張超群

【摘要】本文選取國(guó)有建筑施工企業(yè)AH公司作為研究案例，針對(duì)AH公司辦公室隊(duì)伍人員素質(zhì)現(xiàn)狀及影響AH公司辦公室隊(duì)伍人員素質(zhì)的因素進(jìn)行深入分析，提出提升該公司辦公室隊(duì)伍人員素質(zhì)的具體措施。

【關(guān)鍵詞】建筑施工企業(yè)；辦公室隊(duì)伍；綜合素質(zhì)

一、AH公司辦公室隊(duì)伍人員素質(zhì)現(xiàn)狀A(yù)H公司辦公室線條人員共計(jì)39人，機(jī)關(guān)共計(jì)3人，項(xiàng)目部共計(jì)36人。其中，線條男性14人、女性25人，分別占線條總?cè)藬?shù)比例的36%和64%。學(xué)歷方面，碩士、本科、專科及以下分別有3人、17人、19人，分別占線條總?cè)藬?shù)比例的7%、44%、49%。此外，由于線條人員長(zhǎng)期短缺加之公司減員增效的要求，項(xiàng)目辦公室存在大量兼職現(xiàn)象，兼職率達(dá)高到46%。兼職人員多來(lái)自技術(shù)、商務(wù)、安全、物資等線條。由于人員本身的因素加之兼職情況的長(zhǎng)期存在和線條隊(duì)伍建設(shè)未受到重視，造成了以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：（一）工作熱情不高。一是崗位認(rèn)知不明確，自身定位較低。項(xiàng)目辦公室人員，常將自己定位在“管管后勤，跑跑腿，打打雜”的層面，習(xí)慣了長(zhǎng)年累月重復(fù)性的低層次工作，沒(méi)有意識(shí)到一個(gè)合格的辦公室人員應(yīng)該具備的素質(zhì)和能力。二是不善于總結(jié)和反思，常常處于“為做事而做事”的習(xí)慣思維里面，多年工作下來(lái)，重復(fù)的工作并沒(méi)有提升自身的工作經(jīng)驗(yàn)，而僅僅是簡(jiǎn)單的無(wú)數(shù)次重復(fù)而已，沒(méi)有形成自己的工作思路。三是主動(dòng)工作的意識(shí)不夠，習(xí)慣于被動(dòng)接受工作，沒(méi)有更多地主動(dòng)去嘗試做一些創(chuàng)新性的工作，去提升工作的品質(zhì)。（二）崗位技能缺乏。作為一名辦公室人員會(huì)“辦文、辦會(huì)、辦事”是最基本的崗位技能要求，而簡(jiǎn)單的六個(gè)字包含著不簡(jiǎn)單的素質(zhì)能力要求。要做好這三件事，要求辦公室人員有著較強(qiáng)的文字功底、良好的協(xié)調(diào)能力、快速的應(yīng)變能力、化繁為簡(jiǎn)的綜合能力。項(xiàng)目綜合辦公室由于常年工作內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，加之缺乏良好的引導(dǎo)及培訓(xùn)，自我提升意愿不強(qiáng)烈，綜合管理素質(zhì)一直停滯不前。特別是在精細(xì)化管理和創(chuàng)新工作方面的能力較為欠缺。（三）隊(duì)伍執(zhí)行力不強(qiáng)。由于建筑施工企業(yè)的特點(diǎn)，AH公司各個(gè)項(xiàng)目辦公室人員都分散在各個(gè)城市的項(xiàng)目上，平時(shí)工作多通過(guò)辦公平臺(tái)、微信、QQ等工具進(jìn)行溝通，面對(duì)面的交流較少。機(jī)關(guān)辦公室對(duì)項(xiàng)目部辦公室人員的管控也相對(duì)較弱。出現(xiàn)執(zhí)行力不強(qiáng)，工作任務(wù)拖沓的現(xiàn)象：一是表現(xiàn)為責(zé)任心不強(qiáng)，經(jīng)常抱著應(yīng)付交差的心態(tài)。二是表現(xiàn)為工作效率低，工作任務(wù)完成情況不理想。三是“上有政策，下有對(duì)策”，對(duì)公司的制度曲意逢迎，致使政令不通。二、影響AH公司辦公室隊(duì)伍人員素質(zhì)的因素（一）公司對(duì)辦公室的職能定位。在AH公司無(wú)論是對(duì)于機(jī)關(guān)辦公室還是項(xiàng)目部辦公室的定位，都偏向于行政后勤保障部門(mén)。辦公室其他的職能都被忽視和弱化。加之人員配備較少，辦公室人員常?，嵤吕p身，深陷于日常瑣事之中，所做的工作大多是事務(wù)性工作。也正因此，辦公室作為“打雜”部門(mén)的印象更是深入人心，就是辦公室線條人員本身也認(rèn)為自己的工作無(wú)足輕重。（二）辦公室隊(duì)伍人員兼職率高。