍵詞：人才服務機構；檔案管理；信息化建設；分析研究

一、人才服務機構檔案管理信息化建設中存在的難點問題

（一）軟件系統(tǒng)更新滯后

在當前人才服務機構檔案信息化建設過程中，與檔案信息化建設相匹配的硬件設施發(fā)展速度較快，能夠有效的滿足正確的需要，但對于軟件系統(tǒng)的配套設施方面還存在較大的提升空間，其遠遠滯后于硬件設施系統(tǒng)的發(fā)展。特別是近年來人事檔案呈幾何倍數(shù)增長，人事檔案管理系統(tǒng)沒有及時升級，會導致檔案信息無法及時更新，無法實現(xiàn)系統(tǒng)外的遠程查詢和受理等，從而影響人事檔案服務的質(zhì)量。

（二）信息的收集和保存成為信息化建設的難點

在當前檔案信息收集和保存過程中，基于其自身的復雜性及載體的不穩(wěn)定性，導致電子文件容易丟失及被篡改，同時電子文件內(nèi)容與表達內(nèi)容的數(shù)字代碼、序列及存儲載體之間的關系存在不固定性，電子文件的形成過于依賴其生成的技術環(huán)境。因此在當前人才服務機構檔案信息化建設過程中，需要將電子文件的重審作為其核心內(nèi)容，通過強化電子文件的管理，以此來推進檔案信息化建設的進程。

（三）信息化程度不高制約了檔案服務的水準

在當前高校不斷擴招的新形勢下，大部分高校畢業(yè)生的檔案都是進入了人才服務機構，這部分檔案托管人使用網(wǎng)絡的頻次較高，習慣利用網(wǎng)絡來處理相關事宜。但基于檔案信息化程度不高的情況，導致檔案托管人需要頻繁的往返于人才機構和居住地之間，這對人才服務機構的受理窗口帶來了較大的壓力，同時也增加檔案托管人的辦理成本。

（四）辦理不便捷造成人事檔案資源浪費

當前無論是高校畢業(yè)生還是流動人員，對于我國人事制度和人事檔案工作缺乏必要的了解，同時檔案辦理程度和服務通道也存在一定的滯后性，這也導致當事人對個人檔案重視度不夠，人才服務機構每年都會有大量的“死檔”和“無人檔”出現(xiàn)。而且對于部分民營企業(yè)來講，由于在實際工作中對于員工檔案缺乏重視，對于員工的甄別和選用并沒有通過檔案這一便捷渠道，因此導致員工檔案利用效率較低，造成檔案資源浪費現(xiàn)象存在。

二、完善人才服務機構檔案管理信息化建設的措施

（一）加大資金投入，開發(fā)出完善的人事檔案管理系統(tǒng)

這些年來高校畢業(yè)生及流動人員數(shù)量呈逐年增加的態(tài)勢，這也導致人才服務機構的檔案數(shù)量成倍增加，在這種情況下，需要建立一套完善的人才檔案管理系統(tǒng)。即需要將內(nèi)部管理系統(tǒng)、遠程使用和服務系統(tǒng)都囊括在內(nèi)，通過導入檔案原有基礎數(shù)據(jù)，構建大型的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)查閱、調(diào)取的自動化，全面提高人事檔案管理水平。同時利用遠程管理系統(tǒng)來將存檔案人員檔案信息上傳至網(wǎng)絡服務后臺，這樣在網(wǎng)絡服務界面憑證相關證件即可以實現(xiàn)實時查詢，以此來提高檔案服務的效率和質(zhì)量，加快實現(xiàn)檔案遠程服務和資源共享。

（二）加強培訓力度，提升檔案管理人員信息化技能

實現(xiàn)檔案管理信息化建設，一套完善的管理系統(tǒng)只是基本，要實現(xiàn)長期穩(wěn)定的管理服務預期，更需要擁有一大批高素質(zhì)高水平的檔案管理人員。檔案管理人員不僅需要具備較強的業(yè)務素質(zhì)，而且要具備操作并使用管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全的防護措施能力。這些能力的具備和提升，需要加強對管理人員的培訓力度，為檔案管理人員創(chuàng)造更多的培訓交流機會，使管理人員提升自我業(yè)務水平和能力。同時，管理人員也要在思想上樹立正確的檔案管理信息化意識，積極配合信息化建設步伐，有意識地加強自身檔案管理信息化方面的學習，提升自身業(yè)務技術和業(yè)務能力，增強工作的責任心和使命感。

