許艷莉

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，許多企業(yè)目前為了達(dá)到高效管理、效益提升的目的，在采購(gòu)管理中運(yùn)用ERP系統(tǒng)作為工具，實(shí)現(xiàn)對(duì)生產(chǎn)物料、成本、產(chǎn)品、銷售等的科學(xué)管控。為了幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理操作，本文結(jié)合企業(yè)采購(gòu)管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)的實(shí)際，對(duì)這一系統(tǒng)的效果和應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)采購(gòu);采購(gòu)管理;ERP系統(tǒng)

按照科學(xué)合理的生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行企業(yè)管理，采用ERP采購(gòu)管理系統(tǒng)模塊，實(shí)現(xiàn)工作效率的提高，降低生產(chǎn)成本為目標(biāo)，這是近年來企業(yè)管理中總結(jié)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。通過ERP系統(tǒng)，對(duì)于傳統(tǒng)企業(yè)采購(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化采購(gòu)管理系統(tǒng)，進(jìn)行企業(yè)生產(chǎn)效率和效益的提升。

ERP系統(tǒng)概述

通過ERP系統(tǒng)采購(gòu)管理的特點(diǎn)分析，可以看到很多企業(yè)選用了ERP管理系統(tǒng)作為物料管理和物料采購(gòu)的管理模式原因。

當(dāng)前一些企業(yè)將采購(gòu)職能和銷售職能合并在一起，行使采購(gòu)管理的職能部門，是可以進(jìn)行物料采購(gòu)和物料管理的。這種模式下，可以將采購(gòu)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)化完整化，從采購(gòu)計(jì)劃需求、處理和訂單，再到檢驗(yàn)入庫和通知財(cái)務(wù)付款，整個(gè)流程是進(jìn)行必要的生產(chǎn)原料供給的相關(guān)流程。上述完整的采購(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成之后，職能部門能夠完成原材料供給的重任[1]。

作為傳統(tǒng)采購(gòu)模式，負(fù)責(zé)采購(gòu)的部門一般是供應(yīng)部門，負(fù)責(zé)采購(gòu)各個(gè)職責(zé)的任務(wù)，只有供應(yīng)部門了解負(fù)責(zé)采購(gòu)的具體工作，其他部門往往信息不暢。而采用ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理，可以預(yù)先設(shè)定各部門的職責(zé)，達(dá)到內(nèi)部業(yè)務(wù)信息共享，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商和采購(gòu)部門的信息溝通等。ERP系統(tǒng)通過信息化管理完成對(duì)各采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的事前控制和權(quán)限配置。在進(jìn)行ERP系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，員工可以對(duì)應(yīng)各個(gè)職責(zé)權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)流程的操作、審核和審批，并根據(jù)管理需要生成各種憑證、表單和報(bào)表。ERP系統(tǒng)中的采購(gòu)流程，需要采購(gòu)人員加以調(diào)控，信息實(shí)現(xiàn)了共享，采購(gòu)任務(wù)的執(zhí)行優(yōu)劣可以納入到監(jiān)管系統(tǒng)中。系統(tǒng)對(duì)于采購(gòu)的物料可以進(jìn)行可追溯，這種事先控制的方法能夠?yàn)槠髽I(yè)減少不必要的損失。即便是跨越多個(gè)區(qū)域的企業(yè)，通過ERP系統(tǒng)，也能將業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)加以科學(xué)調(diào)控，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)的控制。

在ERP系統(tǒng)中，作為核心的供應(yīng)商管理模塊需要通過系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，完成相應(yīng)的職責(zé)分解。屬于一個(gè)模塊的職責(zé)，可以通過業(yè)務(wù)部門和公司組來完成到對(duì)應(yīng)的模塊中，并完成通知財(cái)務(wù)付款、供應(yīng)商管理等幾個(gè)工作。集中管理的思路可以通過企業(yè)的業(yè)務(wù)集中處理完成[2]。

如果企業(yè)在ERP系統(tǒng)實(shí)施中，通過職責(zé)分析，發(fā)現(xiàn)多個(gè)業(yè)務(wù)部門都擁有一個(gè)采購(gòu)訂單職責(zé)，那么可以將多個(gè)部門的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行合并和集中采購(gòu)，這樣就可提高采購(gòu)的集中度和規(guī)模效益，降低采購(gòu)成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，也方便企業(yè)的跨部門協(xié)調(diào)，減少了很多協(xié)調(diào)工作，并實(shí)行了集中管理，節(jié)省了時(shí)間，大大提高了工作效率，這就是ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)所在。

