王洪波

[摘 要] 加油站的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)主要有兩個鏈條，油品實物的進銷存鏈條和銷售資金鏈條，其間的關(guān)鍵風險點是成品油銷售企業(yè)管控的重點和難點，而利用ERP系統(tǒng)可實現(xiàn)進銷存數(shù)據(jù)自動采集，實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)融合，降低銷售價格舞弊風險并整合資源平臺實現(xiàn)分析與預(yù)警功能。“人”的因素、定制化開發(fā)ERP系統(tǒng)質(zhì)量以及ERP自身風險是影響利用ERP系統(tǒng)對加油站進行內(nèi)部控制的主要因素。只有通過提高“人”在系統(tǒng)內(nèi)部控制中的作用，做好ERP系統(tǒng)定制化準備，完善ERP系統(tǒng)信息安全防護，跟蹤并持續(xù)改善ERP系統(tǒng)運行，建立對該系統(tǒng)的風險監(jiān)督和評估體系，才能提高成品油企業(yè)管理水平，進而實現(xiàn)對加油站的有效管控。

[關(guān)鍵詞] 內(nèi)部控制；ERP系統(tǒng)；加油站

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009-6043（2017）09-0037-03

ERP系統(tǒng)是體現(xiàn)現(xiàn)代管理思想和方法的先進的信息管理工具，目前很多大型企業(yè)通過ERP系統(tǒng)來規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和管理，其中如何利用好ERP系統(tǒng)充分發(fā)揮內(nèi)部控制的作用也是很多企業(yè)關(guān)心的課題。從成品油銷售企業(yè)的角度對如何利用ERP對加油站進行有效內(nèi)部控制進行探討。

一、加油站關(guān)鍵風險控制點

成品油銷售企業(yè)以加油站為網(wǎng)點，經(jīng)營汽柴油品。網(wǎng)點布局具有“點多、面廣、線長”的特點，公司總部對這些加油站網(wǎng)點管控的難度也因此加大。而就管控內(nèi)容上，加油站的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)主要有兩個鏈條，油品實物的進銷存鏈條和銷售資金鏈條。具體關(guān)鍵風險點包括：各加油站進貨數(shù)據(jù)的真實性、加油站罐內(nèi)油品的安全性、加油站銷售數(shù)據(jù)的真實性和銷售資金的安全性、加油站銷售價格的真實性、加油站數(shù)據(jù)信息的相互核對驗證性、客戶預(yù)存款和供銷往來單位的額度控制、促銷數(shù)據(jù)的真實性。這些關(guān)鍵點的管控始終是成品油銷售企業(yè)對加油站進行管控的重點和難點。

二、如何利用ERP系統(tǒng)提高加油站內(nèi)部控制管理

（一）利用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)進銷存數(shù)據(jù)的自動采集

傳統(tǒng)的進銷存管理手段采取由加油站逐級向上抄報的形式，數(shù)據(jù)的核實主要通過人為的定期和不定期的現(xiàn)場抽查核對，這種用人來“嚴防死守”的內(nèi)部管控效率與效果都存在問題。

因此在ERP系統(tǒng)搭建過程中，重點要實現(xiàn)的功能就是加油站進銷存數(shù)據(jù)的自動生成。首先，做好加油站有關(guān)進銷存關(guān)鍵流程的配套設(shè)備前期改造工作，以便與ERP系統(tǒng)進行端口連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集功能。要將加油站油罐內(nèi)的液位儀、油站加油機泵碼讀數(shù)系統(tǒng)與ERP進行端口連接，同時將總部油品配送程序整合入ERP系統(tǒng)。另外，通過對加油站進行地罐交接改造，封閉加油站油罐量油口，罐內(nèi)油品體積數(shù)據(jù)均由液位儀自動讀取，進貨由總部直接配送到站、到罐，保證油站罐內(nèi)油品只有加油機一個出口。配套改造完畢后，加油站通過各項端口的連接和程序的整合，使油站進銷存數(shù)據(jù)時時體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)。其中，進貨數(shù)據(jù)通過總部主動配送系統(tǒng)自動生成；銷售數(shù)據(jù)通過加油機泵碼讀數(shù)系統(tǒng)自動生成；實時存貨數(shù)據(jù)通過液位儀自動讀取和生成。從此加油站管理“天涯咫尺”，每一個“進銷動作”都時時記錄，庫存情況動態(tài)呈現(xiàn)，從根本上規(guī)避了油站存貨實物進銷存鏈條上的風險，大幅提升內(nèi)部控制的效率與效果。

