陶婷婷

如何推進(jìn)企業(yè)文檔管理工作的思考

陶婷婷

信息技術(shù)對(duì)人們生活的影響越來越深入，社會(huì)各行各業(yè)已經(jīng)離不開信息技術(shù)的支持，對(duì)于企業(yè)來說，從生產(chǎn)到管理，都因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用變得更加高效，文檔管理也是其中非常有代表性的工作內(nèi)容，文檔是企業(yè)中非常重要的資源，不斷優(yōu)化文檔管理工作對(duì)于企業(yè)來說，將讓管理者在制定企業(yè)決策的時(shí)候更加迅速準(zhǔn)確，也能夠讓企業(yè)的管理水準(zhǔn)得到提升。

企業(yè) 文檔管 思考

一、我國企業(yè)文檔管理的變化

（一）載體的變化

如今大多數(shù)企業(yè)文檔的載體已經(jīng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理[1]。電子文件成為主要形式，但這是本世紀(jì)逐漸普及開的模式，主要是依靠信息技術(shù)的支持，在上個(gè)世紀(jì)我國企業(yè)大多數(shù)使用的文檔載體還是紙制品，相比之下，電子文件的傳遞速度以及制作速度都遠(yuǎn)比紙質(zhì)文檔強(qiáng)得多，所以如今大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，電子文檔是如今企業(yè)文檔載體的主要形式。

（二）分類的變化

文檔分類由于載體變化也產(chǎn)生不同的方式，以往紙質(zhì)文檔時(shí)期，企業(yè)的文檔主要是根據(jù)部門不同劃分，例如人事檔案、產(chǎn)品檔案，而如今主要是依靠信息技術(shù)進(jìn)行分類，在企業(yè)的信息管理系統(tǒng)中，會(huì)分成幾個(gè)模塊，系統(tǒng)能夠根據(jù)已定的制定將文檔自動(dòng)分類到相應(yīng)的類目，不同的企業(yè)對(duì)文檔的分類方式也有很大差別。

（三）保存的變化

紙質(zhì)文檔要想保存自然是以其載體保存在企業(yè)專門的檔案管理部門，而電子文件則是不需要專門的場(chǎng)所，但需要文檔管理人員在文件保存中認(rèn)真操作。因?yàn)殡娮游募漠a(chǎn)生和保存很容易受到影響，一旦工作疏忽有可能讓文件消失或者損壞。

二、企業(yè)文檔管理工作的重要性

現(xiàn)代企業(yè)面臨著復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境，涉及到大量信息變化[2]。因此企業(yè)的文檔管理已經(jīng)成為管理工作中至關(guān)重要的組成部分，企業(yè)的經(jīng)營情況和文檔管理水準(zhǔn)是相輔相成的，企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)良好，文檔管理工作就會(huì)不斷提升，而企業(yè)文檔管理工作出色會(huì)為管理者提供更有利的信息參考，制定出更加合理的企業(yè)決策。

三、當(dāng)前企業(yè)文檔管理中存在的問題

（一）管理意識(shí)不強(qiáng)

一直以來很多企業(yè)管理者只是重視企業(yè)產(chǎn)生和營銷環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)的文檔管理工作并沒有足夠的重視，這種情況在我國中小企業(yè)中比較普遍，對(duì)于這些企業(yè)來說，文檔管理只是一個(gè)口頭上的工作內(nèi)容，并沒有進(jìn)行明確的規(guī)劃。很多企業(yè)為了節(jié)約在人工成本上的投入，沒有設(shè)置專門的文檔管理人員，導(dǎo)致文檔管理一直處于混亂之中，很多重要文件由于缺少整理和保存丟失或者損壞。

（二）文檔分工不細(xì)

很對(duì)企業(yè)在文檔管理上沒有將分工明確。文書部門只是對(duì)文件進(jìn)行處理，并沒有進(jìn)行詳細(xì)的整理，導(dǎo)致經(jīng)過一段時(shí)間后檔案管理部門要對(duì)文檔進(jìn)行重新整理，這些文件通常是雜亂無序的，在整理的時(shí)候會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，檔案管理人員的工作量也越來越大，工作質(zhì)量也受到極大的影響。

（三）人員素質(zhì)不足

由于很多企業(yè)的管理者并沒有認(rèn)識(shí)到文檔管理的重要性，所以在招聘文檔管理人員的時(shí)候并沒有進(jìn)行仔細(xì)篩選，很對(duì)企業(yè)管理者只是在親朋好友中選擇求職者參與文檔管理，還有一些企業(yè)為了節(jié)約成本，招聘人員的時(shí)候以低學(xué)歷為標(biāo)準(zhǔn)，這些工作人員并沒有經(jīng)過嚴(yán)格培訓(xùn)，文檔管理的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)很低。

四、推進(jìn)企業(yè)文檔管理工作的思考

（一）提高文檔意識(shí)

企業(yè)的管理工作中很對(duì)環(huán)節(jié)都有依靠文檔管理的支持，因此要加強(qiáng)宣傳，讓企業(yè)管理者充分認(rèn)識(shí)到文檔管理工作的重要性，尤其是企業(yè)的主要管理者以及文檔管理工作的負(fù)責(zé)人，要改善以往紙質(zhì)文檔時(shí)期的管理觀念，積極吸取先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，革新文檔管理模式，學(xué)習(xí)其他企業(yè)在文檔管理方面的優(yōu)勢(shì)和經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)自身文檔意識(shí)的深化和普及。

（二）明確責(zé)任歸屬

文檔管理工作涉及到文書部門以及企業(yè)的業(yè)務(wù)部門，在進(jìn)行文檔管理的時(shí)候一定要將不同部門的職責(zé)進(jìn)行明確，尤其是文檔分工方面，各部門之間要加強(qiáng)配合，同時(shí)檔案管理部門也要加強(qiáng)對(duì)文檔的審核。業(yè)務(wù)部門對(duì)自身產(chǎn)生文件的熟悉性最大，對(duì)其形成過程也比較明確。要積極配合檔案部分的整理工作，并明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任，若是在某一環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了文檔管理上的問題，根據(jù)責(zé)任歸屬追究責(zé)任，并進(jìn)行處罰。這樣可以讓企業(yè)文檔管理的效率提升。

（三）提升人員素質(zhì)

首先是在文檔管理工作人員的招聘中，要加強(qiáng)審核，盡可能選擇有一定專業(yè)技能以及管理經(jīng)驗(yàn)的人員，其次就是在其正式上崗前要進(jìn)行嚴(yán)格的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，最后就是建立績效制度，對(duì)工作人員進(jìn)行文檔管理的質(zhì)量進(jìn)行定期考核，并將其考核結(jié)果與收入直接掛鉤，這樣可以提升文檔管理人員的責(zé)任心，激發(fā)工作潛力。

五、結(jié)語

總之，文檔管理在企業(yè)經(jīng)營中是非常重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容，如今企業(yè)身處網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，優(yōu)化文檔管理能夠?qū)ζ涮嵘龢I(yè)務(wù)水準(zhǔn)、加強(qiáng)內(nèi)部管理以及提高決策的科學(xué)性起到重要的作用，因此企業(yè)在進(jìn)行文檔管理的時(shí)候要投更多精力，盡可能提升企業(yè)文檔管理的效率和質(zhì)量。

[1]張媛玲．航空企業(yè)文檔資料信息化管理工作初探[J]．經(jīng)營管理者,2014(23)：260．

[2]張晶．文檔一體化管理推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的研究[J]．辦公室業(yè)務(wù),2013(01)：70．

（作者單位：福建福清核電有限公司）