ERP采購(gòu)管理系統(tǒng)分析

ERP系統(tǒng)采購(gòu)模塊，是將采購(gòu)從很多工作中分離出來，無論是采購(gòu)請(qǐng)求，還是檢驗(yàn)入庫都可以實(shí)現(xiàn)分解。庫存的職責(zé)從原有的職能部門中加以分離，實(shí)現(xiàn)庫存集中管理和共享。制定相應(yīng)的庫存補(bǔ)充計(jì)劃，既要考慮存貨的數(shù)量，保證生產(chǎn)需求，也要考慮存貨的資金占用。因此要建立科學(xué)合理的庫存儲(chǔ)備機(jī)制和物料調(diào)配計(jì)劃。通過對(duì)存貨的定期檢查，經(jīng)過一段時(shí)間的運(yùn)行，可以將存貨調(diào)整到相對(duì)合理的水平，體現(xiàn)資金和物流管理思路，這樣可以避免很多人為因素造成的庫存積壓，還可以避免盲目采購(gòu)造成的經(jīng)濟(jì)損失。

首先，ERP管理系統(tǒng)可以分為生產(chǎn)管理、成本管控、采購(gòu)管理和庫存管理四個(gè)組成部分，四個(gè)組成部分相互協(xié)調(diào)，統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的資源最優(yōu)配置。ERP系統(tǒng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，包括制造商、供應(yīng)商、客戶分銷商等。企業(yè)可以根據(jù)ERP系統(tǒng)分析報(bào)告，進(jìn)行科學(xué)的決策[3]。

其次，ERP系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈的一個(gè)重要組成部分。在這個(gè)系統(tǒng)中，供應(yīng)商和企業(yè)通過系統(tǒng)產(chǎn)生供應(yīng)鏈，搭起橋梁之后，進(jìn)行物流和資金流的轉(zhuǎn)換，企業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理，ERP系統(tǒng)成為采購(gòu)管理中的一個(gè)重要手段。選取ERP型號(hào)的時(shí)，需針對(duì)采購(gòu)的需求進(jìn)行相應(yīng)的管理。管理系統(tǒng)能夠從供應(yīng)商采購(gòu)業(yè)務(wù)和采購(gòu)報(bào)表等方面進(jìn)行管理。系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行維護(hù)評(píng)價(jià)，然后進(jìn)行招標(biāo)詢價(jià)，列出企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃。下達(dá)訂單之后，對(duì)采購(gòu)物料進(jìn)行工程管理，檢查驗(yàn)收是否合格。不合格的可以進(jìn)行退貨，合格的納入到庫存管理系統(tǒng)中。然后在ERP系統(tǒng)中輸出采購(gòu)和庫存報(bào)表，內(nèi)容為匯總統(tǒng)計(jì)，覆蓋整個(gè)采購(gòu)管理流程，實(shí)現(xiàn)了對(duì)供應(yīng)商的在線評(píng)估和對(duì)企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃的匯總，體現(xiàn)了從需求計(jì)劃、尋源詢價(jià)、報(bào)價(jià)訂貨、交貨驗(yàn)收到庫存管理的整個(gè)供應(yīng)鏈流程。

最后，在ERP管理系統(tǒng)中，企業(yè)可以對(duì)采購(gòu)進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，減少采購(gòu)人員的工作量，降低企業(yè)的采購(gòu)成本，提高企業(yè)的整體管理水平。通過ERP系統(tǒng)采購(gòu)模塊管理，可以在系統(tǒng)簽訂長(zhǎng)期采購(gòu)協(xié)議，企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃需求可以直接下訂單，大大壓縮采購(gòu)周期，減少庫存和流動(dòng)資金的占用。ERP系統(tǒng)還可以實(shí)行遠(yuǎn)程操作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)物料用戶、職能部門、供應(yīng)商、物流商按照各自權(quán)限在異地的系統(tǒng)操作。作為現(xiàn)代企業(yè)管理的ERP運(yùn)行模式，采用高度集成全范圍內(nèi)應(yīng)用的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶項(xiàng)目采購(gòu)工業(yè)生產(chǎn)的管理。例如運(yùn)用辦公系統(tǒng)和ERP管理軟件，進(jìn)行信息化建設(shè)，部署到公司內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整體企業(yè)的現(xiàn)代化管理[4]。

ERP系統(tǒng)運(yùn)行流程

通過ERP系統(tǒng)，分銷商必須持續(xù)尋找新的收入來源，以鞏固和發(fā)展自己的價(jià)值。在越來越全球化的市場(chǎng)中保持盈利能力需要足夠的靈活性，以快速響應(yīng)新的機(jī)遇，還需要足夠的運(yùn)營(yíng)控制，將供應(yīng)鏈的重點(diǎn)保持在底線上。對(duì)于分銷和批發(fā)組織來說，要平衡客戶需求、補(bǔ)充產(chǎn)品線和盈利能力，Infor ERP 的批發(fā)和分銷解決方案正是理想的選擇，他能夠?qū)崿F(xiàn)完全整合、強(qiáng)大、可擴(kuò)展的運(yùn)營(yíng)，在動(dòng)態(tài)擴(kuò)展的環(huán)境中保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。我們的領(lǐng)域?qū)＜遗c行業(yè)領(lǐng)先的技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)需求規(guī)劃、運(yùn)輸管理、供應(yīng)鏈設(shè)計(jì)和其他關(guān)鍵功能，幫助分銷組織掌握對(duì)商業(yè)績(jī)效至關(guān)重要的具體行業(yè)問題。

