包亞莉
摘要:隨著信息時代的飛速發(fā)展,大數(shù)據(jù)已成為檔案管理的必要途徑。本文就目前員工檔案管理進行分析思想,面對人事制度的改革,員工檔案管理工作如何才能適應(yīng)新的變化,實現(xiàn)自身價值。
關(guān)鍵詞:檔案;管理;模式;思考
作為人力資源管理的重要組成部分,人事檔案是對每個人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作能力、履職能力的真實記錄,可以提供人事資源需要的信息和用人依據(jù),是人才培養(yǎng)、專業(yè)技術(shù)評定、工資、福利待遇發(fā)放等工作有力的證據(jù)。實現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理,進行系統(tǒng)性、全面性地整理,有利于人力資源的開發(fā)和利用。
一、當前企業(yè)人事檔案管理基本情況
網(wǎng)絡(luò)時代,傳統(tǒng)的手工管理模式已被信息化所代替,大部分企業(yè)都已使用檔案管理系統(tǒng)進行管理,由于管理軟件有些功能和模塊需要完善,實際運用效果并不理想,目前只能實現(xiàn)目錄登記,而沒有形成電子人事檔案數(shù)據(jù)庫,在提供利上還是發(fā)紙質(zhì)檔案為主。人事檔案信息化建設(shè)還相對滯后。
人事檔案對個人和組織有著不同的意義,對員工來說人事檔案是一個人歷史的真實寫照,同時它有具有非常強的法律效力,是就業(yè)、離職、退休、考試、辦理社會保險等開具證明材料的依據(jù)。對用人單位而言,人事檔案是用人單位了解人才的主要途徑,通過員工檔案可以全面的了解一個人的基本信息情況和綜合素質(zhì),是企業(yè)選拔人才的依據(jù)。然而在當前,受人員編制等多種因素的影響,對于人事檔案管理不是很重視,很多員工對人事檔案了解的很少,在他們看來檔案工作就是一個沒什么事,坐在那看報紙喝茶、沒有技術(shù)含量的輔助工作,一些業(yè)務(wù)部門也不把檔案管理工作當回事,致使一些應(yīng)歸入人事檔案的材料未能歸入檔案,檔案資料存在遺漏、丟失、損壞現(xiàn)象。
二、加強人事檔案管理的幾點思考
(一)加大檔案宣傳力度,提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識
利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、新媒體加大對檔案工作宣傳力度,增加員工對檔案工作認識,利用典型事例更加貼近大眾生活,讓更多的人親身體會到檔案與民生的關(guān)系,提高大眾對檔案的認識和理解。
要徹底改變干部“重業(yè)務(wù),輕檔案”的思想,首先要認識到單位的工作不只是那些轟轟烈烈的人前工作,更實際的是要做好諸如人事檔案管理這樣的基礎(chǔ)工作。作為領(lǐng)導(dǎo)干部一定要從管理意識上改變,將檔案工作納入日?;龅接杏媱?、有措施,這樣才能更好的推動檔案管理工作不斷發(fā)展。其次管理者之間應(yīng)該達成一致意見:對人事檔案管理樹立重視意識,對人事檔案管理給予更多的資源,這有利于人事檔案管理的有效貫徹實施,自上而下地推進人事檔案管理工作的開展。
(二)提升檔案管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力
人事檔案管理人員應(yīng)緊密結(jié)合工作需要,跟上時代發(fā)展步伐,不斷地充實和提高自己,努力掌握和學(xué)習(xí)人力資源管理知識,熟悉網(wǎng)絡(luò)和多媒體等新技術(shù)操作和應(yīng)用,參加形式多樣的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn),了解先進的管理技術(shù),提高自身使用現(xiàn)代工具和應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)的能力。積極學(xué)習(xí)人事檔案管理方面的專業(yè)知識和專業(yè)技能,熟悉不同業(yè)務(wù)的要求,提高崗位應(yīng)用和管理技能。
(三)加快人事檔案數(shù)字化加工和信息化建設(shè)
現(xiàn)代化的人事檔案工作已成為社會發(fā)展的必然趨勢,同時也是符合人事工作制度改革以及發(fā)展的需求,首先應(yīng)根據(jù)工作需要重點對人事檔案的“三齡兩歷”,即出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷和家庭主要成員、重要社會關(guān)系等重要信息進行數(shù)字化加工,制成JPEG格式的圖片文件上傳至干部檔案管理系統(tǒng),為用人單位引進人才、考察人才、任用人才提供重要依據(jù)。其次制定統(tǒng)一的人事檔案信息錄入標準,嚴格規(guī)范信息錄入程序,保證信息錄入的準確性和完整性。最后建立人事檔案信息庫,實現(xiàn)從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)換為多元化、全方位的管理模式,達到既高效又環(huán)保的效果,實現(xiàn)資源共享。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理人員角色,從一個保管者變?yōu)橐粋€信息擁有者,通過檔案信息共享化,檔案室成為一個信息交流中心,從而體現(xiàn)出信息的重要性。滿足利用者需求,保護干部檔案原件,提高干部檔案查閱利用的效率,集中對在職干部檔案逐卷逐頁掃描。查閱干部信息時,只需點擊鼠標進入系統(tǒng),即可查閱到干部檔案材料,并可以摘錄打印。以數(shù)據(jù)庫信息和數(shù)字化的檔案代替干部檔案原件利用,既方便快捷,提高查檔利用效率,又兼顧保護干部檔案原件的要求。
(四)建立人事檔案信息維護、督查、安全保密制度
建立干部檔案信息維護機制,明確干部檔案信息錄入、數(shù)據(jù)審核、系統(tǒng)維護等具體任務(wù)的分工,定期更新干部信息數(shù)據(jù)庫,使干部的學(xué)歷、職務(wù)、工資、家庭等個人基礎(chǔ)信息得到及時真實的反映。
建立糾錯機制,采用定期與不定期相結(jié)合的方式,對信息庫中的干部信息進行全面自查或隨機抽查,發(fā)現(xiàn)問題及時修正,根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)的不同,分別采取補充收集、原件復(fù)制、完善手續(xù)等方式進行補充和規(guī)范。所有補充和規(guī)范的材料,均注明經(jīng)辦人、辦理時間并加蓋組織人事部門公章。干部重要信息記載不一致的,根據(jù)有關(guān)政策審核確認。對經(jīng)過調(diào)查沒有原始依據(jù)材料、按照現(xiàn)有政策難以認定的,本著從嚴掌握的原則,結(jié)合檔案記載情況綜合判定確認。
建立安全保密機制,嚴格按照保密要求,為系統(tǒng)軟件設(shè)置密碼,設(shè)定系統(tǒng)應(yīng)用權(quán)限,只有專職管檔人員才能啟動系統(tǒng),保證干部檔案信息安全。注意對數(shù)據(jù)庫信息進行備份,定期對服務(wù)器、計算機、附屬設(shè)備進行維護保養(yǎng),保障系統(tǒng)的正常運行。
總之,人事檔案管理工作屬于科學(xué)性以及復(fù)雜性系統(tǒng),面對愈加激烈的社會競爭,人事檔案管理工作人員需要認識到自身肩負的重要責任,把握發(fā)展機遇,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念以及管理方式,不斷豐富、提升綜合素質(zhì),探索出更加有效的管理方式,實現(xiàn)人事檔案信息化管理,滿足社會發(fā)展實際需求。
(作者單位:吐哈油田公司三塘湖采油廠)