孫穎飛

【摘要】電子公文在現(xiàn)代公文文件中已經(jīng)成為重要組成部分及內容，且在各類公文中占據(jù)的地位也越來越高，故而科學合理實施電子公文流程管理已經(jīng)成為必須任務。在電子公文流程管理工作開展中，工作流技術的應用可取得比較理想的效果，可使工作效率及質量得以有效提升。本文主要對電子公文流程管理中工作流技術應用進行分析，以更好地開展電子公文流程管理工作。

【關鍵詞】電子公文;流程管理;工作流技術;應用

由于電子信息技術不斷發(fā)展，電子公文得以出現(xiàn)，并且得到越來越廣泛的應用，在實際應用中也發(fā)揮著越來越明顯的優(yōu)勢。在電子公文實際應用中，電子公文流程管理為重要任務，也是有效保證，而電子公文流程管理需要對相關技術進行應用，工作流技術便是其中較重要的一種。在實際工作開展中，管理人員需對該技術進行合理應用，以提升電子公文流程管理效果及質量。

一、工作流技術簡化電子公文管理

對于工作流技術而言，其在實際應用中可實現(xiàn)過程邏輯與應用邏輯分隔，過程邏輯能夠使業(yè)務管理目標、功能以及相關策略得以體現(xiàn)，工作流技術這一功能與數(shù)據(jù)庫管理及應用軟件分隔比較類似，在過程邏輯和應用邏輯實現(xiàn)分隔的基礎上，可對兩者實行相互獨立修改，在不同過程邏輯中應用邏輯可實現(xiàn)重復應用。因此，在電子公文流程管理中，利用工作流及技術能夠分離出流程控制中相關公共職能，也是使電子公文應用管理與過程管理實現(xiàn)分離，使電子公文管理由傳統(tǒng)管理中分離，可利用工作流管理系統(tǒng)單獨實行管理，從而使電子公文管理實現(xiàn)動態(tài)化，使電子公文業(yè)務系統(tǒng)效率得以提升。

二、工作流技術規(guī)范電子公文管理

工作流技術所具備的十分重要的一個特點就是工作流本身為模型，可使業(yè)務計算機化表示模型得以反映，其主要目的就是在計算機環(huán)境下實現(xiàn)業(yè)務集成以及自動化。在電子公文流程管理中，通過對工作流技術進行利用，可使電子公文流動過程實現(xiàn)進一步分化，使其成為更小任務計算單元，對于每項具體內容實行描述，對其所涉及數(shù)據(jù)信息內容及流向進行研究，同時可說明管理中各個權力人操作需求以及所具備的權限。通過這種管理方式，可使電子公文管理更加規(guī)范，在實際管理中通過對標準工作任務環(huán)節(jié)進行設定，對每項任務工作內容及職責進行定義，對電子公文管理中每個環(huán)節(jié)內容進行規(guī)范，同時通過對電子公文處理流程進行規(guī)劃，可實現(xiàn)相互獨立活動，這樣一來，在電子公文傳遞中能夠減少不必要中間狀態(tài)，使電子公文傳遞時間及臨時儲存時間明顯降低，也就能夠使業(yè)務過程整體處理時間降低。另外，電子公文流通整個過程可實現(xiàn)規(guī)則運行，對于公文所處狀態(tài)，每個具備權限人員均可實行查詢，相關人員也能夠由系統(tǒng)中獲取自身任務表，使流轉過程得以規(guī)范，還能夠通過可視化形式對工作流過程進行直觀控制，也就能夠發(fā)現(xiàn)其中不合理之處，可優(yōu)化重組電子公文管理過程，使電子公文管理更加具有規(guī)范性。

三、工作流技術實現(xiàn)規(guī)范化電子公文流程

相比于普通過程模型，工作流模型最明顯特點就是能夠被工作流管理系統(tǒng)執(zhí)行，也就是工作流需利用計算機軟件才能夠得以完成，且完全由軟件系統(tǒng)控制，在計算機技術支持基礎上，使過程得以自動化執(zhí)行。就構建工作流模型目的而言，能夠通過計算機實行，促使業(yè)務過程實現(xiàn)自動化。所以，在電子公文流程管理中，利用工作流技術實際上就是實現(xiàn)自動化管理，包括整體任務調度、資源分配及管理規(guī)則等方面內容。利用工作流技術實行管理，可通過計算機工具使電子公文流程完全實現(xiàn)自動化，從而為電子公文流程過程控制及決策提供支持，在電子公文管理中也就能夠實現(xiàn)在適當時間將適當信息向適當人傳遞，促使電子公文實現(xiàn)自動流轉，使電子公文流程能夠更加清晰，更加便于進行操作，從而使電子公文管理效率得以有效提升。

四、工作流技術提升電子公文流程管理效率

在電子公文流程管理中，利用工作流技術，可保證電子公文管理系統(tǒng)依據(jù)規(guī)劃流程實現(xiàn)運行，確保電子公文流程管理得以進一步規(guī)范，對于工作流程及有關數(shù)據(jù)可實現(xiàn)更便捷訪問，也就能夠使工作質量得以提升。通過對信息流轉進行動態(tài)控制，對于獨立活動并行執(zhí)行，使電子公文傳遞中不必要狀態(tài)減少，從而可使電子公文傳遞及臨時儲存時間減少，也就能夠使不必要的工作及重復工作減少，使電子公文管理成本得以降低，進而使電子公文管理效率提升。

五、總結

在現(xiàn)代電子公文流程管理中，工作流技術有著越來越廣泛的應用，并且發(fā)揮著十分重要的作用，具有重要價值。在實際管理工作的開展中，管理人員應當在各個方面對工作流技術進行合理應用，以提升電子公文管理質量及效率，從而使電子公文流程管理更好符合實際需求，保證電子公文得以更好應用。

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