羅瑩
摘要:伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)已經(jīng)普遍存在于我們的生活當(dāng)中。同時(shí),電子文件也作為一種檔案的載體在我們的生活中是被廣泛運(yùn)用。這種文件管理的新型方式對(duì)傳統(tǒng)方式的檔案管理帶來很大沖擊,并成為當(dāng)今文件管理工作者普遍關(guān)注的問題。本文就電子文件的管理展開分析思考。
關(guān)鍵詞:電子文件;管理;思考
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、智能制造等對(duì)不同行業(yè)產(chǎn)生了巨大的影響,在提升效率的同時(shí)也更關(guān)注安全,用互聯(lián)網(wǎng)管理文件和檔案是大勢(shì)所趨。本文就電子文件的管理做了如下分析。
一、電子文件與電子檔案的界定
電子文件(electronic records)指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體,依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
電子檔案是指具有保存價(jià)值的、按一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。這一含義有四層意思:
一是電子檔案是已歸檔的電子文件;
二是電子檔案具有保存價(jià)值;
三是電子檔案須按照規(guī)定的方法進(jìn)行統(tǒng)一管理;
四是電子檔案還應(yīng)包括與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)及相關(guān)數(shù)據(jù),否則就不能使用。
二、電子文件所帶來的好處與挑戰(zhàn)
電子文件主要是保存已經(jīng)歸檔的有價(jià)值的文件。必須是可以被電腦系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別處理的,能夠儲(chǔ)存在光盤、磁帶、U盤等媒介上,并且能夠在網(wǎng)上傳輸?shù)摹皵?shù)字代碼序列”。文件的類型通常有圖片、數(shù)據(jù)、文本、程序等等形式。
(一)電子文件為檔案管理的好處
相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件,電子文件管理的成本大大降低,而且查找方便,檢索速度更快,方便了用戶利用,使工作效率大幅度提高。并且實(shí)現(xiàn)了資源共享,檔案的查找速度、準(zhǔn)確率和查全率都能有效的提高。與此同時(shí),文件歸檔材料相比于紙質(zhì)文件對(duì)庫房空間的占用也大幅度減少了。
(二)電子文件的出現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的挑戰(zhàn)
通常情況下,文件管理工作者在使用電子文件的時(shí)候必須要有電子文件的保護(hù)觀念。假如硬件的設(shè)備需要更新,而我們沒有做好文件保護(hù),那么電子文件信息就可能會(huì)丟失。正因如此,文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)于文件管理工作來說也是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。同時(shí)文件電腦管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)的不兼容問題也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn),這對(duì)于文件管理工作也是一個(gè)重要的隱憂。文件管理系統(tǒng)和辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的環(huán)境和設(shè)計(jì)單位不一致,會(huì)造成他們之間的數(shù)據(jù)不容易轉(zhuǎn)換,使他們之間的系統(tǒng)不兼容。
三、電子文件檔案的管理
(一) 電子檔案的整理
電子檔案的整理工作需要在電腦上對(duì)文件進(jìn)行目別匯分,是一個(gè)讓文件有規(guī)律的呈現(xiàn)出來的過程。
首先,從電子檔案在其產(chǎn)生、管理、存檔和檔案室接受的整個(gè)過程綜合考慮,需要進(jìn)行系統(tǒng)化整理。這有利于各個(gè)階段的進(jìn)行,對(duì)光盤歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔這兩種歸檔方式都很適宜;另外,當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一級(jí)目錄中包含的文件是有限的,所以這便需要按照文件的分類進(jìn)行分別管理。需要的時(shí)候還可以把分類后的文件進(jìn)行加密處理控制,根據(jù)文件的類別分別進(jìn)行組盤。
除此之外,面對(duì)本單位收到的技術(shù)文件,需要經(jīng)過掃描處理,形成影像文件后進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),各種類型的技術(shù)文件都需要在網(wǎng)上進(jìn)行擬辦、傳達(dá)和督促辦理;業(yè)務(wù)部門把握控制電子文件的存檔工作,然后由承辦部門對(duì)處理后的文件根據(jù)其關(guān)鍵程度來確定文件的密級(jí)和保管時(shí)限,之后在轉(zhuǎn)到檔案部門審查,添加分類號(hào)或者檔號(hào)這樣的管理信息后進(jìn)入文件檔案數(shù)據(jù)庫。需要查詢的時(shí)候,便可以通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端進(jìn)行查找。
(二)電子文件的鑒別
