摘 要：本文從數(shù)字檔案館建設(shè)必要性出發(fā)，分析福建院數(shù)字檔案館基本要求，具備特點(diǎn)，詳細(xì)介紹了數(shù)字檔案館功能及技術(shù)架構(gòu)，提出數(shù)字檔案館后續(xù)館藏充實(shí)豐富工作方向。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；檔案數(shù)字化；電子檔案；數(shù)字檔案館

1 前言

進(jìn)入21世紀(jì)后，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和設(shè)計(jì)手段的提高，檔案資料的載體逐漸數(shù)字化、信息化，這些檔案資料是設(shè)計(jì)企業(yè)的寶貴財(cái)富，一旦流失將給企業(yè)造成巨大的損失，更為重要的是，一些資料甚至屬于孤本，具有重要的保存價(jià)值和使用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，企業(yè)對(duì)電子文件歸檔存儲(chǔ)、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、信息化和電子檔案安全、使用和管理提出新的要求，亟需解決檔案的數(shù)據(jù)建立和數(shù)據(jù)歸宿、信息資源的開發(fā)和利用等問題。

為適應(yīng)這一些變化，滿足數(shù)字檔案資源的有效管理和在線利用的需求，數(shù)字檔案館建設(shè)在各級(jí)檔案部門蓬勃發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)已成為全國檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。各檔案部門在機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、館藏檔案數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)方面均取得了長足進(jìn)展，檔案信息化建設(shè)全面、有序、系統(tǒng)發(fā)展。

福建省電力勘測設(shè)計(jì)院（以下簡稱福建院）信息化建設(shè)起步較早，已建立了設(shè)計(jì)項(xiàng)目全過程管理系統(tǒng)《設(shè)計(jì)院管理信息系統(tǒng)平臺(tái)》、《OA辦公系統(tǒng)》、《檔案管理系統(tǒng)》等，隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)展和信息化的發(fā)展，福建院對(duì)檔案資源收集和管理提出了更高的要求，希望利用更先進(jìn)的信息化手段，并按照電力設(shè)計(jì)行業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指導(dǎo)意見的架構(gòu)要求，構(gòu)建一套數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)圖檔資源的流程化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、智能化、規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互相利用，互聯(lián)互通，重點(diǎn)解決數(shù)字檔案和傳統(tǒng)檔案等的歸檔和管理利用問題，實(shí)現(xiàn)檔案資源的“可收、可存、可管、可用”，提高企業(yè)的生產(chǎn)和管理效率，保護(hù)企業(yè)的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。

2 福建院數(shù)字檔案館建設(shè)基本要求和技術(shù)特點(diǎn)

2.1、整體規(guī)劃檔案的資源建設(shè)，考慮各類檔案資源的入口，為電子檔案的輸入提供標(biāo)準(zhǔn)、通用的歸檔接口。

2.2、實(shí)現(xiàn)與《設(shè)計(jì)院管理信息系統(tǒng)平臺(tái)》集成，實(shí)現(xiàn)圖紙和文本報(bào)告的電子文件在線收集，確保歸檔電子文件的及時(shí)性、完整性、真實(shí)性。

2.3、實(shí)現(xiàn)與《設(shè)計(jì)院管理信息系統(tǒng)平臺(tái)》集成，實(shí)現(xiàn)生成過程記錄表單及附件（包括校審單、設(shè)計(jì)變更通知單、互提資料單等過程性文件）的在線歸檔，逐步實(shí)現(xiàn)工程原始文件的電子歸檔。

2.4、實(shí)現(xiàn)與《設(shè)計(jì)院管理信息系統(tǒng)平臺(tái)》集成，實(shí)現(xiàn)合同、招投標(biāo)文件、科標(biāo)業(yè)檔案資料的在線歸檔。

2.5、通過網(wǎng)上歸檔和批量導(dǎo)入實(shí)現(xiàn)非在線文件的收集歸檔。

2.6、實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)檔案、文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、總承包項(xiàng)目檔案、合同檔案、招投標(biāo)檔案、科標(biāo)業(yè)檔案、會(huì)計(jì)檔案、儀器設(shè)備檔案、軟件檔案、地形圖、圖書、規(guī)程規(guī)范、資料、標(biāo)準(zhǔn)圖集等外購資源及其網(wǎng)費(fèi)管理及訂購管理共16個(gè)分類的檔案資源的收集、整理、保管、檢索、利用等功能。

