張穎怡

摘 要：隨著教育體制改革的深入，教育系統(tǒng)完善度明顯增強(qiáng)，對(duì)學(xué)校各種類型的檔案管理工作有了更高的要求，檔案管理內(nèi)容涉及到學(xué)校發(fā)展進(jìn)程、學(xué)生學(xué)習(xí)成長(zhǎng)歷程，故如何提高管理質(zhì)量意義重大。學(xué)校檔案的主要作用是真實(shí)記錄學(xué)校的發(fā)展變化，它表現(xiàn)的形式非常多樣化，可以是個(gè)體，也可以是群體，它能夠客觀記錄學(xué)校的日常狀態(tài)，對(duì)學(xué)校的綜合發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；安全管理；問(wèn)題；措施分析

學(xué)校檔案管理內(nèi)容較為多元，如黨群行政檔案、基本建設(shè)檔案、財(cái)會(huì)檔案、編研檔案、教學(xué)檔案等，是對(duì)各項(xiàng)工作運(yùn)行情況的一種準(zhǔn)確總結(jié)和真實(shí)反映。學(xué)校如果忽視檔案管理工作，專業(yè)性不夠，疏漏繁多，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案安全造成威脅，對(duì)學(xué)校的教育教學(xué)、成長(zhǎng)與發(fā)展帶來(lái)負(fù)面作用。

1 檔案管理的意義

檔案管理是指具體由檔案館或檔案室參與組織和負(fù)責(zé)，對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息展開(kāi)規(guī)范、系統(tǒng)的管理，并就保護(hù)服務(wù)予以針對(duì)性提供的諸多工作環(huán)節(jié)和類型的總稱，是國(guó)家檔案事業(yè)教育領(lǐng)域最為基礎(chǔ)和重要的組成部分。檔案涉及隱私及機(jī)密，檔案安全管理能夠杜絕一些安全事故的發(fā)生，避免檔案收到威脅及破壞。檔案安全管理以實(shí)體檔案資料、電子檔案資料及檔案庫(kù)房為重要內(nèi)容?，F(xiàn)今，社會(huì)對(duì)學(xué)生的教育越來(lái)越重視，學(xué)生數(shù)量也在大幅度的增加，在學(xué)生數(shù)量增加的同時(shí)，學(xué)校應(yīng)充分重視起檔案管理工作，將檔案管理體系建立起來(lái)，并根據(jù)檔案中的內(nèi)容來(lái)了解學(xué)校管理中存在的問(wèn)題，讓學(xué)校各項(xiàng)工作都能得到詳細(xì)的記錄，使學(xué)校的各項(xiàng)檔案管理工作都能夠有序的進(jìn)行。

2 學(xué)校檔案管理內(nèi)容

學(xué)校檔案管理多樣，歸納起來(lái)，主要有以下三方面內(nèi)容：第一，在檔案管理工作中，學(xué)校檔案人員要按照檔案局和教育局的相關(guān)要求，對(duì)具保存價(jià)值信息行原始記錄，并予以精準(zhǔn)有效的分類、加工整理；第二，對(duì)檢索工具進(jìn)行科學(xué)有效編制，制成檔案史料出版。第三，對(duì)檔案庫(kù)房的環(huán)境安全也要進(jìn)行嚴(yán)格把控，防止盜竊、火災(zāi)、鼠咬等事故，也要注意庫(kù)房濕度、溫度、光線、清潔度控制，保證檔案儲(chǔ)存環(huán)境的安全。

3 檔案安全管理問(wèn)題

現(xiàn)階段，學(xué)校對(duì)檔案管理工作越來(lái)越重視，隨著課改的發(fā)展，各級(jí)部門對(duì)檔案管理的投入力度也不斷加大，管理成效有所提高。在學(xué)校檔案管理上，只有投入大量的資金和人力，設(shè)施更加齊備、完善管理?xiàng)l例，這樣才能充分使檔案管理發(fā)揮其自身的作用。雖然檔案管理的工作日漸成熟，但還是有一些問(wèn)題存在，學(xué)校和行管部門要不斷改進(jìn)，才能將學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和水平提升上來(lái)，才能有助于教學(xué)活動(dòng)的展開(kāi)，對(duì)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展有著重大意義[1]。

