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        加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

        2017-11-28 10:36:42高思佳
        青年時(shí)代 2017年29期
        關(guān)鍵詞:中職學(xué)校建議檔案管理

        高思佳

        摘 要:中職學(xué)校是我國高等教育的補(bǔ)充機(jī)構(gòu),也是培養(yǎng)技術(shù)型人才的主要力量。學(xué)校的人員眾多,檔案信息作為最重要的內(nèi)容,對學(xué)校的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用,從某種程度上而言,學(xué)校檔案管理水平?jīng)Q定著學(xué)校的整體能力。目前中職院校不太注重檔案管理,資料信息的完整度無法保證,且工作缺乏創(chuàng)新。針對這些問題,中職學(xué)校必須從實(shí)際出發(fā),強(qiáng)化檔案管理工作,確保檔案信息被完整保存。

        關(guān)鍵詞:中職學(xué)校;檔案管理;建議

        一、前言

        近年來,我國的教育教學(xué)工作開展的如火如荼,中職院校的學(xué)生數(shù)量不斷增多。檔案作為對學(xué)校師生信息和學(xué)校發(fā)展歷史的記錄,能夠真實(shí)地反映學(xué)校的情況,是最有價(jià)值的信息資料[1]。然而,由于傳統(tǒng)思想的束縛,我國的中職學(xué)校對檔案管理工作不太重視,檔案信息有保存不當(dāng)或數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。要更好地做好檔案的管理,就必須從中職學(xué)校的實(shí)際出發(fā),健全管理制度和規(guī)范,并提出科學(xué)的保管方法,為中職學(xué)校更好的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

        二、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理的重要性

        檔案是信息的記錄和保存方式,中職學(xué)校的檔案信息資料較多,包含有教師的所有基本資料,這些信息是學(xué)校最重要的內(nèi)容,有助于校領(lǐng)導(dǎo)明確每位教師的情況,根據(jù)他們的教學(xué)特色做好教學(xué)安排。由于檔案信息包含著文字、圖片、視頻等多樣化的形式,是學(xué)校巨大的財(cái)富。因此,我國中職院校加強(qiáng)檔案的管理工作,有助于提高學(xué)校的管理水平,為學(xué)校的發(fā)展提供理論依據(jù),并可以掌握教師的基本信息,為校領(lǐng)導(dǎo)的工作提供有價(jià)值的參考[2]。

        三、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

        為進(jìn)一步突出中職學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)勢,解決學(xué)校信息資料不健全的問題,學(xué)校必須從實(shí)際出發(fā),健全管理體系,提出有效管理的新對策。

        (一)做好檔案的整理和收集

        學(xué)校人員繁雜,教師的數(shù)量很多,基本資料也較多樣,繁雜的管理工作對于中職學(xué)校檔案管理者而言工作量巨大。為了減少工作時(shí)間,中職院校必須重視檔案的整理與收集工作,對各類文件進(jìn)行集中分類保管,按照不同的類別和年份、教師的學(xué)歷、專業(yè)、教學(xué)時(shí)間等分類保存。此外,對于教師的檔案信息,還要建立個(gè)人信息資料庫,實(shí)現(xiàn)集中的妥善管理。

        (二)切實(shí)提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

        為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展,中職學(xué)校的檔案管理工作也要向信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案材料是非常重要的信息資源,要建立完善的現(xiàn)代化檔案運(yùn)行機(jī)制和管理體系。同時(shí),為了提高檔案管理的現(xiàn)代化水平,還要購置現(xiàn)代化的辦公設(shè)備,包括信息檢索終端、存儲器、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)和傳真機(jī)[3]。為了提高檔案服務(wù)的質(zhì)量,中職學(xué)校還要購買檔案信息數(shù)據(jù)程序和軟件,以及數(shù)據(jù)庫,構(gòu)建檔案信息的處理系統(tǒng),建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

        (三)提高檔案管理人員的工作能力

        要發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢,以完善的制度規(guī)范學(xué)校的檔案信息保管,就必須做好人員培訓(xùn)工作,提高他們的工作能力。具體而言,學(xué)校要加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn),使他們鞏固專業(yè)理論知識,掌握新型管理技術(shù),樹立職業(yè)精神和道德素養(yǎng),培養(yǎng)正確的工作態(tài)度。同時(shí),還要讓他們了解國家的相關(guān)法律制度,建立長效的管理機(jī)制,實(shí)施量化考核。

        (四)建設(shè)和完善檔案室硬件

        要切實(shí)提高中職學(xué)校的檔案管理水平,就必須做好相應(yīng)的硬件建設(shè)。中職學(xué)校不僅要建立專門的檔案室,還要為其配備齊全的檔案管理設(shè)施設(shè)備,包括用戶終端、通信系統(tǒng)、檢索服務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理等,分類存放和管理各種設(shè)備系統(tǒng)。中職學(xué)校要建設(shè)和完善檔案室的硬件設(shè)施,并對其進(jìn)行妥善管理,做到防塵、防霉、防潮、防高溫、防蟲、防光、防盜和防火,切實(shí)提高檔案的管理水平[4]。

        四、結(jié)語

        總而言之,檔案管理工作是中職學(xué)校最重要的管理內(nèi)容,要突出檔案信息的完整性和真實(shí)性,就必須制定健全的管理體系,提高管理者的綜合能力,并做好培訓(xùn)和教學(xué)工作,突出現(xiàn)代化技術(shù)的管理優(yōu)勢,切實(shí)提高學(xué)校的檔案管理水平。

        參考文獻(xiàn):

        [1]宋麗,全娜.淺談加強(qiáng)中職學(xué)校教務(wù)檔案管理建設(shè)[J].廣東職業(yè)技術(shù)教育與研究,2015,(1):16-17.

        [2]邵然群.淺談中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2008,(7):200-201.

        [3]林琳.加快推進(jìn)中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的途徑[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心,決策與信息雜志社,北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)精細(xì)化管理與決策研究學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集(上、下)[C].武漢:中國武漢決策信息研究開發(fā)中心,決策與信息雜志社,北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,2015:1.

        [4]孟淑娟.關(guān)于加強(qiáng)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作的思考[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理科學(xué)與經(jīng)營決策學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集(上)[C].武漢:《決策與信息》雜志社,北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,2016:1.endprint

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