（二）利用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的融合

一直以來，成品油銷售企業(yè)加油站業(yè)務(wù)和財務(wù)均運行于兩個系統(tǒng)，因票據(jù)傳遞和入賬操作時間不同，使雙方系統(tǒng)的進銷存數(shù)據(jù)、預(yù)付油款和預(yù)收油款只有月末才能核對，在月度之間的時間段內(nèi)，上述業(yè)務(wù)處于“失控”的狀態(tài)，內(nèi)部控制明顯滯后，極易出現(xiàn)供貨商留占預(yù)付款、對信用客戶超額度付貨等情況，給公司的正常經(jīng)營帶來風險。同時，對預(yù)付款客戶的預(yù)付款控制也是時段性失控。

為了規(guī)避風險，可以利用ERP系統(tǒng)融合功能，融合業(yè)務(wù)模塊和財務(wù)模塊，使日常經(jīng)營所發(fā)生的每一筆進、銷、存業(yè)務(wù)，通過ERP系統(tǒng)由終端自動時時生成，既生成業(yè)務(wù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，又生成財務(wù)入賬憑證，會計核算分錄，保證雙方數(shù)據(jù)來源的唯一性和時間一致性，財務(wù)人員時時掌握進銷存情況，及時了解預(yù)付款剩余額度及批發(fā)客戶資金管理，避免了留占預(yù)付款和超額度付款情況的發(fā)生，起到了財務(wù)監(jiān)管作用。同時，通過財務(wù)資金現(xiàn)狀，還可追溯資金的來龍去脈業(yè)務(wù)，且能上溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動。通過資金信息與物流信息的同步，使“事前與事中”控制成為可能，實現(xiàn)“庫存掌控合理、資金利用最佳、風險得以控制”的管理目標。

（三）利用ERP系統(tǒng)降低銷售價格舞弊風險

成品油價格改革后，價格的漲漲落落成為一種“新常態(tài)”。每次油價變動，都要三人到崗，互為監(jiān)督，但依然存在著“集體舞弊”的可能；且存在著時間不統(tǒng)一、價格調(diào)整錯誤等問題。

為了降低價格風險，成品油銷售企業(yè)可以利用ERP系統(tǒng)的系統(tǒng)與油機調(diào)價操作聯(lián)動功能，由總部統(tǒng)一組織調(diào)價工作，所有網(wǎng)點在同一時間通過系統(tǒng)調(diào)整價格，油站只需當班主管配合，總部、區(qū)域兩級管理人員線上即可監(jiān)督調(diào)整情況，調(diào)價時間、操作人員等信息在總部管理系統(tǒng)中“一目了然”，管理痕跡明顯，責任劃分清楚，在提升業(yè)務(wù)調(diào)價“效果與效率”的同時，有效降低了調(diào)價舞弊風險。

（四）利用ERP系統(tǒng)的信息資源整合平臺建立分析和預(yù)警功能

ERP是一個企業(yè)資源整合優(yōu)化系統(tǒng)，它建立了一個信息共享的平臺，通過對關(guān)鍵控制點的梳理，將油站操作環(huán)節(jié)和程序進行規(guī)范，將關(guān)鍵控制點都涵蓋進ERP系統(tǒng)中，集中在數(shù)據(jù)庫儲存，并通過網(wǎng)絡(luò)使加油站所產(chǎn)生的信息透過系統(tǒng)可以在企業(yè)任何地方通過權(quán)限取得與應(yīng)用。數(shù)據(jù)的集合性使管理分析和風險預(yù)警功能通過模塊設(shè)計得以實現(xiàn)，一旦出現(xiàn)價格異常、油站存貨數(shù)據(jù)與進貨平臺數(shù)據(jù)差異、往來信用管理超額度等等情況，可以通過模塊設(shè)定的自動示警系統(tǒng)進行提示，使風險第一時間被發(fā)現(xiàn)和處理。使成品油銷售企業(yè)的風險管控能力大幅提高。

三、目前利用ERP系統(tǒng)進行加油站內(nèi)部控制存在的主要問題endprint

（一）“人”的因素制約ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制作用的發(fā)揮

一是員工操作生疏，低級錯誤屢有發(fā)生。一些加油站員工對ERP系統(tǒng)不熟悉，在操作系統(tǒng)時，不求甚解，直接導(dǎo)致操作錯誤，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)出錯、無效，數(shù)據(jù)準確性得不到保證，ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可信性大打折扣。同時部分員工不注意口令保密、由他人代行操作、隨意修改數(shù)據(jù)等行為時有發(fā)生，易使ERP系統(tǒng)設(shè)計的內(nèi)部控制流于形式。

