劉永猛

摘 要：文章指出了目前物資采購供應在物資代理、產(chǎn)品質(zhì)量、到貨履約、供應管理等四個方面存在的問題，并從制度建設(shè)、管控手段、過程控制、評標方式等方面進行原因分析，提出了強化采購供應全流程監(jiān)管、實現(xiàn)物資管理安全規(guī)范高效的措施。

關(guān)鍵詞：物資管理 采購供應 流程 安全 思考

中圖分類號：F274 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）11-262-03

物資采購供應是鐵路生產(chǎn)持續(xù)進行的基礎(chǔ)保障，良好的物資采購供應管理可以有效地提升鐵路產(chǎn)品如機車車輛、工務信號等源頭質(zhì)量，也可壓縮設(shè)備故障延時，提高運輸效率；反之，不規(guī)范的物資采購供應可能會造成鐵路產(chǎn)品源頭質(zhì)量問題，甚至會危及行車安全。2016年全路開展的鐵路配件專項整治就反映出規(guī)范的物資采購供應的重要性。本文針對目前物資采購供應在物資代理、產(chǎn)品質(zhì)量、到貨履約、供應管理等四個方面存在問題進行分析，對如何強化物資采購供應全流程監(jiān)管進行思考，并就如何解決問題進行探究。

一、物資采購供應中普遍存在的問題

1.代理商代理A物資卻供應B物資。供應商代理A企業(yè)供應B企業(yè)產(chǎn)品，不僅擅自改變了采購結(jié)果，而且供應產(chǎn)品存在來路不正，質(zhì)量難以保證、甚至假冒偽劣的可能，帶來物資質(zhì)量安全隱患，甚至危及運輸生產(chǎn)安全。2013年以來，筆者所在的太原鐵路局加強了物資代理商管理，陸續(xù)實施了首次采購資質(zhì)核查、被代理生產(chǎn)企業(yè)直發(fā)、發(fā)貨明細核查等制度，對代理商的資質(zhì)核查、物資來源、發(fā)貨過程、驗收流程等提出明確要求；加強了日常指導、檢查和考核，對代理A供應B的代理商清出路局物資市場，對局內(nèi)相關(guān)責任人進行了嚴肅處理，但仍未完全杜絕。如2016年6月唐山某供應商供應的液位儀，本應是代理長春某公司產(chǎn)品，實際供應上海某公司產(chǎn)品。

2.較大物資質(zhì)量問題仍時有發(fā)生。物資質(zhì)量是運輸生產(chǎn)安全的基礎(chǔ)防線，鐵路局始終把物資質(zhì)量安全放在重中之重的位置，不斷加強對物資質(zhì)量的管控，但物資質(zhì)量問題仍不斷發(fā)生，2016年站段上報物資系統(tǒng)重要信息49件，其中涉及物資質(zhì)量重要信息23件，占比46.94%。如2016年4月份河北某公司生產(chǎn)的鉤尾框托板磨耗板，在使用過程中發(fā)生擋邊折斷，存在安全隱患。

3.采購結(jié)果履約不到位。供應商及時供貨是滿足生產(chǎn)物資供應的前提，也是縮短供應周期、壓縮實物庫存的保證。鐵路局在采購文件、采購合同、供需協(xié)議書中均明確要求供應商應嚴格按照中標（成交）通知書或供應通知單（訂單詳細信息表）約定的到貨時間及時交付產(chǎn)品，并要求使用單位據(jù)此嚴格核實供應商到貨履約情況。2016年10月，物資管理處對全局41個站段供應商到貨履約情況開展了調(diào)研核查，結(jié)果顯示30個站段運營維修物資存在逾期供貨，21個站段更新改造物資存在逾期供貨的問題。

4.違約拒供的問題未得到根治。履行約定是合同條款的核心要求，是供需雙方的基本義務。物資管理處進一步規(guī)范了物資采購合同范本，加強了物資供應商履約過程管理，仍然出現(xiàn)了違約拒絕供應的問題。如2016年4月，山西某公司對其網(wǎng)上競標成功的塑料管材包件拒絕供應，涉及物資110項、金額17.5萬元，影響站段生產(chǎn)使用，嚴重擾亂路局物資市場秩序。

