段紅梅

摘 要：為了加快教育行業(yè)的發(fā)展，需要加快檔案管理信息化建設的速度，而中等職業(yè)學校實現(xiàn)檔案信息化管理具有重要作用。當前中等職業(yè)學校開展檔案管理工作的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些比較嚴重的問題。所以，就需要針對檔案管理中的實際問題特點，采取先進的管理設備和技術，確保檔案信息化建設的順利開展。因此，本文主要針對我國當前中等學校檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀進行分析和研究，并提出合理對策。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；信息化建設；現(xiàn)狀對策

在開展中職學校檔案管理工作的過程中，涉及的范圍較廣，其自身具備較大信息量和復雜化的特定。我國中職學校傳統(tǒng)開展檔案管理的過程中，主要采取紙質(zhì)形式，在不改變信息內(nèi)容的情況下，保證檔案管理工作的信息化。而隨信息時代的快速發(fā)展，提高中職學校檔案管理信息化建設工作具有重要作用和意義。因此，在開展檔案管理工作的過程中，提高工作人員自身綜合素質(zhì)的同時，采取科學合理的管理設備與技術，最終保障能夠逐漸實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

1 中職學校檔案信息化建設的狀況

1.1 檔案管理信息化重視度不足

首先，大多數(shù)中職學校沒有及時建立完整檔案管理制度，在開展檔案管理工作的過程中，只是重視學生檔案與資料，但由于對檔案存儲和責任沒有一個合理規(guī)劃，導致經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料丟失的問題。其次，我國現(xiàn)階段大多數(shù)中職學校沒有對檔案管理信息化的高度重視，所以，在建設檔案管理信息化的過程中，沒有得到大量幫助，嚴重缺乏有關現(xiàn)代化的設備。最后，由于中職學校檔案管理工作長期沒有得到重視，所以，造成高素質(zhì)人才數(shù)量較少，對于學校檔案管理工作人員來說，其自身不具備專業(yè)知識與技術水平，有關檔案管理工作流程的了解不是非常全面，造成不能夠實現(xiàn)檔案管理信息化建設的順利開展。由此可見，在建設檔案管理信息化工作的過程中，必須要提高工作人員對檔案管理工作的重視程度，確保管理人員自身具備較強的專業(yè)技術水平，最終保障檔案信息化建設的順利開展。

1.2 檔案管理信息化程度有限

第一，在建設檔案信息化的過程中，需要工作人員對大量數(shù)據(jù)進行處理，完整檔案資料的管理和整體以及保管等相關工作，但經(jīng)常會出現(xiàn)重復工作的現(xiàn)象，從而阻礙檔案管理信息化工作的順利開展。第二，在開展檔案管理工作的過程中，主要文件是紙質(zhì)資料，雖然已經(jīng)配備大量先進的計算機設備，但實際工作的過程中，也只是發(fā)揮輔助性的作用，雖然能夠實現(xiàn)一些比較基本管理的工作，但還是不能夠進一步實現(xiàn)信息化和數(shù)字化的管理形式。第三，在開展檔案管理工作的過程中，由于嚴重缺乏相關管理人才，其自身專業(yè)水平較低，而計算機技術采取的也是單機版，不能夠實現(xiàn)對資源的共享，從而導致發(fā)展狀況不符合檔案信息化建設的基本需求。第四，在開展檔案管理工作的過程中，由于對檔案信息化工作建設的認識不同，導致不能夠進一步實現(xiàn)檔案信息壞的建設工作。因此，在開展檔案管理信息化建設工作的過程中，需要采取科學合理的管理方式，打破傳統(tǒng)檔案管理的形式，在提高檔案管理工作整體水平的同時，最終實現(xiàn)檔案管理信息化的工作形式。

1.3 檔案管理信息化缺乏相關標準

對于檔案信息化的管理工作來說，其自身具備專業(yè)化與科學化的特點，主要能夠將有關檔案資料進行信息化與數(shù)字化的改善，而各個學校在實際改善和創(chuàng)新的過程中，經(jīng)常會依照管理人員自身喜好開展，缺乏管理工作的管理制度和標準，導致我國當前各個地區(qū)的學校檔案管理形式各不相同，從而導致各個學校建設信息化管理水平之間的差異性。

