譚俏梅

摘 要：檔案管理是企業(yè)發(fā)展中重要的組成部分，對(duì)于企業(yè)的現(xiàn)狀以及未來(lái)發(fā)展都具有一定的意義。但是在目前的企業(yè)檔案管理中仍然存在著許多問(wèn)題，導(dǎo)致檔案文件失效或者消失等，困擾著企業(yè)的工作人員同時(shí)也給許多工作帶來(lái)不必要的麻煩。因此，在新形勢(shì)下企業(yè)應(yīng)該努力提升企業(yè)檔案管理水平，本文就關(guān)于該內(nèi)容進(jìn)行分析并提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：新形式；提升；企業(yè)檔案管理；措施

新形勢(shì)下企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，高層人員應(yīng)當(dāng)從各個(gè)方面考慮，著實(shí)提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。而企業(yè)的檔案管理水平與企業(yè)的未來(lái)發(fā)展有著密切的聯(lián)系，企業(yè)的一切歷史活動(dòng)與工作內(nèi)容都保存于檔案中，可以為日后的計(jì)劃提供參考，同時(shí)企業(yè)的檔案也是企業(yè)價(jià)值的參考工具。因此，有效提高企業(yè)檔案的管理水平，提高資料的完整性是企業(yè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1 當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)對(duì)檔案管理缺乏重視

許多企業(yè)高層人員認(rèn)為企業(yè)檔案管理只不過(guò)是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的整理工作，并沒(méi)有在檔案管理上投入適當(dāng)?shù)馁Y金，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)常聘用非專業(yè)的兼職檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)工作。這些兼職人員對(duì)企業(yè)內(nèi)容了解不足又缺乏專業(yè)的管理知識(shí)，在檔案管理中也只是將類似的文件擺放在一起，并且沒(méi)有達(dá)到理想的檔案管理工作，同時(shí)兼職人員缺乏一定的責(zé)任意識(shí)，將一些難以處理的內(nèi)容拋在一邊，嚴(yán)重影響檔案資料的再利用，延誤企業(yè)的發(fā)展。此外，企業(yè)對(duì)檔案管理人員缺乏定期的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)法及時(shí)更新專業(yè)技能以及提高檔案管理能力。

（二）缺少科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理方法

科學(xué)的檔案管理方法對(duì)于檔案的收集和管理工作具有一定的影響。當(dāng)前許多企業(yè)的檔案管理方法相對(duì)落后，在很大程度上需要更大的技術(shù)革新與發(fā)展。在缺乏高效的檔案管理方法情況下，檔案管理工作人員通常會(huì)采用最為簡(jiǎn)便的方法進(jìn)行檔案管理便于自身的工作，但是由于每一位檔案管理人員的想法不同就會(huì)產(chǎn)生不同的檔案管理方法，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)各種差異，對(duì)于日后的檔案查詢具有很大的消極影響。此外，缺少科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理方法會(huì)導(dǎo)致日后檔案管理人員工作的交接存在問(wèn)題，對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展存在不利影響。

（三）企業(yè)檔案管理信息化程度低

隨著互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)的快速發(fā)展，許多先進(jìn)企業(yè)已經(jīng)采用新型的信息化檔案管理方法，在檔案管理工作中引入了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理水平和效率的提高。但是經(jīng)過(guò)調(diào)查，許多企業(yè)檔案管理信息化程度低，企業(yè)內(nèi)部的信息化管理技術(shù)不夠成熟和完善，導(dǎo)致新型的檔案管理方法沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的水平和效果，同時(shí)也耗費(fèi)了企業(yè)管理的部分資金。許多檔案管理人員依舊支持傳統(tǒng)的檔案管理方法，由于他們的計(jì)算機(jī)能力水平低，采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)只會(huì)延誤原本的工作，導(dǎo)致其在工作中出現(xiàn)消極態(tài)度，檔案管理水平?jīng)]有得到進(jìn)一步提升。并且企業(yè)對(duì)于該問(wèn)題沒(méi)有提高重視，沒(méi)有采取實(shí)際的行動(dòng)提高管理人員的操作水平，導(dǎo)致企業(yè)檔案的管理水平一直處于慢速降低狀態(tài)。

