劉城

摘 要：從管理學角度論述高校管理領(lǐng)域中存在的制度滯后于科技發(fā)展。責任與流程的混亂導(dǎo)致效率低下。現(xiàn)有管理模式存在組織松散性、權(quán)威雙重性、結(jié)構(gòu)多樣性、準則規(guī)范矛盾性、主客體相對性等特征。指出借用現(xiàn)代商業(yè)管理學理論是解決既有問題的思路之一。并具體剖析了高校設(shè)備管理領(lǐng)域當前集中存在的問題，指出依托信息化科技和現(xiàn)代管理學理論做好“溝通管理”是解決問題的關(guān)鍵。針對高校設(shè)備管理部門引入項目管理知識體系中溝通管理理論創(chuàng)新管理模式提出實踐性建議。

關(guān)鍵詞：溝通管理 設(shè)備管理 高校 信息化 創(chuàng)新

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）08（b）-0179-03

我國高校管理活動圍繞學校教學、科研、德育三方面展開。既有學生管理、教師管理、教務(wù)管理也有后勤管理、財務(wù)管理、項目管理、資產(chǎn)與設(shè)備管理等。且分工日趨精細，各部門與各管理領(lǐng)域間的交叉關(guān)聯(lián)呈現(xiàn)越來越復(fù)雜的趨勢。什么才是保障高校教學管理工作基本目標-培養(yǎng)高素質(zhì)創(chuàng)新型人才工作實現(xiàn)的關(guān)鍵手段呢？筆者以為是“溝通”。

GM總經(jīng)理應(yīng)飛曾說：“根據(jù)筆者40多年的管理工作經(jīng)驗，我發(fā)現(xiàn)所有的問題歸結(jié)到最后都是溝通問題。”從管理學角度看，無論是單一固定的任務(wù)目標還是復(fù)雜多變的組織架構(gòu)，要有效地協(xié)調(diào)任務(wù)相關(guān)人員和內(nèi)/外部機構(gòu)的運作以達成既定/預(yù)期工作目標，充分有效溝通都是必不可少的條件。

1 高校管理與現(xiàn)代管理學對接

現(xiàn)代管理學的誕生以弗雷德里克·溫斯洛·泰勒的《科學管理原理》（1911）以及法約爾的《工業(yè)管理和一般管理》（1916）為標志。數(shù)十年來不斷地發(fā)展、完善，并越來越普及地應(yīng)用于社會生活的各行各業(yè)中。

在高校各相關(guān)管理領(lǐng)域中運用現(xiàn)代管理學理論，提高管理水平與效率，樹立尊重事實的科學意識，制定行之有效的矛盾解決辦法，是高等教育管理實現(xiàn)由傳統(tǒng)性管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)化的方式之一。

我國的高等教育具有與其他行業(yè)不同的特征，因此高等學校管理也具有與企業(yè)管理不同的特性。相對企業(yè)管理而言，高校管理具有組織的松散性、權(quán)威的雙重性（學術(shù)權(quán)威+行政權(quán)威）、管理結(jié)構(gòu)的多樣性、準則規(guī)范的矛盾和含糊性、管理主客體的相對性等特點。

基于上述高等學校管理系統(tǒng)的特征我們不難看出其管理工作與一般商業(yè)企業(yè)的管理工作既要有區(qū)別又會有很多可以借鑒的地方。例如，日常行政管理在計劃、組織、控制、實施等多方面都可以充分吸收借鑒企業(yè)管理領(lǐng)域的經(jīng)驗與行之有效的方法。而另一些管理領(lǐng)域，例如，學術(shù)管理和科研設(shè)備管理則可以參考“項目管理”的理論知識。尤其是基于“一次性”特征活動的管理標的，例如建設(shè)新的實驗實訓室、招投標采購建設(shè)新系統(tǒng)、組織實施招生、專業(yè)學術(shù)交流會議或畢業(yè)生答辯等大型活動，其項目特征愈發(fā)明顯。因此，適當?shù)貙?dǎo)入與借鑒現(xiàn)代工商企業(yè)管理領(lǐng)域系統(tǒng)成熟的理論知識與實踐經(jīng)驗，可以預(yù)期對提高整個高等學校的綜合管理（營運）水平一定是有幫助的。

