羅曉欣

摘 要：檔案信息對(duì)各單位來說是非常寶貴的財(cái)富，社會(huì)的進(jìn)步對(duì)檔案管理工作提出更高的要求，需要進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)化水平，才能將檔案信息的價(jià)值開發(fā)出來，為單位創(chuàng)造更多的財(cái)富。所以，在檔案管理工作中，要通過不同的方法，促使其管理效率的提高。本文對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的意義進(jìn)行分析，并就提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；路徑

檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，但傳統(tǒng)的管理方法由于受到各類因素的影響，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的條件下，單位需要轉(zhuǎn)變檔案管理理念及方法，積極的運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

1 提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

（一）符合檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

社會(huì)形式的變化使得檔案管理的類型不斷增加，原本單一的檔案管理方式逐步朝著多元化的方向發(fā)展，而檔案管理的難度也隨之而增加。面對(duì)日益復(fù)雜的檔案管理工作，管理人員的工作壓力和工作量都會(huì)增加。如果繼續(xù)采用人工方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，就無(wú)法對(duì)一些比較復(fù)雜的檔案資料作出合理的分類，且有些檔案本身比較模糊，要對(duì)其進(jìn)行明確的劃分也比較困難。傳統(tǒng)管理方式中雖然對(duì)計(jì)算機(jī)有所利用，但僅僅是對(duì)檔案資料進(jìn)行入庫(kù)登記和出庫(kù)登記，這樣的管理方式在新時(shí)代顯得十分落后。比如，在計(jì)算機(jī)中建立檔案管理的Excel表格，當(dāng)有新的檔案進(jìn)入管理室時(shí)，管理人員會(huì)將檔案名稱輸入到表格的入庫(kù)欄；當(dāng)有檔案被借出、調(diào)用時(shí)，則將其名稱輸入到出庫(kù)欄。這樣只能查詢到檔案的簡(jiǎn)單信息，無(wú)法對(duì)檔案資料實(shí)施全面的管理。所以，必須要采取科學(xué)合理的方式，提高檔案管理的科學(xué)化水平，以更好的與檔案管理發(fā)展趨勢(shì)相匹配。

（二）滿足信息化發(fā)展要求

各行各業(yè)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)十分普遍，在檔案管理工作中，也需要朝著信息化的方向發(fā)展，才能使檔案管理的科學(xué)化水平得到提升。信息化技術(shù)的發(fā)展，使人們的生活、學(xué)習(xí)、工作方式都發(fā)生很明顯的變化。在這樣的環(huán)境下，檔案管理必須滿足現(xiàn)代人們獲取信息的習(xí)慣，才能走得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)。比如，利用信息技術(shù)，對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新、改變傳統(tǒng)的檔案載體、對(duì)檔案的收集和分析等工作進(jìn)行改革，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。在檔案管理工作中引入信息化技術(shù)，可將單位內(nèi)部的各檔案信息記錄在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)事先設(shè)置的條件，對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)排序，實(shí)現(xiàn)檔案資料的智能搜索，使檔案管理工作的載體從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化。這樣既能創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，還能提高檔案管理的環(huán)保性。通過一系列的改革和創(chuàng)新，才能逐漸的提高我國(guó)檔案管理工作的科學(xué)化水平。

（三）促使檔案管理穩(wěn)定發(fā)展

社會(huì)的發(fā)展推動(dòng)著檔案管理工作的發(fā)展，盡管目前的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生很大的改變，但在實(shí)際工作的開展中，仍然還有許多問題存在，導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展受到阻礙。比如，在對(duì)檔案進(jìn)行計(jì)劃管理、經(jīng)營(yíng)和銷售時(shí)，由于檔案種類的增加，這些工作的難度也會(huì)增加。于是，檔案的分類、管理、傳輸?shù)裙ぷ魍瑯訒?huì)受到影響。要改善這樣的情況，就需要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，提高其科學(xué)化水平，以加快檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)速度，并促進(jìn)其更好更快的發(fā)展。

