摘 要:大數(shù)據(jù)時代的來臨,檔案文化建設(shè)迎來至今為止最大的挑戰(zhàn),信息的儲存、傳播和傳承都受到了一定的影響。面對前所未有的困難,我國檔案文化建設(shè)的創(chuàng)新與發(fā)展確實存在著一些困難,如何運用厚重的社會文化和科學先進的管理技術(shù),全面實現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下檔案文化建設(shè)的創(chuàng)新是本文討論的主要內(nèi)容。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);檔案;文化建設(shè);創(chuàng)新
“檔案與文化建設(shè)”這一主題首次在2012年我國檔案工作年會中被提出來。什么是“檔案與文化建設(shè)”呢?它可以概括性地總結(jié)為四句話:一是把檔案資料發(fā)展成為文化產(chǎn)品;二是為文化建設(shè)提供檔案數(shù)據(jù)支持;三是為文化創(chuàng)新建設(shè)建立檔案記載;四是建立一套高效科學的檔案文化。這四句話概括性地指出檔案與文化建設(shè)兩者之間的關(guān)系,這也是指引檔案文化建設(shè)者工作的“領(lǐng)航語”。大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)成為一個不可逆推的事實,我們必須正視其帶來的挑戰(zhàn)和機遇,做好檔案管理工作的改進和創(chuàng)新。而這里的創(chuàng)新,并不是說對過往工作的全盤否定,而是在傳統(tǒng)的管理模式中保留仍舊適合時代發(fā)展的東西,然后再添加一些創(chuàng)新的、科學的、可行的元素入去,正真做好檔案文化建設(shè)的轉(zhuǎn)型升級。
1 大數(shù)據(jù)背景下檔案文化建設(shè)迎來了挑戰(zhàn)
檔案是人類歷史文化的傳承,是人類文明的載體,它反映一段時期的社會進步和社會狀況,是人類成長過程中寶貴的精神財富。檔案文化建設(shè)符合現(xiàn)代化、科學化的發(fā)展需求,就必須不斷豐富檔案文化的寓意,發(fā)掘檔案文化的價值,延展檔案文化的功能,為適應(yīng)時代發(fā)展的要求逐步提高檔案文化建設(shè)水平[1]。然而,在大數(shù)據(jù)背景下檔案文化的建設(shè)和升級面臨著一些挑戰(zhàn),主要表現(xiàn)在以下方面:
1、快速增長的數(shù)據(jù)給檔案儲存能力帶來挑戰(zhàn)
過往的數(shù)據(jù)庫其數(shù)據(jù)儲存形式比較單一,要求使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)儲存格式,高度追求一致性和容錯性,沒有較好的容納性和擴展性,導致一些新型的儲存格式如音頻、視頻等不能被兼容。大數(shù)據(jù)背景下要求檔案文化建設(shè)需體驗出擴展性和容納性,要求建立起一個專門保存數(shù)據(jù)的設(shè)備和先進的處理數(shù)據(jù)庫的技術(shù),盡可能地彌補傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的缺點。快速增長的數(shù)據(jù)對檔案儲存能力帶來挑戰(zhàn)的關(guān)鍵原因是數(shù)據(jù)庫技術(shù)水平的不足,研發(fā)和設(shè)計出分層儲存模式的大數(shù)據(jù)庫是檔案管理發(fā)展的主要方向之一。
2、信息全球化給檔案信息傳播能力帶來挑戰(zhàn)
80年代以來,隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生和應(yīng)用,信息傳播速度飛速提升,傳播的范圍也快速擴張。伴隨生活水平,生活質(zhì)量的提高,以及科學技術(shù)的穩(wěn)步發(fā)展,人們對服務(wù)需求越來越多樣化,服務(wù)體驗也越來越嚴格化,給檔案信息傳播能力帶來了極大的挑戰(zhàn)。為了更好地應(yīng)對這個困難,檔案信息的傳播途徑、內(nèi)容、方式和規(guī)則等,都需要有科學的設(shè)計原則和系統(tǒng)的政策支持。
3、數(shù)據(jù)的時效性給檔案文化傳承能力帶來挑戰(zhàn)