2.7、實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)文件的集成管理；實(shí)現(xiàn)各類紙質(zhì)檔案及電子文件的借閱查詢、借閱審批、借閱辦理、電子文件瀏覽、下載審核、歸還、催還提醒等業(yè)務(wù)管理。

2.8、利用信息化手段，基于電子地圖數(shù)據(jù)及地形圖圖號(hào)規(guī)則，將設(shè)計(jì)人員從傳統(tǒng)的紙質(zhì)索引目錄查找方式中解脫出來，實(shí)現(xiàn)索引目錄的可視化檢索。

2.9、實(shí)現(xiàn)并內(nèi)嵌功能強(qiáng)大的安全瀏覽器，能對(duì)矢量格式、光柵格式、文檔格式和其它格式文件僅能在線瀏覽，無法下載、復(fù)制、打印電子文件，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

2.10、采用具有索引引擎，查詢引擎，文本分析引擎的全文檢索技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子文件內(nèi)容級(jí)的檢索，滿足利用者對(duì)資源快速、準(zhǔn)確、全面的利用要求。

2.11、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移，以及歷史收集的電子文件的批量入庫，以便進(jìn)行統(tǒng)一、有序管理。

3 整體功能架構(gòu)

以電力設(shè)計(jì)行業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)意見為指導(dǎo)，結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢，采用如圖1所示的總體框架，來滿足福建院現(xiàn)在和未來的管理和發(fā)展需要。

圖1：數(shù)字檔案館總體架構(gòu)圖

數(shù)字檔案館平臺(tái)架構(gòu)包括數(shù)字檔案資源收集、數(shù)字檔案資源管理、數(shù)字檔案資源保存、數(shù)字檔案資源利用四部分主要功能。數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容。

3.1 數(shù)字檔案資源收集

數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)開發(fā)通用的歸檔接口，與產(chǎn)生文件的《設(shè)計(jì)院管理信息系統(tǒng)平臺(tái)》、《OA系統(tǒng)》及其他MIS系統(tǒng)集成，在產(chǎn)生文件的前端自動(dòng)采集，自動(dòng)將文件轉(zhuǎn)為檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)化、流程化、自動(dòng)化、智能化管理。

3.1.1、工程成品檔案收集，主要包括圖紙、文本報(bào)告等，主要有AutoCAD、Microsoft Word/Excel軟件形成的電子文件，以及數(shù)字化掃描件。通過格式轉(zhuǎn)換技術(shù)，DWG文件在《設(shè)計(jì)院管理信息系統(tǒng)平臺(tái)》經(jīng)電子簽名后，將DWG圖紙轉(zhuǎn)換成不可編輯的TIFF或PDF格式，省去了煩瑣的人工數(shù)字化掃描工作，大大提高工作效率，節(jié)省了成本。

3.1.2、工程原始檔案收集，包括計(jì)劃、合同（委托、協(xié)議）、互提資料、客戶資料和驗(yàn)證、卷冊(cè)任務(wù)及策劃、卷冊(cè)校審單、設(shè)計(jì)聯(lián)系單、設(shè)計(jì)更改通知單、設(shè)計(jì)計(jì)算書等，以及數(shù)字化掃描件。在《設(shè)計(jì)院管理信息系統(tǒng)平臺(tái)》中，內(nèi)部的原始檔案資料均是經(jīng)過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)后自動(dòng)生成，外部資料經(jīng)掃描后上傳至平臺(tái)中。原始檔案資源流轉(zhuǎn)結(jié)束后通過歸檔接口歸檔，保證了原始檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性。

3.1.3、文書檔案收集：福建院的《OA辦公系統(tǒng)》是中電建統(tǒng)一的管理平臺(tái)，目前要實(shí)現(xiàn)歸檔接口存在一定的困難，因此考慮通過中間文件Excel的方式實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換至《數(shù)字檔案館》。

3.1.4、總承包項(xiàng)目檔案收集：項(xiàng)目總包過程中即投標(biāo)、招標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、設(shè)備采購、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收等過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算、聲像等以及其他形式載體的文件材料，通過與《總承包項(xiàng)目管理系統(tǒng)》的歸檔接口，實(shí)現(xiàn)總承包項(xiàng)目的項(xiàng)目文檔在線歸檔。endprint