二是企業(yè)自身復(fù)合型人才缺乏，無法保證ERP運行。目前成品油銷售企業(yè)復(fù)合型人才普遍缺乏，ERP系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問題，無法高效解決，過渡依賴開發(fā)企業(yè)，耗費大量后期成本支撐，這是目前制約ERP系統(tǒng)實施的重要因素，并且未來依然是ERP系統(tǒng)發(fā)揮作用的阻礙因素。

（二）系統(tǒng)定制化開發(fā)質(zhì)量影響ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制作用的發(fā)揮

國內(nèi)成品油銷售企業(yè)ERP系統(tǒng)大多選擇的是德國SAP系統(tǒng)。SAP是整體控制邏輯和整體系統(tǒng)結(jié)構(gòu)較嚴謹?shù)南到y(tǒng)，但SAP雖然成熟，仍然需要根據(jù)每個企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和管理要求進行定制化開發(fā)，并對各系統(tǒng)集成整合，因此開發(fā)人員的專業(yè)化程度及其與企業(yè)實施人員的溝通的相互理解度都會影響系統(tǒng)開發(fā)質(zhì)量，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都將直接導(dǎo)致系統(tǒng)故障，根上出現(xiàn)問題，枝葉就不會幸免，系統(tǒng)出現(xiàn)自身故障，生成的數(shù)據(jù)自然是錯誤，ERP系統(tǒng)中的內(nèi)部控制就更無從談起。

（三）ERP系統(tǒng)自身風險增加了新的內(nèi)控風險

ERP系統(tǒng)在提升公司整體管理水平的同時，也帶來了新的內(nèi)部控制風險。

一是企業(yè)信息電子化所帶來的風險。電子介質(zhì)本身存在安全風險。電子文檔介質(zhì)壽命有限，且載體材料的損壞及服務(wù)器設(shè)備的更新、操作失誤等都會導(dǎo)致信息（包括會計信息）的丟失、失真。開放的ERP系統(tǒng)極易遭受內(nèi)、外部的非法侵擾，信息有可能被攔截、竊取甚至篡改。

二是ERP系統(tǒng)的程序化慣性增大管控風險。在手工管理環(huán)境下，重復(fù)出現(xiàn)同一錯誤或幾個人同時出錯的概率極低，相互間的驗證性使差錯易于被發(fā)現(xiàn)。而在ERP系統(tǒng)中，人們更加依賴內(nèi)嵌于信息系統(tǒng)中的程序化的內(nèi)控手段，對于差錯的發(fā)生變得不夠敏感，只要某一環(huán)節(jié)處理出錯，將會引起后續(xù)其他環(huán)節(jié)的一系列錯誤的重復(fù)。尤其是當軟件程序出現(xiàn)了錯誤或被惡意篡改時，某些控制程序就起不到應(yīng)有的作用，從而大大降低了企業(yè)內(nèi)部控制的效果。而若篡改的目的就是要實施資金和存貨的舞弊行為，則后果更加嚴重。

四、完善成品油企業(yè)加油站ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制的措施

（一）提高“人”在ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制中的作用

一是建立操作人員培訓和考核機制。將ERP系統(tǒng)操作作為單獨的企業(yè)內(nèi)部職業(yè)技能測考評體系，與職業(yè)技能津貼掛勾，提高員工自我學習、自我提升的積極性，從而快速提高整個企業(yè)的ERP系統(tǒng)操作、應(yīng)用水平。同時，建立長效的培訓機制。包括新員工ERP系統(tǒng)技能集中培訓、在崗員工定期提升培訓、新業(yè)務(wù)的不定期培訓、定期技能大賽評比等制度。快速和長效地提升ERP系統(tǒng)廣大基層操作人員的技能。

二是重視ERP復(fù)合型人才的培養(yǎng)。在現(xiàn)有人員中“優(yōu)中選優(yōu)”，挑選了團隊人選后，集中外訓，重點學習ERP系統(tǒng)設(shè)計思想和自開發(fā)程序編寫方式、修改路徑、模塊設(shè)計、系統(tǒng)整合、系統(tǒng)維護等ERP系統(tǒng)知識。同時在企業(yè)內(nèi)部組織成立公司業(yè)務(wù)培訓團隊，負責培訓公司業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵控制點、會計核算和財務(wù)管理內(nèi)容。復(fù)合型人才具有傳、幫、帶的使命，逐步擴大復(fù)合型人才隊伍。通過復(fù)合型人才隊伍的建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)ERP系統(tǒng)的自主維護，自主需求設(shè)計、自主管理升級，降低系統(tǒng)升級和維護成本，擺脫廠商和第三方公司，使ERP系統(tǒng)真正成為企業(yè)內(nèi)部管控的便利工具。

