張紹康

摘 要：隨著信息技術的普及，在檔案管理中手工操作的方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化學校檔案管理的需求。這樣，對檔案管理人員專業(yè)化程度要求越來越高，對人員的素養(yǎng)要求也越來越高。如何提高職業(yè)學校檔案管理人員的素質(zhì)已經(jīng)擺到議事日程中來，成為提升學校管理水平的重要方面。隨著國家對職業(yè)教育的重視，學校需要的文書等檔案也越來越多，增加了各種類型的資料。同時，各種檔案的歸類、整理、查詢等必須通過信息技術的處理，才能保證適應學校教科研的需要。所以，提高管理人員的素質(zhì)亟待得到落實。

關鍵詞：職業(yè)學校；檔案管理；素質(zhì)

一、重組管理模式，提高檔案服務質(zhì)量

現(xiàn)代管理理論認為，管理模式?jīng)Q定工序運行是否能夠適應工作的良性循環(huán)。因此，重組財務、文書的管理模式，滲透新的管理理念是學校檔案管理工作勢在必行的事情。首先，要提高檔案的服務質(zhì)量就必須提高各類檔案管理工作人員的素質(zhì)。然而，傳統(tǒng)的管理模式主要就是按照資料分類來管理檔案的，按照資料類別和工序來對檔案進行編排，設置各種相應的部門把檔案分門別類放置。這種舊模式的工作量過于繁瑣和復雜，降低了管理效率，更加不能適應信息化的今天。因此，我們需要先從市場運作方式上找到突破。過去的檔案在分類時需要大量的人力和時間，現(xiàn)在有了網(wǎng)絡和電腦技術，管理人員只需要把采購、分類編目、數(shù)據(jù)交換結合在一起，建立信息共享服務體系，檔案使用者就可以在很快的時間內(nèi)找到相應的資料位置，瞬間提高了工作效率。其次，設置流通、儲存、咨詢部門一體化的管理制度。這種一體化模式可以迅速讓使用者找到同類型的所有不同資料，最后通過對比選擇需要的資料，提高檔案的利用率和價值。要想成功的做到這樣的要求，管理人員必須認真謹慎的把好每一關。管理系統(tǒng)用的精力和時間越多，才能節(jié)省的時間才越多，管理效率才會更高。

二、 增強服務意識，加強職業(yè)道德建設力度

當今社會的發(fā)展，服務意識是決定行業(yè)能否生存的關鍵因素。只有提高服務意識，改善服務態(tài)度，才能使行業(yè)發(fā)展健康的運行。對于檔案和管理工作來說，讓使用者感受到溫暖、親切才是最終的目的。因此，學校相關部門不僅要對檔案管理人員進行定期理論學習考核，內(nèi)容包括日常工作、實踐活動、整改工作等。同時還要開展檔案管理人員職業(yè)道德討論等，在思想上讓檔案管理人員得到重視。只有思想重視了服務意識，行動上才會真正的落實。在平時的工作中，要教育他們要將服務對象放在第一位。重視管理的這份工作，時刻把自己當做檔案管理的主人，全心全意的為讀者服務，從而惠及大眾。在開展思想教育的同時，也要他們做出實際行動來證明自己。努力宣傳檔案文獻的重要意義，為檔案使用吸引更多的使用者。增強自身的職業(yè)道德素質(zhì)，最重要的是要有積極的服務態(tài)度。態(tài)度決定一切。良好的服務態(tài)度是提高服務效率的根本保證。作為一個檔案管理人員，如果只是文化素質(zhì)高、業(yè)務水平高，而沒有良好的服務態(tài)度，那一切都是空談。顧客是上帝。對于學校檔案室來說，師生就是上帝。用微笑迎接師生，盡可能滿足他們一切合理的需求，讓師生感受到閱讀的快樂。

三、 加大繼續(xù)教育，建立人員素質(zhì)提高機制

我們知道，社會在不斷地發(fā)展；人類在不斷地進步。這是人類社會在發(fā)展過程中最基本的自然規(guī)律。所以，檔案管理必須走現(xiàn)代化管理的道路。隨著科學技術的進步與發(fā)展，網(wǎng)絡信息的更新速度也令人咂舌，建立人員素質(zhì)提高機制是順應時代發(fā)展的趨勢。加大繼續(xù)教育的目的就是提升管理人員的素質(zhì)，這樣才能真正意義上做到更好的管理檔案。因此，要加大對管理人員繼續(xù)教育的力度。通過多種形式的培訓來提高管理人員的業(yè)務水平。首先，對現(xiàn)有人員實行定期培訓。在條件容許的情況下，派出業(yè)務素質(zhì)好的人員外出學習。其次，嚴把新近人員的質(zhì)量關?？梢詮母咝．厴I(yè)生中招考檔案管理專業(yè)或計算機專業(yè)等相關專業(yè)的優(yōu)秀學生，以保證素質(zhì)從源頭得以把關。學校應該結合學校檔案工作的實際情況，制定并建立人員素質(zhì)提高機制，使制度在良性中循環(huán)。特別是財務、文書檔案管理工作被網(wǎng)絡化和數(shù)字化承包著一切，這需要更高要求的專業(yè)知識。否則，就會影響檔案管理整個體系的設計。作為新時代的檔案管理人員，就要努力學習先進的科學文化知識，拓寬學習視野，增強社會閱歷，掌握先進的科學技術，從而為檔案管理工作作出貢獻。

四、 改革管理機制，不斷提高檔案管理質(zhì)量

檔案管理學規(guī)律告訴我們，檔案管理學是不同學科、不同類型、不同層次綜合型學科。加上今天的信息化較高的時代，這讓管理人員在服務過程承擔了更多的角色。所以，必須改革管理機制才能提高檔案的管理質(zhì)量。這樣，必須選擇專業(yè)的網(wǎng)絡管理人才。他必須能夠熟悉地掌握每個科目的內(nèi)容，具有高超的信息技術能力與計算機操作能力。這樣，才能把網(wǎng)絡模式做得出色，才能更好地管理好檔案。改革管理機制，首先是對管理人員的素質(zhì)提出要求，提高專業(yè)文化水平。其次，學校要敢于打破陳舊的管理模式。在建立現(xiàn)代化信息管理模式基礎上建立館員管理機制，制定學校培訓計劃，設立專門的監(jiān)督工作人員定期或不定期地進行督察，從而使每個工作人員達到要求的標準開展工作。與此同時，不斷強化工作人員的緊迫意識，使他們意識到只有緊跟時代的脈搏，才能不被時代淘汰。最后，把學校檔案各項管理工作納入學校總體管理規(guī)劃中去，以確保其工作在學校的各項管理機制中。這樣，就會主動利用各種時間開展自學、培訓、進修等形式來提高自己的業(yè)務水平。從而不斷地提升自己的綜合素質(zhì)，進而為管理檔案工作做出更大的貢獻。

綜合上述，提高職業(yè)學校檔案管理人員的素質(zhì)是為了加強學校信息使用的網(wǎng)絡化，為了極大地提升學校辦公的效率。這就要求我們摒棄傳統(tǒng)落后的管理模式，進一步創(chuàng)新現(xiàn)代化網(wǎng)絡化的檔案管理模式。這樣，才能讓學校資源最大化的在學校發(fā)展中起到積極作用。因此，從提高人員素質(zhì)做起，讓學校檔案管理工作更加完善內(nèi)部秩序，從而達到優(yōu)化檔案管理工作的目的，從而真正實現(xiàn)辦公的現(xiàn)代化，達到高效工作的目的。endprint