大數(shù)據(jù)背景下檔案的信息來源發(fā)生了翻天覆地的變化,已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)的采集模式,檔案信息的收集更多來源于社會龐大的數(shù)據(jù)庫,精準搜索后能自動生成和采集,檔案信息的傳承功能將會實現(xiàn)一定的提升[2]。大數(shù)據(jù)背景下對檔案文化的傳承功能提出了更高要求,在繼承傳統(tǒng)信息采集方式優(yōu)點的基礎(chǔ)上,時效性、實用性和科學性需要有明顯的提高,建立簡單高效的人工智能數(shù)據(jù)庫將會是增強檔案文化傳承能力的重要途徑之一。
2 大數(shù)據(jù)背景下檔案文化建設(shè)遇到的挑戰(zhàn)
隨著科學技術(shù)的不斷進展,最近幾年,大數(shù)據(jù)作為一種新型統(tǒng)計儲存技術(shù)一直受到人們的關(guān)注,由于它尚未發(fā)展成熟,仍需進行反復(fù)的時間驗證。文化檔案建設(shè)在大數(shù)據(jù)背景下如何實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級,不管是在技術(shù)層面、管理層面還是法律層面都還存在一些改進的問題。
1、檔案文化建設(shè)技術(shù)需要進一步提升
日新月異的信息變化,以及復(fù)雜繁多的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變是大數(shù)據(jù)時代信息增長的主要特點,給檔案文化信息管理的采集、儲蓄和應(yīng)用帶來了前所未有的挑戰(zhàn),其信息類型多種多樣,復(fù)雜程度也有顯著的增加,致使檔案儲存和計算規(guī)模也隨之增加。對支持復(fù)雜多樣大數(shù)據(jù)應(yīng)用的設(shè)施設(shè)備的技術(shù)也提出更好的要求,包括了硬件設(shè)施:服務(wù)器和儲存;基礎(chǔ)設(shè)施:數(shù)據(jù)庫和運作系統(tǒng);應(yīng)用軟件:各種電腦軟件等。就目前信息管理技術(shù)而言,設(shè)計出集合理性和實用性的分層、分架構(gòu)儲存信息架構(gòu)是當前檔案文件管理和應(yīng)用最為關(guān)鍵的技術(shù),當然還包括了容量性高、運作速度快等計算機軟件,高度運作的數(shù)據(jù)搜索引擎,以及數(shù)據(jù)整理、采集和分類的計算機技術(shù)??v觀檔案文化建設(shè)的整個過程,大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用在實際應(yīng)用中存在著一些有待解決的困難,。比如:大數(shù)據(jù)技術(shù)如何符合各企業(yè)部門營運實際進行適合的應(yīng)用?這是大數(shù)據(jù)技術(shù)的實用性問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)怎樣才能實現(xiàn)與傳統(tǒng)信息技術(shù)的完美融合,對數(shù)據(jù)資源的采集、整合和應(yīng)用實現(xiàn)無縫瑕接?財政投入的資源能否滿足大技術(shù)技術(shù)的提高對人力、物力資金等方面資源的增長?大數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用在檔案文化方面能否確保公民的隱私是否得到最好的保護?這些是檔案文化建設(shè)長久以來都存在的問題,即使的發(fā)展成大數(shù)據(jù)技術(shù)層面,也是不可避免的挑戰(zhàn)。
2、檔案部門缺乏明確的職責和作用
從古到今在人們的印象中,檔案部門就是做好檔案采集和儲存的機構(gòu),承擔著保管公民“成長經(jīng)歷”的社會職責,發(fā)展至今,檔案管理部門還需肩負起資源的有效利用和產(chǎn)出成正比,維護社會穩(wěn)步發(fā)展的重大責任。而普遍企業(yè)的人員檔案管理直接交由人力資源管理部門,或者是行政管理部門負責,甚至在工作分工中,沒有明確有哪個部門哪些員工負責檔案管理的什么工作。在信息化技術(shù)的推動下,信息管理部門已不可僅僅延用傳統(tǒng)的管理方式就能達成檔案數(shù)據(jù)的有效管理,如何使用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù),實現(xiàn)新技術(shù)與舊資源的科學融合,是檔案管理部門面臨的實際問題。