（二）充分做好ERP系統(tǒng)實施前定制化工作準備

ERP系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和管理要求進行定制化開發(fā)前，一是要選取信譽和實力強的公司；二是要針對本企業(yè)定制化特點充分溝通，關(guān)鍵環(huán)節(jié)甚至要事先模擬小的系統(tǒng)，以便雙方充分就業(yè)務(wù)要求進行理解，不出現(xiàn)偏差；三是要在ERP系統(tǒng)實施前由被選擇的開發(fā)企業(yè)做好關(guān)鍵崗的培訓，包括ERP系統(tǒng)理論和基本業(yè)務(wù)知識，最重要的是要爭取到前期已實施的業(yè)務(wù)相似公司實習，以便更直觀地了解系統(tǒng)，包括使用問題、實施注意事項。只有實施雙方信息充分透明，定制化開發(fā)的談判才能平等，才能控制全部關(guān)鍵點，符合本企業(yè)的業(yè)務(wù)需要。

（三）完善ERP系統(tǒng)信息安全防護措施

一是加強系統(tǒng)主機房的操作環(huán)境安全和信息設(shè)備安全保障工作。信息設(shè)備除了應(yīng)作為資產(chǎn)進行物理安全性控制、定期盤點維修外，還應(yīng)注意其保管的特殊性。如建立異地遠程備份和恢復(fù)機制，以及制定在計算機系統(tǒng)不能正常工作的情況下，恢復(fù)手工處理業(yè)務(wù)的步驟和措施等。

二是加強ERP系統(tǒng)病毒的防范與控制措施。病毒是任何信息系統(tǒng)的天敵。防范病毒最為有效的措施是加強安全教育，健全并嚴格執(zhí)行防范病毒制度。制定企業(yè)內(nèi)部文件通過局域網(wǎng)傳輸要求，采用網(wǎng)上防火墻技術(shù)防范網(wǎng)絡(luò)風險。病毒防范和控制是保證ERP順利運行的一道有力屏障。

（四）跟蹤運行效果持續(xù)改善ERP系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)具有程序復(fù)雜、實施難度大、應(yīng)用周期長和投資額度高等特點，所以建議分步驟推進。企業(yè)應(yīng)根據(jù)中長期戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃來建立ERP系統(tǒng)的中長期實施和發(fā)展規(guī)劃，分步實施各期重點項目。同時，ERP系統(tǒng)成功投入企業(yè)運行后，企業(yè)往往會忽視系統(tǒng)的持續(xù)改善。而ERP系統(tǒng)的持續(xù)改善正是ERP應(yīng)用后期最核心的工作階段。ERP系統(tǒng)的投入不是一勞永逸的，公司需要建立系統(tǒng)跟蹤改進機制，一是監(jiān)督現(xiàn)行系統(tǒng)運行過程，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)的運行故障和問題，加以修改和完善。二是跟蹤ERP技術(shù)的快速發(fā)展、并隨著企業(yè)管理的深入，持續(xù)開發(fā)新的ERP模塊為企業(yè)管控服務(wù)。使公司的ERP系統(tǒng)不斷改進，有效的運行，為實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標而服務(wù)。

（五）建立ERP環(huán)境下完善的風險監(jiān)督和評估體系

一是建立ERP系統(tǒng)審計機制。系統(tǒng)審計（又稱IT審計）工作，是對整個ERP系統(tǒng)的運行狀態(tài)、人員操作正確率、系統(tǒng)與實際一致性進行檢查和跟蹤，發(fā)現(xiàn)和反饋存在的問題，并跟蹤整改的過程。

二是建立ERP系統(tǒng)風險評估體系。ERP系統(tǒng)評估體系是指通過確定ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵風險控制點、風險控制流程及風險控制負責人，建立風險防范預(yù)警機制體系。成品油銷售企業(yè)ERP系統(tǒng)風險評估，可以在現(xiàn)有庫站風險評估內(nèi)容基礎(chǔ)上增加系統(tǒng)風險評估項目，定期對評估期內(nèi)系統(tǒng)運行情況進行梳理、評估，科學評估ERP系統(tǒng)模塊和部門中可能產(chǎn)生的個體風險，對新增實施模塊和模塊間整合度進行評價，并與系統(tǒng)審計相融合，對評估期內(nèi)系統(tǒng)潛在風險及時進行提示和處理。

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[責任編輯：史樸]endprint