美國管理學家赫伯特西蒙認為溝通“可視為任何一種程序，借此程序，組織中的每一成員，將其所決定的意見或前提，傳送給其他有關(guān)成員。”

“溝通”從不同角度、不同行業(yè)來看可以有多種不同的定義。目前通常的定義是：“溝通是為了特定目的，在活動過程中通過某種途徑和方式，有意識或無意識地將一定的信息從發(fā)送者傳遞給接收者并獲取理解的過程?！?/p>

哈佛的一位教授曾經(jīng)在課堂上讓他的學生用圖畫來畫出溝通是什么。大多數(shù)學生畫了諸如一個人被對話框圍繞，或從打字機上飄出信紙這樣的圖案，用來代表一個講話或?qū)懽值娜恕！澳銈儺斨袥]有人領(lǐng)會溝通的真諦”教授對學生說，“溝通，意味著分享，而不是說或者寫”溝通并非簡單地發(fā)布信息，而是內(nèi)/外部信息在兩個人或多個人（溝通參與者或叫干系人）之間被交換、被理解的一整個過程。

溝通是一門科學，其編碼、解碼、發(fā)送渠道、信息反饋等諸多環(huán)節(jié)都有規(guī)律可循。學好這門科學，根據(jù)工作中遇到的具體問題具體分析，選擇最優(yōu)編碼方式，規(guī)劃最科學的溝通管道，把握最恰當?shù)臅r機，提供最精準的信息進行分享與傳遞。溝通是一個不斷完善發(fā)展的知識積累過程。

溝通也是一門藝術(shù)，在高校各管理領(lǐng)域合理地運用溝通技巧、遵循溝通原則，可極大地降低管理難度，削減管理成本，提高管理效率。

沒有有效的溝通就談不上科學管理。溝通既涵蓋了對具體事務(wù)進行的溝通，同時也包含了情感心靈方面的范疇。有效的溝通不僅是順利完成工作目標的基礎(chǔ)，對增強團隊的合作精神、提高團隊凝聚力和戰(zhàn)斗力也有非常重要的意義。其實質(zhì)甚至于可以說是思想政治工作的一個組成部分。

3 高校當前設(shè)備管理領(lǐng)域主要問題分析

目前高等學校資產(chǎn)設(shè)備管理領(lǐng)域存在的問題，大致有以下幾方面。

3.1 管理制度的建設(shè)滯后于新技術(shù)的發(fā)展

隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，尤其是移動互聯(lián)技術(shù)的日益普及，無論是學生還是教師的日常生活方式、生活節(jié)奏和焦點都經(jīng)歷了翻天覆地的調(diào)整和轉(zhuǎn)移。電腦、網(wǎng)絡(luò)、手機早已三合一，成為人們提高效率、跨地域合作必不可少（在有些領(lǐng)域甚至于是唯一）的溝通手段。而與此相對的是，高校的管理制度仍然停留在由手工作業(yè)向無紙化辦公過渡的過程之中。管理制度的規(guī)劃設(shè)計很多時候嚴重滯后于現(xiàn)有新技術(shù)的發(fā)展。比如CRP內(nèi)部郵件與外部不通；申請、審批、登記、報賬、審核、稽查等過程在很多高校仍然停留在紙面上。要完成一個完整的業(yè)務(wù)流程，需要經(jīng)辦人員無數(shù)次地往返于各職能部門之間，簽字、審批、報銷手續(xù)繁復(fù)而低效。為一時需要或某一科研項目的需要而采購的設(shè)備也大多只用一次，其資產(chǎn)信息在各個系部間形成信息孤島，沒有能夠?qū)崿F(xiàn)全院校的信息與設(shè)備共享。導(dǎo)致設(shè)備購置使用的監(jiān)管漏洞，重復(fù)、閑置、浪費現(xiàn)象隨處可見。