3.1.5、合同、招投標(biāo)檔案、科標(biāo)業(yè)檔案等。在《設(shè)計(jì)院管理信息系統(tǒng)平臺(tái)》中實(shí)現(xiàn)了合同管理、招投標(biāo)、科標(biāo)業(yè)的過程管理，通過歸檔接口，實(shí)現(xiàn)合同、招投標(biāo)文件、科標(biāo)業(yè)檔案的自動(dòng)收集，從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理。

3.1.6、檔案資源其他收集情況

對(duì)于不能在線方式收集的電子文件，由管理人員批量上傳歸檔，作為自動(dòng)收集的補(bǔ)充手段，提供單個(gè)文件導(dǎo)入、多個(gè)文件導(dǎo)入、文件夾導(dǎo)入功能。

對(duì)于無前端控制系統(tǒng)的檔案收集，通過Web頁面，為各職能部門提供統(tǒng)一的歸檔途徑，各職能部門在Web頁面中進(jìn)行文件的信息錄入、電子文件上傳、打印移交清單等。檔案人員通過相應(yīng)的歸檔模塊進(jìn)行歸檔簽入確認(rèn)，并利用移交的數(shù)據(jù)完成相應(yīng)檔案整編工作。目前需通過Web頁面網(wǎng)上歸檔的檔案門類有：文書檔案、部分合同檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、儀器設(shè)備檔案、軟件檔案等。

3.2 數(shù)字檔案資源管理

數(shù)字檔案資源管理包括企業(yè)內(nèi)各類檔案紙介質(zhì)和電子文件的錄入、整理、分類、組卷、著錄、移交、檔案銷毀、檔案編研、光盤刻錄、借閱管理等工作。

檔案資源管理既兼顧現(xiàn)狀，提供傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，又著眼于未來，緊跟檔案數(shù)字化的時(shí)代趨勢，加強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子文件的統(tǒng)一管理。

根據(jù)福建院現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)需求，分別建立檔案庫，實(shí)現(xiàn)線上線下業(yè)務(wù)完全接軌、同步運(yùn)轉(zhuǎn)。

通過開發(fā)條形碼管理模塊，將所有正式提交出版的圖紙、報(bào)告等電子文件，全部添加條形碼，并確保唯一。這樣能保證圖紙從入口到出口都能隨時(shí)管控，提高了歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，完整性。另外簡化電子檔案歸檔入庫操作，只需掃一下條形碼，核對(duì)相關(guān)卷冊(cè)信息內(nèi)容即可。

3.3 數(shù)字檔案資源保存

3.3.1、建立目錄數(shù)據(jù)庫、元數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫

檔案資源條目信息通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)保存，包括檔案資源的目錄數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫和元數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫主要保存檔案實(shí)體的屬性信息，比如工程編號(hào)、工程名稱、圖號(hào)、圖名等信息。內(nèi)容數(shù)據(jù)庫保存提取得到的電子文件的文本內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)更為精準(zhǔn)、豐富的查詢。數(shù)字檔案館在收集電子文件的同時(shí)，會(huì)提取相關(guān)元數(shù)據(jù)，比如DWG文件的AutoCAD版本、字體、引用文件及日期、時(shí)間等信息保存在元數(shù)據(jù)庫，確保電子文件的完整性。

3.3.2、建立電子文件資源庫

數(shù)字檔案館的電子文件按照檔案門類不同存儲(chǔ)在文件服務(wù)器不同文件夾上， 通過文件存儲(chǔ)服務(wù)來實(shí)現(xiàn)電子文件的寫入和讀取。

3.4 數(shù)字檔案資源利用

3.4.1、數(shù)字檔案館網(wǎng)站

開發(fā)數(shù)字檔案館網(wǎng)站，為用戶提供一個(gè)統(tǒng)一數(shù)字檔案館入口界面，用戶通過IE瀏覽器訪問數(shù)字檔案館網(wǎng)站，無論身在何處，都可以方便的實(shí)現(xiàn)檔案目錄、檔案數(shù)據(jù)、檔案全文的查詢、在線瀏覽和下載。