應(yīng)當選擇怎樣資質(zhì)的第三方信息處理服務(wù)商進行數(shù)據(jù)的有效整合?在大數(shù)據(jù)背景下,檔案管理部門如何明確自身的職責和作用?對于這些問題,不同的專家提出了不同的觀點,主要分為兩派:一派學者認為,檔案管理長久以來都是檔案管理部門的職責,而且一直處理得妥當,假如把檔案信息的儲存工作轉(zhuǎn)移給外包服務(wù)商,實際上就是放棄了這個職責;另一派學者則認為:大數(shù)據(jù)技術(shù)確實檔案管理和文化建設(shè)提供了良好平臺和機遇,檔案管理部門實際工作過程中的資源是非常有限的,假如還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式,超然于大數(shù)據(jù)的環(huán)境以外,檔案原本的價值就會受到很大的影響,成為“靜態(tài)”的“寶物”,這明顯與時代發(fā)展不吻合。由此可見,在大數(shù)據(jù)背景下,檔案管理部門如何樹立明確的工作職責,實現(xiàn)有序的分工合作,發(fā)揮管理檔案的主導作用,是當前國家和政府在文化建設(shè)創(chuàng)新過程中必須考量的問題。endprint
3、檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊
在我國大部分企業(yè)單位中,沒有設(shè)置專門的檔案管理人員,因此,負責檔案管理工作的員工往往身兼多職,他們沒有足夠的時間和精力做好檔案文化建設(shè)的創(chuàng)新,對于這部分工作的績效考評也是無從依據(jù),導致很多檔案管理工作再三延遲,工作效率和工作質(zhì)量更是不可言喻。首先,檔案管理人員的工作責任意識薄弱,缺少對檔案管理重要性的認識,他們主要意識認為檔案管理只是做一些檔案信息的整理、分類和保存,把信息一字一句地按照實際情況錄入電腦即可,這些表明的工作不能激發(fā)他們的工作熱情,缺乏明確深刻的認識是影響檔案管理工作有效開展的重要原因之一;然后,大部分企業(yè)在檔案管理人員安排上都存在一個“通病”,習慣性地把一些知識水平不高,且年紀較大的員工,甚至他們沒有接受專業(yè)崗位職能培訓就直接上崗,在信息化大數(shù)據(jù)時代下,他們對新鮮事物和新知識新技能的接受能力也是十分有限的;最后,檔案管理人員缺少科學的檔案知識儲備,是影響企業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作和推動檔案文化創(chuàng)新的重大阻礙。在大數(shù)據(jù)背景下,我國企業(yè)單位的管理水平逐步提升,檔案管理模式也在不斷的探討中顯著進步,通過搜索一些常用引擎,企業(yè)單位能快速便捷地獲取第一手的檔案信息 [3]。檔案管理人員不僅僅是檔案資料的“搬運工”,還是檔案管理的“美化工”,在做好基礎(chǔ)檔案信息收集的基礎(chǔ)上,還需要把重點工作放在檔案的歸納整理和資源優(yōu)化上。而當前檔案管理人員缺乏有效的檔案知識儲備,是影響單位企業(yè)實現(xiàn)檔案文化創(chuàng)新建設(shè)的重要因素,必須引起我們的高度關(guān)注。
3 大數(shù)據(jù)背景下檔案文件建設(shè)創(chuàng)新的建議
針對上述大數(shù)據(jù)背景下檔案文化建設(shè)遇到挑戰(zhàn)的三大問題,結(jié)合社會發(fā)展的需要和目前運作的實際情況,提出了以下三點對策建議:
1、做好檔案大數(shù)據(jù)文件建設(shè)創(chuàng)新的硬件和軟件支持
大數(shù)據(jù)背景下,檔案文化建設(shè)將會面臨龐大爆炸性的數(shù)據(jù)處理,怎樣才能做到快速高效地采集、歸納和應(yīng)用檔案文化資源,是檔案文化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展必然面臨的困難之一。技術(shù)研發(fā)人員在吸收傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)點的基礎(chǔ)上,實現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)與傳統(tǒng)模式的無縫融合是我們一直追求的目標。