3.2 管理人員、機構(gòu)的設(shè)置與分工無法滿足教學需求

通常在高校內(nèi)資產(chǎn)設(shè)備管理的責任部門是資產(chǎn)設(shè)備管理處，而設(shè)備的實際使用人則散布于各院系職能部門。有些系部設(shè)置了專業(yè)設(shè)備管理崗位，有些則沒有。管理責任與使用責任的分離，加上跨部門的溝通不暢就容易導(dǎo)致在設(shè)備管理分工上存在多頭管理，無人管理，責任不清等現(xiàn)象的發(fā)生。比如一臺儀器設(shè)備損壞了，即便是帶教老師第一時間報修到職能部門，也需要等待職能部門的人前來判斷問題類型，再根據(jù)設(shè)備采購情況查詢保修/維修條款及保修單位聯(lián)系方式，待得到專業(yè)的維修建議和報價后還要區(qū)別是動用校內(nèi)設(shè)備維修資金還是系部維修資金。再往后才是維修工作的啟動以及一系列的審批簽字報銷手續(xù)。這對于嚴格按照教學計劃運行的教學實訓活動來說，實在是一場悲劇。由此導(dǎo)致儀器設(shè)備可用率、完好率、利用率低；維修不及時；專業(yè)教師對需要大量使用儀器設(shè)備的實訓實驗課不敢不愿多安排授課計劃，害怕使用實訓教室等現(xiàn)象的發(fā)生。endprint

而資產(chǎn)設(shè)備管理部門的相關(guān)人員由于不具備相關(guān)專業(yè)維修保養(yǎng)知識，或缺少工具與材料。在實際管理工作中便逐步退化為“二傳手”，管理“秘書”。坐等問題的發(fā)生，對于發(fā)生的問題也只做簡單的信息轉(zhuǎn)發(fā)。要么通知設(shè)備廠家來人服務(wù)，要么提前報廢儀器設(shè)備。這些現(xiàn)狀都極大地制約了高校教學科研的良性發(fā)展。難以滿足日益多樣化的教學需求。

混亂的賬目和不完整的統(tǒng)計數(shù)據(jù)是又一大常見現(xiàn)象。資產(chǎn)設(shè)備管理崗位之間缺乏溝通往往導(dǎo)致同一件商品在不同時期被劃分為不同類別，造成賬目及數(shù)據(jù)的混亂。

3.3 業(yè)務(wù)流程及溝通管理的不足與缺失

如果說人員和機構(gòu)設(shè)置的缺陷還可以通過管理流程加以彌補，那么缺少針對性地 “溝通方式”的設(shè)計則是改進提高高校教學設(shè)備管理的短板。

要達到有針對性的溝通方式設(shè)計，首先要界定和劃分“干系人”或溝通對象。其次是將需要溝通的信息進行梳理和分類。依據(jù)不同的溝通對象采用不同的溝通方式，針對不同的信息類別運用不同的溝通工具。以達到最有效的溝通效果。

充分利用口頭溝通的即時性與效率特征，發(fā)揮正式書面溝通的權(quán)威性與可追溯性，依托信息化技術(shù)構(gòu)建雙向高效的溝通平臺。將情感溝通、口頭溝通、上下行溝通、平行溝通、書面溝通、互動溝通等多種形式的溝通無縫地整合到業(yè)務(wù)管理流程之中。

3.4 高新技術(shù)尤其是信息技術(shù)導(dǎo)入帶來的機遇與挑戰(zhàn)