2 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

（一）建立系統(tǒng)化的檔案管理機(jī)制

在對(duì)檔案實(shí)施管理的過程中，需要以科學(xué)、系統(tǒng)的管理機(jī)制做指導(dǎo)，這就要求相關(guān)單位要逐步的完善檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)，將檔案管理工作落實(shí)到每一個(gè)細(xì)節(jié)問題上，以提高檔案管理的科學(xué)化水平。并且，通過系統(tǒng)性的管理機(jī)制，還能將管理人員的工作積極性充分的調(diào)動(dòng)起來，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理工作中存在的問題，從而提高其管理效率。同時(shí)，完善檔案管理監(jiān)督機(jī)制，對(duì)影響檔案管理工作的各因素進(jìn)行全面的分析，并針對(duì)性的對(duì)這些因素進(jìn)行防控，保證檔案管理工作的順利開展。比如，針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)和具體內(nèi)容，建立完整的獎(jiǎng)懲制度。如果管理人員在工作中能夠保證檔案信息的完整性，且能夠?qū)n案進(jìn)行有序的管理，要適當(dāng)?shù)慕o予其一定的獎(jiǎng)勵(lì)。如果管理人員在工作期間出現(xiàn)檔案信息被破壞、檔案遺失等情況，應(yīng)對(duì)其施以相應(yīng)的懲罰，并對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)合格后才能繼續(xù)上崗工作。通過獎(jiǎng)懲制度的實(shí)施，能將檔案管理人員的工作熱情調(diào)動(dòng)起來，促使檔案管理工作的規(guī)范化，從而提高檔案管理的科學(xué)化水平。

（二）建立信息化管理平臺(tái)

在新形式下，檔案管理工作應(yīng)跟上信息技術(shù)的發(fā)展步伐，促使檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展。在以往的檔案管理工作中，檔案信息的載體是紙張，其在保存中很容易因?yàn)槭艹?、火?zāi)、管理不善等，造成檔案信息的破壞、遺失，使檔案資料信息質(zhì)量得不到保障。建立信息化管理平臺(tái)，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，能提高檔案管理的安全性，還能提高檔案信息管理的有效性。比如，用云計(jì)算技術(shù)、信息化技術(shù)等，建立檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并針對(duì)計(jì)算機(jī)用戶，創(chuàng)建相應(yīng)的登錄平臺(tái)。當(dāng)用戶在登錄平臺(tái)上注冊(cè)并登錄后，就能夠訪問數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢自己需要的檔案信息。而檔案管理人員則可將新進(jìn)檔案錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并隨時(shí)更新已有檔案中的信息，以確保檔案信息的完整性。當(dāng)用戶需要借閱檔案時(shí)，也可通過系統(tǒng)提出申請(qǐng)，管理人員在系統(tǒng)中對(duì)用戶的申請(qǐng)進(jìn)行審批，為用戶提供相應(yīng)檔案的訪問權(quán)限。通過信息化管理平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅能減少管理人員的工作量，還能通過備份的方式，確保檔案信息的完整性和安全性。

（三）提高管理人員業(yè)務(wù)能力

在信息時(shí)代對(duì)檔案進(jìn)行管理，不僅要依靠先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，還要注重提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，使其能夠更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握能夠靈活的運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)管理檔案，還要掌握一定的信息技術(shù)，促使檔案管理工作效率的提升。在培訓(xùn)過程中，還要為管理人員灌輸最新的檔案管理理念和方法，使其能夠改變以往的管理方式，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。比如，在對(duì)工程類檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理人員要具備一定的工程基礎(chǔ)知識(shí)，還要能夠利用計(jì)算機(jī)將這類檔案檢索出來。當(dāng)有用戶需要查閱工程類檔案時(shí)，管理人員才能在最短的時(shí)間內(nèi)滿足用戶的要求。此外，檔案管理人員要了解檔案管理工作可能存在的突發(fā)事件，并掌握處理突發(fā)事件的方法，保證檔案管理工作能順利的開展。

（四）提高檔案信息利用效率

檔案中的信息異常豐富，對(duì)檔案進(jìn)行管理的目的就是要將檔案中的信息利用起來，為單位創(chuàng)造更多的價(jià)值。檔案記載著單位的發(fā)展歷史，以及其在發(fā)展過程中所發(fā)生的一些重大事件，還可能涉及到企業(yè)發(fā)展制度及規(guī)模等的變化。如果不對(duì)這些資料加以利用，就會(huì)造成資源的浪費(fèi)，檔案管理工作也會(huì)失去其應(yīng)有的價(jià)值和意義。所以，在對(duì)檔案實(shí)施管理的過程中，要將檔案信息的價(jià)值開發(fā)出來，提高檔案信息的利用效率。比如，在制定單位下一年度的發(fā)展戰(zhàn)略和方案時(shí)，將以往幾年的財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)展策略、市場(chǎng)分析等資料調(diào)用出來進(jìn)行全面的分析，根據(jù)單位近幾年的實(shí)際發(fā)展情況，對(duì)下一年度的發(fā)展制定科學(xué)合理的方案，為單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)單位更好的發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在檔案管理工作中，提高其科學(xué)化水平，能符合檔案管理發(fā)展趨勢(shì)、滿足信息化發(fā)展要求，并促使檔案管理穩(wěn)定發(fā)展。所以，需要建立系統(tǒng)化的檔案管理機(jī)制和信息化管理平臺(tái)，提高管理人員業(yè)務(wù)能力和檔案信息利用效率，以提高檔案管理的科學(xué)化水平，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]周雪眉.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2016（07）：43-44.endprint