采用文檔、音頻、視頻一體化分層次、分類別的管理數(shù)據(jù)庫,專注研討檔案管理的規(guī)則、內(nèi)容、背景等統(tǒng)一標準的操作方式,才能開發(fā)研究出符合大數(shù)據(jù)時代檔案文化建設(shè)需求的信息管理的技術(shù)工具。大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)相比,其優(yōu)勢在于它不局限在單一的或某一領(lǐng)域的數(shù)據(jù),而是集中從非結(jié)構(gòu)或半結(jié)構(gòu)的繁多復(fù)雜的信息中提煉出正在發(fā)生或可以預(yù)見未來將會發(fā)生的,從而搜索、采集、分類、歸納、整理出有價值的檔案文化信息,為滿足現(xiàn)在以及推動未來社會發(fā)展需求做出貢獻,為檔案文化建設(shè)創(chuàng)新做好準備。
實現(xiàn)檔案文化建設(shè)的創(chuàng)新與發(fā)展,關(guān)鍵需要抓好技術(shù)。信息資源放在不同的地方,其作用和價值顯著是不相同的。分析和挖掘檔案中有作用的部分,并把它歸納整理在合適的地方,才能發(fā)揮檔案信息管理的最優(yōu)化,實現(xiàn)檔案文化建設(shè)的創(chuàng)新工作。做好檔案大數(shù)據(jù)文件建設(shè)創(chuàng)新的硬件和軟件支持,具體來說,硬件方面包括了計算機設(shè)備、數(shù)據(jù)庫儲存設(shè)備、打印機掃描設(shè)備等;軟件方面包括了數(shù)據(jù)庫信息處理系統(tǒng)、檔案管理歸檔系統(tǒng)、搜索引擎等。設(shè)施設(shè)備是推動一件事情往先進科學發(fā)展的基礎(chǔ)條件,沒有了基礎(chǔ)設(shè)施的支持,其他都是紙上談兵的事情。因此,大數(shù)據(jù)背景下檔案文化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展,首要是做好檔案大數(shù)據(jù)文件建設(shè)創(chuàng)新的硬件和軟件支持。
2、劃分工作流程明確各層次工作職責
信息資源是檔案管理部門工作得以開展的重要基石,假如沒有了檔案數(shù)據(jù)信息,可以說,檔案部存在的價值和意義就會大打折扣。而檔案管理部門作為檔案文化功能傳承和發(fā)揚的主要負責人,企業(yè)單位要梳理個部門檔案管理的審批流程,部門內(nèi)部工作人員必須明確自身的工作內(nèi)容和工作任務(wù),在具體化、有目的性的指引下認真負責地工作。檔案管理部門應(yīng)當整理一套處理流程,總結(jié)歸納平常工作中可能出現(xiàn)的突發(fā)事情,設(shè)計出同一問題的相對應(yīng)的多個切實可行的解決方案,在提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的同時,能防止“踢皮球”現(xiàn)象的發(fā)生。與此同時,企業(yè)單位應(yīng)當明確指出不同檔案文件的不同使用權(quán)限和使用范圍,經(jīng)過部門主管審批簽字后才能歸檔文件材料以便日后應(yīng)用。檔案文件包含了一個人的隱私,不能隨意翻閱資料和盜用信息,所以,明確檔案文件的使用范圍和使用規(guī)則是大數(shù)據(jù)背景下檔案文化建設(shè)創(chuàng)新必須堅持的原則之一。
3、塑造高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人員
檔案文化建設(shè)的創(chuàng)新除了具備先進的科學技術(shù)以外,還需有充分的知識儲備,高素質(zhì)復(fù)合型的檔案管理人員是推動企業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的決定性人物??梢哉f,企業(yè)單位要想提高檔案管理水平,實現(xiàn)文化建設(shè)創(chuàng)新,必然離不開高素質(zhì)的檔案管理人員,因為他們的素質(zhì)技能一定程度上決定了檔案管理工作的工作質(zhì)量。培養(yǎng)和組建一支不僅具備專業(yè)的檔案管理知識水平,還擁有高超的檔案處理能力,同時具備計算機操作技能,判斷能力、應(yīng)變能力、決策管理能力的高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人才隊伍是我國企業(yè)單位檔案文化建設(shè)創(chuàng)新一直追求的目標[4]。