3.1 對(duì)檔案管理的不夠重視

學(xué)校檔案是對(duì)學(xué)校教學(xué)工作、學(xué)生學(xué)習(xí)事務(wù)展開(kāi)的總結(jié)和匯總，通過(guò)對(duì)檔案查詢，可對(duì)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)、管理活動(dòng)開(kāi)展?fàn)顩r進(jìn)行精準(zhǔn)掌握，可以到檔案管理處查詢檔案，無(wú)論是黨建工作、教育教學(xué)工作、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是行政、財(cái)務(wù)、人事，甚至每一屆每一位學(xué)生的基本情況、教師工作記錄都能清楚查詢到。要想全面了解學(xué)校各方面的情況，可以到檔案管理處查詢檔案，無(wú)論是黨建工作、教育教學(xué)工作、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還是行政、財(cái)務(wù)、人事，甚至每一屆每一位學(xué)生的基本情況、教師工作記錄都能清楚查詢到。

現(xiàn)階段教育體制領(lǐng)域信息化進(jìn)程加劇，但仍存在部分院校未對(duì)檔案管理工作有充分和正確認(rèn)識(shí)的情況，仍認(rèn)為檔案管理屬內(nèi)部工作，可有可無(wú)。此外，一些學(xué)校在檔案管理工作上的經(jīng)費(fèi)和人力投資十分有限，管理人員專業(yè)度不夠，檔案保存環(huán)境簡(jiǎn)陋，缺乏必備的基礎(chǔ)設(shè)施及硬件設(shè)備，庫(kù)房無(wú)法為檔案提供安全的保存環(huán)境，長(zhǎng)此以往，學(xué)校的檔案管理工作將停滯不前甚至節(jié)節(jié)落后。

3.2 科技手段的落后

學(xué)校的意義并不僅僅是上課，對(duì)于每一位學(xué)生的成績(jī)信息和成長(zhǎng)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定格學(xué)校的每一個(gè)發(fā)展歷程。然而許多學(xué)校對(duì)這項(xiàng)工作并不重視，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期處在極其落后的發(fā)展階段。只有充分利用專業(yè)的檔案信息管理軟件，不僅可以更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校各方面管理、師生情況的實(shí)時(shí)檢索，還能在省時(shí)的同時(shí)又省人力，才能充分的實(shí)現(xiàn)資源的共享，但現(xiàn)在的大部分學(xué)校還在采用傳統(tǒng)的手工方法去整理檔案，這樣不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還會(huì)影響檔案管理的工作效率。

3.3 管理水平的低下

學(xué)校對(duì)檔案管理工作的嚴(yán)重忽視，導(dǎo)致管理體制上極其不完善，管理者的業(yè)務(wù)水平也十分低下。例如，檔案進(jìn)行收集分類儲(chǔ)存對(duì)工作人員的能力水平要求較高，若無(wú)法準(zhǔn)確將檔案進(jìn)行分類，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致混亂，為學(xué)校帶來(lái)?yè)p失。此外，管理制度的缺乏也導(dǎo)致了學(xué)校在檔案收集整理方面存在紕漏，工作無(wú)法順利進(jìn)行，對(duì)于檔案的收集也沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)定、都是不想交就不交，造成檔案管理的混亂局面、學(xué)生信息的缺失和不準(zhǔn)確等問(wèn)題，這樣不僅不利于學(xué)生的個(gè)人發(fā)展，對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)足發(fā)展也起到了很大的反作用[2]。

4 加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)校檔案安全管理工作的對(duì)策建議

4.1 提升對(duì)檔案安全管理的意識(shí)，加大投入，確保各類“硬件”達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)

為提高各級(jí)工作人員對(duì)檔案管理的工作重視力度，需對(duì)堅(jiān)持嚴(yán)格管理、防治結(jié)合原則嚴(yán)格遵循。在具體開(kāi)展過(guò)程中，首先，學(xué)校的管理層方面，需引起對(duì)檔案管理工作開(kāi)展價(jià)值的重視，將其列為學(xué)校日常管理的重要及核心內(nèi)容，并于年度性總結(jié)呆，予以考評(píng)和審核，未合格者，找出原因，適度改進(jìn)。將檔案安全管理的意識(shí)在學(xué)校范圍內(nèi)進(jìn)行廣泛普及及宣傳，加強(qiáng)管理者的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。其次，學(xué)校應(yīng)在檔案管理工作中投入更多的人力資源及管理經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)，對(duì)現(xiàn)代化的硬件設(shè)施予以積極配置，如除濕機(jī)、吸塵器等，做好計(jì)算機(jī)軟件工作的更新，以提高管理成效。最后，在庫(kù)房建設(shè)上，應(yīng)有“八防”的設(shè)備設(shè)施，并嚴(yán)格依據(jù)《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103）、《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25）的相關(guān)要求，若采用檔案密集架的學(xué)校，應(yīng)請(qǐng)具有鑒定資質(zhì)的房屋安全鑒定單位對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行樓面荷載鑒定，出具鑒定報(bào)告后方可安裝使用。endprint

