李丹

【摘要】在經(jīng)濟(jì)全球化的時(shí)代背景下，各國(guó)之間的貿(mào)易往來(lái)逐漸頻繁，我國(guó)的幅員遼闊，名勝古跡較多，旅游業(yè)獲得了很大的發(fā)展空間。酒店是為旅客提供住宿和飲食的重要場(chǎng)所，酒店作為旅游業(yè)的子行業(yè)呈現(xiàn)出爆發(fā)式的增長(zhǎng)，酒店數(shù)量大量增加，酒店與酒店之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。有些酒店為了提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，加強(qiáng)了內(nèi)部管理，加強(qiáng)物資采購(gòu)內(nèi)部控制能夠降低酒店的運(yùn)營(yíng)成本，提高酒店經(jīng)濟(jì)效益。酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)涉及到的內(nèi)容較廣，工作量大，在建設(shè)過(guò)程中存在著一定的難度。本文研究的主要內(nèi)容是酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)的有效措施。

【關(guān)鍵詞】酒店 物質(zhì)采購(gòu) 內(nèi)部控制

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，我國(guó)酒店行業(yè)邁入盈利能力逐年下滑的時(shí)代。酒店是集住宿、餐飲、娛樂(lè)、購(gòu)物等多元服務(wù)的綜合體，其營(yíng)業(yè)部門較多、現(xiàn)金流入穩(wěn)定、使用物資種類繁多，盈利模式多元化，是一種特殊的重資產(chǎn)企業(yè)。酒店管理和發(fā)展的趨勢(shì)與其他企業(yè)相比具有很大的差異性，酒店的營(yíng)收體系、信息化管理、成本控制和采購(gòu)等工作影響著酒店內(nèi)部管理質(zhì)量，加強(qiáng)物資采購(gòu)內(nèi)部管理控制建設(shè)，能夠提高酒店的管理水平及盈利能力，進(jìn)而促進(jìn)酒店的高效、有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、現(xiàn)階段酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制中的不足

（一）采購(gòu)合同存在風(fēng)險(xiǎn)

酒店物資采購(gòu)的物品大部分比較零碎，數(shù)量多，但是單價(jià)低。例如，一次性牙刷、毛巾、玻璃器皿等低值易耗品等單價(jià)不高、數(shù)量多、采購(gòu)頻率高，在物資采購(gòu)過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)一些誤差。如酒店管理人員沒(méi)有重視酒店的物資采購(gòu)監(jiān)管工作，在物資采購(gòu)過(guò)程中有的工作人員會(huì)渾水撈魚(yú)，采購(gòu)人員與采購(gòu)單位在溝通時(shí)可能會(huì)發(fā)生吃拿卡要問(wèn)題；物資采購(gòu)申報(bào)金額與實(shí)際花費(fèi)金額數(shù)量不符，有的人員從中謀取私利，謊報(bào)材料采購(gòu)價(jià)位；采購(gòu)的物品質(zhì)量存在問(wèn)題，無(wú)法投入使用，需要再次購(gòu)買，使得酒店的經(jīng)濟(jì)損失嚴(yán)重；采購(gòu)合同中的相關(guān)條款規(guī)定模糊，合同中存在較大風(fēng)險(xiǎn)。酒店工作人員沒(méi)有在簽訂合同之前經(jīng)相關(guān)部門人員評(píng)審合同，在后期可能會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)成本的上升；酒店物資采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)材料的信息掌握不全，了解不透徹，供應(yīng)商可能會(huì)根據(jù)這個(gè)弱點(diǎn)，提升采購(gòu)的單價(jià)，從中謀取利益；酒店作為合同的履行方欠缺執(zhí)行力，一旦采購(gòu)的物品質(zhì)量不合格，很多的酒店采取的都是商討方式，有的甚至視若罔聞，助長(zhǎng)了供應(yīng)商的不良風(fēng)氣，使得酒店蒙受嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失[1]。

（二）采購(gòu)前準(zhǔn)備

一般在物資采購(gòu)之前，企業(yè)都會(huì)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，確定采購(gòu)材料在市場(chǎng)上的單價(jià)、質(zhì)量和種類，在選擇供應(yīng)商時(shí)對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)和實(shí)力進(jìn)行考察，保證物資采購(gòu)工作能夠順利進(jìn)行。但是，實(shí)際操作過(guò)程中，有很多酒店在物資采購(gòu)前并沒(méi)有做好前期準(zhǔn)備工作，無(wú)法保證采購(gòu)的材料的質(zhì)量和價(jià)格，經(jīng)常出現(xiàn)質(zhì)量低、價(jià)格過(guò)高的情況。材料采購(gòu)的前期方案不合理，在采購(gòu)材料時(shí)出現(xiàn)相互矛盾的地方較多[2]。例如，采購(gòu)次數(shù)較多會(huì)引起人工成本和質(zhì)量驗(yàn)收成本的增加；采購(gòu)次數(shù)少會(huì)引起采購(gòu)數(shù)量增多，造成儲(chǔ)存成本的增加，還會(huì)導(dǎo)致酒店在資金流轉(zhuǎn)方面承受較大的壓力。采購(gòu)材料前的準(zhǔn)備工作沒(méi)有做好，會(huì)在后期出現(xiàn)更多的問(wèn)題，影響酒店的經(jīng)營(yíng)效率和發(fā)展前景。

