孫文瑄

【摘 要】現(xiàn)今，社會(huì)不斷發(fā)展，人們生活水平不斷提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，社會(huì)對(duì)檔案管理的需求更多、更嚴(yán)格，這時(shí)，電子檔案產(chǎn)生了，由于電子檔案具備便捷、準(zhǔn)確率高并且翻閱方便等優(yōu)勢(shì)，這就滿足了現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的需求，因此，現(xiàn)今電子檔案管理呈現(xiàn)高速發(fā)展的狀態(tài)并且廣泛普及。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理系統(tǒng)；電子檔案；設(shè)計(jì)與開發(fā)

近些年來，電子檔案管理不斷深入，也暴露了一些不足與問題，例如人們觀念上對(duì)電子檔案的不認(rèn)可，或是檔案磁盤錄入在時(shí)間層面上存在不足等，想要使得這些不足與問題得到有效的處理，就應(yīng)該不斷優(yōu)化并升級(jí)電子檔案管理系統(tǒng)，而且在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)的過程中，應(yīng)該深入探究電子檔案的所面對(duì)的對(duì)象，借助先進(jìn)、科學(xué)的手段編制開發(fā)方案，進(jìn)而使得電子檔案管理中的不足與潛在風(fēng)險(xiǎn)得到有效地解決。

由于計(jì)算機(jī)科技廣泛普及，再加上檔案管理已經(jīng)漸漸趨向于信息化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、產(chǎn)業(yè)化，多媒體科技的高速發(fā)展與普及，在很大程度上促進(jìn)了電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計(jì)。電子檔案管理系統(tǒng)其實(shí)就是借助文檔電子化、影像數(shù)字化、辦公無紙化與信息網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代化的科技，構(gòu)建的先進(jìn)、科學(xué)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并且在技術(shù)層面上保障了檔案資料的管理、運(yùn)用以及存儲(chǔ)，這在很大程度上節(jié)省了數(shù)據(jù)與信息的存儲(chǔ)空間，使得檔案材料存儲(chǔ)時(shí)間得到極大的延長(zhǎng)，甚至可以做到永遠(yuǎn)存儲(chǔ)，這就在很大程度上給查閱以及運(yùn)用檔案文獻(xiàn)的人帶來了方便。

一、電子檔案管理系統(tǒng)的必要性與基本要求

電子檔案系指借助計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)施完成存儲(chǔ)，并且具備和紙質(zhì)檔案同樣的存儲(chǔ)功能的一種電子圖像文件集合，一般來說所采取的單位是案卷。如此，電子檔案管理就是依托基本電子科技而產(chǎn)生的，而且電子檔案系統(tǒng)在電子科技上面有特定的需求。下面本文對(duì)電子檔案管理的具體特性與優(yōu)勢(shì)進(jìn)行深入的闡述：

第一，節(jié)約人力資源。電子檔案在管理過程中，不似紙質(zhì)檔案那樣，不用采取人工翻閱的方式，如此，便能夠在很大程度上避免人為因素給檔案帶來的影響，并且使得檔案的識(shí)讀性得到極大的提升，這主要是因?yàn)?，但就文字本身來說，很少會(huì)使人產(chǎn)生識(shí)讀性錯(cuò)誤，這也就在很大程度上推動(dòng)了社會(huì)的公平性、公開性建設(shè)的進(jìn)程，并且能夠使得相關(guān)管理人員不必再日復(fù)一日地翻閱檔案，他們的勞動(dòng)力得到極大的解放，這就會(huì)使得社會(huì)勞動(dòng)力得到很大的增加，并且能在一定程度上緩解輕高端人才緊缺的現(xiàn)象。

第二，便于儲(chǔ)存高度機(jī)密的信息與數(shù)據(jù)。隨著檔案管理電子化進(jìn)程的不斷推進(jìn)與普及，原本那種多人控制檔案信息管理權(quán)限的模式已經(jīng)不復(fù)存在，取而代之的是更加嚴(yán)密的電子檔案管理模式，相關(guān)管理人員借助電子工具，使得檔案中的數(shù)據(jù)與信息的保密性得到有效地提升，這在檔案管理中具備極其重要的實(shí)際價(jià)值與意義。在檔案管理的過程中，還能夠針對(duì)不同檔案的實(shí)際類別進(jìn)行分類，這就能夠讓各個(gè)檔案之間具備一個(gè)具體的依托，進(jìn)而能夠促進(jìn)檔案工作效率的提升，并且使得檔案工作更加準(zhǔn)確。