鑒別電子文件和鑒別紙質(zhì)文件相同,都是對(duì)文件保存價(jià)值的估計(jì)和預(yù)判。準(zhǔn)確來說,電子文件的鑒別是對(duì)電子文件整理的繼續(xù)和補(bǔ)充。在電子文件存檔的時(shí)候,電子文件在形成部門和檔案部門的協(xié)作工作下,對(duì)存檔電子文件的實(shí)質(zhì)價(jià)值進(jìn)行鑒別;與此同時(shí),對(duì)文件的內(nèi)容、介質(zhì)進(jìn)行檢測(cè),確定是否保存;對(duì)其保存環(huán)境進(jìn)行說明。在文件管理的過程中進(jìn)行電子文件的鑒別,主要任務(wù)其實(shí)是對(duì)已經(jīng)到達(dá)保管期限的電子文件進(jìn)行重新的審查,對(duì)于沒有保管價(jià)值的文檔刪除銷毀,以免使有價(jià)值的文檔淹沒在沒有價(jià)值的電子文件當(dāng)中,使電子檔案存儲(chǔ)機(jī)制更加完善。
(三)電子文件的保管
電子文件是以脫機(jī)的形式保存的,在使用時(shí)要把大批的電子文件移動(dòng)儲(chǔ)存到U盤或者光盤上。他們結(jié)構(gòu)比較穩(wěn)定并且具有很好的抗干擾能力,對(duì)于電子文件的長(zhǎng)久保存很有利。電子文件的保管除了要具有紙質(zhì)文件的保管要求外,還要根據(jù)光、磁等介質(zhì)的特點(diǎn),運(yùn)用一些特別的保管方法。
四、對(duì)電子文件管理的思考
紙質(zhì)文件管理的時(shí)代顯然已經(jīng)過去,而以電子文件形式的管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)的必然發(fā)展趨勢(shì)。但是在目前的電子文件管理中,面對(duì)不斷顯現(xiàn)的新事物和新問題,也需要文件管理人員緊跟時(shí)代的腳步不斷思考,不斷進(jìn)步。
(一)提高管理人員的綜合素質(zhì)
電子文件管理人員首先必須要提高電子文件信息安全的意識(shí)。電子文件具有一定的特殊性,電子文件的管理不同于紙質(zhì)文件并且要比紙質(zhì)文件的管理難度大很多,很多工作人員文化素質(zhì)水平不達(dá)標(biāo)并且缺乏實(shí)際管理的經(jīng)驗(yàn),很多時(shí)候不能實(shí)時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題并解決,導(dǎo)致文件丟失。所以加強(qiáng)檔案管理人員的信息安全意識(shí)和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)是必須要重視的。
(二)在電子文件中應(yīng)用“前端控制”理論
在傳統(tǒng)的文件檔案管理模式中,檔案和文件的管理是分開進(jìn)行的。根據(jù)電子文件的特點(diǎn),中國檔案學(xué)研究人員提出把“前端控制”理論應(yīng)用到電子文件管理的中,把檔案管理的要求運(yùn)用到文件管理的前端。包括從電子文件的產(chǎn)生、運(yùn)行到存檔管理,指定專門的工作人員或者機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。在電子文件整個(gè)形成過程中及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)和設(shè)備環(huán)境進(jìn)行備份,用統(tǒng)一的軟件進(jìn)行存檔管理,來保證電子文件歸檔的質(zhì)量。之后,再把需要長(zhǎng)久保存的電子文件和起對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件復(fù)制歸檔在一塊,確保電子文件的完整性以及高效性。利用計(jì)算機(jī)定期的把適合歸檔的電子文件進(jìn)行聯(lián)機(jī)傳遞,并且按照檔案管理格式保存到可以長(zhǎng)期保存的介質(zhì)上,脫機(jī)保存。并且與此同時(shí),有些需要保密的電子文件必須要有安全密保處理,上網(wǎng)的時(shí)候必須確保電子文件的安全性。
(三)加強(qiáng)電子文件的安全防護(hù)以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)
通常情況下,要想做好加強(qiáng)電子文件的安全防護(hù)以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)工作,可以通過以下三點(diǎn)來進(jìn)行:
1.需要對(duì)文件信息儲(chǔ)存的介質(zhì),特別是有磁性的儲(chǔ)存載體定期的進(jìn)行復(fù)制 載體的質(zhì)量,確保有效提高電子文件的保存年限。
2.要保證網(wǎng)絡(luò)的安全性??梢詫?duì)文件的權(quán)限以及網(wǎng)絡(luò)登陸進(jìn)行限制,在一定限度上對(duì)服務(wù)器的文件數(shù)據(jù)有效進(jìn)行保護(hù)。
3.所謂“有備無患”,確保文件的信息安全一定要做好數(shù)據(jù)的備份,以免丟失重要文件。
4.預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒,有效防止網(wǎng)絡(luò)被侵襲。可以在電腦系統(tǒng)中安裝360、安全管家等防毒軟件,或者利用其他的先進(jìn)防毒工具來抵擋病毒入侵。與此同時(shí)要禁止隨便使用外來的U盤、光盤等。嚴(yán)格的進(jìn)行病毒檢查,安全無誤后才能使用。
(四) 加強(qiáng)電子文件安全保管
在現(xiàn)實(shí)生活中,受自然環(huán)境影響,時(shí)常會(huì)有很多不可抗力的災(zāi)難發(fā)生。為了保證電子文件的安全,在條件允許的情況下可以對(duì)電子文件信息進(jìn)行異地的備份保存。這樣一來,即使一個(gè)地方出現(xiàn)問題,我們的文件材料也不會(huì)同時(shí)發(fā)生意外丟失,使文件保管更加安全。但與此同時(shí)需要注意的是,異地保存的文件更需要進(jìn)行加密措施來保證其安全。
五、結(jié)語
綜上所述,電子文件隨著時(shí)代的發(fā)展成為了如今最先進(jìn)的文檔保存方式。但是在文件的整理以及保存上還存在著很多需要學(xué)習(xí)的地方,想要提高電子文件的安全性,需要從管理、技術(shù)等多個(gè)方面選取有效措施,確保電子文件的安全以及保存壽命。
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