白子瀅

[摘要]會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家以及各企事業(yè)單位的重要檔案之一。它是反映出某個(gè)時(shí)期國(guó)家財(cái)政、經(jīng)濟(jì)政策和灰機(jī)核算原則、方法等，也在會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的以會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)專業(yè)資料的形式對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)活動(dòng)的客觀歷史反映。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)檔案 管理 作用

一、會(huì)計(jì)檔案主要特點(diǎn)

（一）存在范圍廣。當(dāng)前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，只要是具備獨(dú)立核算條件的企事業(yè)單位都會(huì)開(kāi)展會(huì)計(jì)核算，那么就會(huì)不斷產(chǎn)生一批又一批的會(huì)計(jì)檔案。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速健康發(fā)展，各類經(jīng)濟(jì)組織數(shù)量會(huì)越來(lái)越多，在如此寬廣的范圍內(nèi)，會(huì)計(jì)檔案會(huì)越來(lái)越多，形式也會(huì)越來(lái)越多樣化。因此，會(huì)計(jì)檔案就具備了其他領(lǐng)域檔案所不具備的廣泛來(lái)源。

（二）內(nèi)容具有很強(qiáng)的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案能夠直接反映出某個(gè)企業(yè)、某個(gè)單位全部的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況、財(cái)務(wù)收支情況，反映出其某個(gè)時(shí)間段的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益等狀況或者現(xiàn)金流量等。這些都決定了會(huì)計(jì)檔案必然帶有很強(qiáng)的專業(yè)性。

（三）形成程序非常嚴(yán)密。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，所發(fā)生的每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要取得或填制原始憑證，會(huì)計(jì)人員要對(duì)原始憑證的真實(shí)性、合法性、合理性進(jìn)行審核，然后根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證填制記賬憑證；再根據(jù)原始憑證和記賬憑證登記賬簿；然后根據(jù)賬簿，定期在進(jìn)銷存軟件中編制財(cái)務(wù)報(bào)表。在這一系列程序中，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表密切相連，形成了有機(jī)整體。由此可見(jiàn)，會(huì)計(jì)檔案的形成過(guò)程遠(yuǎn)遠(yuǎn)要比一般的檔案嚴(yán)密。

二、會(huì)計(jì)檔案的主要作用

（一）能夠有效記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)表現(xiàn)。會(huì)計(jì)檔案通過(guò)記錄會(huì)計(jì)活動(dòng)來(lái)有效體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。比如說(shuō)，一張簡(jiǎn)單的工資單，不僅能夠記錄每個(gè)員工的工作漲幅下降等變化，還能夠有效的反映員工的工齡、職務(wù)、各類補(bǔ)助、水電等具體細(xì)節(jié)，而且能夠通過(guò)個(gè)人工資情況反映出企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)狀況。

（二）能夠影響全國(guó)面上經(jīng)濟(jì)工作。從宏觀來(lái)說(shuō)，國(guó)家利用各企事業(yè)單位、各機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總，可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門(mén)有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)決策；從微觀來(lái)說(shuō)，各企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測(cè)未來(lái)，制訂優(yōu)化出最有利于自己的管理方案，以便進(jìn)一步降低成本，提高效益。

（三）可以有效維護(hù)國(guó)家及企事業(yè)單位權(quán)益。改革開(kāi)放以來(lái)，全國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展變得活力十足、形勢(shì)良好。但是經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，導(dǎo)致法律法規(guī)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的一些監(jiān)管不夠嚴(yán)密。一些人為了謀求私利，膽大妄為，利用一些所謂漏洞，鋪張浪費(fèi)甚至中飽私囊，使國(guó)家和單位利益受到損害。而這些違法違規(guī)活動(dòng)，都會(huì)在會(huì)計(jì)檔案中留下直接或者間接的痕跡，成為打擊經(jīng)濟(jì)犯罪的重要證據(jù)，為遏制經(jīng)濟(jì)犯罪做出了自己貢獻(xiàn)。

（四）為后來(lái)者研究會(huì)計(jì)發(fā)展歷史和檔案所屬單位歷史提供重要資料。會(huì)計(jì)檔案真實(shí)記錄了各個(gè)經(jīng)濟(jì)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，既能夠記錄了各個(gè)經(jīng)濟(jì)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和事實(shí)，具有重要的查考、利用價(jià)值，為研究會(huì)計(jì)歷史和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了豐富的原始資料。同時(shí)，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案的積累，還可以為企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體編寫(xiě)大事記、開(kāi)展會(huì)計(jì)歷史研究等提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方面的原始材料。

三、解決會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的措施

（一）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。一方面，企業(yè)要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，明確會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的處理程序，會(huì)計(jì)資料要真實(shí)完整。企業(yè)檔案部門(mén)要加強(qiáng)與會(huì)計(jì)部門(mén)的交流合作，認(rèn)真配合會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)職責(zé)。另一方面，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要強(qiáng)化依法行政的力度，積極爭(zhēng)取同級(jí)人大的支持，開(kāi)展或聯(lián)合開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案執(zhí)法檢查；聯(lián)合財(cái)政部門(mén)依據(jù)檔案法規(guī)進(jìn)行會(huì)計(jì)工作評(píng)估。

（二）提高工作人員的職業(yè)能力和法律意識(shí)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的政治、業(yè)務(wù)、法律素質(zhì)與風(fēng)險(xiǎn)密切相關(guān)，因此，要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)也是必經(jīng)之路。要有針對(duì)性的開(kāi)展職業(yè)道德建設(shè)，使財(cái)會(huì)人員能夠用職業(yè)行為規(guī)范約束自己的言行，保持客觀、公正的立場(chǎng)接收和管理。要加強(qiáng)專業(yè)繼續(xù)教育和培訓(xùn)學(xué)習(xí)，更加熟練的掌握會(huì)計(jì)工作職能。此外，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條明確規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防損毀、散失和泄密?！庇纱丝梢?jiàn)，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理是一種嚴(yán)肅的行為。因此，要加強(qiáng)法律法規(guī)專題培訓(xùn)，提高工作熱源的法律意識(shí)和法律素養(yǎng)，避免因不知法而違法甚至犯罪。

（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷、銷毀、移交等。裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本企業(yè)、單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，還應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。endprint