2 提高企業(yè)檔案管理水平的有效措施

（一）提高企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度

只有提高對(duì)某項(xiàng)任務(wù)的重視程度，人們才會(huì)更加積極地參與和完成。企業(yè)的檔案管理工作也是如此，只有企業(yè)提高對(duì)該工作的重視有關(guān)工作人員才會(huì)提高警惕，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。對(duì)此，企業(yè)的有關(guān)人員需要采取一些合理的措施，提高檔案工作人員的工作意識(shí)，讓他們意識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)的意義。企業(yè)可以定期舉辦檔案知識(shí)教育工作，聘請(qǐng)檔案管理專家對(duì)檔案管理工作進(jìn)行講解，同時(shí)教授工作人員恰當(dāng)?shù)臋n案管理方法。同時(shí)企業(yè)也應(yīng)該舉辦檔案管理知識(shí)測(cè)試，提高檔案管理人員的管理知識(shí)，時(shí)刻提醒工作人員要加強(qiáng)自身管理能力。

（二）聘用專業(yè)的檔案管理人才

從上文可知，許多企業(yè)由于管理資金的缺乏經(jīng)常性聘用非專業(yè)的檔案管理兼職人員，而這些兼職人員對(duì)企業(yè)內(nèi)容情況不了解，缺乏一定的工作責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案管理工作處于松懈狀態(tài)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平不高，對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生消極影響。因此，企業(yè)應(yīng)該升級(jí)檔案管理工作人員，由原來(lái)的兼職人員改為專業(yè)檔案管理人才。專業(yè)的檔案管理必定是經(jīng)過(guò)了正規(guī)的檔案管理知識(shí)教育，在檔案管理方法以及檔案管理效率上都具有自我的看法和做法，可以在很大程度上促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提高。同時(shí)專業(yè)的檔案管理人員具有更好的責(zé)任意識(shí)、耐心和細(xì)心，對(duì)于檔案管理工作必當(dāng)會(huì)盡職盡責(zé)，做好每一項(xiàng)任務(wù)。此外，在檔案管理人員正式工作之前，企業(yè)需要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，讓其采用企業(yè)專用的檔案管理方法，配合其他企業(yè)人員的工作。同時(shí)企業(yè)也需著力提高檔案管理人才的素質(zhì)道德水平，讓其意識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，有助于檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

（三）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理儀器，提高檔案管理信息化水平

在新形勢(shì)背景下，企業(yè)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理儀器，提高檔案管理信息化水平有助于增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理工作在于利用人工將恰當(dāng)?shù)奈募胖迷谝黄?，便于日后的查詢作用，但是紙質(zhì)的檔案文件容易受潮、損壞和丟失，直接影響了日后對(duì)文檔的利用。因此，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)將各類文檔存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中是提高檔案管理水平的重要措施。利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)企業(yè)檔案文件不僅可以保障文檔的安全性和質(zhì)量，也方便日后的查詢。在當(dāng)代檔案管理查詢儀器中，只需工作人才輸入關(guān)鍵詞或者文檔的名字就可以快速查找到相關(guān)文件，省去了傳統(tǒng)方法下的查詢工作。同時(shí)檔案管理信息化節(jié)省了檔案的存放空間，解決了由于辦公面積小而無(wú)法存放所有檔案資料的問(wèn)題。所以，企業(yè)為有效提高檔案的管理水平應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理儀器，同時(shí)企業(yè)可以借鑒國(guó)外企業(yè)的檔案管理方法和技術(shù)，優(yōu)化自身的檔案管理水平。

（四）設(shè)立專門的檔案管理部門，完成檔案管理一體化

在傳統(tǒng)的檔案管理中，通常是由各個(gè)部門管理自身的檔案內(nèi)容，不利于各部門之間的檔案信息參考，導(dǎo)致復(fù)雜的檔案查詢工作。因此，企業(yè)應(yīng)該對(duì)該問(wèn)題提高重視，設(shè)置專門的檔案管理部門，完成檔案管理工作的一體化，有效提高檔案管理水平。企業(yè)可以為管理人員開設(shè)專門的工作室，要求企業(yè)的檔案管理內(nèi)容全部在其中進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)該將各部門的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，設(shè)置具有部門針對(duì)性的檔案管理文件。同時(shí)檔案管理人員需要詳細(xì)了解檔案一體化的工作流程，提高自身的工作效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下，企業(yè)的檔案管理工作越來(lái)越受到關(guān)注和重視。但是就目前的企業(yè)檔案管理工作而言存在著許多不足之處，不利于企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)該利用各種方法加強(qiáng)檔案管理水平，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，有效解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。

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