3.4.2、查詢檢索

提供簡單查詢和組合查詢方式，實(shí)現(xiàn)在最短的時(shí)間內(nèi)，對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索查詢，查詢項(xiàng)可由用戶自定義，對(duì)查詢結(jié)果提供關(guān)鍵項(xiàng)的全庫排序功能，其他非關(guān)鍵項(xiàng)的當(dāng)前頁排序功能，將查詢結(jié)果導(dǎo)出到Excel。

3.4.3、全文檢索

全文檢索技術(shù)是一種全新的檢索手段，通過全文檢索技術(shù)，能實(shí)現(xiàn)電子文件內(nèi)容級(jí)的檢索，它提供更為豐富的檢索手段。對(duì)于收集到的電子文件，系統(tǒng)直接讀取DWG、DOC、XLS、PPT等文件格式中的文本信息，用戶輸入關(guān)鍵詞信息，系統(tǒng)根據(jù)關(guān)鍵詞信息進(jìn)行全文檢索，將包含該信息的文件摘要以條目的形式呈現(xiàn)給用戶，效果類似于百度。

3.4.4、縮略圖

圖片格式的文件在web端以省略圖的形式顯示，以提高瀏覽的速度，點(diǎn)擊可查看原始照片。

3.4.5、在線瀏覽

為了給設(shè)計(jì)人員提供方便，支持在線瀏覽功能，但是不能下載、拷貝、打印等。有效防止檔案信息的流失，保護(hù)福建院知識(shí)產(chǎn)權(quán)。在線瀏覽支持常見格式文件：DWG、DWF、DOC、XLS、PPT、PDF、TIF、JPG等。

3.4.6、傳統(tǒng)載體檔案借閱

可以通過系統(tǒng)提供的檢索功能檢索到所有的檔案、圖書、資料等不同類型的傳統(tǒng)載體檔案信息，并可以了解庫存和借閱情況，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱申請(qǐng)，網(wǎng)上流程審批功能。

3.4.7、電子文件下載

可以在系統(tǒng)中檢索已歸檔的電子版檔案資料，并在允許權(quán)限內(nèi)下載所需檔案資料。

3.4.8、地形圖可視化檢索

地形圖可視化檢索利用WebGIS技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子地圖的在線瀏覽定位，可快速查詢和匹配相應(yīng)的紙質(zhì)地形圖，實(shí)現(xiàn)地形圖的檢索和借閱。

4 技術(shù)架構(gòu)

4.1 技術(shù)路線

軟件平臺(tái)采用微軟的.NET企業(yè)級(jí)架構(gòu)的解決方案，數(shù)據(jù)庫使用SQLServer，系統(tǒng)采用面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)（SOA）。采用C/S和B/S結(jié)合，檔案整編管理端基于C/S結(jié)構(gòu)，用戶端使用基于B/S結(jié)構(gòu)，設(shè)計(jì)人員通過IE瀏覽器即可實(shí)現(xiàn)各門類檔案的查詢、在線瀏覽、借閱申請(qǐng)等。

4.2 技術(shù)架構(gòu)圖

5 結(jié)語

在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，隨著對(duì)檔案工作的理解不斷深入，對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)不斷深化，采取數(shù)據(jù)提取、文件共享、流程改進(jìn)等先進(jìn)技術(shù)和手段，使福建院數(shù)字檔案館建設(shè)平穩(wěn)搭建，功能完備，為系統(tǒng)順利上線奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。未來，為充實(shí)豐富數(shù)字檔案館館藏，進(jìn)一步進(jìn)行館藏歷史檔案數(shù)字化加工和外部資源補(bǔ)充，以后通過與“中國知網(wǎng)”、“標(biāo)準(zhǔn)信息系統(tǒng)”、“國標(biāo)電子書庫”等網(wǎng)站的鏈接，可以減少或不購買規(guī)程規(guī)范、圖書、期刊等紙質(zhì)版，不但知識(shí)的傳速度增快，滿足生產(chǎn)的需要，有效地提高生產(chǎn)效率，而且還大大的地減少檔案庫房和檔案裝具，從而降低保管成本。

作者簡歷

陳世雄，福建省電力勘測設(shè)計(jì)院檔案中心職工，高級(jí)工程師，曾在信息中心供職多年，熟悉信息化工作，并在新崗位上接受檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，是本單位數(shù)字檔案館建設(shè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員之一。endprint