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        提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑思考

        2018-02-09 21:25:52羅曉欣
        卷宗 2018年3期
        關(guān)鍵詞:科學(xué)化水平檔案管理

        羅曉欣

        摘 要:檔案信息對(duì)各單位來說是非常寶貴的財(cái)富,社會(huì)的進(jìn)步對(duì)檔案管理工作提出更高的要求,需要進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)化水平,才能將檔案信息的價(jià)值開發(fā)出來,為單位創(chuàng)造更多的財(cái)富。所以,在檔案管理工作中,要通過不同的方法,促使其管理效率的提高。本文對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的意義進(jìn)行分析,并就提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑進(jìn)行探討。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;科學(xué)化水平;路徑

        檔案管理是單位管理工作的重要組成部分,但傳統(tǒng)的管理方法由于受到各類因素的影響,已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的條件下,單位需要轉(zhuǎn)變檔案管理理念及方法,積極的運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段,提高檔案管理的科學(xué)化水平。

        1 提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

        (一)符合檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

        社會(huì)形式的變化使得檔案管理的類型不斷增加,原本單一的檔案管理方式逐步朝著多元化的方向發(fā)展,而檔案管理的難度也隨之而增加。面對(duì)日益復(fù)雜的檔案管理工作,管理人員的工作壓力和工作量都會(huì)增加。如果繼續(xù)采用人工方式對(duì)檔案進(jìn)行管理,就無法對(duì)一些比較復(fù)雜的檔案資料作出合理的分類,且有些檔案本身比較模糊,要對(duì)其進(jìn)行明確的劃分也比較困難。傳統(tǒng)管理方式中雖然對(duì)計(jì)算機(jī)有所利用,但僅僅是對(duì)檔案資料進(jìn)行入庫(kù)登記和出庫(kù)登記,這樣的管理方式在新時(shí)代顯得十分落后。比如,在計(jì)算機(jī)中建立檔案管理的Excel表格,當(dāng)有新的檔案進(jìn)入管理室時(shí),管理人員會(huì)將檔案名稱輸入到表格的入庫(kù)欄;當(dāng)有檔案被借出、調(diào)用時(shí),則將其名稱輸入到出庫(kù)欄。這樣只能查詢到檔案的簡(jiǎn)單信息,無法對(duì)檔案資料實(shí)施全面的管理。所以,必須要采取科學(xué)合理的方式,提高檔案管理的科學(xué)化水平,以更好的與檔案管理發(fā)展趨勢(shì)相匹配。

        (二)滿足信息化發(fā)展要求

        各行各業(yè)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)十分普遍,在檔案管理工作中,也需要朝著信息化的方向發(fā)展,才能使檔案管理的科學(xué)化水平得到提升。信息化技術(shù)的發(fā)展,使人們的生活、學(xué)習(xí)、工作方式都發(fā)生很明顯的變化。在這樣的環(huán)境下,檔案管理必須滿足現(xiàn)代人們獲取信息的習(xí)慣,才能走得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)。比如,利用信息技術(shù),對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新、改變傳統(tǒng)的檔案載體、對(duì)檔案的收集和分析等工作進(jìn)行改革,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。在檔案管理工作中引入信息化技術(shù),可將單位內(nèi)部的各檔案信息記錄在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)事先設(shè)置的條件,對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)排序,實(shí)現(xiàn)檔案資料的智能搜索,使檔案管理工作的載體從紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化。這樣既能創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益,還能提高檔案管理的環(huán)保性。通過一系列的改革和創(chuàng)新,才能逐漸的提高我國(guó)檔案管理工作的科學(xué)化水平。

        (三)促使檔案管理穩(wěn)定發(fā)展

        社會(huì)的發(fā)展推動(dòng)著檔案管理工作的發(fā)展,盡管目前的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生很大的改變,但在實(shí)際工作的開展中,仍然還有許多問題存在,導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展受到阻礙。比如,在對(duì)檔案進(jìn)行計(jì)劃管理、經(jīng)營(yíng)和銷售時(shí),由于檔案種類的增加,這些工作的難度也會(huì)增加。于是,檔案的分類、管理、傳輸?shù)裙ぷ魍瑯訒?huì)受到影響。要改善這樣的情況,就需要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理,提高其科學(xué)化水平,以加快檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)速度,并促進(jìn)其更好更快的發(fā)展。