4.2 檔案數(shù)據(jù)化管理

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理形式更為多樣和便捷，讓原始檔案中常規(guī)應(yīng)用的紙質(zhì)信息，現(xiàn)階段，已向電子信息高效轉(zhuǎn)移，在行檔案信息管理時(shí)，可做到計(jì)算機(jī)與人力同時(shí)開(kāi)展，為管理的安全性和有效性設(shè)置了雙保險(xiǎn)。另外，檔案信息化也方便各種查詢需求，均需花費(fèi)過(guò)多精力和人工翻閱檔案，僅需于計(jì)算機(jī)設(shè)定的查詢程度上輸入相關(guān)關(guān)鍵詞，即可對(duì)檔案存儲(chǔ)的位置精準(zhǔn)掌握，并可簡(jiǎn)要瀏覽檔案大體內(nèi)容，最大程度增強(qiáng)工作效率，提高管理質(zhì)量。例如，教師想要查詢學(xué)生個(gè)人檔案時(shí)，依照傳統(tǒng)的方法會(huì)浪費(fèi)很多的時(shí)間，如果利用信息化技術(shù)查詢，就可以在特定某種查詢方案時(shí)，在電腦中輸入學(xué)生的姓名，學(xué)生的具體資料都會(huì)完整的呈現(xiàn)在系統(tǒng)中，這樣不僅省時(shí)，而且查詢的準(zhǔn)確率較高。充分的利用數(shù)字化才能將學(xué)校各方面的資料完整的保存，還能有效的將管理效率提升上來(lái)，為檔案管理的工作帶來(lái)不小的便利[3]。

4.3 善善相關(guān)管理制度

各級(jí)院校需依據(jù)自身情況，對(duì)檔案安全管理制度個(gè)性化制定，以為檔案安全管理工作的順利開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及其它不同職業(yè)的人員在行檔案管理時(shí)，能有據(jù)可依。具體措施如下：一、明確主管領(lǐng)導(dǎo)，將每一項(xiàng)工作都安排一到兩位專門負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)，抓管領(lǐng)導(dǎo)抓全局，并制定合理的安全問(wèn)責(zé)機(jī)制。二、制定應(yīng)急預(yù)案，明確組織機(jī)構(gòu)，出現(xiàn)檔案安全問(wèn)題時(shí)，要將責(zé)任追究到人，并明確檔案搶救措施。三、要對(duì)學(xué)校檔案的管理期限進(jìn)行分類規(guī)范，制定表格，隨時(shí)檢查記錄，保證管理員能夠及時(shí)找出所要調(diào)出的檔案。在工作開(kāi)展過(guò)程中，需對(duì)具高度責(zé)任心的工作人員予以選擇，以提高檔案管理的有效性和精準(zhǔn)性。

檔案安全管理制度的建立對(duì)規(guī)范相關(guān)工作的作用是巨大的，它可以很好的制約傳統(tǒng)管理中存在的弊端，在不斷的發(fā)展中改進(jìn)管理措施，這樣才能達(dá)到促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的作用

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，學(xué)校要想做好檔案管理工作，首先應(yīng)當(dāng)找到當(dāng)前存在的一些問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上，制定合理的安全管理制度，并不斷加強(qiáng)檔案管理工作新模式。在保證檔案信息化平臺(tái)規(guī)范、科學(xué)的情況下，才可從根本上促進(jìn)學(xué)校日常檔案管理工作有序、高效發(fā)展，為教育教育工作的開(kāi)展、學(xué)生掌握科學(xué)文化知識(shí)和健康成長(zhǎng)提供強(qiáng)有力的保障，實(shí)施價(jià)值顯著。

參考文獻(xiàn)

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[3]王衛(wèi)國(guó).淺談信息化在高中檔案管理中的應(yīng)用[J].卷宗，2016，6（6）：2.endprint