ERP系統(tǒng)可以在采購(gòu)管理中設(shè)計(jì)和運(yùn)行批發(fā)與分銷解決方案，包含下列核心業(yè)務(wù)流程：計(jì)劃、采購(gòu)、購(gòu)買、生產(chǎn)/裝配、運(yùn)輸、銷售和服務(wù)。您將根據(jù)預(yù)期的商品需求或客戶銷售數(shù)量，開發(fā)出企業(yè)財(cái)務(wù)和商品計(jì)劃，制定最佳的采購(gòu)/供應(yīng)商決策，順暢采購(gòu)和合同管理，通過配套和裝配實(shí)現(xiàn)增值，優(yōu)化運(yùn)輸決策和執(zhí)行，并改進(jìn)銷售和服務(wù)功能。無論您是在多個(gè)地區(qū)和地理位置開展運(yùn)營(yíng)的大型分銷公司，還是規(guī)模較小、正在發(fā)展的分銷商，如果您希望獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，Infor 就能夠提供深入的領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)和 20 年的行業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)。

ERP系統(tǒng)采購(gòu)流程怎樣操作？

1.首先在ERP系統(tǒng)中，由物料用戶提出采購(gòu)計(jì)劃或需求，采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或需求提出采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)申請(qǐng)按流程審批后由采購(gòu)部門完成尋源、評(píng)審和合同簽訂，ERP系統(tǒng)進(jìn)行信息處理，庫存就可以進(jìn)行收貨。從采購(gòu)申請(qǐng)到采購(gòu)訂單產(chǎn)生，到采購(gòu)入庫單生成，再到采購(gòu)發(fā)票帶出的采購(gòu)清單，經(jīng)與采購(gòu)訂單及入庫單匹配后，完成ERP系統(tǒng)采購(gòu)數(shù)量及金額的核對(duì)，經(jīng)系統(tǒng)維護(hù)人員和請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)后，由財(cái)務(wù)部門完成采購(gòu)訂單的結(jié)算。通過訂單供貨產(chǎn)品的質(zhì)量和售后服務(wù)，在ERP系統(tǒng)完成對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)和信息維護(hù)，為企業(yè)新的采購(gòu)業(yè)務(wù)制定采購(gòu)策略提供參考依據(jù)。

2.對(duì)已入庫的采購(gòu)產(chǎn)品在使用中若發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問題，可以通過ERP系統(tǒng)退貨流程進(jìn)行處理。即入庫人員收到用戶退回存在問題的產(chǎn)品后，若該產(chǎn)品還未結(jié)算付款，入庫人員可以對(duì)ERP系統(tǒng)原入庫單進(jìn)行沖銷收貨操作，重新生成新的入庫單替代原入庫單，財(cái)務(wù)部門按照新的入庫單結(jié)算付款。若該產(chǎn)品已完成結(jié)算付款，入庫人員需要對(duì)ERP系統(tǒng)原入庫單進(jìn)行退貨操作，由財(cái)務(wù)部門在系統(tǒng)生成退貨單（紅字發(fā)票），再由入庫人員重新生成新的入庫單，作為財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商結(jié)算退款的依據(jù)。

例如填寫采購(gòu)單的時(shí)候，要將業(yè)務(wù)類型加以區(qū)分。業(yè)務(wù)類型右邊的橫線會(huì)出現(xiàn)方形彩色小圖標(biāo)，業(yè)務(wù)類型可以分為委托加工、普通采購(gòu)、貿(mào)易進(jìn)口、固定資產(chǎn)等，根據(jù)自己采購(gòu)的物品進(jìn)行選擇分類。如果在視圖右邊橫線上出現(xiàn)方形彩色小圖標(biāo)，則可以點(diǎn)擊此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)窗口，顯示為采購(gòu)部門檔案，如果出現(xiàn)閃退，則可以重新登錄。

結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)為了體現(xiàn)集中管理的思想，在ERP采購(gòu)管理系統(tǒng)中實(shí)行職責(zé)分開。多業(yè)務(wù)部門均擁有的采購(gòu)職責(zé)和責(zé)任，實(shí)行集中采購(gòu)。通過建立ERP系統(tǒng)庫存儲(chǔ)備機(jī)制和對(duì)存貨的定期檢查，可避免缺貨和庫存積壓。另外通過ERP系統(tǒng)物流管理和資金管理分離的方式，還可以避免盲目采購(gòu)。通過ERP系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和管理，可以優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)商資源，確保企業(yè)的采購(gòu)質(zhì)量及效益。

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