張素霞

淺談如何發(fā)揮檔案工作的服務(wù)職能

張素霞

本文將簡(jiǎn)要淺談檔案工作服務(wù)職能的發(fā)揮，并對(duì)檔案管理工作的主要作用做一個(gè)簡(jiǎn)要的論述。針對(duì)目前我國(guó)事業(yè)單位、企業(yè)發(fā)展中存在的各項(xiàng)基本問(wèn)題提出相應(yīng)的解決措施，以期為其他研究人員提供更為豐富的參考資料。

如何 發(fā)揮 檔案工作 服務(wù)職能

檔案工作也稱之為檔案管理，其主要是要由檔案館直接對(duì)檔案實(shí)體（文件資料）和檔案信息進(jìn)管理，并利用這些檔案信息對(duì)機(jī)構(gòu)和個(gè)人提供各項(xiàng)業(yè)務(wù)及服務(wù)。經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得人們對(duì)事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)以及企業(yè)的管理的要求越來(lái)越高。而檔案管理工作作為企業(yè)、政府單位發(fā)展中的重要部分，其具有非常重要的價(jià)值和積極的作用。服務(wù)職能作為檔案工作的重要職能，其主要目的是為社會(huì)、單位提供更為良好的服務(wù)，也對(duì)提升檔案管理工作具有非常大的意義。因此，為了能為企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的檔案管理服務(wù)。

一、檔案工作的主要作用

檔案工作的存在主要有兩個(gè)作用，一個(gè)是客觀的記錄歷史，一個(gè)是對(duì)其他研究者提供參考和解決的作用。歷史是不斷流逝的，如果不把它記錄下來(lái)，后人是無(wú)法獲悉當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的具體情況。因此，檔案作為記載歷史的一種方式，其對(duì)延續(xù)歷史、記載歷史具有非常大的積極作用。只有通過(guò)檔案材料的記錄才能夠讓歷史重新展現(xiàn)出來(lái)。因此，客觀記錄是檔案工作的首要功能。其次，檔案在客觀記錄之外，還可以為單位及個(gè)人提供查閱的功能，使得他們能夠知曉這些歷史事件，以此在更好的汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為今后的發(fā)展提供更為可靠的依據(jù)。因此，參考和借鑒是檔案工作的第二個(gè)作用。

二、目前我國(guó)檔案管理中普遍存在的問(wèn)題

（一）未深刻意識(shí)到檔案工作的重要性

在我國(guó)很多事業(yè)單位及企業(yè)管理過(guò)程當(dāng)中，很多單位認(rèn)為檔案管理對(duì)自身的發(fā)展無(wú)法發(fā)揮出有效的推動(dòng)作用，因而也就對(duì)檔案工作不夠重視，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也不夠全面，使得檔案管理的客觀記錄功能和參考、借鑒無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)，檔案工作也就無(wú)法為企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展提供更良好的服務(wù)了。

（二）檔案工作的管理較為混亂

檔案工作作為一項(xiàng)系統(tǒng)性、工程性的工作，其始終貫穿于企業(yè)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的整個(gè)過(guò)程，每個(gè)單位也都離不開檔案管理工作。但是，實(shí)際上，很多單位的檔案工作由于缺乏科學(xué)、合理的管理制度而使得檔案工作的管理較為混亂。

三、充分發(fā)揮出檔案工作服務(wù)職能的有效策略

（一）樹立深刻的檔案工作意識(shí)

要想充分發(fā)揮出檔案工作的服務(wù)職能，首先就得樹立深刻的檔案工作意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。首先，應(yīng)不斷提升檔案管理人員的思想意識(shí)和專業(yè)能力，以此不斷提升我國(guó)檔案工作的規(guī)范化和科學(xué)化。其次，還應(yīng)該針對(duì)目前我國(guó)檔案管理中存在各項(xiàng)制度不健全、管理方法滯后等問(wèn)題，采取行之有效的措施，以此有計(jì)劃、有步驟的提升檔案工作的管理水平。

（二）切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要想充分發(fā)揮出檔案管理的服務(wù)智能，其還應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技能水平的提高。首先，應(yīng)該不斷強(qiáng)化檔案工作人員的思想責(zé)任。這主要是因?yàn)闄n案管理工作需要從業(yè)者具有超高的耐心、細(xì)心和責(zé)任心，才能將檔案管理工作搞好。另外，由于檔案管理的內(nèi)容都是企業(yè)和事業(yè)單位的機(jī)密，也涉及的到企業(yè)和事業(yè)單位發(fā)展及個(gè)人的隱私，只有具有較強(qiáng)責(zé)任心的工作人員才能保證這些資料的安全性，才能保證人們的隱私。其次，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，積極開展各項(xiàng)檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)和專題講座活動(dòng)，不斷豐富檔案管理工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，幫助其汲取更多的成功經(jīng)驗(yàn)打下基礎(chǔ)。只有這樣，檔案工作人員才能為事業(yè)單位及企業(yè)提供更好的服務(wù)。

（三）不斷規(guī)范檔案管理的工作流程

檔案工作作為企業(yè)和事業(yè)單位發(fā)展中的重要內(nèi)容，其應(yīng)該不斷規(guī)范檔案管理的工作流程，使得檔案管理工作的超制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展，在后期查閱過(guò)程中，就可以為他人提供更加規(guī)范化和科學(xué)化的檔案服務(wù)。因此，檔案管理部門首先應(yīng)不斷強(qiáng)化現(xiàn)有檔案管理制度的建設(shè)，完善檔案管理的辦法，對(duì)檔案的接收、管理和查閱都應(yīng)該予以細(xì)化，通過(guò)這一系列規(guī)范化的措施來(lái)提高檔管理的質(zhì)量和工作水平，進(jìn)而提升檔案管理的服務(wù)水平。另一方面，單位還應(yīng)該針對(duì)檔案管理工作定期召開月度例會(huì)或者是周例會(huì)，主要是為了解決目前檔案管理中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，目的是為了提升檔案管理工作的質(zhì)量，提升檔案管理工作單位發(fā)展服務(wù)職能的發(fā)揮效益。

（四）積極構(gòu)建良好的管理環(huán)境

為了充分發(fā)揮出檔案管理工作的服務(wù)職能，保障各項(xiàng)管理措施的貫徹落實(shí)，單位還應(yīng)該積極構(gòu)建起一個(gè)良好的檔案管理環(huán)境。首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳和普及，利用各項(xiàng)宣傳工作幫助人們樹立正確、深刻的檔案工作意識(shí)，讓全體員工意識(shí)的檔案工作的重要性及價(jià)值，以此為后期檔案管理工作的開展構(gòu)建起良好的工作環(huán)境。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理對(duì)單位的發(fā)展具有非常大的積極作用和價(jià)值，其不僅記錄了單位現(xiàn)在所發(fā)生的一切事實(shí)，還為單位的正確發(fā)展提供了可靠的信息依據(jù)和參考資料。因此，單位應(yīng)該充分重視到檔案工作的重要性，并依據(jù)自身具體的情況予以相應(yīng)的改良和革新，進(jìn)而提高檔案工作的質(zhì)量，最終為單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

［1］李月嬌.淺談如何發(fā)揮計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理的服務(wù)職能［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（01）:89～90.

［2］劉艷.試析新形勢(shì)下如何更好地發(fā)揮檔案工作的服務(wù)職能［J］.黑龍江檔案，2011（06）:91.

河南工業(yè)技師學(xué)院）