二、物資采購供應存在問題的原因分析

物資采購供應問題長期存在、反復發(fā)生，經(jīng)分析主要存在以下原因：

1.制度落實不到位。制度是實現(xiàn)物資管理標準化的基本前提和根本基礎(chǔ)。針對物資采購、供應、驗收、供應商管理，鐵路局出臺了一系列的文件制度。尤其是2016年，按照鐵路總公司“規(guī)范物資管理制度體系，推進體制機制創(chuàng)新”的要求，鐵路局又陸續(xù)修訂和完善了《物資管理辦法》等12項基礎(chǔ)管理制度和《關(guān)于進一步規(guī)范物資設(shè)備集中采購工作的通知》等8項操作層面管理制度，物資管理制度體系基本完善。但在執(zhí)行落實方面，與制度要求存在較大差距，尤其是代理商的管理，問題較為典型。鐵路局出臺了首次采購資質(zhì)核查、被代理生產(chǎn)企業(yè)直發(fā)、發(fā)貨明細核查等制度，但部分站段落實制度流于形式。

2.管控手段不完善。2016年，鐵路局物資管理處全面落實路局“大數(shù)據(jù)”管理要求，加大信息技術(shù)研發(fā)力度，構(gòu)建了覆蓋鐵路局、站段、車間班組三個層面的物資管理大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，建成了以鐵路物資管理信息系統(tǒng)和物資采購商務平臺為核心的“2+10”全覆蓋信息化管理體系。同時按照鐵路總公司要求，完成了鐵路物資管理信息系統(tǒng)2.0版本和物資采購商務平臺軟件的升級改造，以及兩個系統(tǒng)的互聯(lián)互通、信息共享。但在實體物資從生產(chǎn)企業(yè)向我局發(fā)運到收貨之前的物流全程基本處于失控狀態(tài)，既沒有相應的管理制度，又缺乏有效的技術(shù)手段，路局管理、采購、供應部門和使用單位對物流企業(yè)資質(zhì)、基本信息、車輛以及物資品種、數(shù)量、發(fā)運時間、發(fā)運地點、實時位置、運行軌跡等信息無法監(jiān)管和掌控，物資質(zhì)量源頭管理存在不足。

3.結(jié)合部管理存在問題。按照總公司物資體制改革要求，鐵路局構(gòu)建了由物資管理處為歸口管理主體、物資采購所為集中采購主體、物資供應段和使用單位為供應主體的“管、采、供”分離機制。“管、采、供”分離一方面規(guī)范了物資管理權(quán)力的運行，另一方面增加了管理結(jié)合部及對應問題。尤其是采購、供應結(jié)合部，由于涉及部門多、環(huán)節(jié)多，在計劃接收、合同匹配、采購實施、供應組織等過程中容易出現(xiàn)銜接不暢、推諉扯皮問題，甚至影響物資供應。

4.最低價評標與質(zhì)量管控結(jié)合不足。鐵路物資品種繁多、專業(yè)性強，由于部分物資沒有國家標準或鐵道行業(yè)標準，造成采購過程中評審標準難以把握，導致經(jīng)評審的最低價評標法往往執(zhí)行為單純的最低價中標；而部分供應商以最低價中標后為謀取利潤，可能降低產(chǎn)品標準，弱化售后服務。物資管理處雖然在物資采購供應流程管控方面做了一些工作，但在經(jīng)評審的最低價中標和對產(chǎn)品質(zhì)量控制的有效結(jié)合上仍然存在不足。

三、強化采購供應全流程監(jiān)管的建議措施

以實現(xiàn)物資管理安全規(guī)范高效為目標，緊盯“物資流向”、“供應商”兩個核心要素，全面規(guī)范物資采購、合同、配送、驗收、運用等全流程監(jiān)管，全面規(guī)范供應商資質(zhì)信息審核、履約、評價、考核、索賠等全方位管理，加強各環(huán)節(jié)相互卡控，優(yōu)化結(jié)合部管理，構(gòu)建分級分權(quán)、相互制衡、標準規(guī)范、安全高效的物資采購供應體系，為運輸生產(chǎn)做好物資保障。