塑造高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才隊伍,可以通過兩種途徑實現(xiàn):一是通過外部招聘,經(jīng)過一系列的考察考評篩選出具備專業(yè)檔案管理知識和素質(zhì)的人才;二是通過內(nèi)部培訓,對現(xiàn)有的檔案管理人員進行技術(shù)培訓,采用專家講座、外出學習、課件學習、繼續(xù)教育等培訓方式,讓他們深刻認識到做好檔案管理和文化建設(shè)對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的重要性,懂得如何從現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)中,挖掘可用的信息資源,結(jié)合檔案管理的基礎(chǔ)知識和實操技能進行有效的檔案管理[5]。就個人而言,建議企業(yè)單位更多地選擇第二種方式做好檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng),因為這種方式的招募成本較低,且員工與企業(yè)的融合度更好,通過培訓后能在更短的時間內(nèi)創(chuàng)造出更高的工作價值。
總體來說,大數(shù)據(jù)時代提高人們生活水平的同時,也改變了人們的生活方式,同樣地檔案文化建設(shè)在大數(shù)據(jù)背景下,也發(fā)生了翻天覆地的變化。過往傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能完全滿足社會發(fā)展的需求,運用科學高效的運作手段更能提高資料信息的采集、處理、分類和整理的效率。檔案文化建設(shè)的創(chuàng)新與發(fā)展這一課題已經(jīng)成為社會關(guān)注的焦點。如何提高檔案管理質(zhì)量,實現(xiàn)文化創(chuàng)新建設(shè),是一個需要持之以恒的工作項目,也是擺在檔案工作者面前的一項重要任務(wù)。所以,面對目前檔案文化建設(shè)創(chuàng)新中存在科學技術(shù)跟不上發(fā)展需求,檔案管理部分工作職責分工不明確,檔案管理人員素質(zhì)有待進一步提升等問題,我們應(yīng)當積極地面對困難和挑戰(zhàn),從實際問題出發(fā),尋找出根本原因,有針對性地提出解決問題的對策和建議,為推動檔案文化建設(shè)的創(chuàng)新與發(fā)展出謀劃策。
參考文獻
[1]席暢.大數(shù)據(jù)背景下檔案文化功能探析[J].蘭臺世,2017,(11):40-42.[2017-08-07].DOI:10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.11.09
[2]付彩霞.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的轉(zhuǎn)換與創(chuàng)新[A].國家檔案局.建設(shè)與文化強國相匹配的“檔案強國”論文集[C].國家檔案局:,2014:6.
[3]高靜.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究[J].中國培訓,,:1.(2017-06-22)[2017-08-07].http://kns.cnki.net/kcms/detail/11.2905.G4.20170622.1011.096.htmlDOI:10.14149/j.cnki.ct.20170622.048
[4]李靜.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的思考[J].管理觀察,2015,(27):117-118.[2017-08-07].
[5]王美云.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案信息化建設(shè)的思考[J].城建檔案,2016,(09):17-19.[2017-08-07].
作者簡介
戴晶君(1985-),女,漢,江蘇,本科,助理館員,研究方向:檔案管理。endprint