陳紅娟
摘要:中小企業(yè)受自身特點的制約,內(nèi)部控制上存在明顯的不足,這主要表現(xiàn)在內(nèi)部控制能力不足,內(nèi)部控制制度不完善的方面上。本文僅就現(xiàn)有的研究資料詳細分析了中小企業(yè)應該如何提高自身的內(nèi)部控制能力,指出中小企業(yè)的內(nèi)部控制制度建設上,要不斷增強內(nèi)部控制重要性的認識,建立行之有效的控制和監(jiān)督機制等建議,希望能夠給中小企業(yè)內(nèi)部控制制度建設提供一些幫助和啟示。
關鍵詞:企業(yè);內(nèi)部控制;實效性
內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分,加強內(nèi)部控制不僅有助于提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平,還能有效地降低企業(yè)成本和經(jīng)營過程中的風險,對提高企業(yè)競爭力具有重要作用。從各個企業(yè)的內(nèi)部控制水平來講,中小企業(yè)內(nèi)部控制水平有明顯的不足,這主要是因為中小企業(yè)自身的經(jīng)營管理還存在很多問題,沒有根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展要求,結合企業(yè)的特點,建立起完善的內(nèi)部控制制度體系,由于內(nèi)部控制水平較低,企業(yè)在經(jīng)營管理當中的成本比較高,同時也讓中小企業(yè)面臨更多的經(jīng)營風險。如何提高中小企業(yè)的內(nèi)部控制水平,是中小企業(yè)面臨的共同問題。
一、中小企業(yè)必須增強內(nèi)部控制制度建設重要性的認識
從企業(yè)內(nèi)部控制制度建設的角度來講,不同企業(yè)的內(nèi)部控制制度建設,受企業(yè)經(jīng)營管理方式的制約比較明顯,可以說不同的企業(yè)管理模式,成就了不同的內(nèi)部控制制度建設模式。在中小企業(yè)內(nèi)部管理當中,企業(yè)領導者處于絕對的控制地位,他們能否認識到內(nèi)部控制制度建設的重要性,在某種程度上確定了該企業(yè)內(nèi)部控制制度建設水平。中小企業(yè)要想提高自身的內(nèi)部控制水平,企業(yè)的領導者必須同思想上認識到內(nèi)部控制的重要性,建議中小企業(yè)領導者在日常經(jīng)營管理當中,要多接觸一些內(nèi)部控制制度方面的材料,通過閱讀這方面的專著、文獻資料等,來增強自身對內(nèi)部控制制度建設重要性的認識,真正將企業(yè)內(nèi)部控制制度建設置于戰(zhàn)略高度。同時,中小企業(yè)內(nèi)部其他管理人員也應該認識到內(nèi)部控制制度建設的重要性,不要簡單地認為企業(yè)加強內(nèi)部控制制度建設就是約束他們的行為,這是一種錯誤的思想和偏見,要從思想上支持企業(yè)內(nèi)部控制制度建設,將其看成提高企業(yè)內(nèi)部管理水平,有效地控制企業(yè)經(jīng)營發(fā)展風險的一種有效的手段,也是維護自身根本利益的一種有效的保障。同時在企業(yè)內(nèi)部控制制度建設當中,要將企業(yè)領導者納入到內(nèi)部控制范圍內(nèi),對企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理人員一視同仁。在此基礎上,要進一步的改進和優(yōu)化公司的組織結構、權責分配制度,利用股東會、董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層的相互監(jiān)督相互制約,來達到對股東、經(jīng)理和高級管理人員的內(nèi)部控制目的。
二、建立行之有效的監(jiān)督和控制機制