1.緊盯“物資流向”，推進物資全流程管理，強化物資采購供應質(zhì)量安全。（1）嚴把物資采購入口關(guān)。一是嚴格技術(shù)標準。各單位提報物資需求計劃要明確合理的技術(shù)規(guī)格要求；由物資采購所負責將近年來集中采購物資設(shè)備的技術(shù)規(guī)格書進行整理、匯總，建立技術(shù)規(guī)格書參考數(shù)據(jù)庫，便于技術(shù)標準編寫人員參考使用，使技術(shù)規(guī)格書規(guī)范、有效。二是嚴控采購資質(zhì)。物資采購須嚴格執(zhí)行供應商信息審核結(jié)果，不具備相應資質(zhì)的供應商和物資品種一律不得采購；對行政許可、CRCC、總公司（國家鐵路局）產(chǎn)品質(zhì)量抽查通報、總公司供應商信用評價、不良行為處理結(jié)果等信息不折不扣落實。三是嚴格合同約束。進一步完善物資采購合同范本，明確將物資采購技術(shù)標準、驗收標準和方法、質(zhì)量責任等相關(guān)內(nèi)容納入合同，做到采購合同完整準確體現(xiàn)采購需求。（2）嚴把物資物流配送關(guān)。借助“中鼎物流智慧云平臺”，探索試行將實體物資從生產(chǎn)企業(yè)向鐵路局發(fā)運到收貨之前的物流全程監(jiān)管。一是強化配送流程管理。組織對物資供應的生產(chǎn)企業(yè)、生產(chǎn)企業(yè)的供應商、代理商、代理商的被代理生產(chǎn)企業(yè)、物流配送企業(yè)等在云平臺進行注冊、通過鐵路局認證管理并實施線上管控。所有物資供應必須由生產(chǎn)企業(yè)網(wǎng)上提出發(fā)運申請且由其直發(fā)，承運物流配送企業(yè)必須經(jīng)路局認證，物流配送企業(yè)必須通過云平臺發(fā)貨。云平臺提供技術(shù)支持，將配送全流程納入互聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控，實現(xiàn)可視化、可控化。二是強化認證結(jié)果驗收。使用單位在物資到達后收貨的同時對配送物流企業(yè)按照路局物流企業(yè)認證結(jié)果進行核對，未經(jīng)認證的物流企業(yè)所送物資不得接收入庫，實現(xiàn)物資供應配送全流程閉環(huán)管理。（3）嚴把物資入庫驗收關(guān)。強化物資入庫驗收管理，采取共同驗收、專業(yè)驗收、抽樣送檢等多種手段，杜絕問題產(chǎn)品上車上線。一是規(guī)范共同驗收。由太原物資供應段專業(yè)化管理代表與使用單位物資部門人員共同驗收，實現(xiàn)互相監(jiān)督卡控。二是規(guī)范專業(yè)驗收。凡上車上線物資特別是客車、高鐵物資必須經(jīng)本單位技術(shù)或質(zhì)檢部門逐批驗收確認，其中涉及機車車輛等重要零部件驗收范圍內(nèi)的物資還須報送安全監(jiān)管辦駐段驗收室復驗確認。三是規(guī)范技術(shù)證件管理。對所有上車上線物資，由使用單位將技術(shù)證件原件全部檔案化管理。四是強化抽樣送檢。所有物資設(shè)備到貨后均可按照合同條款并根據(jù)實際需要抽樣送檢，對涉及環(huán)境安全、人身安全、鐵路安全及運輸生產(chǎn)的重要產(chǎn)品，以及首次進入我局市場、報價明顯低于市場價、前期曾被通報質(zhì)量抽查不合格等情況的物資要重點實施抽樣送檢。五是加強代理商供應產(chǎn)品核查。嚴格落實被代理生產(chǎn)企業(yè)直發(fā)、發(fā)貨明細核查等制度強化對產(chǎn)品標識和技術(shù)證件的核查，對質(zhì)量或標識有異議的產(chǎn)品要與生產(chǎn)廠家聯(lián)系核實產(chǎn)品真?zhèn)?。?）嚴把物資運用寫實關(guān)。強化物資在運用過程中的故障寫實，加強物資質(zhì)量跟蹤管理。一是加強故障寫實。對運用中出現(xiàn)的物資設(shè)備故障，由站段按照物資設(shè)備故障發(fā)現(xiàn)人員、設(shè)備故障描述、供應商響應時間、解決方案等主要要素寫實并做好記錄。二是加強故障速報。與運輸安全密切相關(guān)的物資設(shè)備故障，或超出合同約定的設(shè)備故障停機率或設(shè)備故障次數(shù)標準的情況，各單位物資部門當日以重要信息報送路局物資部門。