2 檔案管理信息化建設的對策

學校能夠培育大量人才，我國各個地區(qū)學校辦學都會受到相關教育部門監(jiān)督和管理。所以，當學校接受檢查的過程中，都會要求相關部門準備有關材料好，為確保檢查結果的準確性，就需要工作人員對資料反復修改，才能夠完成整理工作。所以，為了能夠進一步避免工作重復問題的出現(xiàn)，就需要采取科學合理的措施。

2.1 開展檔案管理知識培訓，提升中職學校的檔案管理意識

在開展檔案管理工作的過程中，會涉及學校各個部門之間的內(nèi)容，所以，就需要將學校管理人員與師生改變傳統(tǒng)管理理念，加強檔案管理工作的意識。對于檔案管理工作的意識來說，需要管理人員對檔案自身價值和性質(zhì)的重要性有一個正確的認識。另外，對于中職學校的相關管理人員來說，需要站在學?？沙掷m(xù)發(fā)展的角度，改善檔案管理理念，提高對檔案管理工作的重視程度。而對于中職學校的教師來說，需要對檔案管理工作具備一個較強的意識，及時上交相關檔案材料，通過實際的行動，輔助學校檔案管理工作的順利開展。除此之外，還需要進一步提高中職學校檔案管理人員對工作的積極性，采取專業(yè)的知識和技能，在對檔案資料科學管理的同時，最終保障工作效率的進一步提高。由此可見，在建設檔案信息化管理的過程中，需要定期開展有關檔案管理工作專業(yè)知識和技術水平的培訓活動，在提升管理工作人員自身綜合素質(zhì)的情況下，最終才可以保證中職學校檔案管理工作的順利開展。

2.2 建立完整檔案管理規(guī)章制度，嚴格規(guī)范檔案管理工作行為

中等職業(yè)學校在實際發(fā)展的過程中，其自身具備鮮明的特色和特點，重點對應用型人才進行培養(yǎng)，在開展辦學活動的過程中，建立的檔案管理體系，都會出現(xiàn)較嚴重的差異性。在這樣的發(fā)展環(huán)境下，就需要中職學校實現(xiàn)檔案工作的統(tǒng)一化管理，保證能夠為中職學校檔案工作的開展提供標準化，最終保障中職學習檔案工作實現(xiàn)科學化和規(guī)范化的管理。因此，中職學校在開展檔案管理工作的過程中，需要及時建立一套完整的檔案管理工作的規(guī)章制度，在實際工作的過程中，需要工作人員能夠依照制度內(nèi)容完成檔案管理工作，在對檔案管理工作人員自身行為嚴格控制和管理的同時，最終保障檔案管理工作的合理性。

2.3 推進中職學校檔案信息化的建設

在采取管理軟件的過程中，需要中職學校強化檔案管理人員的團隊建設，進一步提升檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)。首先，需要建立一套科學合理的績效考核制度，進一步落實崗位責任制度，在對檔案管理工作人員工作行為嚴格規(guī)范的同時，提高檔案管理工作人員對工作的積極性。其次，在選取人才的過程中，需要挑選自身具備較強專業(yè)知識和管理技能的人才。對于現(xiàn)階段的檔案管理工作人員來說，需要在實際工作的過程中，定期開展有關專業(yè)知識的培訓，在提高管理人員自身專業(yè)素質(zhì)的同時，確保能夠將先進技術應用到實際管理工作中去。另外，在對檔案管理硬件設備選擇的過程中，需要學校為檔案部門配備先進的設施，采取專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)，最終進一步加快中職學校檔案工作信息化建設的速度。因此，依照我國當前中職學校開展檔案管理工作的實際狀況看，必須要推進學校檔案信息化的進一步建設，采取先進的管理技術和設備，才可以保障中職學校檔案信息化建設的順利開展。

3 結論

綜合上文所述，依照我國當前中職學校檔案管理工作的狀況，為了保證檔案管理工作能夠適應信息化時代發(fā)展的需求，就需要對各方面因素進行考慮和了解，選擇科學合理的施工設備，確保管理人員自身具備專業(yè)知識，最終保障對中職學校檔案實現(xiàn)科學化的管理。

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