AH公司辦公室線條人員兼職率高達(dá)46%，與此同時(shí)人員流動(dòng)率也比較大，非常不利于辦公室線條人員能力素質(zhì)的沉淀。當(dāng)兼職的兩個(gè)崗位存在任務(wù)沖突時(shí)，辦公室的工作常常被忽視。特別是商務(wù)線條、生產(chǎn)線條、技術(shù)線條主要崗位人員兼職項(xiàng)目辦公室工作時(shí)，因?yàn)楸韭毠ぷ鞯墓ぷ髁恳呀?jīng)非常大，兼職起來(lái)也是有心無(wú)力，能維持項(xiàng)目部后勤工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)已屬不易。且辦公室工作瑣碎繁多，各個(gè)部門(mén)對(duì)辦公室都會(huì)有依賴，工作時(shí)間經(jīng)常呈現(xiàn)出碎片化，難以集中一段時(shí)間，專心做一件事情。很多時(shí)候，只能白天忙日常事務(wù)，晚上安下心來(lái)做做線條的工作。（三）日常崗位技能培訓(xùn)較少。AH公司一個(gè)項(xiàng)目部一般配備一個(gè)辦公室人員，鑒于辦公室工作的特殊性，辦公室人員集中培訓(xùn)的時(shí)間相對(duì)于其他崗位明顯較少。特別是剛?cè)肼?、或者剛兼職的辦公室人員，常常不知所措，面對(duì)千頭萬(wàn)緒的工作，更是不知從何著手，加之如果自身主動(dòng)學(xué)習(xí)的意愿不強(qiáng)烈，業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)的提高更是無(wú)從談起。而機(jī)關(guān)辦公室人員的短缺，也無(wú)法做到一對(duì)一或者全面指導(dǎo)，只能在借助項(xiàng)目調(diào)研或者檢查的機(jī)會(huì)，進(jìn)行面對(duì)面的幫扶，但此類幫扶具有隨機(jī)性和不固定性。三、提高AH公司辦公室隊(duì)伍人員素質(zhì)的途徑（一）創(chuàng)新考核體系，注重考核結(jié)果應(yīng)用。AH公司辦公室全面推行“過(guò)程考核+現(xiàn)場(chǎng)檢查”的季度考評(píng)辦法，一是出臺(tái)了《中建五局安徽公司項(xiàng)目綜合辦公室人員行為積分考核辦法》，從公文管理、印章管理、會(huì)務(wù)接待管理、督辦管理、信息報(bào)送管理、信訪管理、食堂管理、辦公用品及招待用品管理、車輛管理、考勤管理、日常工作完成情況、公司組織培訓(xùn)及活動(dòng)的參與配合度等12個(gè)方面對(duì)項(xiàng)目綜合辦公室人員進(jìn)行“無(wú)死角，全方位”的動(dòng)態(tài)考核管理。及時(shí)兌現(xiàn)獎(jiǎng)罰，曬分?jǐn)?shù)，營(yíng)造“公平、公開(kāi)、公正、透明”的團(tuán)隊(duì)氛圍。二是修改了《項(xiàng)目綜合辦公室季度綜合考評(píng)評(píng)分表》，所有考核的要求和內(nèi)容只有扣分項(xiàng)，凡未達(dá)到考核要求，就要進(jìn)行相應(yīng)的扣分。日常行為積分和季度考評(píng)分?jǐn)?shù)相加減，即為項(xiàng)目部及項(xiàng)目辦公室人員的最終考核得分，此項(xiàng)得分將充分應(yīng)用到線條人員提拔任用、績(jī)效考核、人員兩轉(zhuǎn)、評(píng)先評(píng)優(yōu)的工作中去。（二）推進(jìn)培訓(xùn)工作，全面打造學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)。一是針對(duì)建筑施工企業(yè)的特點(diǎn)，AH公司辦公室充分利用微信、QQ、視頻等通信工具，組建“五心團(tuán)隊(duì)”學(xué)習(xí)交流群，“五心”即為工作最用心、溝通最貼心、服務(wù)最暖心、處事最公心、企業(yè)最放心。整合利用碎片化的時(shí)間，打破地域的限制，進(jìn)行線條業(yè)務(wù)知識(shí)互動(dòng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，目前已開(kāi)課10次。二是為進(jìn)一步提高公司整體公文寫(xiě)作水平，規(guī)范公文寫(xiě)作格式，設(shè)計(jì)制定了《公文標(biāo)準(zhǔn)化圖集》，涵蓋報(bào)告、函件、會(huì)議紀(jì)要、決定、批復(fù)、請(qǐng)示、通報(bào)、通知、意見(jiàn)等9種文種，讓公文寫(xiě)作變得不再困難。