        2 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

        (一)建立系統(tǒng)化的檔案管理機(jī)制

        在對(duì)檔案實(shí)施管理的過程中,需要以科學(xué)、系統(tǒng)的管理機(jī)制做指導(dǎo),這就要求相關(guān)單位要逐步的完善檔案管理的運(yùn)行機(jī)制,并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè),將檔案管理工作落實(shí)到每一個(gè)細(xì)節(jié)問題上,以提高檔案管理的科學(xué)化水平。并且,通過系統(tǒng)性的管理機(jī)制,還能將管理人員的工作積極性充分的調(diào)動(dòng)起來,及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理工作中存在的問題,從而提高其管理效率。同時(shí),完善檔案管理監(jiān)督機(jī)制,對(duì)影響檔案管理工作的各因素進(jìn)行全面的分析,并針對(duì)性的對(duì)這些因素進(jìn)行防控,保證檔案管理工作的順利開展。比如,針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)和具體內(nèi)容,建立完整的獎(jiǎng)懲制度。如果管理人員在工作中能夠保證檔案信息的完整性,且能夠?qū)n案進(jìn)行有序的管理,要適當(dāng)?shù)慕o予其一定的獎(jiǎng)勵(lì)。如果管理人員在工作期間出現(xiàn)檔案信息被破壞、檔案遺失等情況,應(yīng)對(duì)其施以相應(yīng)的懲罰,并對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn),培訓(xùn)合格后才能繼續(xù)上崗工作。通過獎(jiǎng)懲制度的實(shí)施,能將檔案管理人員的工作熱情調(diào)動(dòng)起來,促使檔案管理工作的規(guī)范化,從而提高檔案管理的科學(xué)化水平。

        (二)建立信息化管理平臺(tái)

        在新形式下,檔案管理工作應(yīng)跟上信息技術(shù)的發(fā)展步伐,促使檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展。在以往的檔案管理工作中,檔案信息的載體是紙張,其在保存中很容易因?yàn)槭艹?、火?zāi)、管理不善等,造成檔案信息的破壞、遺失,使檔案資料信息質(zhì)量得不到保障。建立信息化管理平臺(tái),將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息,能提高檔案管理的安全性,還能提高檔案信息管理的有效性。比如,用云計(jì)算技術(shù)、信息化技術(shù)等,建立檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù),并針對(duì)計(jì)算機(jī)用戶,創(chuàng)建相應(yīng)的登錄平臺(tái)。當(dāng)用戶在登錄平臺(tái)上注冊(cè)并登錄后,就能夠訪問數(shù)據(jù)庫(kù),查詢自己需要的檔案信息。而檔案管理人員則可將新進(jìn)檔案錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中,并隨時(shí)更新已有檔案中的信息,以確保檔案信息的完整性。當(dāng)用戶需要借閱檔案時(shí),也可通過系統(tǒng)提出申請(qǐng),管理人員在系統(tǒng)中對(duì)用戶的申請(qǐng)進(jìn)行審批,為用戶提供相應(yīng)檔案的訪問權(quán)限。通過信息化管理平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行管理,不僅能減少管理人員的工作量,還能通過備份的方式,確保檔案信息的完整性和安全性。

        (三)提高管理人員業(yè)務(wù)能力

        在信息時(shí)代對(duì)檔案進(jìn)行管理,不僅要依靠先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施,還要注重提升管理人員的業(yè)務(wù)能力,使其能夠更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),使其掌握能夠靈活的運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)管理檔案,還要掌握一定的信息技術(shù),促使檔案管理工作效率的提升。在培訓(xùn)過程中,還要為管理人員灌輸最新的檔案管理理念和方法,使其能夠改變以往的管理方式,提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。比如,在對(duì)工程類檔案進(jìn)行管理時(shí),管理人員要具備一定的工程基礎(chǔ)知識(shí),還要能夠利用計(jì)算機(jī)將這類檔案檢索出來。當(dāng)有用戶需要查閱工程類檔案時(shí),管理人員才能在最短的時(shí)間內(nèi)滿足用戶的要求。此外,檔案管理人員要了解檔案管理工作可能存在的突發(fā)事件,并掌握處理突發(fā)事件的方法,保證檔案管理工作能順利的開展。

        (四)提高檔案信息利用效率

        檔案中的信息異常豐富,對(duì)檔案進(jìn)行管理的目的就是要將檔案中的信息利用起來,為單位創(chuàng)造更多的價(jià)值。檔案記載著單位的發(fā)展歷史,以及其在發(fā)展過程中所發(fā)生的一些重大事件,還可能涉及到企業(yè)發(fā)展制度及規(guī)模等的變化。如果不對(duì)這些資料加以利用,就會(huì)造成資源的浪費(fèi),檔案管理工作也會(huì)失去其應(yīng)有的價(jià)值和意義。所以,在對(duì)檔案實(shí)施管理的過程中,要將檔案信息的價(jià)值開發(fā)出來,提高檔案信息的利用效率。比如,在制定單位下一年度的發(fā)展戰(zhàn)略和方案時(shí),將以往幾年的財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)展策略、市場(chǎng)分析等資料調(diào)用出來進(jìn)行全面的分析,根據(jù)單位近幾年的實(shí)際發(fā)展情況,對(duì)下一年度的發(fā)展制定科學(xué)合理的方案,為單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益,促進(jìn)單位更好的發(fā)展。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,在檔案管理工作中,提高其科學(xué)化水平,能符合檔案管理發(fā)展趨勢(shì)、滿足信息化發(fā)展要求,并促使檔案管理穩(wěn)定發(fā)展。所以,需要建立系統(tǒng)化的檔案管理機(jī)制和信息化管理平臺(tái),提高管理人員業(yè)務(wù)能力和檔案信息利用效率,以提高檔案管理的科學(xué)化水平,推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]周雪眉.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2016(07):43-44.endprint

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