中小企業(yè)的內(nèi)部控制建設當中面臨的最突出的一個問題就是組織機構的設計和優(yōu)化,這是因為組織機構是企業(yè)內(nèi)部控制的前提和基礎,中小企業(yè)的組織機構設計上,要根據(jù)企業(yè)的特點和人財物的實際情況和控制要求,科學合理地確定企業(yè)的組織架構,合理地劃分不同的管理層次、以及不同部門的管理范圍。在管理流程設計上,要達到簡單、高效、協(xié)調(diào)的目的,在此基礎上,科學地界定每一個部門的權限,以及每一個部門所包含的工作崗位,將職權與責任有效地結合起來,達到責權利相結合的組織機構設計要求。設定崗位以后,要明確每個崗位的工作目標和要求,在此基礎上明確每個崗位的人才選拔標準,在招聘的過程中,嚴格按照標準來招聘人才,根據(jù)人才的素質能力和特點來劃分其工作崗位,要給一個員工提供足夠多的培訓,在培訓的過程中將內(nèi)部控制制度培訓作為一個重要方面,將培訓作為保障企業(yè)內(nèi)部控制持續(xù)、穩(wěn)定、有效進行的有力措施。考慮的中小企業(yè)的特點的內(nèi)部控制建設上,沒有必要設立專門的內(nèi)部控制部門,在這種情況下,中小企業(yè)要利用財務部門和獨立的財務人員,通過制定工作來監(jiān)督企業(yè)經(jīng)營管理的合法性,等于企業(yè)內(nèi)部控制制度實施的一個重要方面。專門的內(nèi)部控制人員在日常工作當中,應該對財務報銷業(yè)務和單據(jù)進行檢查、對企業(yè)所擁有的實物資產(chǎn)進行定期盤點、應對企業(yè)的重大投資決策,進行分析和盈利預測等。
三、在內(nèi)部控制制度當中明確規(guī)定各種經(jīng)濟業(yè)務的職責劃分和程序方法
經(jīng)紀業(yè)務在中小企業(yè)經(jīng)營管理當中占據(jù)了核心地位,而企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務開展狀況主要是由企業(yè)內(nèi)部組織結構建設水平?jīng)Q定的,中小企業(yè)內(nèi)部組織結構,在一定程度上決定了經(jīng)濟活動的計劃、指揮和控制,而要想做好這些工作,強化內(nèi)部組織機構的職責劃分是一個非常重要的工作。中小企業(yè)應該進一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度,明確規(guī)定在企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務開展的過程中,其中的幾個重要環(huán)節(jié)應該有兩個或兩個以上的部門及其工作人員,在工作當中起到相互監(jiān)督,相互促進的作用。比如說在匯款管理當中,企業(yè)應該明確規(guī)定,由采購人員填寫申請款單,有公用部門負責人審查情況,數(shù)額內(nèi)容及收款單位是否符合單位的相關管理規(guī)定,有會計管理人員審核請款單的內(nèi)容,并核實采購預算以后編制付款憑證,最后由出納員憑手續(xù)完成付款工作,整個付款的過程有需要經(jīng)過四道程序,由此也構建起比較完善的內(nèi)部控制制度體系。當然在這里僅指付款這一項業(yè)務內(nèi)部控制流程,而且在其他業(yè)務內(nèi)部控制制度建設上也應該明確其流程,只有這樣才能保證內(nèi)部控制制度及其實施的效果。當然,內(nèi)部控制制度的基礎在于職責的劃分,只有明確的職責劃分,才能為控制制度的實行創(chuàng)造良好的條件,比如說在資產(chǎn)記錄與保管工作當中,這項工作是企業(yè)資產(chǎn)管理的核心內(nèi)容,在工作分配上,應該將管錢、管物、管賬的人分開,三者之間互不隸屬、互不交叉,這樣才能形成相互制約的關系,才能達到控制和監(jiān)督的目的,才能有效地保證企業(yè)的資產(chǎn)安全性。比如說企業(yè)的出納員不得兼管稽核、會計檔案保管等業(yè)務,這些工作內(nèi)部管理當中必須有其他人負責等。
總之,中小企業(yè)經(jīng)營管理者應該意識到內(nèi)部控制建設對于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要作用,認真分析企業(yè)的內(nèi)部控制上的不足,在此基礎上不斷完善和提高企業(yè)的內(nèi)部控制水平,為增強企業(yè)的競爭力創(chuàng)造良好的條件。
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(作者單位:天津港物流發(fā)展有限公司)endprint