三是采用“以賽促學(xué)”的方式，開(kāi)展了線條“超英杯”知識(shí)競(jìng)賽。一方面加深了線條人員相互之間的溝通和認(rèn)識(shí)，團(tuán)隊(duì)意識(shí)得到了提高；另一方面通過(guò)比賽看到了自身的不足和差距，有利于形成“比學(xué)趕超”的學(xué)習(xí)氛圍。四是編制各類作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，搜集整理辦公線條人員工作中暴露的問(wèn)題，結(jié)合線條工作的弱點(diǎn)和短板，旨在為針對(duì)性提高線條人員的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)提供指導(dǎo)和幫助。（三）組建任務(wù)小組，充分激發(fā)團(tuán)隊(duì)活力。根據(jù)馬斯洛需求層次理論，人在生理需求、安全需求、愛(ài)和歸屬需求得到滿足之后，會(huì)產(chǎn)生更高層次的需求，希望得到尊重和自我實(shí)現(xiàn)的需求。根據(jù)這一理論，在工作中進(jìn)行充分授權(quán)，賦予相應(yīng)的權(quán)利和責(zé)任，組建任務(wù)小組，建立臨時(shí)組織，無(wú)疑將充分激發(fā)團(tuán)隊(duì)的活力。這一工作模式，對(duì)于敢于承責(zé)、勇于擔(dān)當(dāng)、具備潛在領(lǐng)導(dǎo)能力、善于表現(xiàn)自我的員工極具吸引力。AH公司通過(guò)這一工作任務(wù)模式，成功地完成了多項(xiàng)任務(wù)，不僅在一定程度上緩解了機(jī)關(guān)辦公室人員短缺、工作難以開(kāi)展的困境，而且培養(yǎng)了線條人員團(tuán)結(jié)協(xié)作的默契。以開(kāi)發(fā)《后勤管理》應(yīng)知應(yīng)會(huì)課程為例，第一步：機(jī)關(guān)辦公室采取自由報(bào)名的形式進(jìn)行任務(wù)小組成員的招募，根據(jù)《AH公司項(xiàng)目綜合辦公室人員行為積分考核辦法》中參與團(tuán)隊(duì)任務(wù)的獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)定，明確本次完成任務(wù)后的加分標(biāo)準(zhǔn)，按照完成質(zhì)量對(duì)任務(wù)小組成員進(jìn)行打分，并將分?jǐn)?shù)進(jìn)行強(qiáng)制性分布，杜絕“吃大鍋飯”現(xiàn)象的存在。第二步：由機(jī)關(guān)辦公室制定任務(wù)策劃書(shū)，明確任務(wù)目標(biāo)、小組人員配置、進(jìn)度要求、考核方式等。第三步：為防止進(jìn)度滯后或發(fā)生其他情況，機(jī)關(guān)辦公室的牽頭負(fù)責(zé)人必須對(duì)小組任務(wù)的實(shí)施進(jìn)展情況進(jìn)行密切關(guān)注，及時(shí)糾偏，確保任務(wù)能夠圓滿完成。需要注意的是：必須賦予小組長(zhǎng)對(duì)本組成員進(jìn)行考核打分的權(quán)利，尊重小組長(zhǎng)的考核結(jié)果，維護(hù)小組長(zhǎng)的權(quán)威，給予小組長(zhǎng)額外的獎(jiǎng)勵(lì)分。這樣才能增強(qiáng)后續(xù)任務(wù)小組的吸引力。（四）加強(qiáng)感情投入，組建互幫互助小組。團(tuán)隊(duì)的管理者與被管理者，在人格上都是平等的，尊重別人就是尊重自己?？v觀中外成功的管理者，都十分重視對(duì)員工感情的投入，感情是團(tuán)隊(duì)的凝聚力，是團(tuán)隊(duì)發(fā)展的基石，是創(chuàng)造團(tuán)隊(duì)和諧的必要條件。一是在日常的工作中，與項(xiàng)目辦公室人員多進(jìn)行雙向溝通，主動(dòng)地去了解他們?cè)诠ぷ髦杏龅降膶?shí)際問(wèn)題和困難，特別是在他們工作難以推動(dòng)的情況下，不能一味地責(zé)怪，而要去究其原因，幫助他們一起面對(duì)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，要讓線條人員覺(jué)得不是自己一個(gè)人在戰(zhàn)斗。二是與項(xiàng)目經(jīng)理多進(jìn)行溝通，爭(zhēng)取他們對(duì)項(xiàng)目辦公室工作的關(guān)注、理解和支持，努力創(chuàng)建辦公室人員良好的工作生態(tài)環(huán)境，減少日常工作中的阻力。