2.緊盯“供應商”，嚴格供應商全方位管理，推進物資市場環(huán)境安全發(fā)展。（1）嚴格供應商信息審核。遵循“公平公正、專業(yè)負責、動態(tài)優(yōu)化、信息共享”原則，由物資管理處牽頭組織各專業(yè)管理部門實施。（2）嚴格代理供應商管理。對代理商管理嚴一格緊一扣，實行代理商資質(zhì)核查、被代理廠家直發(fā)、發(fā)貨流程核查機制。一是規(guī)范資質(zhì)核查管理。實施代理有效期內(nèi)首次采購前，由采購單位通過114電話、互聯(lián)網(wǎng)等方式獲取被代理企業(yè)聯(lián)系信息，對已通過信息審核的代理商的代理資質(zhì)真?zhèn)芜M行再核查。二是規(guī)范廠家直發(fā)流程。代理商供應物資必須由被代理廠家直接發(fā)貨至使用單位，并提供隨料同行的書面發(fā)貨明細原件，嚴禁代理商先收貨后轉(zhuǎn)發(fā)。三是規(guī)范發(fā)貨檢查管理。（3）嚴格供應商履約檢查。加強履約過程管理，要求供應商在供貨時間、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等方面嚴格按合同規(guī)范落實履約責任，定期對合同執(zhí)行情況進行追蹤分析，持續(xù)開展供應商履約行為檢查。重點對供應商是否按照采購文件及中標（成交）通知書要求，及時簽訂合同、及時供貨、所供物資是否與采購文件及中標（成交）通知書一致等進行檢查，對其中存在的問題按規(guī)定進行供應商信用評價。（4）嚴格供應商信用評價。嚴格落實《物資供應商信用評價管理辦法》規(guī)定，堅持公平公正、動態(tài)管理、信息共享、風險預警的原則，及時收集車間班組、技術(shù)、驗收部門對物資運用中的反饋信息，追蹤供貨時間、物資質(zhì)量和售后服務情況，對供應商真實、準確地實施評價。（5）嚴格供應商關(guān)系管理。按照《物資供應商關(guān)系管理辦法》要求，及時處理供應商日常不良行為，規(guī)范調(diào)整供應商合作關(guān)系，通過暫停采購、列入黑名單等手段，維護采購市場秩序，引導供應商誠信履約，防范物資采購風險。（6）嚴格供應商索賠管理。供應商不履行合同義務、履行合同義務不符合約定或違反其相關(guān)承諾時，由合同簽訂單位依據(jù)合同約定及時向供應商追償索賠，同時將賠付情況詳細記錄留存并報路局物資部門；對索賠未能成功的要及時組織分析，查明原因并制定有效方案，提高索賠成功率。

3.緊盯“結(jié)合部”，細化管采供職責，實現(xiàn)采購供應各環(huán)節(jié)高效銜接。總結(jié)分析“管、采、供”分離實施一年來物資管理處、物資采購所、物資供應段整體運行情況，從物資計劃、采購、供應、合同、驗收、結(jié)算、信息系統(tǒng)應用等方面全面梳理、認真摸底，逐個環(huán)節(jié)查找問題、分析原因、制定措施，并完善固化相關(guān)制度，進一步明確相關(guān)部門職能定位、各環(huán)節(jié)職責分工、管理要求、工作標準，消除結(jié)合部影響，實現(xiàn)無縫銜接，理順管、采、供全流程，逐步形成分級分權(quán)、相互制衡、統(tǒng)籌兼顧、協(xié)同合作的物資管理體制。