全球進入信息化社會已經(jīng)二三十年，高等學校一直走在信息化產(chǎn)業(yè)革命的最前沿。無論是電腦PC、辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)、CERNET還是CRP、微信、QQ，無論是數(shù)字媒體還是視頻監(jiān)控，也無論是行政辦公、財務(wù)管理還是教學資源庫平臺，越來越多的信息化手段正在服務(wù)于中國的高等教育系統(tǒng)。要抓住這一機遇就要求高校管理人員不斷地提升自己駕馭信息化技術(shù)能力，同時也要努力改革創(chuàng)新，砥礪前行。創(chuàng)新教學設(shè)備管理實踐中信息分享（溝通）的方式方法和技術(shù)手段。不斷學習新技術(shù)新觀念，完善管理方式方法，大膽改革原有不合理的管理模式，突破創(chuàng)新。

4 以溝通管理為抓手探索解決當前高校教學設(shè)備管理領(lǐng)域問題的有效手段

4.1 制定詳細的溝通計劃

1948年美國學者H·拉道威爾在《傳播在社會中的結(jié)構(gòu)和功能》一文中，第一次提出傳播過程的五要素。即“5W”，分別是：誰要溝通、溝通什么、溝通途徑是什么、溝通對象是誰、達到何種溝通效果（Who；Say What；in Which Channel；to Whom；with What Effect）。在管理實踐中，第一步就是要制定詳盡的溝通計劃。按照美國項目管理協(xié)會的描述，溝通管理計劃包括以下內(nèi)容。

（1）項目干系人溝通要求。

（2）對要發(fā)布信息的描述。包括格式、內(nèi)容和詳盡程度。

（3）信息接收的個人或組織。

（4）傳達信息所需的技術(shù)或方法。如會議備忘錄、電子郵件和/或新聞發(fā)布、手機即時通訊工具、網(wǎng)絡(luò)社交朋友圈等。

（5）溝通頻率。如每天溝通、每周溝通等。

（6）上報過程。對下層無法解決的問題，確定問題上報的時間要求和管理鏈。

（7）溝通管理計劃更新與細化的方法。

（8）詞語表。

在溝通計劃的實際編制過程中最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)并做好干系人分析，同時要充分考慮并融入相應(yīng)的管理流程。如有必要，可以先集合各職能部門和系部的干系人座談，通過頭腦風暴的形式，使用魚骨圖分析方法將現(xiàn)有設(shè)備管理流程中存在的問題查找出來，進而對分工和業(yè)務(wù)流程進行革新。

一但梳理出問題點，便可以順勢找到解決每個問題所需要的溝通要素。溝通的形式是采用正式還是非正式形式；上行/下行還是平行溝通；單向還是雙向；口頭還是書面；電子還是紙媒。

在規(guī)劃了每個節(jié)點需要分享的信息內(nèi)容和形式后，下一步就是確定溝通的方法和頻率。業(yè)務(wù)主管上級對各系部管理人員分享的管理規(guī)章制度、通知、業(yè)務(wù)規(guī)則等指導(dǎo)信息可以采用發(fā)布指示的溝通方法。而下級人員在收到信息后，只需簡單回復(fù)收悉狀態(tài)即可。而招投標前的需求分析、討論、潛在供應(yīng)商技術(shù)交流等活動則需要采用召開會議的溝通方法。以便能集思廣益，使與會者彼此了解共同的目標，明確各自的角色和任務(wù)。除此之外，電子郵件、個別交談、新聞發(fā)布等等溝通方法則根據(jù)溝通計劃的設(shè)計要求可按需采用。溝通計劃的相關(guān)文檔示例如表1。

總之溝通計劃的制定是為了組織中所有干系人能夠及時、正確地理解信息。要避免只重視信息的發(fā)布，忽視信息的反饋而導(dǎo)致產(chǎn)生信息未被理解的無效溝通。