三是對(duì)檢查排名靠后的項(xiàng)目，根據(jù)就近原則，以片區(qū)為單位，進(jìn)行“一對(duì)一”或者“多對(duì)一”的針對(duì)性幫扶，務(wù)求實(shí)效。形成互幫互助，共同進(jìn)步的團(tuán)隊(duì)氛圍。（五）建立素質(zhì)模型，開(kāi)展職業(yè)規(guī)劃工作。根據(jù)建筑施工企業(yè)的特點(diǎn)，項(xiàng)目綜合辦工作的梳理以及結(jié)合崗位說(shuō)明書(shū)，提煉出辦公室人員的勝任力素質(zhì)模型。該素質(zhì)模型分為知識(shí)、技能/能力、職業(yè)素養(yǎng)三大類。知識(shí)包括：企業(yè)知識(shí)、行政管理知識(shí)、公共關(guān)系知識(shí)、辦公自動(dòng)化知識(shí)。技能/能力包括：行政事務(wù)處理能力、文案寫(xiě)作能力、文檔管理能力、關(guān)注細(xì)節(jié)的能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力、問(wèn)題解決能力、決策能力。職業(yè)素養(yǎng)包括：服務(wù)意識(shí)、主動(dòng)性、進(jìn)取心、團(tuán)隊(duì)意識(shí)。與此同時(shí)，結(jié)合日常工作中涌現(xiàn)出的個(gè)人特質(zhì)，設(shè)立線條人員檔案，詳細(xì)記錄辦公室人員參與的工作內(nèi)容，工作表現(xiàn)，及個(gè)人擅長(zhǎng)領(lǐng)域和工作能力短板，進(jìn)而有針對(duì)性地查漏補(bǔ)缺，開(kāi)展個(gè)人職業(yè)規(guī)劃。個(gè)人職業(yè)規(guī)劃的開(kāi)展，主要依托AH公司辦公室線條的“358”人才培養(yǎng)體系和“信·和”職業(yè)規(guī)劃工作室，前者明確個(gè)人職業(yè)晉升通道和晉升必須滿足的個(gè)人條件和業(yè)績(jī)要求，后者為線條人員提供專屬職業(yè)規(guī)劃服務(wù)。此外，鼓勵(lì)線條人員積極考取專業(yè)技能證書(shū)，提高職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。（六）明確項(xiàng)目定位，提高兼職人員業(yè)務(wù)水平。在短期內(nèi)AH公司辦公室線條人員兼職的現(xiàn)象是無(wú)法避免的。隨著項(xiàng)目數(shù)量的越來(lái)越多，線條人員的缺口也將繼續(xù)增大，兼職率也不可避免地持續(xù)提高。為持續(xù)提升線條工作品質(zhì)，維持各項(xiàng)目日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高兼職人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)迫在眉睫。首先，對(duì)在建項(xiàng)目進(jìn)行分類，哪些項(xiàng)目是重點(diǎn)打造的標(biāo)桿項(xiàng)目，此類項(xiàng)目的辦公室人員要配齊配強(qiáng)；哪些項(xiàng)目只需按照合同完成施工任務(wù)，此類項(xiàng)目的辦公室人員可以采取兼職的形式，主要負(fù)責(zé)一些基礎(chǔ)性的保障工作即可。其次，為提高這一部分兼職人員的業(yè)務(wù)能力和水平，除組建互幫互助小組外，還可編制一些指導(dǎo)性的書(shū)籍，如針對(duì)線條工作的7大管理板塊，分別制定操作指南。開(kāi)發(fā)應(yīng)知應(yīng)會(huì)培訓(xùn)課程，構(gòu)建項(xiàng)目辦公室線條人員培訓(xùn)課程體系。按照項(xiàng)目施工階段編寫(xiě)綜合辦公室行政交底書(shū)，加強(qiáng)線條人員的培養(yǎng)。搜集線條人員在工作中常遇到的各種問(wèn)題，編輯《五心團(tuán)隊(duì)之行政辦公100問(wèn)》崗位知識(shí)小冊(cè)子。四、結(jié)束語(yǔ)羅馬不是一天建成的，AH公司辦公室線條人員素質(zhì)的整體提升工作也還有一段較長(zhǎng)的路需要走。但凡事逃不過(guò)“認(rèn)真”二字，只要我們的線條工作把握好了戰(zhàn)略，掌握好了戰(zhàn)術(shù)，制定好了正確的路線圖，在每件工作上都“上心、用心、掏心”，就沒(méi)有做不好的事情。endprint