第三，檔案中儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)、信息能夠脫離相應(yīng)載體電子儲(chǔ)存設(shè)備。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)據(jù)與信息是脫離不了載體的，存儲(chǔ)檔案的時(shí)候，不僅是存儲(chǔ)了信息，還一定會(huì)存儲(chǔ)相應(yīng)的載體，兩者同時(shí)會(huì)進(jìn)行物理存儲(chǔ)，可是，現(xiàn)在所采取的電子檔案并不是這樣的，檔案中的數(shù)據(jù)與信息能夠借助現(xiàn)代化的工具與手段完成拷貝與轉(zhuǎn)存，進(jìn)而就能夠使得雖然信息與數(shù)據(jù)是相同的，但是卻能夠在多個(gè)存儲(chǔ)設(shè)備中進(jìn)行存儲(chǔ)，如此，便使得查閱和設(shè)備之間的協(xié)調(diào)更加方便，當(dāng)然，在另一個(gè)層面上來說，確實(shí)是使得信息泄密的潛在風(fēng)險(xiǎn)提升了。

第四，電子檔案具備較強(qiáng)的媒體復(fù)雜性。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案中具備數(shù)量龐大的媒體元素，憑借一個(gè)電子檔案，就能夠基本了解一個(gè)人，甚至能夠借助檔案中的信息與數(shù)據(jù)，來研究這個(gè)人的性格特點(diǎn)，但是這也恰恰是紙質(zhì)檔案做不到的，雖然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案上擁有的只有文字，不具備靈動(dòng)的優(yōu)勢(shì)，并且只能根據(jù)這些文字來分析這個(gè)人的性格特點(diǎn)，這就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及電子檔案。

第五，電子檔案實(shí)際上就是一種計(jì)算機(jī)程序的衍生產(chǎn)品，其概念界定的時(shí)候就是“通用電子圖像文件”。在電子檔案中，要想將圖像文件展示出來，就必須借助相應(yīng)的程序，因此電子檔案管理系統(tǒng)其實(shí)就是依托計(jì)算機(jī)程序運(yùn)行的，倘若程序出現(xiàn)故障，或是直接沒有程序，電子檔案的管理就發(fā)揮不了作用，甚至可能會(huì)丟失部分重要信息，進(jìn)而產(chǎn)生極大的損失。

二、系統(tǒng)功能

依照檔案工作的具體特征來說，電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)際上涵蓋了下面幾個(gè)方面的功能：

（1）就編目功能來說，用戶界面一定要具備簡(jiǎn)單友好的特性，應(yīng)該采取全漢字提示的方式，操作便捷，并且應(yīng)該依照檔案目錄數(shù)據(jù)的格式規(guī)范，來辨識(shí)一定長(zhǎng)度的字段，能夠初步進(jìn)行查錯(cuò)，并且可以幫助完成錄入的操作，例如自動(dòng)依照入檔號(hào)創(chuàng)建分類號(hào)。

（2）就查詢功能來說，檢索途徑非常豐富，涵蓋了分類檢索、主題檢索、專向檢索以及全文檢索等方法，運(yùn)用這些方法就能夠?qū)崿F(xiàn)邏輯檢索，并且形成非常復(fù)雜的檢索式，并且可以進(jìn)行二次檢索，檢索結(jié)果處理涵蓋了顯示、打印以及文件等。

（3）就統(tǒng)計(jì)功能來說，統(tǒng)計(jì)方法非常豐富，用戶能夠運(yùn)用多種方式來統(tǒng)計(jì)、整理檔案資料，涵蓋了單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)、分類統(tǒng)計(jì)、匯總統(tǒng)計(jì)等，例如顯示、打印以及文件等，用戶能夠自己制定個(gè)性化的格式，并且完成統(tǒng)計(jì)報(bào)告的打印。

（4）就流通功能來說，能夠借出、還回以及續(xù)借等檔案資料相關(guān)操作。根據(jù)流通信息統(tǒng)計(jì)得出，打印統(tǒng)計(jì)報(bào)表流通工作的特殊狀況處理涵蓋了催還、破損以及丟失等。

（5）全文數(shù)據(jù)采集處理功能涵蓋了全文信息掃描、轉(zhuǎn)換、標(biāo)引、壓縮等。

（6）音、視頻信息采集、處理功能涵蓋了音、視頻信息采集、轉(zhuǎn)換、標(biāo)引、壓縮、存儲(chǔ)。

（7）就系統(tǒng)維護(hù)來說，其實(shí)包括了用戶管理，權(quán)限細(xì)分以及數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)等相關(guān)操作。

三、結(jié)束語

電子檔案管理系統(tǒng)其實(shí)就是一種借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案的先進(jìn)管理系統(tǒng)，管理的方式非常多樣化，并且功能非常豐富，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還有很多的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理能夠借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，使得不同地區(qū)的用戶都能夠便捷地存儲(chǔ)電子檔案，并且方便地實(shí)現(xiàn)電子檔案的查詢操作，從這里就能夠看出電子檔案的實(shí)際價(jià)值與意義是非常深遠(yuǎn)的，并且不斷優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)能夠在很大程度上促進(jìn)檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展與進(jìn)步。

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