4.2 依托網(wǎng)絡(luò)化、信息化、移動化技術(shù)實施與控制溝通管理

信息溝通效率低下的原因除了缺乏科學合理的溝通計劃以外，信息載體的時效性、信息傳遞鏈條的連續(xù)性與有效性也是不可忽視的因素。很多時候雖然做了CRP內(nèi)部發(fā)文，也單獨通過內(nèi)部郵件再次發(fā)送給每個相關(guān)個體，但是仍然會出現(xiàn)沒注意、沒收到、沒看到等現(xiàn)象。這便是溝通鏈條不完整導(dǎo)致的。而網(wǎng)絡(luò)信息化，尤其是移動互聯(lián)技術(shù)正是補足這一缺損鏈條的最佳手段。現(xiàn)在人們每天要處理大量手機上傳送的信息，手機甚至成為很多年輕人獲取信息的唯一工具?？梢圆豢鋸埖恼f，誰占領(lǐng)了手機誰就占領(lǐng)了信息溝通的橋頭堡。所以，及時跟蹤新技術(shù)發(fā)展，并將新技術(shù)、新工具納入到溝通計劃中是確保高校管理與時俱進增值高效的必要手段。

具體到高校教學設(shè)備管理領(lǐng)域，建立設(shè)備管理員微信群、注冊公眾號/訂閱號、將資產(chǎn)清查、條碼（二維碼）掃描、資產(chǎn)設(shè)備管理APP、設(shè)備故障報修、維修備件查詢、CRP等等一系列的業(yè)務(wù)通過手機平臺整合在移動終端上?？梢源蟠筇岣咴O(shè)備管理效率，補充完善新技術(shù)下的現(xiàn)代溝通形式。

4.3 積極總結(jié)經(jīng)驗持續(xù)性地調(diào)整、完善溝通管理

任何完善的一成不變的管理方式都不存在。隨著教學科研任務(wù)的逐步發(fā)展，伴隨著管理方式的日益完善與成熟，溝通手段多樣化與移動信息化，相應(yīng)的溝通管理計劃也要更新。溝通要根據(jù)實際需求加以調(diào)整，比如增加干系人、變更溝通文檔，召開計劃會議等。endprint

建立良好的溝通管理體系的另一個要點是設(shè)計建立溝通網(wǎng)絡(luò)，明確溝通網(wǎng)絡(luò)中各關(guān)系人的職責和權(quán)限，并且一定要有溝通反饋機制，信息分享后，對方是否理解？理解得是否正確？都依賴溝通反饋機制來保障。

在反饋中持續(xù)調(diào)整、改進、完善溝通計劃、以問題為導(dǎo)向，最終目標都只有一個，那就是不斷提升高校設(shè)備管理水平，更好地為教學和科研提供保障服務(wù)，保障高校教學管理工作基本目標-培養(yǎng)高素質(zhì)創(chuàng)新型人才順利實現(xiàn)。

5 結(jié)語

PMBOK建議項目管理者要花70%以上時間在溝通上，可見溝通在項目中的重要性。多數(shù)人理解的溝通，只是善于表達，能說、會說，而管理中的溝通，并不等同于人際交往的溝通，更多是對溝通的管理。這種管理是需要與高校設(shè)備管理工作流程相結(jié)合的。為了實現(xiàn)設(shè)備管理的目標，科學、合理地組織和管理所有在工作中需要的溝通與交流。從內(nèi)容到形式，從面對面開會到電話郵件往來，從現(xiàn)場清查實物到在線遠程協(xié)商。方方面面，林林總總。一切的技術(shù)手段歸根結(jié)底都是為在新時代下實現(xiàn)培養(yǎng)高素質(zhì)創(chuàng)新型人才這一根本教學目標服務(wù)的。

相信隨著國家“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”政策的逐步推進，商業(yè)管理理論與實踐在高等學校的利用會成為一種趨勢。其中的溝通管理更會是最優(yōu)先貢獻管理效力的方法之一。

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