4.緊盯“大數(shù)據(jù)”，推進物資管理信息化運用，完善物資采購供應管控手段。全力推進物資管理大數(shù)據(jù)應用，以“數(shù)據(jù)支撐+信息模型+專業(yè)管理”為有效手段，探索、創(chuàng)新、完善物資管理方法和路徑。（1）推動總公司“1系統(tǒng)+1平臺”全覆蓋。一是規(guī)范物資范圍。明確應納入鐵路物資管理信息系統(tǒng)的物資范圍，逐步將大修、更新改造物資計劃、采購、合同、收入、支出等關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理全部納入系統(tǒng)管理。二是規(guī)范業(yè)務流程。細化明確業(yè)務流程，充分運用“1系統(tǒng)+1平臺”，實現(xiàn)物資計劃、采購、供應、庫存、合同、驗收、結(jié)算、調(diào)劑、報廢、處置等業(yè)務的全流程管理。（2）應用物資系統(tǒng)“大數(shù)據(jù)服務平臺”強內(nèi)功。充分利用物資系統(tǒng)“大數(shù)據(jù)服務平臺”，提高物資現(xiàn)場管控能力。推進紀律規(guī)矩系統(tǒng)應用，實現(xiàn)站段、車間班組對物資管理制度的及時掌握；推進車間班組收發(fā)存系統(tǒng)應用，實現(xiàn)全局包括材料科、車間班組物資庫存的動態(tài)管理；推進采購追蹤系統(tǒng)應用，實現(xiàn)采購項目從預算、計劃、采購、合同簽訂、到貨驗收、付款等全過程信息化管理、實時追蹤，督促采購結(jié)果有效落實；推進供應商信用評價系統(tǒng)應用，實現(xiàn)全局包括車間班組一線職工對物資質(zhì)量問題的及時反饋和供應商履約情況的整體評價。（3）借助“中鼎智慧物流云平臺”補短板。貫徹落實《物資采購全程物流管理辦法》要求，發(fā)揮中鼎智慧物流云平臺優(yōu)勢，依靠其技術(shù)手段支持，補強實體物資在物流配送環(huán)節(jié)缺乏有效監(jiān)管這一短板，實現(xiàn)我局物資采購物流配送全程可視、可控管理。（4）探索在配件管理中應用二維碼技術(shù)。為加強物資全壽命周期和全過程管理，建議首先在客車配件上探索使用二維碼技術(shù)。利用二維碼技術(shù)，有效連通物資管理信息系統(tǒng)與生產(chǎn)檢修信息系統(tǒng)，把重要配件規(guī)格型號、編碼編號、采購時間、供應商、價格等基本信息與配件安裝使用信息、生產(chǎn)作業(yè)信息、質(zhì)量追蹤信息等使用過程中各類信息進行關(guān)聯(lián)，形成重要配件的大數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)對物資驗收入庫、標識打碼、出庫使用、維修直至報廢全過程、全壽命周期管理。（5）通過機控手段加強代理供應商管理。在物資采購商務平臺增設(shè)生產(chǎn)廠確認功能模塊，實現(xiàn)物資供應信息的兩級供應商確認功能，由生產(chǎn)廠對代理商供應我局的物資是否從其處采購，是否由其發(fā)運或生產(chǎn)產(chǎn)品的主要原材料是否由其供應進行確認。兩級供應商確認、簽收物資采購訂單，錄入發(fā)貨信息，確保供應我局的物資來源真實可靠。

四、結(jié)束語

通過推進物資全流程管理，可以強化物資采購供應質(zhì)量安全；通過嚴格供應商全方位管理，可以推進物資市場環(huán)境安全發(fā)展；通過細化管采供職責，可以實現(xiàn)采購供應各環(huán)節(jié)高效銜接。通過推進物資管理信息化運用，可以完善物資采購供應管控手段。物資市場環(huán)境健康發(fā)展、采購供應各環(huán)節(jié)的良好運作，可以確保鐵路生產(chǎn)用物資的源頭質(zhì)量，可以更好地為鐵路生產(chǎn)提供可靠的物資供應保障。

參考文獻：

[1] 趙亞.鐵路重要配件“身份證”管理的研究與實施.鐵路采購與物流，2015（11）

（作者單位：太原鐵路局物資管理處 山西太原 030013）

（責編：若佳）