二、建設(shè)酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制體系

（一）建立完善的酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制機(jī)制

內(nèi)部控制是酒店風(fēng)險(xiǎn)管理體系中重要的組成部分，雖然酒店的發(fā)展模式與其他企業(yè)不同，但是建立風(fēng)險(xiǎn)管理體系和物資采購(gòu)內(nèi)部控制機(jī)制仍是非常必要的。

在酒店的治理過(guò)程中需要建立監(jiān)督機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，這兩部分都是通過(guò)內(nèi)部控制完成的。酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容就是建立一套完整健全的內(nèi)部控制制度，規(guī)范酒店決策層、管理層和采購(gòu)相關(guān)員工的采購(gòu)行為，發(fā)揮日常監(jiān)督和管理的作用。成立物資采購(gòu)組織部門，對(duì)酒店各類用品、設(shè)備、固定資產(chǎn)等物資進(jìn)行采購(gòu)、使用、維護(hù)和管理實(shí)施物資采購(gòu)管理方案，對(duì)酒店的物資采購(gòu)資金進(jìn)行監(jiān)管控制，根據(jù)物資采購(gòu)預(yù)算指標(biāo)核定物資采購(gòu)資金，保證酒店的資金運(yùn)用能夠統(tǒng)一，能夠有效對(duì)酒店財(cái)務(wù)預(yù)算資金進(jìn)行控制，提高酒店的物資采購(gòu)管理水平。在酒店物資采購(gòu)中，不僅需要控制采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，還需要保證酒店日常需要的材料能夠滿足使用部門的需求，不能脫離酒店發(fā)展的實(shí)際需要。對(duì)物資采購(gòu)內(nèi)部控制工作需要高效控制，使繁多的物資控制內(nèi)容變得精簡(jiǎn)，突出內(nèi)部管理重點(diǎn)，劃分物資采購(gòu)工作人員的職責(zé)，降低物資采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）規(guī)范物資采購(gòu)流程

物資采購(gòu)、管理、控制是酒店財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行的關(guān)鍵內(nèi)容，在酒店物資采購(gòu)管理方案和內(nèi)部控制制度中，可以使用文字和流程圖的形式，規(guī)范酒店的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。物資采購(gòu)流程一般包括申請(qǐng)、審核、授權(quán)審批和實(shí)施采購(gòu)等四個(gè)環(huán)節(jié)。物資使用部門根據(jù)實(shí)際需要提出物資采購(gòu)申請(qǐng)，由物資管理部門進(jìn)行審核，確認(rèn)物資采購(gòu)需求合理后，辦理調(diào)配手續(xù)，按照授權(quán)程序辦理審批手續(xù)，然后采購(gòu)部門（必要時(shí)可成立采購(gòu)委員會(huì)），開(kāi)始實(shí)施采購(gòu)。詢價(jià)小組對(duì)實(shí)地詢價(jià)采購(gòu)的調(diào)查內(nèi)容做書(shū)面性的調(diào)研報(bào)告，采購(gòu)小組從采購(gòu)、驗(yàn)收、付款到管理等各個(gè)環(huán)節(jié)中做好相關(guān)資料和文件的整理與歸檔管理工作，在物資采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行成本控制。

（三）加強(qiáng)物資采購(gòu)內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)監(jiān)督

酒店物資采購(gòu)的總金額比較大，要想保障酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制水平，需要對(duì)酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制進(jìn)行有效監(jiān)督和控制，發(fā)揮內(nèi)部控制制度的效用。物資采購(gòu)人員在簽訂采購(gòu)合同的前后，需要經(jīng)相關(guān)流程對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審復(fù)核，必要時(shí)還需聘請(qǐng)專業(yè)人員參與采購(gòu)合同的審計(jì)，確認(rèn)合同無(wú)誤后再投入到物資采購(gòu)中，保障酒店的實(shí)際利益，避免在物資采購(gòu)中出現(xiàn)這樣、那樣的問(wèn)題。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題提前預(yù)防，避免采購(gòu)合同中的相關(guān)條款影響酒店的經(jīng)濟(jì)效益。在酒店中成立審計(jì)委員會(huì)與內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，審計(jì)委員會(huì)對(duì)酒店采購(gòu)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)合法性和全面性進(jìn)行審查，定期開(kāi)展酒店采購(gòu)內(nèi)部控制制度自我評(píng)價(jià)活動(dòng)，明確酒店內(nèi)部自我評(píng)價(jià)的方式、程序、范圍和頻率，保證酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制工作能夠有效進(jìn)行。審計(jì)機(jī)構(gòu)需要對(duì)酒店采購(gòu)內(nèi)部控制制度的水平進(jìn)行評(píng)價(jià)，監(jiān)督內(nèi)部控制能夠落實(shí)到實(shí)處。

三、結(jié)語(yǔ)

酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制管理過(guò)程中會(huì)受到到很多因素的影響，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)較多，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)較大，酒店的物資單個(gè)金額不大，數(shù)量較多，在物資采購(gòu)管理中比較繁瑣。酒店管理人員通過(guò)建立完善的物資內(nèi)部控制管理體系，加強(qiáng)物資采購(gòu)的監(jiān)管力度，就能夠有效提高酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制管理的水平，控制現(xiàn)金流，進(jìn)而提高酒店的經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)

[1]吳愛(ài)玉.酒店物資采購(gòu)內(nèi)部控制建設(shè)探究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017，（1）：261.

[2]余廉，范慧明，蒲瑞球等.公立醫(yī)院醫(yī)用物資采購(gòu)內(nèi)部控制有效性探討[J].會(huì)計(jì)之友，2015，（24）：91-93.