（三）運用現(xiàn)代技術，構建高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)庫

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，我國人才服務機構的檔案工作也充分的引入了現(xiàn)代信息管理技術，并充分的運用現(xiàn)代技術，與先進的管理方式相結合，以此來提高檔案管理的效率。通過加強檔案硬件和軟件開發(fā)的投入，實現(xiàn)檔案管理與行業(yè)需求之間有效聯(lián)動，各行業(yè)能夠針對自身的需求來快速的實現(xiàn)人才的檢索。同時通過建設高質(zhì)量的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，并以此為檔案工作的載體，客戶通過網(wǎng)絡即能夠獲取到檔案信息，從而全面提高人事檔案服務的質(zhì)量和效率。

（四）營造社會化環(huán)境，加快社會化公共服務進程

人才服務機構檔案管理工作要結合企業(yè)需求，在提供快捷、方便、高效的同時，做好已有的基礎業(yè)務，同時認真解決新的需求服務，基于檔案管理為核心，提供菜單化的管理內(nèi)容，針對不同類型的人才，提供不同的檔案管理服務，結合人才的特性以及企業(yè)的需求，進行智能匹配，從而使得企業(yè)自身與人才服務機構全面對接。當前我國經(jīng)濟處于轉型期，企事業(yè)單位對于人才的需求思路也發(fā)生了轉變，更加需求多元化復合型的人才，因而對于現(xiàn)有的人才服務機構來講，需要遵循我國人才培養(yǎng)政策，促使人才服務機構加強檔案管理的針對性，更好地突出人才自身的優(yōu)勢與特點，實現(xiàn)個性化的檔案管理。

（五）整合服務機構多資源

在當前信息朝代，獲取信息資源的渠道更具多元化，各個服務機構以“人才”為核心，可有效利用網(wǎng)絡開展一系列的資源大整合。大多數(shù)有檔案托管工作職能的是政府所屬人才服務機構，其人才服務業(yè)務范圍十分廣。人事檔案管理系統(tǒng)開發(fā)建成后，應將與流動人員相關的信息全部打包錄入系統(tǒng)，整合機構各業(yè)務領域信息，實現(xiàn)信息整合、資源共享。人才招聘可組織招聘企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中搜尋匹配人才，降低招聘成本，縮短招聘周期；人才培訓可通過分析入庫流動人員的信息，針對性開辦培訓業(yè)務，推出相關培訓信息，提高業(yè)務效益，節(jié)約宣傳成本。另一方面，檔案管理服務部門也可以利用人才招聘、培訓的相關資源，向企業(yè)推薦人事管理中的優(yōu)秀人才，向流動人員推薦相關企業(yè)，促進人才就業(yè)、實現(xiàn)互利多贏。

三、結束語

人才檔案是當前社會和經(jīng)濟發(fā)展過程中的最寶貴的資源，同時也是人才服務機構的重要支撐。特別是在當前社會經(jīng)濟水平快速提升過程中，對于人才檔案管理工作也提出屯更高的要求，因此需要加快推動人才服務機構檔案管理信息化建設的進程，充分的利用信息化技術來提高人才檔案管理的水平，確保實現(xiàn)人才檔案管理的高效率和高安全性。

參考文獻

[1]孟祥富.淺析如何實現(xiàn)檔案信息化建設[J].辦公室業(yè)務，2013（13）.

[2]高淑英.企業(yè)檔案信息化建設面臨的機遇與挑戰(zhàn)[J].中國新技術新產(chǎn)品，2010（19）.

[3]林滿山.人才交流服務中心檔案社會化管理研究[J].黑龍江史志，2015（11）.